NC电子采购产品手册

NC电子采购

产品手册

用友软件股份有限公司

2010年8月

目录

1.产品概述.............................................................................5

1.1.业务说明........................................................................5

1.2.功能流程图.......................................................................8

1.2.1功能架构图......................................................................................................................................8

1.2.2系统流程图......................................................................................................................................9

2.基础档案............................................................................11

2.1.采购目录........................................................................11

2.1.1业务说明.........................................................................................................................................11

2.1.2功能及操作描述............................................................................................................................11

2.2.专业档案........................................................................13

2.2.1业务说明........................................................................................................................................13

2.2.2功能及操作描述............................................................................................................................13

2.3.专家档案........................................................................15

2.3.1业务说明........................................................................................................................................15

2.3.2功能及操作描述............................................................................................................................15

2.4.采购寻源流程预置................................................................18

2.4.1业务说明........................................................................................................................................18

2.4.2功能及操作描述............................................................................................................................18

2.5.行业档案........................................................................23

2.5.1业务说明........................................................................................................................................23

2.5.2功能及操作描述,...........................................................................................................................23

2.6.评估等级........................................................................25

2.6.1业务说明........................................................................................................................................25

2.6.2功能及操作描述............................................................................................................................25

2.7.历史价格库......................................................................26

2.7.1业务说明........................................................................................................................................26

2.7.2功能及操作描述............................................................................................................................27

3.立项................................................................................29

3.1.采购申请........................................................................29

3.1.1业务说明........................................................................................................................................29

3.1.2功能及操作描述............................................................................................................................29

3.2.采购方案........................................................................35

3.2.1业务说明........................................................................................................................................35

3.2.2功能及操作描述............................................................................................................................36

4.方案执行控制台.....................................................................41

4.1.采购方案执行....................................................................41

4.1.1业务说明........................................................................................................................................41

4.1.2功能流程图....................................................................................................................................42

4.1.3功能描述及操作描述....................................................................................................................43

4.2.采购方案执行通知...............................................................105

4.2.1业务说明.......................................................................................................................................105

4.2.2功能流程图...................................................................................................................................106

4.2.3功能及操作描述...........................................................................................................................107

4.3.评标会.........................................................................114

4.3.1业务说明,......................................................................................................................................114

4.3.2功能流程图....................................................................................................................................115

4.3.3功能及操作描述...........................................................................................................................117

5.供应商管理.........................................................................137

5.1.供应商准入.....................................................................137

5.1.1业务说明.......................................................................................................................................137

5.1.2功能流程图...................................................................................................................................138

5.1.3功能及操作描述...........................................................................................................................139

5.2.供应商评估.....................................................................145

5.2.7业务说明.......................................................................................................................................145

5.2.2功能流程图...................................................................................................................................147

5.2.3功能及操作描述...........................................................................................................................148

6.公告...............................................................................156

6.1.业务说明.......................................................................156

6.2.功能及操作描述.................................................................157

6.2.1【功能概要】.................................................................................................................................757

6.2.21.............................................................操作界面及说明］.157

6.2.3【按钮功能】.................................................................................................................................159

6.2.4【接口说明】.................................................................................................................................161

7.综合查询...........................................................................161

7.1.采购方案查询...................................................................161

7.2.采购结果一览表.................................................................161

7.2./【功能概要】...............................................................................................................................161

7.2.2【操作界面及说明】....................................................................................................................161

7.2.3【按钮功能】..................................................................................................................................162

7.2.4【接口说明】..................................................................................................................................163

7.3.供应商投标情况统计.............................................................163

7.3.1【功能概要】..................................................................................................................................163

7.3.21操作界面及说明】......................................................................................................................163

7.3.3【按钮功能】..................................................................................................................................164

7.3.4【接口说明】..................................................................................................................................164

8.采购项目归档.......................................................................165

8.1.业务说明.......................................................................165

8.2.功能及操作描述.................................................................165

8.2.1【功能概要】.................................................................................................................................165

8.2.21操作界面及说明］......................................................................................................................165

8.2.3【按钮功能】.................................................................................................................................166

8.2.4【接口说明】.................................................................................................................................166

9.供应商门户........................................................................166

9.1.业务说明......................................................................166

9.2.功能流程图.....................................................................167

9.2.1功能架构图.....................................................................167

9.2.2系统流程图.....................................................................168

9.3.功能及操作描述.................................................................169

9.3.1供应商注册.....................................................................169

9.3.2首页..........................................................................177

9.3.3供应商信息修改.................................................................183

9.3.4商务协同.......................................................................188

1.产品概述

1.1.业务说明

NC电子采购产品的业务主流程如下:

