采购过程控制程序

修改记录文件版本修改日期修改页次修改摘要修改人审核人批准人注：不足时可另加页。物资、设备采购过程控制程序1.目的保证自行采购的物资、设备符合规定要求，确保为生产和服务提供的物资、设备都是合格品。2.适用范围适用于我院范围内为生产和服务提供使用物资、设备的采购、验证、验收、贮存和标识的控制。3.职责3.1院资产部a)负责监督、抽检使用单位物资、设备采购、管理情况;b)汇总合格供方评定资料。3.2各生产单位a)负责合格供方的评定并上报院资产部；b)负责编制主要物资（三材）、设备需用计划，并上报院资产部。c)负责签订物资、设备采购合同，并上报资产部，实施采购；d)需经院资产部委托后进行采购物资的验证、检验、标识和贮存。4.工作内容与要求4.1合格供方评价4.1.1评价的供方是生产厂家，应提供下列部分资料（原件或复印件均可）：a)企业的资质证明、产品生产许可证；b)产品鉴定证明资料（包括省、市的认证或鉴定资料）；c)产品质量证明；d)产品质量保证体系资料（包括第三方认证证书或质量手册等资料）；e)产品生产能力证明资料；f)院以往多年使用的证明资料。4.1.2评价的供方是经销商，应提供下列部分资料（原件或复印件均可）：a)营业许可证；b)商品质量证明（质量保证证明资料）；c)第三方出具的同品牌产品的使用证明资料（旁证资料）；d)院以往多年使用同品牌产品的证明资料。4.1.3砂、石等地方材料供方的评价资料：a)使用单位的调查报告；b)使用单位的调查采样的检验报告和证明资料；c)使用单位长期使用的证明资料；d)产品的生产许可证或其他证明资料。4.1.4生产单位采用调查的方式对供方进行确定。4.1.5必要时，生产单位确定合格供方提供物资质量的控制办法，以保证其供应的物资的质量稳定。控制办法有以下几种：a)封样；b)增加抽样检查频率；c)在供货方的生产过程中设置我方检验点；d)货源处检验与入库检验相结合。4.1.6评价记录生产单位评价人员在评价过程中做好记录，并填写《物资、设备供方调查评价表》，并由生产单位负责人签字确认后上报院资产部。4.1.7经评价为合格的供方，由生产单位评价人员填入《合格供方花名册》，并报院资产部审核汇总，主管院长批准后印发使用单位和相关部门。4.1.8生产单位根据需要不定期对合格供方进行调整和更换。a)需要增加供方时，按照本程序4.1.3～4.1.7条规定进行。b)采购中发现供方在质量保证、供应能力等方面出现较大失误或不合格时，提出终止该供方合格资质，在《合格供方花名册》中将其删除。《合格供方花名册》持有部门同时删除该供方。4.2采购文件4.2.1使用单位根据项目的月度或季度需用计划，平衡库存情况后，编制月度、季度采购计划（《物资采购计划表》），使用单位负责人审定批准，并报院资产部备案。4.2.2对外订购与加工成品、半成品的订货和加工订货合同必要时附加工单或简图，并写明品种、规格、数量、金额和检验标准。4.2.3采购计划不足需现场追加采购时，使用单位根据需要编制追加采购计划，报经资产部负责人批准后采购。4.2.4订货合同的签约人资格和合同内容应符合国家颁布的《合同法》规定。4.2.5合同由双方代表签字后加盖单位合同专用章。4.2.6与供方的电话、电报等口头协议，必须明确质量保证和要求，做好记录。必要时，补签书面协议。4.3采购4.3.1采购员接到采购计划后，首先检查采购文件是否齐全，不全时及时报告、补齐必备文件。4.3.2采购员依据采购计划的要求在《合格供方花名册》中选择合适的供方。4.3.3应监理工程师要求时，主要物资的供方选择可经监理认可。4.3.4顾客指定的供方，应按本程序4.1.3～4.1.7进行评价。4.3.5选定供方后，采购员应与供方达成口头协议或书面合同，履行责任和义务，督促供方按需要供货。4.3.6采购业务完成后，采购员及时登记《物资采购供应台账》。4.4验证和检验4.4.1物资验证4.4.1.1物资入库（场）前，采购员提前通知保管员做好以下准备：a)验证必备的器具，如计量、场内搬运工具等；b)熟悉物资技术规范、检验标准，必要时熟悉图样；c)规划堆码场地和保管方式。4.4.1.2物资到场后，保管员核对进库物资的名称、规格、数量等是否符合采购计划、加工、订货合同，核对产品出厂证明、质量证明等资料是否齐全，填写《物资验证记录》，无误后方可同意入库。4.4.1.3包装品验证，采取随机抽查的方法。抽查中发现不合格时，扩大范围直至全部重新验证。4.4.1.4数量验收采取全数点验；重量验收全部检斤；钢材可采取点数后，理论换算计量，以实际验证结果为实收数。4.4.1.5验证中发现问题的处理：a)入库（场）物资的质量证明资料不齐全时，做待验收处理，并做好标识，另行临时保管，待证件齐全后验收。b)入库（场）物资数量不足时，及时催促采购员，尽快解决所差部分，问题未解决前，做待验收处理。c)如验证中出现以上两种情况，但由于生产急需又不能等待，对第一种情况，如果是需检验的物资先取样试验，合格的可先验收，不需检验的物资可先验收，同时做好标识和记录，一旦发现问题，及时追回；对第二种情况，可先按实到数验收，待货到齐后，补验后到部分。