单位工程物资采购管理制度

物资管理制度（一）机构设置与职责1、机构设置项目物资设立二级管理机构，项目经理部设物设部，各工区设材料室。(1)项目物设部为项目的物资主管部门，在项目经理部领导下，按照项目物资管理办法，为项目工程物资提供采购、供应服务，对项目物资管理进行监督、检查、指导、协调和服务等工作。(2)各工区材料室是现场物资责任部门，对责任范围内的现场物资管理工作负责。2、职责(1)项目经理部物设部职责①结合铁道部和建设单位、上级物资管理办法及相关规定；制订项目部物资管理实施细则及考核办法并组织实施；负责项目部与物资有关的“三体系”管理。②编制单位工程《物资申请（采购）计划（分类）》，报公司物设部审批。③负责项目部采购的合格供方调查评价，合同评审及资料报公司物设部审核；在授权范围内组织或参与物资招（议）标采购。④负责物资进货、验收、保管、搬运、仓储、发放、结算、付款、文明工地及安全管理工作。⑤责物资质量验收、通知检测单位对进场原材料进行检验/试验，并对技术资料进行收集、归档、移交。⑥责物资定（限）额发料、统计、核算、经济活动分析。⑦单位工程分别建立物资定（限）额发料、消耗台账以及物资成本台账。⑧责周转料计划申请、租赁、使用、维护、保养。⑨协调处理现场物资管理的相关问题；对不合格物资实施评价、处置，以及对处置后的符合性验证。⑩调与业主的关系，完成业主要求的各项业务工作；对各工区的物资管理工作实施指导、监控职能。(2)工区材料室职责①照物资管理规定要求，做好材料现场管理工作。②材料和产品的记录管理；建立各项材料台帐。③责准备、提供与本工区材料工作有关的管理评审资料。④材料和外购件产品的仓储、保管和发放，确保材料质量和安全。⑤项目经理部的要求，积极配合物资主管部门工作。⑥成领导交办的其它工作。（二）计划管理1、计划编制依据(1)设计文件；(2)物资消耗定额；(3)项目物资成本核算规定和施工配合比；(4)项目施组和进度安排。2、计划种类(1)物资需用计划；(2)物资申请计划；(3)物资采购计划；(4)物资供应计划；(5)物资调整、补充计划；(6)按计划期限分为：月计划、季计划、年计划、项目总计划。3、计划编制及审批(1)物资计划一般应包括以下内容：物资品名、规格型号、材质要求、供应时间、需用数量、编制说明；(2)物资申请计划实行“谁提报，谁负责”的原则，由于迟报、误报、错报、漏报等原因而影响物资供应，造成的经济损失，由提报单位负责。(3)物资需用计划。项目部工程部在施工图纸（或部分）到达后，根据计划编制依据，编制单位工程《物资需用计划》，报公司工程部审核，向项目部物设部交底。如初期图纸未到齐，先做一份初期单位工程《物资需用计划（初期）》，图纸到齐后再作一份单位工程《物资需用计划（修正）》。(4)项目部物设部依据单位工程《物资需用计划》，以及初期库存、内部可利用资源，编制单位工程《物资申请（采购）计划》；并分劈为单位工程甲供、甲控、分包单位采购、自购《物资申请（采购）计划（分类）》，报项目总工、项目经理批准，报公司物设部审批（须附公司工程部审核的单位工程《物资需用计划》）；公司物设部依据采购权限进行分权、组织采购或委托项目部采购。(5)物资计划应根据市场供求情况及施工进度情况及时调整，在保证现场施工需要的前提下，考虑合理的物资储备；当期采购量（物资储备量）计算如下：★日常储备量=日均需用量×（周转储备天数×调整系数＋保险储备天数）★计划期内间断性需用物资，依据需用日期、供货情况确定一个用量，据以计算储备量★季节性物资，根据日均需用量和季节性供货日期确定(6)物资采购计划编制程序3、公司物设部：3.1将“2.2”的《物资申请(采购)计划（分类）》进行采购分权，组织或委托项目部对自购物资进行招（议）标采购。2、项目部物设部：2.1公司/项目部自购、供应物资：3、公司物设部：3.1将“2.2”的《物资申请(采购)计划（分类）》进行采购分权，组织或委托项目部对自购物资进行招（议）标采购。2、项目部物设部：2.1公司/项目部自购、供应物资：物设部依据年/季/月自购《物资申请(采购)计划（分类）》，按合同约定，向供货商分年/季/月提报。