泛微协同办公平台e-cology7.0系统维护手册知识管理模块

四、知识管理 设 设 设 设 设 4.2.1类型设 4.2.2设 模板设 其他设 期设 虚 设 设 4.5.1类型设 网上收文4.6.1字 4.6.2等 文档状 文档文档移 文档 四、知识管理 知识文档管理模块为和编辑各种不同类型的企业文档提供了一个平台是一个编辑、和发布各种类型的文定义、文档和邮件模 文档管理模块的一个重要的功能就是提供各种信息在系统中的结构化为了有效的对这些信息进行区分以方便用户的使用，需要对这些文档进行类型分类，并建立结构对在文档模块当中，结构分成三个层次：主、分和子。一个主可以拥有多个分，一个分可以拥有多个子。同时，我们也可以通过定义文档树 树中显示了已经建立的 和 输“说明“ 下文档重名新 时系统自动产生的ID号 名称 编此字段为非必填项，它用于生成用于规 的显示顺序 按照从小到大的顺序排列勾选此项，则不允许该 下新建和修改出重名的文档分下面显示了该 下的 列表 在（图4-1-1）所示的页面中点击“权限管理”页，打开如（图4-1-4） 重复步骤2可以继续 添限用户 在（图4-1-1）所示页面的 编码“顺序“文档重名”等信息后，右键菜 在（图4-1-1）所示页面的 保存 基本信息点击此按钮进入新建保存 基本信息点击此按钮进入新建 页面点击此按钮进入新建 页面删除此 ，当 下有 （也就是 被了）时系统将提示无法删除此 点击此按钮查看 的修改痕迹 结构中的第二级，在创建 之前至少需要创建一个 在（图4-1-1）所示页面的 ， 列表中增加了一条记录 （图4-1-1）所示页面的 限管理”页，打开如（图4-1-7）所示的页面，列表中显示了具有该重复步骤2可以继续 添限用户 在（图4-1-1）所示页面的 信息（图4-1-9； 编码“顺序“文档重名”等信息后，右键菜主 所在的 标新 时系统自动产生的ID号 名称 编此字段为非必填项，它用于生成勾选此项，则不允许该 下新建和修改出重名的文档；如果级 设置了文档重名，那么该选项自动勾选且不可编辑子下面显示了该 下的 列表【说明】如果主勾选了“文档重名，那么子的“文档重名”也会自动被勾选且不可取消；只有主取消了“文档重名，分的“文档重名”才可编删除分在（图4-1-1）所示页面的 保存 基本信息点击此按钮进入新建保存 基本信息点击此按钮进入新建 页面点击此按钮进入新建 页面删除此 ，当 下有 （也就是 被了时，系统将提示无法删除此 点击此按钮查看 的修改痕迹 在（图4-1-1）所示页面的 ， 列表中增加了一条记录主 所在的 分 所在的 子即 名称 编此字段为非必填项，可用于生成闻 下的文档可以选择是否将其发布为或外部 文档不允许被发布为或外部网； 选中此项，是用户可以订阅 下用户没有查看权限的文档勾选默认共享则 下的文档都可以删除默认共享 下的文档时就不能进行打分允许选中此项，则该文 下的文档在查看时，鼠标框选等功能就无文档目前系统中对wordexcelwps类型文档的(即存为本地文件)，word、excel、wps类型附件不可以，打开后也不能保存，而html附件可以Office大新建 时看不到此项设置，保存 后此项自动默认最大为填写附件上传最大值，控制该文 下文档中每个附件大小勾选此项，则不允许该 下新建和修改出重名的文档；如果上 设置了文档重名，那么该选项自动勾选且不可编辑用于规定 下的文档是否需要进行发布操作才能变为“生效或若勾选此项，则会获取文档放到属性页“相关资源”中日期的子文档，一个页面显示的是5篇子文档的；设置打印该 下的OFFICE文档是否需要进行打印份数控制 不允许：设置 下只读操作人不可以打印文档 下的文档的日志时，会显示3个tab页—已显示需哦有在文档共享范围内的人员中还没有查看过该文档的人员3、规 下文档缺省的虚 在 下的文档中，右件菜单新建工作流时，就直接打开此工作流 看该文档会自动打开附件；若是OFFICE文档则打开，若是OFFICE文档则在IE页面打开或直接 可以设置数值，以便对 