开始

采

购

寻

源

流

程

并对

结果

评估

汇总

进

购改

»采

级

行分

商进

供应

明:

流程说

业务主

购申请

1.采

购计

据采

门根

管部

购分

由采

，或

填写

需求

自身

根据

部门

需求

请由

购申

a）采

划填写。

b）采购申请需要携带推荐供应商基本信息表。

C）采购申请提交部门负责人审批，审批通过后属于集中采购需求的集团采

购管理部门，属于分公司需求的提交分公司的采购管理部门。

2.采购申请生成采购方案

a）采购管理部门收到需求部门提交的采购申请后，审查采购申请中预算、

推荐供应商、技术需求合理性、市场价格及波动等情况，编制采购方案。

b）编制采购方案，提交评审。

c）采购方案中确定采购方式、寻源流程、采购承办部门、评标专家来源及

人数、产品明细等内容。

3.寻源

a）支持招标、谈判、询价等多种寻源方式。

b）支持自定义寻源流程。

c）寻源结果通过审批后成为采购结果。

d）按照采购结果向供应商签发采购结果通知，向公司内部发布采购结果。

4.采购监督和评估

a）可监督采购申请、采购方案的合理性和规范性。

b）可跟踪采购方案的执行过程，检查采购方案的执行进度和过程。

c）对采购结果进行监督审批。

d）主动发起供应商评估，收集需求使用部门反馈的对供应商的评价，统计

分析供应商服务质量和技术水平，发现采购业务的短板，并做出整体评

估报告0

1.2.功能流程图

L2.1功能架构图

根据采购业务主流程，系统设计的功能架构图如下:

说明:

系统由9大部分组成，各部分描述如下：

1.立项：主要处理采购申请的生成、审批过程。采购申请作为正式的采购需求

通过这一过程确认，采购管理部门进行受理。

2.评审：主要处理根据采购申请生成采购方案，对采购方案进行审批后形成确

定可执行的采购方案。

3.寻源：主要处理根据采购方案执行采购寻源的过程及寻源结果的处理，包括

合同的签订、采购结果的发布等。

4.执行：主要处理采购决策后续的执行过程，包括：订单与到货的商流与物流

过程；发票与付款的资金流过程。这一部分在ERP系统中实现，不包括在本

产品范围之内。

5.监督：主要处理采购全部过程的跟踪与监督及供应商评估等过程。

6.供应商门户：提供给外部供应商使用的门户系统，通过门户供应商可以了解

企业的采购动向信息，进行供应商注册，在寻源过程中与企业进行采购协同。

7.系统管理：包括基础档案管理、组织人员权限管理及其他的系统管理功能。

8.接口：包括与0A的接口，与第三方安全认证的接口，与ERP的接口。

9.查询与报表：主要处理日常查询、统计分析报表等业务。

1.2.2系统流程图

根据采购业务主流程，系统的主流程设计如下:

说明：

系统涉及2大主流程：

1.需求提出到需求满足主流程：包括申请、方案编制、评审、寻源、结果通知等

整个需求提出到需求满足的流程。

2.供应商管理主流程：包括供应商注册、信息变更、供应商评估与分级等供应商

全生命周期的管理流程。

2.基础档案

提供系统运行的最底层支持，设置基础档案信息保障业务流程正常进行。

2.1.采购目录

2.1.1业务说明

集团和各个分公司都拥有一个属于自己的采购目录，采购目录是一个产品分类的

列表，表示列表中的产品分类是这些机构需要集中采购的。

采购目录分为全局和局域两级管理，全局的采购目录对于集团所有用户都是可见

的，而局域的采购目录只有其所属公司可见，而其他分公司不可见。因此，对于一个

分公司的用户来说，其可见的采购目录包括全局的采购目录以及该公司自己所属的局

域采购目录。

2.1.2功能及操作描述

2.1.2.1【功能概要】

采购目录是产品分类中需要集中采购的那一部分产品分类的集合，用户可以从产

品档案的分类中选择需要集采的产品分类添加进采购目录中，也可以停用某些采购目

录中已有的产品分类。采购目录需要根据集中采购情况持续不断地维护。

2.1.2.2【操作界面及说明】

首页采购目录

保存取消▼

采购目录案号采购目录名称集团集中采购总目录制单日期回管理级别全局▼所届公司：山Q

备注集团总部各部门及全集团所有分子公司集中采购目录

来购目录子表型啖I4

y产品分类使用伏态

工;笔记本使用中

2•硬件设备使用中

3・软件使用中

司蝉人Q修改人Q修改日期同审核人Q

审核日期同审核意见

＞点击【增加】，在表头手工输入采购目录名称、备注，选择管理级别，采购目

录编号系统自动生成，制单日期系统自动记录。在表体增加该采购目录下包

括的产品分类，直接参照产品分类引用，使用状态分为“使用中”和“已停

用”，表示该产品分类在该采购目录中是否仍有效。

2.1.2.3【按钮功能】

表头按钮:

按钮名称级次功能说明

点击【增加】，新增•张空白单据。在表头输入采购目录名称、选

增加一择管理级别，在表体录入在此采购目录中需要包括的集中采购产

品分类，点击【保存】后即新增了一个采购目录

修改—•选中某个采购目录，点击【修改】即可进行修改

保存—新增或修改目录完成后，点击【保存】即可保存最新编辑的信息

取消一取消当前操作

删除―■选中某个采购目录，点击【删除】，确认后即可删除

浏览一翻页浏览采购目录

刷新—刷新当前界面

打印一点击【打印】，可以打印某采购目录单据

列表/卡片显示―•列表界面和卡片界面相互切换显示

表体按钮:

按钮名称级次功能说明

点击【增行】，表体增加一行，即可对新增行进行编辑。第一列“产

品分类”可参照出所有的产品分类，选中其中一个产品分类后该

分类即加入到该采购目录中；第二列“使用状态”下拉菜单中枚

增行一

举“使用中”和“已停用”两种状态，“使用中”表示该产品分类

在该采购目录中有效，''已停用”表示该产品分类在该采购目录中

无效

插入行—■选中某行，点击【插入行】，在被选中行的上方插入一空白行

删行一选中某行，点击【删行】，则该行被删除

2.1.2.4【接口说明】

行操作中选择产品分类时需要参照引用产品分类档案。

2.2.专业档案

2.2.1业务说明

专业档案是服务于专家档案的，建立专家档案时需要指定专家的专业及主专业。

专家的专业在此功能点定义。

2.2.2功能及操作描述

2.2.2.1【功能概要】

在采购寻源过程中，选择、抽取评标专家时.，经常会根据专家的专业进行筛选。

专家的所有专业都由专业档案维护，维护专家档案时，专家的专业都参照专业档案选

取。

【操作界面及说明】

首页专业答案

丽—S改!删除浏览▼，用蜥，列表显示万亩一

专业编码"L专业名称//乩制单人0制单日明回修改人

修改时间f国

备注

＞点击【增加】，手工输入专业编码、专业名称、备注。点击【保存】即可保存

该专业的信息；

注：已经被专家档案引用的专业档案不允许删除。

【按钮功能】

按钮名称级次功能说明

点击【增加】，输入专业编码、专业名称、备注，点击【保存】后

增加

即新增了一个专业

修改―•选中某个专业，点击【修改】即可进行修改

保存一新增或修改专业完成后，点击【保存】即可保存最新编辑的信息

取消取消当前操作

删除—选中某个专业，点击【删除】，确认后即可删除

浏览一翻页浏览专业档案

刷新一刷新当前界面

打印一点击【打印】，可以打印某专业单据

列表/卡片显示—■列表界面和卡片界面相互切换显示

2.2.2A【接口说明】

建立专家档案时，专家的专业信息参照引用专业档案。

2.3.专家档案

2.3.1业务说明

在采购寻源过程中，需要专家参与评审会议，对供应商进行评分、投票、写评语

等活动。寻源中的专家即来源于专家档案。

本功能点用于维护专家信息，这些专家可以来自集团内部，也可以来自集团外部;

同时，专家拥有不同的专业，专家可以拥有多个专业，但有且只有一个主专业。

2.3.2功能及操作描述

2.3.2.1【功能概要】

系统拥有一个专家档案，在这个专家库中建立和维护专家档案，所有的专家人选

都是从这个专家库中抽取、指定。同时用户可以封存某专家使之不再可用或停用某专

家暂时不用，待恢复后再参照引用。

2.322【操作界面及说明】

＞点击【增加】，在表头手工输入专家编号、选择专家分类（枚举“内部专家”

和“外部专家”）、来源方式（枚举“部门推荐”“自报”和“上级挑选”）、联

系电话、EMAIL,参照引用该专家在系统内的用户，在表体编辑该专家的专业

情况；

＞字段“专家选择”参照的是该机构的（人员分类=外部专家）人员档案，设置

该项是为了将专家信息与系统用户关联，便于外部专家可以以系统用户的身

份登录系统进行评标；

＞专家分类包括内部专家和外部专家，内部专家会对应专家选择字段选择的人

员，自动显示专家姓名、工作单位、工作部门、联系电话和EMA11；外部专家

只显示专家姓名、联系电话、EMAIL工作单位和工作部门需要手工输入；

＞表体中是专家拥有的专业，一个专家可以拥有多个专业，但必须拥有且只能

拥有一个主专业；

＞用户可以点击【停用】暂时停止对专家的引用，被停用的专家在其他模块中

参照专家时不再显示，点击【恢复】才能再次使用，系统会自动记录停用人、

停用时间；

＞用户点击【封存】表示永久性地不再引用该专家，封存后不能恢复使用，系

统会自动记录封存人、封存时间；

＞注：已经被引用的专家档案不允许删除。

2.3.2.3【按钮功能】

表头按钮:

按钮名称级次功能说明

增加一点击【增加】，在表头输入专家编号、选择专家分类、来源方式等

信息参照专家选择，在表体录入该专家的专业及是否主专业属性，

点击【保存】后即新增了一位专家的档案

修改一选中某个专家，点击【修改】即可进行修改

新增或修改专家档案完成后，点击【保存】即可保存最新编辑的

保存一

信息

取消―■取消当前操作

删除—选中某位专家，点击【删除】，确认后即可删除

浏览一翻页浏览专家档案

刷新—刷新当前界面

打印―■点击【打印】，可以打印某位专家档案单据

列表/卡片显示一列表界面和卡片界面相互切换显示

选中某位专家，点击【停用】，该专家在其他模块暂时不能再被参

停用一

照引用

恢复—■选中某位被停用的专家，点击【恢复】，该停用专家可被参照引用

封存—•点击【封存】，该专家在其他模块永久性地不能再被参照引用

表体按钮:

按钮名称级次功能说明

增行一点击【增行】，表体增加一行，即可进行编辑

插入行―-选中某行，点击【插入行】，在被选中行的上方插入一行

删行—选中某行，点击【删行】，则该行被删除

23.2.4【接口说明】

开标前，采购承办人会在专家看板中根据专家结构抽取或指定具体专家人选，具

体的专家人选来源就是专家档案中已经建立且没有被停用、封存的专家。

2.4.采购寻源流程预置

2.4.1业务说明

系统将企业的采购寻源业务中的活动进行归纳提炼，总结出8种采购环节类型，代

表采购寻源中的8种活动，这8种采购环节类型分别是：邀请函、发标、发布与应答、

评分标准、开启、会议、专家评分和采购决策。采购环节类型决定了该采购环节所要执

行的动作与需要实现的功能，操作员在采购项目里可以多次执行某一类型的采购环节。

采购环节类型由系统预置，用户只能引用，不能增加采购环节类型。企业绝大多数的采

购寻源流程，都可以通过将以上8中采购环节类型进行排列组合而实现。采购寻源流程

预置就是定义不同采购活动的采购环节顺序的功能点。

在本功能点，用户可以创建多个预置的采购寻源流程，这种预置的流程被称为采购

模板。每个采购模板可配置一系列采购环节，三种主要的采购方式，招标、谈判和询价,

都可以以采购模板为载体实现寻源过程的系统化、流程化，其他的寻源方式也可以通过

采购模板灵活配置出采购流程。

采购人员在编制采购方案的时候，需要根据方案的具体情况选择合适的采购模板，

采购方案执行的过程就是按照采购方案中事先定义好的环节类型的顺序展开的。

2.4.2功能及操作描述

2.4.2.1【功能概要】

本功能点主要根据采购方式的要求，将采购寻源过程分解成若干步骤或环节，利用

采购模板这一载体组合所有环节，支持采购过程可配置。所有环节的功能都由其所属的

环节类型决定，其中各环节之间的关联及约束是通过采购模板提供的一些属性实现的。

采购模板需定义采购环节的一些特殊属性，实现采购方案执行过程步骤化及可约束

性。如，属性“完成时限”控制采购环节执行的时间，“关键环节”定义采购环节执行

的重要性及必要性，“前置环节”约束环节的前置步骤，“支持多轮”表示该采购环节可

以执行多次且次数不限制，“回退环节”实现了采购环节执行后可以重新返到回退环节

再执行的功能。

采购模板须经过审批通过才能生效使用。

2A.2.2【操作界面及说明】

2.4.2.2.1采购模板编辑

>点击【增加】，新增一个采购模板，在表头手工输入模板名称、选择采购方式

（枚举“招标”“谈判”“询价”和“其他”）；在表体编辑相应采购方式下具

体执行的采购环节及其属性；系统会自动记录单据号、采购模板所属公司和

所属部门;

采购模板编辑完成保存后，须审批通过才能使用，在采购方案可以被参照引

用;

>如果某采购模板需要暂停使用，点击【失效工失效的模板在其他模块