2.2甲供物资及甲控物资：2.2.1物设部依据年/季/月甲供《物资申请(采购)计划（分类）》按合同约定向业主分年/季/月申报。2.2.2物设部依据年/季/月甲控《物资申请(采购)计划（分类）》按合同约定向供货商分年/季/月提报。2、项目部物设部：2.1编制单位工程《物资申请(采购)计划》。2.2将《物资申请(采购)计划》分劈为：“甲供、甲控、自购《物资申请(采购)计划（分类）》”报项目总工、项目经理批准，报公司物设部审批。1、项目部工程部：项目部工程部编制单位工程《物资需用计划》报公司工程部审核，并向项目部物设部交底。一、物资采购计划编制程序1.1工程量变更/返工须编制《物资需用（补充）计划》。1、项目部工程部、物设部：工程部依据单位工程次年/季/月工程进度计划编制对应的次年/季/月《物资需用计划》，向物设部交底；物设部据此编制次年/季/月“甲供、甲控、自购《物资申请(采购)计划（分类）》”。二、物资供应计划提报（三）采购管理1、物资采购原则(1)适时：即按规定的时间进行采购。按照采购计划的要求，结合市场环境变化的因素，审时度势，于最适合的时间进行采购，以达到满足工程需要、节约施工成本的目的。(2)适质：即适宜的质量。所购物资质量是影响产品质量、成本的重要因素之一;质量过高，超过工程需要，是一种浪费；质量过低，不能满足工程要求，影响工程质量。(3)适价：可通过集中采购、招标采购等方式实现最低价格。(4)适量：即按规定的数量进行采购。(5)合法：即采购行为必须符合国家政策、法律、法规及本单位的规章制度。2、物资采购分类(1)甲供物资：指由铁道部或建设单位组织招标采购和供应的物资。(2)甲控物资：指在建设单位监督下，由项目经理部组织招标采购的物资。甲控物资，在集团公司批准后，由公司组织（或委托项目经理部）招标采购并签订合同，采购合同送建设单位备案。(3)自购物资：指由集团公司、公司、项目经理部自行组织招(议)标采购或其它采购方式采购的物资（项目部经理采购权限：0.5万元人民币以下不构成工程主体的零星急用物资）。(4)甲供、甲控、自购物资目录随铁道部和建设单位文件要求调整而调整。3、物资采购方式(1)物资采购依据项目合同、项目设计文件和建设单位要求，并综合考虑材料的使用属性、市场竞争状态分别采用招标(公开招标、邀请招标、竞争性谈判等)、询价、协商等方式进行。(2)大力推行物资集中招标采购，凡具备招标采购条件的物资必须通过招标方式采购。(3)合格供方选择：公司物设部（或委托项目部）依据自购《物资申请（采购）计划（分类）》，在合格供方名册中或经新评价为合格供方中选择。(4)邀请合格供方，通过招（议）标拟定中标单位。(5)与中标单位进入合同实质谈判，拟订合同条款、经采购单位合同评审后正式签订合同。(6)委托项目部进行单批物资≥10万元人民币的采购，招议标采购资料、合同及评审资料须报公司物设部备案。4、物资采购规定(1)甲控物资招标采购根据铁道部和建设单位相关文件规定进行。(2)甲供、甲控物资，项目经理部不得以任何理由越权自行采购，如因供应困难等原因造成确需自行采购时，须由项目经理部报建设单位批复同意后方可进行。并经公司委托由项目经理部在合格供应商名录范围内统一进行采购，项目经理部须及时统计包括料款、价差等数据资料向相关单位报批。(3)自购物资采购根据集团公司、公司相关采购管理规定进行。(4)火工品及其他危险化学品按国家和集团公司、公司的相关规定执行。5、物资采购合同(1)除小额、零星的采购以外，物资采购均必须与供方签定书面物资采购合同后实施采购，合同必须符合有关法律、法规的要求。(2)物资招标采购合同应采用招标文件中提供的合同文本。(3)其他物资采购合同文本应采用集团公司示范文本和行业通用文本。(4)物资采购合同应尽可能涵盖以下主要内容：①物资的名称、规格、生产厂家、型号、材质、计量单位、数量、价格。②合同签订的时间、地点、技术标准、质量要求。③供货时间、供方对质量负责的条件和期限、运输方式、交货地点、接货或提货方式。④结算方式及期限、供货方收款帐号。⑤意外责任赔偿约定、验收方法、验收标准、方法及提出异议期限。