进行排序，按数字从小到大排 在文档显示页面中，资产功能字段的显示名定义该 中的文档是否可以相关人员，功能同资产使使用定义该 中的文档是否可以相关客户，功能同资产使定义该 中的文档是否可以相关项目，功能同资产使 在（图4-1-1）所示页面的 编码“顺序“文档重名”等信息后，右键【说明】如果主或分勾选了“文档重名，那么子的“文档重名”也会自动被勾选且不可取消；只有主或分取消了“文档重名，子的“ 在（图4-1-1）所示页面的 在（图4-1-1）所示页面的 模板的按钮在打开的选保存 基本信点击此按钮进入新建 页将此 的设置信息保存为模板以便下次建立类似属 时调用删除此 ，当 下有文档（也就是 被了）时，系点击此按钮查看 的修改痕权限管理用于规定哪些用户可以在此下创建文档哪些用户可以将此下的文档或者移动到其他（类似于office中的、剪切功能、以及规定此下创（图4-1-1）所示页面的 限管理”页，打开如（图4-1-12）所示的页面；重复步骤2可以继续为 添加创建权限用户 这是必须设置属性只有创建权限范围内的用户可以在 下新建文（也就是新建文档时可以看到 文档权设置有权将 下的文档到其 的用户这里设置的用户可在文档“移动”中将这个 下的文档到其它 设置有权将 下的文档移动到其 的用户这里设置的用户可在文档“移动”中将 档创建人相关填写与文档创建人（内部人员）： ： ： 下文档具有查看和编辑权限“完全控制：则用户对 下文档具有查看、编辑、删除权限档创建人相关： ： ： 下文档具有查看和编辑权限“完全控制：则用户对 下文档具有查看、编辑、删除权限默认共享（档创建人无关对该 的默认共享进行设置，可重复添加不同的条件（图4-1-1）所示页面的 限管理”页，打开如（图4-1-12）所示的页面；点击文档权限的“添加”按钮，在打开窗口的下拉列表框中选择权限组重复步骤2可以继续为 添加权限用户（图4-1-1）所示页面的 限管理”页，打开如（图4-1-12）所示的页面；重复步骤2可以继续为 添加移动权限用户（图4-1-1）所示页面的 限管理”页，打开如（图4-1-12）所示的页面；（图4-1-1）所示页面的 限管理”页，打开如（图4-1-12）所示的页面；（4-1-1）所示页面的树中点击需要设置管理权限的子，点击“权限管理”页，打开如（图4-1-12）所示的页面；点击默认共享（与文档创建人无关）的“添加”按钮，打开如（4-1-13）重复步骤2可以继续为子添加文档共户 基本信息中勾选了“文档，那么当权限设置为“查看”时， ”的勾选，当权限设置为“查看”时，出现的“可”复选框才可编辑 （图4-1-1）所示页面的 本管理”页，打开如（图4-1-13）所示的页面；选中check框时，表示该 下的文档将进行版本管理类似于资料的卡片，记载 （图4-1-1）所示页面的 码规则”页，打开如（图4-1-14）所示的页面；勾选“启用子编码规则”复选框，再设置规则勾选“子文档单独编码”复选框，出现“主”复选框，并且分别显示了“主”和“子”预览，如（图4-1-15）所示，右键菜单中点击“保存”完成规则设置。启用 编码规 下文档是否启用编码规则，只有选中check框时，本页编码规则属性字段设置才有效，此时表示该 下的文档按照本页设置的规则生成选中后， 下的子文档将启用与主文档不同的编码规则，码规则中添加了“主”和“子”选项规定 下文档的统一编码前缀主用于设定子规则时使用，可以用来规定主参 编设置是否启用 基本信息页面设定 编码 编设置是否启用 基本信息页面设定 编码 编设置是否启用 基本信息页面设定 编码年设 编码规则中是否启用年信息月设 编码规则中是否启用月信息日设 编码规则中是否启用日信息4位，当流水号位数用尽到后，重新从头开始 单独流选中此项，每个子的流水号都是单独分配的；不勾选此项，子主【说明】可以通过点击按钮或者按钮来调整中 设置 重复步骤2、3可以继续为 