怎样做好办公室主任

怎样做好办公室主任第1页/共47页主要心得体会有五点办公室主任的职责是服务1办公室主任的任务是参谋2办公室主任的工作是办事3办公室主任的处世为人4办公室主任的基本要求5第2页/共47页办公室主任的概念：在我国任何一个机关、团体和企事业单位都有一个为领导工作、机关工作、基层工作和员工服务的办事机构。不同层次的机构其名称也不同，中央和省部级称办公厅；地市县级和较大的企事业单位称为办公室。这些单位的负责人员和行政首长的称谓也不相同，有的叫办公厅主任，有的叫办公室主任，有的叫秘书长。办公室主任是一种职务名称。通常是指为本机关、本单位领导工作服务的综合办事机构和秘书工作机构的负责人和行政首长。办公室主任作为一种具体的职务出现，古已有之，只是叫法不同。古时的办公室主任叫主簿，秘书叫参军。第3页/共47页衙门内当家——古代的机关办公室主任古代各级官署，都有直属首长的办公室主任，虽然秩卑官小，却占据着稽核汇总机关事务正常运转的关键环节。这个角色的设置和相关的制度演变，最能体现官场人事的中国特色。《世说新语》记载：东晋桓（huan）温任荆州刺史，最亲信记室参军郗(xi)超和主簿王珣(xun)两人。大家给编了个顺口溜：“髯(ran)参军，短主簿，能令公喜，能令公怒。”其实，光从品秩上看，这两个职务都是六七品间的芝麻绿豆，用白话解意，记室参军就是秘书，主簿就办公室主任。考察记载，这种职能至少从汉代起就已经编入官制，古老而长久沿用的名称就是“主簿”。《文献通考∙职官考》说：“古者官府，皆有主簿一官，上自三公及御史府，下至九寺五监以至州郡县，皆有之”。其职任，则有“付事钩稽、省署抄目、监印”等，就是向官署内其他部门交办公事并监督执行，考核钩销簿书，审阅或缮校文件并摘由归档，监守公章，乃至“录门下众事”即综理其他各种事务。第4页/共47页办公室主任的特点政治性：协助领导贯彻执行国家的路线方针政策，政治态度坚决。辅助性：当好领导的参谋助手；服务性：围绕领导开展工作，为领导工作服务；综合性：涉及各个方面工作；机密性：有的工作必须保密；双重性：既是秘书中的一员，又是秘书队伍的管理者。复杂性：办公室主任是实权派，掌管钱物，负责衣食住行，日日与领导为伴，难免受人嫉妒，遭人误会，但只要你能公平处事，以诚待人，清正廉洁，未雨绸缪，就一定能做一个称职的办公室主任。孔子曰：仁者不忧，智者不惑，勇者不惧。古人云：为政之要，在于得人，得人者得天下。要与领导们保持同等距离，要与同志们亲如兄弟。第5页/共47页拆字法戏曰办公室主任办字，中间是个力，意思是下苦力的，两边的两点，一点是汗水，一点是泪水；公字,下部是私字的半边，是说办公室主任的工作，一半是为公家做，一半是为领导私人做；室字,顶部的宝盖象征着领导，下边的至字代表自己，说明在这个位置上，头顶上有领导压着你，自己是丫鬟带钥匙，当家做不了主。第6页/共47页办公室主任者,“酸甜苦辣”也“酸”就是在尽职尽责、尽心尽力的情况下,有时还要出差错、挨批评、遭埋怨、受委屈,而且有口难言,有理莫辩,费力不讨好,有股酸溜溜的感觉,真是“别有一番滋味在心头”。“苦”就是条件艰苦,生活清苦,工作辛苦。一天忙到晚,一年忙到头,舍小家为大家,从而怠慢了老子,冷落了妻子,耽误了孩子,累坏了身子。“辣”就是办公室要处理的急事多,扯皮的棘手事也多,而且很难协调。尤其是接待应酬,迎来送往,“人”不暇接,客难陪,酒难喝,会难开，话难说。“甜”就是办公室工作再苦再累,再酸再辣,但只要领导称心,干部顺心,群众舒心,我们的心里就踏实了,好象有一种成就感,自我感觉良好。第7页/共47页办公室主任的定位战略上，办公室主任一定要敢于当领导的领导，战术上首先要服从领导的领导。日常工作中，不能把领导神化，他们也是人。领导分工，具体情况不一定完全掌握，一些思路、一些认识、一些决策仍有许多需要别人补充完善。当领导没有思路的时候，办公室主任要给拿思路；当领导有思路的时候，办公室主任要给补充完善思路。在领导身边工作，一定要站的高一点，从大局着眼，随时给领导拾遗补缺。第8页/共47页（一）办公室主任的职责是服务