d)物资经验证质量不合格时，按《不合格品控制程序》执行。4.4.2质量检验4.4.2.1验证后，对下列物资还要进行检验：a)国家和地方政府规定的必须复检的物资；b)质量证明文件缺项、数据不清、实物与质量证明资料不符的物资；c)超出保质期或规格型号混存不明的物资。4.4.2.2材料员在试验员的指导下，根据规定的见证取样方法，采取样品填写《试验委托单》后，交指定并具有相应资格试验室，试验合格后才能使用。如果试验不合格，则按《不合格品控制程序》执行。4.4.3需要在供方处对采购物资进行验证和检验时，要在合同中做出安排或提前书面通知供方，明确时间、方式和善后处理方法。4.4.4如工程合同规定，顾客或其代表人有权在物资供方处或在我方对所采购物资进行验证时，应为顾客提供验证的方便。4.5搬运4.5.1从市场采购的原材料，对外加工订货的成品和半成品的运输，若由供方送货到指定地点，则运输中的防护由供方负责。4.5.2工程间的运输和现场二次倒运，由现场材料员根据材料性能，选择合适的运输方式。4.6物资贮存、保管和发放4.6.1进入现场的物资由材料员负责贮存、保养；进入库房的物资由仓库保管员负责贮存、保养。4.6.2物资贮存保管应满足下列条件：a)物资堆放场地和库房必须地面平整、排水畅通；b)针对不同物资存放的要求分别有防火、防盗、防雨、防潮、防漏、防尘、防冻、防霉、防腐、防晒、防锈、防虫、防毒措施；c)贵重、易燃、易爆、有毒物品必须标识，并做到专库、专人存放保管；d)合理堆码，保证库区整齐规范，大宗物资要支垫、齐头，分层堆放，散料要成堆。受大气影响、易散失、易变质的物资要入棚、入库贮存；e)产品质量有保持期限要求的要标明进场时间，做到先进先出。4.6.3过期变质的物资，保管员要及时报告部门负责人，同时通知取样试验，以确定能否继续使用，合格后方可继续使用。不合格品按《不合格品控制程序》处理。4.6.4保管员对库存物资应经常检查，保证库存物资的质量完好。4.6.5待验收物资，不能与已验收物资混存。积压物资做好标识和记录，单独立账，未处理前按正常物资贮存。4.6.6保管员必须凭单发料，按照领料单上的物资名称、规格、数量核对实物后与领料人当面核清，双方在领料单上签字。4.6.7发料时，保管员应及时签发材料的质量证明资料。做到数量准，质量符、手续清。4.6.8发料完毕后，保管员要依据发料凭证，及时销账，更换标识，做到账、卡、物相符。4.7物资标识4.7.1物资标识的内容有：物资名称、规格型号、检验状态等主要内容。检验状态分为：合格、不合格、待验、已检待定四种。4.7.2物资标识可采用标识牌、标签和划分区域等方式。4.7.3对于有保质期限的材料如水泥、油漆、化工、防水材料等，应在标识内容中增加出厂时间。4.7.4危险品、爆炸品、有毒物品的标识应特别醒目，采用红色特殊标记。4.8过程监控4.8.1资产部对使用单位的管理情况进行监督检查，方式可以选择以下其中之一：a)电话询问，应作好记录；b)授权自查，并上报自查报告；c)实地检查过程控制记录和状态。4.8.2检查结果应由检查人员进行记录，填写《物资质量检查记录》。检查中发现的不足应按《不合格品控制程序》的规定处置，由受检单位限期整改，检查单位跟踪验证。4.8.3检查单位保存检查记录，资产部每年在管理评审前对物资管理情况进行总结，并提出可行的改进建议。5.引用文件5.1《设备管理程序》5.2《不合格品控制程序》5.3《中铁西北科学研究院资产管理办法》（中铁西北资【2005】46号文）5.4《中铁西北科学研究院低值设备管理办法》（中铁西北资【2005】46号文）6.质量记录6.1《物资、设备供供方调查评评价表》QQRP088-016.2《合格供方方花名册》QRP08-026.3《物资采购计划划表》QRP008-0336.4《物资采购登记记台账》QRP008-0446.5《物资验证记录录》QRP008-0556.6《物资质量检查查记录》QRP008-066物资、设备供方方调查评价价表供应方名称：联系人：：供应方地址：电话或传传真：提供商品和服务务：供应方提供的有有关质量和和质量保证证文件目录录：（可附附页）序号文件名称内容简介评价和建议意见见：评价人签签字：年月日评价结论生产部门负责人人签字：年月日资产部负责人签签字：年月日QRP08-001《合格供方花名名册》建册单位：编号号：单位名称地址联系电话联系人主营物资编制：审批：QRP08-002物资采购计划表表编制日日期：年月日序号请购单位物资名称预计费用(元))采购时间备注编制：审审批：QRP08-003物资采购登记台台账采购单位：编号：序号物资名称计量单位规格型号采购数量采购计划编号采购时间供应方物资去向材质编号复验编号备注单位全称在册编号说明：本台账只只登记院自自行采购或或顾客提供供已验证、检检查的重要要物资和一一般物资QRP08-004物资验证记录编号：