设置不同类型模板共有七种模板类型可供选择，分别为：html显示模板、html编辑模板、word显示模板、word编辑模板、excel编辑模板、wps文字显示模板、wps“可选择”：表示该下的文档可在多个相同模板类型的模板中选择使用；只有“word显示模板”和“WPS用于显示模板与文档属性页的字段关联word图点击“内容设置”，打开如（图4-1-19）所示页面，在这里我们可以设模板来自于创建Word显示模板时定义的者、部门、 等5点击模板对应的文档属性页 5“word在（图4-1-1）所示页面的 “文档属性页”页，打开如（图4-1-21）所示的页面；在文档页面显示），5框、浏览按钮、选择框、check 点击自定义字段的“添加字段”按钮，输入“、选择“表现形式，设例如：添加“文档隶属要素、表现形式为“选择框、点击“添加选 按钮或按钮来改变选择项的顺序；点击按钮可以删除★用户在 工作流设置将文档和流程有机结合，实现了通过流程和管理文档的功能。启用工作流：在（图4-1-1）所示页面的树中点击需要设置工作流的子，点击“工作流”页，打开如（图4-1-23）所示的页面；选“启用工作流设置该子下新建和编辑文（如通知等）的文档生效工作流和使文档失效的文档失效工作流，显示如（图4-1-24）所示页面；点击文档生效流程的 点击“详细设置”，显示如（图4-1-25）所示页面，设置所选流程的表点击文档失效流程的 在（图4-1-24）所示页面，右键菜单中点击“保存”完成文档工作流的启用工作启用工作流用于通过流程来管理文档，如给文档属性字段 下的文档时系统将自动触档生效流 下的文档进行失效操作时系统将自动触档失效5.5.4.2设置流程表单字段与文档属性页字段的对应关系★使用流程将文档状态置为“正常在出口信息中点击附加规则图 （（4-1-在（图4-1-1）所示页面的 “工作流”页，打开如（图4-1-23）所示的页面； 下新建和编辑文（如通知等）时的批准工作流，显示如（图4-1-28）所示页面； 置”中设置的使用系统表单“流转单”的流程，选择一个流程；启用批准工作流用于通过流程来文档，如设置流程来只能选择使用系统表单“流转单”的工作流程，在新建或编辑 下的文档时系统会自动触发该流程在（图4-1-1）所示页面的 点击“自定义列表”页，打开如（图4-1-29）所示的页面；（4-1-设置顾名思义就是页面的设置类型设置用于将页分类。点击菜单【知识管理】→【设置】→【类型设置，打开如（图4-2-1）所示的页面，该页面列出了已有的类型。（4-2-（（4-2-在（图4-2-1）所示页面中点击名称在（图4-2-1）所示页面中点击名称删除该类型。页设置用于定义页面的显示样式以及显示内容同时也可以用于定义不同的用户系统时的页面。务页、资产页、页、项目页、工作流页、外部页和通知公告。我们可以对默认的页进行设置，也可以添加页。（4-2-有“活跃”、“不活跃”两种状态，用于表示该页是否可以被用于预览页的显示效果输入“页名称“说明“显示顺序”等（在（图4-2-3）所示页面中点击名称修改“页名称“说明“显示顺序”等信息后，右键菜单中点击“保在（图4-2-3）所示页面中点击名称删除该页。（4-2-选择页的默认语言对该页用途的简要描述选中此项，则在该页上会出现标题性的记录/用于规定在这个页主页中每页显示的最多的记录数量选择页类型，类型的设置方法参见章节4.2.1类型设置设定此页将发布到内部/外部网，或特定门户中。选择“内部”则只有这个页，选择其他客户类型则只有属于这个类型的客户可以通过客户门户查看这个页选中此项则激活该页，否则该页为无效，在查看时不会现该页选定页中显示的。这个页中发布的以文档中的第一个为，如果文档中没有则以这里设置的片为，如果此处也没有设置发布的就没有用于设置页的显示背景，若不进行选择，页背景为空白。若需要给页设置背景，需要预先在“上传”中的“页背景”中上传背景（在知识管理的其他设置的上传中操作列表：选中此项则在这个页中显示页列表，可以通过列表在不同的闻页之间进行切换，否则不会在页中显示页的下拉列表标题/用于规定在这个页中标题每页显示的最多记录数量规定页的显示顺序迎进入员工门户”地址，也可以是公司的等，而这篇文档需在文档模块事先建立设定页只能被某个特定部门的人员查 下的文档才可发布在此页上在所有没有设置附加规则的页上都会显示出来，造成页附加规则规定了此页显示文档的条件1234★设置页的文档来如：maincategory=29and id=29并且分 id=23的文档才能在此页中显示。