酒店采购工作规程采购职员的工作规章、实施程序与流程

本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改本资料为word版本——可编辑、可修改采购工作规程为保证公司经营工作能够稳定而有序地运行，及保证公司各职能部门的工作正常开展，特制定本《采购工作规程》。请购程序和要求：（一）、请购物资的划分日常经营用的仓储（常备仓）物资，包括餐料、干货、酒水、烟草、客人用品、餐厨用品、办公用品、劳保用品等统一由仓库根据实际使用情况和限量要求填制补仓申购单。假如设置有布草仓的，布草、制服、工衣、工鞋等统一由布草仓根据实际使用情况和限量要求填制补仓申购单。假如设置工程仓的，常用的五金水电材料由工程仓根据实际使用情况和限量要求填制补仓申购单。出品部、酒吧等经营部门日常用的鲜湿货类、冰鲜类、蔬果类等食品以鲜湿货申购单的形式，由营业部门根据营业状况，填制鲜湿货申购单，直拔经营部门。各部门偶然使用或非凡需求的物资，由使用部门自行填制申购单，直拔使用部门。（二）、请购物资存量的控制常备仓物资由使用部门根据营业状况和工作需要，编制“物资用量预算计划”列明“最高存量“和”最低存量”要求，报有关部门审批后（审批程序：部门经理成本控制财务总监总经理/董事长）交财务、成本/仓库、采购部存档备查。日后常备仓物资由仓库根据存量限制和物资的实际使用情况进行补仓申购。若物资品种、用量发生变更或有非凡需求，须按上述第1点之程序处理。经营部门、职能部门所用物资若要变更品种，一般情况下应以消化旧有品种为前提。月末仓库盘点后，如有需要，将存货情况知会采购部和相关的营业部门。（三）、申购单的填写要求：货物品名请使用学名、标准名称，如没有学名或标准名称的（如订造货物等）使用通用名称，并应保持前后一致。请标注物品之产地、品牌及规格，以及等级要求。应在申购单上注明用途。申购单的审批程序：鲜湿货的申购营业部门于每日晚上8时前将次日需要的鲜湿货的品种、数量、质量要求填制鲜湿货申购单，经部门经理/行政总厨审批后，交采购部作采购之依据；采购部根据申购部门之计划申购单填制订货单，分发有关供给商进行订货，并交一份到收货部，作收货之依据。急购物资的申购为保证经营和抢修工作的正常进行，在仓库无存货的情况下，由使用部门填制“急购物资申购单”，由被授权人签批，并经仓库签名核实无存货后，由采购或指定专人落实采购任务。（“急购物资申购单”签批权，应由董事长授权指定人员）。急购的同时，按正常程序补办相应的手续。补仓和一般物资的申购按下列审批程序执行:财务总监审批仓库/使用部门填写申购单财务总监审批仓库/使用部门填写申购单总经理/执行总经理审批财务成本部核实仓库存量总经理/执行总经理审批财务成本部核实仓库存量董事长审批采购部打价/采购经理签批董事长审批采购部打价/采购经理签批成本总监审签采购部实施采购（2000元以上，呈董事长审批）成本总监审签采购部实施采购一切购进物资必须经仓库/收货部验收办理进出仓或直拔手续。非凡情况（如遇非仓库/收货部工作时间内到货）即由收货人在次日补办进出仓或直拔手续。采购的实施程序：申购单审批后，由采购部负责向供给商发出订货单，或由采购员亲自外出采购（除被授权人指定专人落实的“急购单”外）。其他部门无权擅自向供给商发出订货单。鲜湿货申购单所列明之鲜湿货直拔食品应按规定时间内到货。如遇非凡情况，仓库/收货部须及时知会采购部，由采购部将情况知会申购部门，并作出处理。常备仓物资之补仓申购应在申购单审批完毕之日起2-3天内到货。如不能按时到货，采购部须及时向仓库说明，并作出处理。供给商的选择原则：应以“合适的质量、合理的价格、及时的送货”为原则，择优选择供给商。1、供给商的治理水平和设备情况应了解供给商设施是否健全，加工过程是否严格按规章制度和卫生标准执行，对处理订货单和对存货数量与质量的控制是否有系统的程序和科学的方法。