印信管理制度DOC

印信管理制度概述第一条信指公司的公章、合同专用章、财务专用章、内部专用章、人名章等（以下统称印章）及营业执照、法人代码证、税务登记证、统计登记证等各种证照、法人委托书、公司介绍信、证明信等；第二条本制度适用于**公司总部及分部；第三条印信管理的最高机构为总部总裁办。印章管理第一条印章的保管：一、总部及各分部公章（含商店公章）、合同专用章由总部及各分部总办专人保管；财务专用章（含商店财务专用章）由财务部指定专人保管；各部门内部专用章由各部门经理保管；二、各单位印章必须保存在加锁的柜内（公章一律存放在保险柜内），若遇保管人出差或长时间（半天以上）外出，需将钥匙交部门负责人或指定专人保管；三、保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印审批单，方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在公司指定的第三者监督下进行，并填写印章交接单，由双方接交人及监交人签字确认，原则上由部门负责人监督交接；第二条印章的使用范围：一、公章：用于公司行文，办理委托书、证明、银行开户等日常公务使用；公章用于签订合同或协议时，参照“合同专用章”管理方法执行；二、合同专用章：用于公司与外部机构签订合同、协议使用；三、财务专用章：用于签证财务凭证、财务发票、收据及财务报表时使用；四、内部专用章：用于以部门名义印发的各类公文、函件、证明使用；第三条印章使用要求：一、公章、合同章：1、由使用人填写《用印审批单》，按照授权管理规定由相关领导审批，遇特殊情况，无法签字审批时，需在电话认确的情况下盖章，事后补签确认；2、公章保管人只有印章加盖权，没有审批权。印章使用审批人只有审批权，没有使用权。印章保管人凭印章使用审批单加盖印章；3、公章保管人在加盖印章时，要严格审查用印文件、合同、资料名称是否与审批单内容相符；4、所有印章原则上不得外借或带出办公室。更不得转交他人保管。特殊情况需借出的应履行审批程序，原则上借出印件须当日归还。5、存档方法：印信管理人员应留存一份用章文件、合同文本随《用印审批单》一并以月为单位按时间顺序存档。6、加盖合同专用章的合同，如合同条款涉及财务应收应付的，合同用章前应交财务部审核，并在用章后将一份交财务部备档。二、内部专用章：1、各部门申请内部专用章须经总裁/总经理审批（原则上人力资源部、业务部、客服部、物流部可以申办内部专用章）；2、以各部门名义印发的各类公文、公函加盖内部印章前须经部门负责人审核同意方可使用；3、公司内部印章仅在公司给各部门的授权范围内有效，对外不具法律效力；证照管理第一条证照管理：一、总部及分部的证照管理（保管、使用）统一由总部及分部的总办专人负责保管。各商店营业执照正本由店长签字领出放于商店财务室保管；二、证照的申请办理年检、换证工作由行政部负责，并在办理完毕后交接给总办。三、营业执照、组织机构代码证等不得随意复印，复印件应从专管人员处获得，复印件上须加盖复印件使用专用章；四、使用证照原件须按流程审批，并办理相关手续后方可借出使用；第二条介绍信、证明管理一、使用范围：公司办理公务或证明员工情况时使用。二、管理要求：1、严格按照实际情况填写有关内容。2、保证介绍信的内容、编号与存根联一致。3、不得在空白的介绍信上加盖公章。4、每年1月15日前将上年度的介绍信存根和剩余介绍信归档、封存，一本介绍信不得跨年度使用。印信、证照的盘点总办负责每半年度末月25日对所有证照及印信现存及使用情况进行盘点，盘点结果要求以通报形式于次日16:00前报总部总裁办。管理罚则为保证印信管理的安全性，避免不应有的法律风险，现明确印信管理的罚则。印信专管人员或借用印信的使用人未扫本制度规定保管、交接、使用、归还，但未造成直接经济损失的，视情节轻重，按照《奖惩制度》的规定给予严重警告或以下程度的处罚。信专管人员或借用印章的使用人未按规定要求存放印信于指定位置，存在丢失或失控隐患的；二、未经批准，印信专管员或借用印信使用人私自将印信交他人代管的，处10分以下行政处罚；三、印信专管人员未按要求，留存审批单或未将审批单进行归档，或未按期进行盘点管理的；四、因印信专管人员或借用印信的使用人保管不力造成印信丢失的；五、借用印信未按期归还，且未经批准无正当理由的；六、印信专管人员违反本制度中明确的管理需求规定的。第二条印信专管人员或借用印信的使用人未扫本制度规定保管、交接、使用、归还，已造成损失的，责任人除赔偿所造成的全部经济损失以外，公司仍将视情节轻重追究法律责任，并追加记过直至解除劳动关系的处罚。未经批准，擅自将本人借用的印信转借他人使用的；因印信专管人员或借用印信的使用人保管不力造成印信丢失的；借用