当有多个条件组合时可以使用（）符号和or或and的条件（( id=29并且分 id=23的文档或者文档子 id=18的文档才能在此如（图4-2-5）所示，显示页的预览效果。系统中已经默认了发布页面的显示样式，在左边为页的频道，中间为页的文档显示区，我们可以编辑相关页面文件，修改页的显示形式，相关文件为“pweb/WebDsp.jsp”和“pweb/WebDetailDsp.jsp””需要和外部门户集成只需要将页面文件“pweb/index.htm到外部门户”【说明】在发布类型为外部的页中有招聘信息栏目,当系统中有招聘信息发布时，者可以在外部页的招聘信息栏目中查看到公司发布的招聘信息也可以直接点击具体招（4-3-1）所示的页面，这里将列出已有的模板。在此处只可通过点击“删除”来删除模板。添 定文档编辑模板，并在文档中或在编辑一篇新文档时选择加入模板，模板就会被自动增HTMLHTML使用HTML的提供的功能来编辑显示页面；也可以点击中html（HTML文档、WORD文档、EXCELHTML【注意】在HTML文档中的过程为：先点击字段后的浏览按钮选择要插入的，然后在要的位置单击鼠标左键，再单击按钮，则就入到了在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面HTML编辑模板。WORDWORD（WORDWORD在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面WORD编辑模板。EXCELEXCELEXCEL（EXCELEXCEL在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面EXCEL编辑模板。WPS文字编辑模板WPSWPS（EXCELEXCEL在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-2）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面WPS文字编辑模板。 HTML、WORD、WPS文字依次排Html显示模板HTML使用HTML的提供的功能来编辑显示页面；也可以点击中html（BACO中需要的TAG到编辑框内，填写后如（图4-3-10）所示；（HTML文档、WORD文档、EXCELHTML【注意】在HTML文档中的过程为：先点击字段后的浏览按钮选择要插入的，然后在要的位置单击鼠标左键，再单击按钮，则就入到了在（图4-3-7）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-7）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面HTML显示模板。Wordword显示模板wordwordWORDWORDContent书签（Content书签是必须的，Content用于显示Word文档中所有输入的内容：Word显示模板中输入汉字（英文或者数字，并选中需要插入的内容（不包括回车符，然后点击菜单“插入”→“书签，Content（设置其他书签：Content书签的添加方法一样，详细4Content书签； 设置的模板设置，不管是Content书签还是其他书签，【注释】如果在（图4-3-13）中未看到中括号的符号，菜单“工具”→“选项，在（在（图4-3-7）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-7）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面WORD显示模板。