⑥合理损耗及计算方法、包装物回收及有关费用的分担。⑦违约责任和纠纷解决方式。⑧物资采购合同签订后，供需双方应遵循“诚实信用”的原则，全面履行合同规定的权力和义务。⑨物资采购合同及物资采购合同的变更、解除由物资管理人员起草，报领导审批，财务部门备案。⑩项目经理部应建立合同评审制度。对合同的合法性和完整性进行评审，建立《物资采购合同评审记录》，并按要求归档管理。（四）供应商管理1、资源调查：各级物资管理部门应组织相关人员经常性的开展物资市场调查，调查的主要内容应包括各种主要材料的供应厂商、供货能力、产品质量、供应价格、运输条件等，同时应注意收集供应厂商的有关资料，为采购合同的订立及采购合同的修改提供基础性数据支持。2、物资适应性检验：凡需要在采购前进行检验的物资，应由试验室根据物设部门提供的供应商对其供应的物资进行检验，试验室出具检验报告及相关材料，物设部门根据试验室提供的实验结果拟定潜在供应商候选名单。3、供应商资格预审：(1)对于自购物资，物资管理部门根据物资申请计划和工程技术要求选择供应商，选择供应商应进行资格预审。(2)资格预审应审查：供应商和代理商的企业简介、营业执照、法人代码证、资质证书、生产许可证、质量体系认证证书、企业财务状况等资质证明文件的完整性、真实性、准确性、时效性，并将审查结果填入《供方评价表》。(3)对于资源调查收集的各方面条件较好，价格较具优势的甲控物资潜在供应商，我们应尽量帮助其通过建设单位的资格预审。4、供应商考察(1)当资格预审资料不完整或对物资有特殊要求或有关方面对资格预审有调查要求时，物设管理部门应在采购前对供应商进行考察，必要时应会同工程技术和财务部门等参加。(2)考察的内容为资格预审尚未包括的项目或须核实的项目：如生产状况、人员状况、原料来源、设备配置、质量保证能力、供货保证能力、保险保函能力等。(3)考察应形成考察结果，并作为《供方评价表》评价的基础资料。5、供应商评审：项目经理部应加强对供应商的资质、信誉、供货能力、质量保证能力以及是否符合环保要求、价格等进行综合评定，保留甲供、甲控物资供应商相关资料，对不合格供应商应形成报告报建设单位；形成自购料供方评价表。6、合格供应商管理(1)物设部门保留《供方评价表》(必须有评价结果)，对通过合格供方评价的供应商，经主管领导会签后，相关资料报公司物设部审核合格后，列入《合格供方名册》。(2)《合格供方名册》应进行动态管理，每年由原评价、选择单位对合格供方进行一次复评，并将所供产品质量、交货时间、售后服务等业绩，以及是否保留其合格供方资格等填入“物资供方复评记录”，于每年3月10日前报公司物设部；对供货不及时现象较普遍且在通告后仍未好转的，或供货不及时造成较严重影响，除按照合同及时索赔外，应通过评审会议，及时将其从《合格供方名册》中注销。（五）物资供应管理1、物资供应方案由项目经理部制定。物资供应方案包括：(1)是否设立中转料库，中转料库的选址、规模、费用控制等。(2)中转和直供物资确定，中转物资仓储、配送费用确定。2、甲供、甲控物资和集团公司、公司、项目经理部采购物资由项目经理部物设部组织供应。（六）物资进场验收、检验管理1、物资验收应遵循“准确、及时、严肃、监督”原则；严禁只凭票不见实物的验收/点收方式；必要时各项目根据项目实际应制定具体的物资采购验收准则。2、所有物资必须在规定的验收时间内完成验收，所有到库物资都要有验收时间登记并按规定进行标识。一般物资应在24小时内验收完毕，特殊物资和大批量物资可适当延长期限，但一般应该在3个工作日内完成。3、对于直接进入工地的物资必须由材料人员和项目经理部指定的其他员工共同清点数量（参与清点人员不少于两人），签写收料单，记录每日材料到位情况；送货人须凭此收料单到项目经理部交付质保书，并由专人签字登记，该收料单方可作为结算依据；依据收料单填写物资验收记录，填写应准确、完整并有物资主管、管库员签字，否则视为无效验收。4、钢材验收应附生产厂家的材质证明书，水泥附3天和28天化验单，混凝土外加剂和其它构成工程实体的结构性材料应附产品合格证和材质证书，其它材料一般应附产品合格证。