文件控制程序五

文件控制程序1.目的对与管理体系有关的文件及资料进行控制，确保所有使用场所都能得到适用文件的有效版本。2.适用范围适用于与本公司管理体系有关的文件和资料的控制。3.职责3.1本程序的归口管理部门为总经办和工程部（以下称：文件管理部门）。3.2总经办负责管理类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。3.3工程部负责技术类文件和资料的编写、发放、更改、标识、回收和作废、归档等全过程活动的管理。3.4最高管理者负责管理手册的批准发布3.5管理者代表负责管理体系程序文件和其他文件的批准发布。3.6各职能部门及项目部对所使用的文件和资料按要求进行控制。4.工作程序4.1文件的编制、审核、批准和发布4.1.1管理体系文件a.管理手册由管理者代表组织编制并审核、最高管理者批准发布；b.管理性程序文件由管理者代表组织编制并批准发布。4.1.2技术性文件和资料a.技术性文件由工程部组织编制并审核、总工程师批准实施；b.工程部应确保施工验收规范的有效性。4.1.3其他管理性文件由各部门编写、部门负责人审核、公司分管领导批准。4.1.5文件经审批后，原版文件分别送总经办和工程部保管，总经办和工程部负责识别现行修订状态（版本、第几次修改），进行编号，在《有效文件一览表》上登记并发放到相关部门。4.1.6《有效文件一览表》至少应包含以下内容：a.（收）发文日期；b.文件编号；c.文件名称；d.版号/修订状态。4.2体系文件编号规则4.2.1管理手册ZBJ/QEO1-2006年号管理手册识别号管理体系文件浙江标力集团建筑工程有限公司4.2.2程序文件ZBJ/QEO2□□--□□□□年号程序文件序号程序文件识别号安全管理体系文件浙江标力集团建筑工程有限公司4.2.3第三层次文件ZBJ/QEO3□□□-□□-□□□□编制年号文件分序号文件序号第三层次文件识别号管理体系文件浙江标力集团建筑工程有限公司说明：G-管理性文件识别号，J-技术性文件识别号4.2.4记录表格编号记录表格序号ZBJ/QEO4□□—□□记录表格识别号浙江标力集团建筑工程有限公司对应程序文件序号管理体系文件4.3文件的发放和回收4.3.1管理手册和程序文件由总经办负责发放，在《文件资料发放登记表》上作好记录。4.3.2经管理者代表同意发给客户或外部其他人员的管理手册和程序文件，一般为非受控本，由总经办登记造册。4.3.3技术性文件、施工验收规范、国家和行业标准等由工程部负责发放，在《文件资料发放登记表》上作好记录。4.3.4文件一旦失效或作废，应由总经办和工程部分别按原发放范围收回全部受控文件的旧版本，以保证有关场合使用相应的有效版本。4.4文件和资料的更改4.4.1文件和资料的内容会因组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化，文件管理部门必须对文件进行评审。若需要修改文件，填写《文件更改审批表》，按规定审批权限再次批准，文件更改批准后，由文件管理员或使用部门实施更改。更改时，应注明更改标记、生效日期以及更改人签名、日期。4.4.2文件和资料更改的方式a.修改：当更改内容不多时，由文件发放部门下达《文件更改通知单》，由使用部门的文件管理员在《文件更改通知单》上签字并在文件的相应位置上进行划改。b.换页：当修改内容较多时，文件发放部门对更改页重新打印后，对所有受控文件进行换页，收回旧页，在《文件资料发放登记表》上作好记录。c.换版：当文件内容需大部分更改或原文件已多次更改影响使用时，由文件发放部门重印新版，进行更换，收回旧版本，在《文件资料发放登记表》上作好记录。4.5文件的借阅需临时借阅文件的人员，经文件管理员同意，必要时经相关领导批准后填写《文件借阅登记表》，方可借阅文件。借阅者应在指定日期内归还文件，以防丢失或损坏。4.6文件的复制受控文件和资料破损或丢失需要补发或复制时，必须经文件管理部门负责人同意后方可补发或复印。复印件列入受控文件范围，按受控文件统一管理。4.7外来文件的控制ａ.总经办负责识别、收集和评价、发放、更新有关的国际公约、国家法律及国务院、国家部委及地方法规、政府部门的公文等；ｂ.工程部负责识别、收集和评价、发放、更新国家、行业、地方的相关标准和规范及其他要求；ｃ.具体按《法律法规和其他要求管理程序》执行。4.8作废文件的处置4.8.1对作废文件，原发放部门负责从所有发放和使用现场及时收回，用黑色记号笔划去原有标识，加盖蓝色“作废”标记，注明日期，集中保管，并与有效文件隔离。4.8.2因法律或其他原因而保留的部分作废文件，必须经管理者代表批准，在“作废”标记下加盖红色“参考”章，防止作废文件的非预期使用。4.8.3除参考保留外,其余作废文件,由总经办/工