排序：在（图4-3-7）所示页面中，右键菜单中点击“排序显示如（图4-3-15）所示页面，可以对word文档中设置的书签进行排序，右键菜单中点击“保存。 中设置Word显示模板和文档属性页对应关系时，即以此排序显示出。在公文中设置Word显示模板和流程字段对应关系时，也会以此排序显示出；WPSWPSWPS（在（图4-3-7）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-7）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面WPS文字显示模板。（4-3-17）所示的页面，这里列出已有的邮件模板。使用HTML的提供的功能来编辑显示页面；也可以点击中html（BACO中需要的TAG到编辑框内；（【注意】在HTML文档中的过程为：先点击字段后的浏览按钮选择要插入的，然后在要的位置单击鼠标左键，再单击按钮，则就入到了在（图4-3-17）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面在（图4-3-17）所示页面中点击模板名称打开该模板的预览页面HtmlHtml文档。html格式的文档才可以设置文档弹出窗口，word、wpsexcel是不能设置（4-4-4），页面设置用于知识管理模块当中一些整体参数（如：默认文档显示模板页大，页指定对进行修改的设置，有四种选择：1.改动：不对的尺寸进行修改；2.按设固定：将大小调整为设定的宽度；3.动，如果小于：如果小于设定的宽度，则修改宽度至设定尺板，（4-4-6）所示的页面。EcologyiSignature签章（需要泛微公司提供接口升级包，这里不再描述），这里描述的是Ecology系统自带的签章功能。，，（填写签章的名称，如：手写签名、公司等签章此处用于上传签章，目前只支持jpg、bmp格式的在（图4-4-6）所示页面中点击“编辑”打开该模板的预览页面在（图4-4-6）所示页面中点击“编辑”打开该模板的预览页面：；本系统提供了上能，系统将这些定义成如下两种类型页，这种将作为默认的使用页背景，这种将作为页的背景使用。点击：；示了所有的页和页背景。，，（选择保存的类型，分为页和页背景选择需上传的文件，布企业动态及产品信息等。点击菜单【知识管理】→【其他设置】→【期设置，打开4-4-11）所示的页面是一个设计完成的e-cology电子期样式如何才能在e-cology中发布这样一份电子期呢？其实，电子期的整个样式风格已经在程序中定义好，我们在e-cology中发布一份电子期所要做的工作就是将电子期的新建期输入“名”为“锦江酒店”“备注”可以为空右键菜单中点击“增加号，打开如（图4-4-14）所示页面，输入“号”为2007年9，选择“首文章；点击“添加”按钮增加期内容分类，输入期的“组名”为花絮趣闻，并选项是指在期中是否显示这里设置的组名；（图4-4-15）所示为设置完成的一期期，而这期期的展示效果则如（编辑期在（图4-4-10）所示页面中点击名，在显示的页面中右键菜单中点击“编辑，可以编辑“名”和“备注；在（图4-4-10）所示页面中点击名，在显示的页面中点击号再右键菜单中点击“编辑，可以编辑“号“首文章”以及分组在（图4-4-10）所示页面中点击期对应的“删除在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即可删除期；在（图4-4-10）所示页面中点击名，在显示的页面中点击号对应的“删除，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即可删除号。期中心元素的设计是在【门户管理】→【页面中心】→【登录后页面】中进行设置。在左边的组织机构树中选择您需要定义期的分部，然后在右边的门户列表中点击需要添加期的门户所对应的“设置元素”，进户元素设置在左侧列表中双击“期中心”元素，然后在右边区域点击期中心的即可完成期元素的设置。