第一：认清主次，突出政务服务第二：知轻知重，突出重点服务第三、小中见大，突出要事服务第四、胸怀全局，突出整体服务第五：超前把握，突出决策服务第9页/共47页第一认清主次，突出政务服务

政务服务和事务服务各有其重要性，都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齐观。对办公室主任来讲，政务服务重于事务服务。政务服务是纲，纲举目张。政务服务是主要矛盾。做到超前谋划，周密安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，争取工作的主动权。

第10页/共47页第二知轻知重，突出重点服务

什么是重点？领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。

在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点。

抓不住重点就没有工作效率，服务也就难以到位。

第11页/共47页第三小中见大，突出要事服务

对上服务的全过程中，貌似小事未必是小事，也可能出现大的纰漏。所谓小，既是我们容易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。《细节决定成败》芸芸众生能做大事的实在太少，多数人的多数情况总还只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事，也许过于平淡，也许鸡毛蒜皮，但这就是工作，是生活，是成就大事的不可缺少的基础。

吃透上级政策，吃透领导意图，创造性贯彻执行，不忽视任何事情，特别是对领导关注的事情，事关全局的事情要盯住不放，一抓到底。把工作放在全局中去考虑，去谋划。增强工作的敏感性，善于发现和抓住“一滴水见太阳”的东西，举一反三，做好大局文章。

第12页/共47页第四胸怀全局，突出整体服务胸怀全局，从整体上去谋划服务工作。办公室主任大忌：“不在其位，不谋其政”的思想。整体服务上档次、上水平必须处理好三个关系：一是听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二是处理好急务、杂务和中心工作的关系。三是处理好上下左右之间的关系。

第13页/共47页第五超前把握，突出决策服务两难：不居高位要高位谋划，服务到位又不能越位，分寸很难。既处理日常事务，又超脱谋大事，既深入基层掌握实情，又提出深度建议，操作上不易。

放胆和吃苦突破两难：政治敏锐，见一叶而知秋，发现易忽略的环节；情况熟悉，眼观六路，耳听八方，知领导所未知；反馈及时，落实情况动态反映有价值的信息；督办有力，保证快速推进，维护决策的权威性。第14页/共47页（二）办公室主任的任务是参谋第一：胸有成竹第二：脑有思路第三：口有实物

第四：耳有缝隙第五：手有成果

第六、参有奇谋第15页/共47页第一胸有成竹指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸，是办公室主任充分发挥参谋作用的基础。着力培养三种能力：

一是深入调研，不断积累。丰富自己基层一线情况和知识。

二是深入分析，去伪存真。学会对获得的直接情况进行精细加工，剔除表面现象，牢牢抓住事物和问题的本质。

三是把握趋势，预知结果。要在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，准确预测事物的发展方向和结果，夯实参谋的基础。江西九江都昌县蔡岭镇400多年古树，树中竹根攀上古树腹部长出4根参天翠竹，成“胸有成竹”奇观。————

第16页/共47页第二脑有思路

把握好分析、梳理和推断三个环节。要理清哪些是问题产生的原因，哪些是原因的结果，哪些是制约和影响问题的主要因素，哪些是次要因素，制定决策首先应干什么，随后再干什么。这些问题综合起来，依据科学的逻辑推理，找出解决问题的正确思路，就是做到脑中有路。第17页/共47页第三口有实物

要心能谋之，口能言之，把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来，不能茶壶里煮饺子，肚里有货倒不出来。要讲究口才，讲究语言艺术，做到言之有物，一语中的，言简意赅。力戒两种现象：心中有没有思路，总是徐庶进曹营——一言不发；参谋意见的表述是零碎的，片面的，不做准备，没有层次，弄得领导搞不明白你想说什么。

第18页/共47页第四耳有缝隙数从何而来？耳听八方，广纳博收，做到耳中有“隙”，就是不断扩充“内存”。切忌“两耳不闻窗外事”，那样会使自己与其他部门、基层员工“绝缘”，也就谈不上为领导当好参谋了。1953年2月18日，毛主席在武昌调研第19页/共47页第五手有成果