2、供给商的地理位置在信誉、质量、价格同等条件下，应选择地理位置较近的供给商，这样既可以节省时间和采购费用，偶然发生的事件与送货延迟的可能性也会减少。3、财务的稳健性和供给商的技能应对供给商的财务可靠程度进行调查，以免供给受到影响。另外，应了解供给商是否熟悉其供给产品的质量、性能，假如供给商对其供给的产品都一知半解，甚至一无所知，如遇质量问题就勿指望解决了。4、合理的价格合理的价格意味着价格与质量的统一，在保证原材料质量的基础上，尽可能选择价格较低的供给商。5、供给商的信誉和职业道德应选择互相信任，遵守职业道德，公平交易，信誉好的供给商。6、对需求量大的物资，应选择多个供给商，以减少由于供给商送货延迟、或不能正常供货的风险。供给商的选择应保持相对的稳定性。一方面，较长时间的合作，有利于加强沟通，建立良好的供需关系；另一方面，便于企业追踪原材料的质量和价格,更好地实现质量和价格控制；再者，有利于同供给商“讨价还价”，获取最大的优惠折扣，从而降低成本。假如供给商存在欺诈行为、缺乏诚信，或多次不能达到质量要求或不配合处理质量问题，收货部、使用部门应向采购部提出选换供给商之建议。采购物资的报价、定价（批价）程序：物资的报价、定价周期应根据不同的物资类别进行。干货、汁酱、粮油类食品、酒水类、日用百货类等市场价格波动较少的物资适宜采用季度定价方式。禽畜肉类（新鲜、冰鲜）季节性不明显、市场价格波动较少，宜采用月定价方式、半月定价方式。海鲜水产类、蔬菜、水果类等市场价格波动较大的物资适宜采用旬定价方式、半月定价方式或市场价格方式。偶然使用物资，零星采购等采用市场价格方式。2、质量标准：制定质量标准，是保证出品质量的前提条件，同时，也是验收控制环节的依据和报价、定价的依据。所谓质量标准（或价格标准）是指根据出品的需要，对所要采购的各种原材料作出具体而具体的规定，如产地、等级、性能、尺寸大小、个数、色泽、包装要求、肥瘦比例、切割情况、冷冻状况等。各使用部门应根据出品要求制定各食品原料、酒水等的质量要求。以作为报价、定价、和验收之依据。报价、定价方式：对季度定价物资，使用部门应于季度开始前20天；对月定价物资，应于月度开始前10天；对旬定价物资，应于旬开始前5天，将需使用物资品种、规格填列清单，交到采购部。由采购部派发至相关的供给商进行报价，同时应复制一份交核价部门。采购部、核价部门，应于3天内分别对各物资进行核价。核价完成后，呈成本部、财务总监进行审批定价。（附流程图）日常物资（餐料、酒水、日用百货）报价、定价流程图使用部门填列需使用物资品种、规格清单（可提供参考价）使用部门填列需使用物资品种、规格清单（可提供参考价）酒店业务正常开展后，所用物资基本固定后，由采购部根据定价期限提前向供给商发标报价。酒店业务正常开展后，所用物资基本固定后，由采购部根据定价期限提前向供给商发标报价。采购部收集整理后，派发至供给商、核价部、成本部采购部收集整理后，派发至供给商、核价部、成本部供给商报价核价部核价供给商报价核价部核价采购部核价董事长采购部核价董事长总经办总经办成本部审核成本部审核必要时，采购部汇同使用部门、成本部洽谈质量要求及价格。采购部执行必要时，采购部汇同使用部门、成本部洽谈质量要求及价格。采购部执行财务总监审定执行价格成控监控财务总监审定执行价格成控监控收货/仓库收货/仓库使用部门使用部门当日用物资品种确定之后（如鲜湿货、餐料、酒水等），可不需使用部门填列“需使用物资品种、规格清单”的步骤，而由采购部根据已定的品种规格进行分类编制报价表，进行报价、核价。但当使用部门需要变更或增加品种时，应循上述方式进行。采购员亲自外出进行零星采购（自购）的，采购员必须做到货比三家，保证所采购物资价廉物美。除街市鲜湿货外，报价、核价应同时标注“发票价”和“非发票价”。购货合同的签定：执行公司有关合同的治理规定。物验收治理制度：按公司现行的《货物验收治理制度》。附：《货物验收治理制度》附：物资用量预算计划表物资月用量预算计划表部门：年月物资编码品名及规格单位数量最高存量最低存量使用周期用途及原因备注