（4-4-16）用户登录系统，就可以在门户页面查阅期了。 虚拟是指下文档的虚拟地址，虚拟限定为十级，是系统中存放文档的 设置，打开如（图4-4-17）所示的页面，该页面 在（图4-4-17）所示页面的左边的 右键菜单中点击“新建下级节点打开如（图4-4-18）所示的页面； 在（图4-4-17）所示页面的左边的 ；在（图4-4-17）所示页面的左边的 ；在打开页面中右键菜单中点“删除在出现的确认删除提示框中点“定”按钮即可删除该 。 在（图4-4-19）所示的文档查询结果页面，选中您要到虚拟 在弹出的如（4-4-20）所示的虚拟选择窗口中，点击浏览按钮选择虚拟，此时出现如（4-4-21）所示虚拟选择窗口，点击“导入到虚拟”按钮，则文档就到了这个虚拟。【说明】如果对于将文档到虚拟的操作者有权限控制：首先该人员一般为文档管理员，这样才有权查询到其他人员的文档；其次该文档管理员还需要是导入到目标虚拟的系统提供网上功能，用于公司内部的问卷查类型设置，打开如（图4-5-1）所示的页面，列表中显示了已设立的类型。在（图4-5-1）所示的页面中，输入“类型，选择“工作流（【说明】选择“工作流”的窗口中显示的是所有使用“网上单”建立的流程。在（图4-5-1）所示页面中点击类型修改“类型”和“工作流”等信息后，右键菜单中点击“保存”即在（图4-5-1）所示页面中勾选类型前的复选框Alt+D确定”按钮即可删除类型。的页面，列表中显示了已设立的网上。网上的目的是将网上的创建权限以及相应的权限指定给系统在（图4-5-2）所示页面中，右键菜单中点击“，进入网上页面，如（4-5-3）所示；建网上的权限；提示框中点击“确定”按钮即可取消“创建人”的新建网上的权限。选择哪些人员可以创建网上选择网上创建人相应的人新建网上在（图4-5-2）所示页面中，右键菜单中点击“新建，进入新建网上页面，如（4-5-4）所示；网上的名称网上类型，在【知识管理】→【设置】→【类型网上开始日期网上开始时间网上结束日期网上结束时间允许如果勾选，则投票后查看不到投票者对网上的详细说明输入“名称、选择“类型“开始日期“结束日期”等相关信息后，置界面，如（4-5-5）所示；【说明】此时该网上的状态为“创建“Alt+D，击“确定”按钮可以删除；右键菜单中点击“保存”完成投票的设置，如（4-5-7）所示；设置网上的对该网上的详细描述设置该网上是多选还是单选如果为多选型，每个参与的人员最多可以选择几项设的选项中没有符合用户意愿的选项，则允许用户输入自己设置在此次中的显示顺序删除投票：在（图4-5-7）所示页面中，点击名称打开的编按钮即可将删除。删除的同时会将该下的选项一起删除。8按“Alt+D中点击“保存”完成投票选项的设置，如（4-5-9）所示；删除投票选项：在（图4-5-9）所示页面中，点击选项对应的“删除”，添加参与人员：点击“添加”按钮，在打开的窗口中选择需要参与的人员，右键菜单中点击“保存”完成参与人员的添加；删除参与人员：点击参与人员对应的“删除”，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮可以删除参与人员。结果的人员，右键菜单中点击“保存”完成具有结果查看权限的人删除结果查看人员：点击参与结果有权查看人员对应的“删除”链接，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮可以删除结果有权查如果“类型”选择的是使用网上工作流的类型，则右键菜单中，，如果“类型”选择的是没有使用网上工作流的类型或者没有选交，该网上的状态仍然是“创建，但是系统会创建一条提醒工作流提编辑网上在（图4-5-2）所示页面中，点击名称打开（图4-5-9）所示页面，右键菜单中点击“编辑，打开网上的编辑页面；删除网上准，则网上的状态变为“进行。【说明】网上通过后，网上内容和参与人员信息不可编辑填写网上写表，右键菜单中点击“提交。发起人随时可以对投票结果进行查询结束网上发起人可以在设定的结束日期前手动结束网上网上。