“没有调查就没有发言权”。采取深入调研和督查的方式，印证决策，把决策的实施结果迅速掌握到手中，为修正和完善决策进行新的参谋。切忌手中无果的“半程式”参谋，只负责决策前参谋，决策形成后就万事大吉，大功告成，那样，参谋的作用就没能得到完全发挥第20页/共47页第六、参有奇谋

参谋意见要体现对问题独到的见解。而不是简单的罗列和汇报。照本宣科，人云亦云，对领导的决策无益，还会扰乱领导视线，甚至误导领导决策。养成四种习惯，以便于做到参中有谋。一是擅于调研，发现问题；二是精于分析，掌握规律；三是广泛联系，独立思谋；四是谨慎进言，非谋不参。第21页/共47页（三）办公室主任的工作是办事第一：不以事小而不为（从小事做起）第二：不以事杂而乱为（要有条不紊）第三：不以事急而盲为（应沉着果断）第四：不以事难而怕为（不怕揽矛盾）第22页/共47页第一：不以事小而不为（从小事做起）善于抓大事，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事。知大知小。胸有全局，分清主次大小难易，避免一团麻。小中见大。小事孕育着大事。值班、会议通知、座次安排、餐饮吃喝等这些“小事”，稍有不慎就会捅大漏子。举轻若重。看似小事的经常性工作，要建章立制，用巧功去抓，抓一项带动几项，管原则不管具体（要充分相信你的部下有能力把事情办好），督结果不查细节；用韧功夫去抓，明确专人，盯死不放，直到办完办妥为止；用细功夫去抓，按部就班，严细缜密，不出纰漏。第23页/共47页第二：不以事杂而乱为（要有条不紊）不乱为，要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头；不乱为，就要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨。

不乱为，就要知书知礼。知书，就是要多学习，提高理论水平高，通晓方方面面的知识，办事得心应手。知礼，是指工作方法多、讲艺术。不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意；不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。

第24页/共47页第三：不以事急而盲为（应沉着果断）

处理急事和突发性事件是办公室主任的家常便饭，是第一知情者，处置的第一道工序。一是要沉着应付，切忌自乱阵脚。二是要胸有主见，切忌唯唯喏喏。

在处理过程中既要必须胸有主见，也不能乱表态，乱许愿，以免为彻底解决问题埋下隐患。

第25页/共47页第四：不以事难而怕为（不怕揽矛盾）

两种选择：一是上推下卸，绕着走；二是不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。后者才是选择。一是讲职责，不管多难，义无反顾，挺身而出。二是讲品质，身先士卒，代领导冲锋陷阵，替领导分忧解愁。三是讲艺术，处世得体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，既讲原则，又讲灵活，因人因事施法。四是讲精神，敢于碰硬。柔中有刚，特别是在原则问题面前，要敢于碰硬。一味和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处理优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。第26页/共47页（四）办公室主任的处世为人第一：豁达大度是根本第二：夹紧尾巴巧做人第三：五湖四海交朋友第四：不卑不亢最稳当第五：荣辱不惊心坦然第六：大智若愚是高人第27页/共47页第一豁达大度是根本有容人的雅量和风度。对上受宠不惊，受辱不怒；对下有平和宽厚的胸怀，一视同仁，与人为善。对下属的缺点和失误，不以点盖面，耐心帮助。表里如一，言行一致。第28页/共47页第二夹紧尾巴巧做人

陈鲁豫：习惯……然后夹紧尾巴做人____在我接受访问的时候，我也会真诚地去面对。有些时候不要去想太多，因为你是做这一行的，你要习惯……然后就是夹紧尾巴做人。低调做人。任何情况都不能忘乎所以，飞扬跋扈，不能趾高气扬。谨慎是一种美德。说话办事不张扬，不张狂，不说过头话，不意气用事。“地低成海，人低成王”。在律已方面高标准，严要求，不做越轨出格的事。第29页/共47页第三五湖四海交朋友