5、特殊物资和需在供方处检验的物资，应在合同或技术文件中规定验证的方式和物资的交付方法。6、物资材料的计计量设备必必须经过当当地计量检检定机构或或具有相应应资质的计计量检定机机构进行定定期检定，确确保计量精精度。检定定不合格的的计量设备备不允许使使用。7、对工程实体质质量有影响响的钢材、水水泥、粉煤煤灰、外加加剂以及其其它需要检检验和试验验的物资，在在使用前应应严格按规规定的检验验、试验程程序进行检检验。物资资管理人员员在物资到到达时，及及时填写《检检验/试验通知知单》，内内容包括产产品名称、产产地、品种种、规格、型型号、进货货数量、进进货日期、使使用部位及及堆放场地地通知工程程试验部门门做好取样样检验，并并附产品质质量证明单单或产品合合格证、出出厂检验报报告原件，当当无原件时时可使用加加盖经销商商单位红章章的复印件件，必要时时提供该物物资的技术术标准。试试验室在规规定的时间间内完成检检验并及时时出具检验验报告通知知物设部门门。8、进料检验后，应应做好检验验状态标识识，并及时时、准确、规规范填报验验收记录和和台账记录录。9、对进料验收合合格物资及及时办理入入库手续，填填制材料点点收单。采采购人员在在凭购物发发票向财务务部门报销销料款时须须将材料点点收单一并并附上（附附件1）。10、物资验收、检检验程序如如下：1、验收准备：确定保管地点、安排搬运作业、核对计量器具、收集有关技术资料。21、验收准备：确定保管地点、安排搬运作业、核对计量器具、收集有关技术资料。2、核对凭证，确认其符合性:核对供货合同、发货单、装箱单、出厂检验合格证、技术资料、运输凭证、货运记录及有关技术标准等符合无误。发现不符合，及时查明原因，分清责任。3、实物验收。管库员或材料员负责外观质量和数量验收，需要进行检验/试验的物资按规范执行。3.1货物质量检验验收3.1.1外观检验。外观完好无损、无不良和失效现象；对照合同及包装标志核对物资品名、规格型号、材质、等级相符无误。3.1.2对包装好的物资，应核实包装物名称、规格型号和件数；到仓库后在规定时间内开箱验收，按清单当面点清，发现问题交接双方签认，向供货方提出索赔。3.2货物数量验收3.2.1数量验收采用计量器具和其它验收手段进行，计量方法采用过磅计重、理论换算、点数计件、量方等方法，以合同约定或通用验收标准为准。3.2.2单个项目或一个进料通道自购砂石料消耗合计在1万m³及以上的须安装电子汽车衡，钢材、水泥、大堆料原则上按过磅计量；计件物资可采取全检或抽检。物资验收、检验程序4、验收结果处理：4.1经核对凭证、实物验收后，填制“收料单”，并及时登账。4.2对钢材、水泥等构成工程实体的物资应按规定检验批量和试验要求进行内在质量复检；复检中发现不合格的必须单独存放，妥善保管，不得动用，不得办理入库，设置“不合格”标识。4.3对在验收中发现数量、质量问题，要做好验收记录及处置记录、及时查明原因，分清责任，通知供方及时处理；不合格的劳动防护用品一律按退货处理。验收合格的物资应及时点收入账，并对单据、凭证按规定进行管理。5、物资检验/试验：5.1物资进场后，项目部物设部按规范要求通知检测单位进行检验/试验，砂石料样品在进货前进行。5.2检测单位应及时报告试验结果；试验结果以电话通知的，须作好记录。5.3有见证复检要求的要通知业主代表、监理见证取样、送检。5.4项目部物设部进货时查验产品原有标识，按规定检验/试验，按合格、不合格、已检待定及待检作好标识。7、紧急放行条件7.1必须是工程施工的急需物资。7、紧急放行条件7.1必须是工程施工的急需物资。7.2不影响结构功能，能返回的物资，由批准人明确紧急放行物资的数量及次数。7.3必须做出明确的标识和记录，一旦出现不合格实施纠正时，不会对工程质量产生影响。8、紧急放行的办理8.1项目部物设部填写《紧急放行申请和审批报告》交项目总工。8.2由项目总工批准后，物设部发料。8.3紧急放行的产品，由项目部质检员作好标识记录。若发现不合格品应由物设部追回并提供合格产品。9、物资/设备不合格品控制及纠正措施9.1物资/设备不合格品由项目部物设部挂“不合格品”字样标签，单独存放或