把已有的网上进行在出来的新的网上上做简单修改就可以使在（图4-5-2）所示页面列表中勾选一个或多个网上，右键菜单中点击“复制，会出与所选网上同名的网上，但是选择的相关文档、相关客户、相关项目、相关流程没有被。的网上与被的网上的或批准方式相同用来公文的字号。点击菜单【知识管理】→【收文】→【字号，打开如（图4-6-1）所示的页面，列表中显示了已设立的字号。（在（图4-6-1）所示页面中点击名称Alt+D确定”按钮即可删除字号。用来公文的等级。点击菜单【知识管理】→【收文】→【等级，打开如（图4-6-2）所示的页面，列表中显示了已设立的等级。（在（图4-6-2）所示页面中点击名称Alt+D用来公文的种类。点击菜单【知识管理】→【收文】→【公文种类，打开（在（图4-6-3）所示页面中点击名称Alt+D用来公文的紧急程度。点击菜单【知识管理】→【收文】→【公文种类，打开如（4-6-4）所示的页面，列表中显示了已设立的紧急程度。（在（图4-6-4）所示页面中点击名称Alt+D词用来公文的紧急程度。点击菜单【知识管理】→【收文】→【词，打开如（图4-6-5）所示的页面，该页面 树中显示了已经建立的词。在（图4-6-5）所示页面的左边的 键菜单中点击“新建下级节点，打开如（图4-6-6）所示的页面；输入“词名称“词描述“显示顺序“上级节点”会默认为步骤1中选择的 节点在这里也可以重新选择选择此记“是否词在（图4-6-5）所示页面的左边的 在（图4-6-5）所示页面的左边的 ；在打开页面中右键菜单中点“删除在出现的确认删除提示框中点“定”按钮即可删除该 。树中显示了所有分部，选择一个分部，右侧页面中就会显示该分部的所有下属部门名称和其机构代词，如（4-6-7）所示。图树中显示了所有启用了流程编号且设置了编号字段及编号规则的流程，选择一个流程，右侧页面中就会显示该流程的起始编号信息，如（4-6-8）所图树中显示了所有启用了流程编号且设置了编号字段及编号规在（图4-6-9）所示页面的左边的 用来各分部下属的收/单位点击菜【知识管理【收文【（发）文单位，打开的页面中左侧树中显示了所有分部和已经为分部设立的收单位，选择一个分部，右侧页面中就会显示该分部的已设立的收/单位，如（图4-6-10）所示。（图4-6-10）所示页面的左边的 树中选择需要新建收/单位的分部，右键菜单中点击“新建，显示如（图4-6-11）所示页面； 同级单位显示如（图4-6-11）所示页面；【说明“是否可启动收流程”中选择“是”则在收文单位收到单位公文时会使用收文流程；选择“否”则收文单位收到单位公文时不使用收文流程。在（图4-6-10）所示页面左边的 树中选择需要编辑的收/单位“右键，在（图4-6-10）所示页面左边的 树中选择需要编辑的收/单位“右键，删除该收/单位。7种状态。7种状态：版本管理文档版本创建、修改后作保存操作，文档的版本呈草稿状态；文档的版本在草稿时，可以多次修改，不影响用户对已生效版本的查询；是处于过程中的文档状态非版本管理关联工作流的文档创建修改后作提交操作文档处于状态；版本呈状态；，状态的文档，任何人不能修改操作人可做退回和提交操作，文档相应会 ；，只读权限的操作人不可见处于状态的文档或文档版本。 设置需要发布，则通过后，文档处于该状态，不可读不可编辑， ”条件，与文档是否需要无关； ““操作非版本要发布发布提交（需要提交（不需要发布人提交（需要发布人人操作版本控失效（提交（需要草稿版本变为审提交（不需要发布提交（需要发布版本变为草见见默认共享、以及与文档创建人无关默认共享。点击菜单【知识管理】→【需要进行设置的子，点击“权限管理”页打开子权限设置页面图4-7-1）不能查看文档（不包括订阅查看文档点击菜单【知识管理】→【设置】，选择需要进行设置的子，点击“基本信息”页打开子基本信息设置页面，勾选“允许修改共享”的“默认（4-7-3）B如（4-7-4）所示页面。此时，用户只能编辑非默认共享，默认共享选择框呈点击菜单【知识管理】→【设