不能感情用事，不能以亲疏远近为办事的标准，更不能搞小团伙。在讲原则的前提下广交朋友，真诚待人。第30页/共47页第四不卑不亢最稳当

有平衡稳定的心态和处世观。对上不要卑，对下不要亢。秉公直言，虚怀若谷。第31页/共47页第五荣辱不惊心坦然有则改之，无则加勉以平常心态坦然处之冷静分析，合理接受切忌忘乎所以第32页/共47页第六大智若愚是高人进退有序，深谋远虑。在后台当好助手，搞好服务，而不是冲到前台，显示聪明才智。要选择适当的方式传递给领导，供其参考。大智是水平的要求，若愚是角色的约束。有势不仗势，得势不欺人。自重不清高，奉命不奉承，韬光养晦，切忌显山露水。充满自信，领导是旗帜，办公室主任是旗杆，要行得正，站得稳。注重小节。抓大不忌小，主动不盲动。补台不拆台，竞争不嫉贤。协作大于分工，原则大于交情，理解大于谅解。第33页/共47页（五）办公室主任的基本要求第一：有德为先（品德）第二：有知为基（知识）第三：有能为由（才能）第四：有道为重（修养）第五：有威为的（位置）第34页/共47页第一有德为先（品德）德是立身处世之本做人要堂堂正正，处事要光明磊落。用人要不偏不倚，干事要不甘平庸。第35页/共47页第二有知为基

（知识）做知识型的人才多学：知识领域要宽先学：知识内容要新深学：知识内涵要深用学：知识运用要实——知识是人类进步的阶梯

第36页/共47页第三有能为由（才能）能参会谏善谋划；能写会说善料事能调会研善出招；能逢会圆善协调如何解决办公室人员待遇问题也是一种能力。三头理论：你得让大家有奔头，他才能在心理上觉的有干头，干工作才能有劲头。古时候的值班待遇。第37页/共47页古时候公务员的伙食值班的伙食：自从汉明帝诏令给值班郎官供应伙食起，历代的官吏值班的待遇，就是可以享受免费的值班餐食。乾隆时，“军机处满、汉司员值班十六员，及方略馆清、汉档房收掌等官，并苏拉供事人等，每日早晚饭共十二桌，约计银十五两。”十五两办十二桌，肯定不是盒饭。公家的免费午餐：“谁说天下没有免费的午餐”？古代的公务员在上班时间内，均可享用一顿免费的正餐，不但味美量足、营养丰富，而且还有“伙食尾子”可分。真正是公家的饭好吃，公家的钱好赚。公家饭有例子可举：唐朝贞元十八年（公元802年）五月，一所专供官员集体用餐的食堂建筑，在直属京兆的陕西周至县衙内竣工。为纪念落成，周至县令约请当时已负文名的蓝田县尉柳宗元作了篇《周至县新食堂记》，用大楷写在餐厅的墙壁上。这种在官署厅壁上题记是当时的习俗，在《全唐文》里还有记载，如刘宽夫《邠bin州节度史院新建食堂记》、崔元翰《判曹食堂壁记》、蔡词立《虔州孔目院食堂记》等。第38页/共47页第四有道为重（修养）驾驭办公室主任的，不是一个人（分管领导），而是群体（领导班子）。“有道”：不以言轻而金口难开；不以职低而唯唯喏喏；不以位尊而居高临下；不以事杂而事无巨细；不以钦差而颐指气使；不以参与而越职越权；不以面宽而顾此失彼；不以受制而碌碌无为。头脑清楚眼光敏锐心胸开阔出手不凡老子简介李耳（约前580年—前500年之后)字伯阳道家学派创始人第39页/共47页办公室主任八大修养“灵”字练头脑，善于思辨勤总结。信息储存、分析思辨、快速应变能力。“明”字练眼睛，勤于观察善发现。视野开阔、观察仔细、发现及时。“稳”字练嘴巴，巧于言辞能保密。笔杆子和演说家、不该说的坚决不说。“平”字练肩膀，勇担责任乐举贤。勇于揽过、乐于举贤。“阔”字练心胸，善解矛盾多包容。化解矛盾，理解包容，“有容乃大”。“硬”字练腰板，敢于管理强督办。坚持原则，令行禁止，加强督办。“勤”字练手脚，广泛调研多反馈。手要勤，腿要快，成为“信息库”。“正”字练身板，甘于奉献和敬业。埋头苦干、为人嫁衣，十磨九难、默默耕耘。第40页/共47页第五有威为的（位置）威严，源于自身素质。

——有底蕴，有涵养，就受尊敬。威信，源于自身能力。

——有能力，有业绩，就会佩服。威力，源于自身表率。

——有示范，有榜样，就易号令。第41页/共47页办公室主任的前途猜想古时：身边总要有个亲信的人；荣辱与共唇齿情；带着心腹上任才踏实；州郡主簿是州郡主官的私