GE塑料上海二期厂房扩建工程项目 文件归档要求

PAGE项目文件归档要求项目代码：T06028-CM01-120用于本工程06.12.110宗振中黄传勇高朝阳版次文件说明日期编制校对审核审定项目文件归档要求目的为了进一步加强工程项目文件建档归档工作的标准化、规范化管理。达到项目文件档案归档的系统性、完整性、准确性，特制定本实施细则。适用范围本实施细则适用于公司各部门承担的各类咨询、设计、采购、施工、工程承包、基建项目的文件管理及建档、归档工作。职责3.1项目经理3.1.1工程项目经理负责项目文件资料的建档、归档工作的组织、协调和归档计划的实施；3.1.2制定工程文件资料管理统一规定，确定项目秘书，保证项目文件的完整性；3.1.3负责本工程项目文件归档的组织鉴定工作。3.2设计经理3.2.1在项目经理的授权下，设计经理负责项目设计文件资料和设计成品文件归档工作的组织、协调和归档计划的实施；3.2.2负责设计依据性、设计过程中形成的管理性和项目技术资料的收集、整理、建档和归档工作。3.3采购经理3.3.1在项目经理的授权下，负责组织采购文件资料和有关质量记录的收集、整理、建档工作；3.3.2负责采购文件资料归档整理的鉴定工作。3.4施工经理3.4.1在项目经理的授权下，负责项目施工和开车阶段文件材料的收集、整理、建档工作；3.4.2负责施工管理性文件材料归档整理的鉴定工作。3.5项目秘书3.5.1项目秘书在项目经理的领导下，负责项目实施期间项目文件资料、来往函电的管理工作；3.5.2负责项目文件资料的接收、编目、分类、登记、传递、发放、借阅管理等，并定期进行整理、组卷；3.5.3负责项目实施阶段项目文件的保管工作；3.5.4确保项目建档文件符合规定文本格式，符合建档标准；3.5.5确保项目实施期间所形成的文件资料的安全；3.5.6项目结束时负责实施项目文件资料的清理、鉴定、整理、汇总、编目、组卷和文件移交的归档工作。4.建档原则4.1项目文件的建档应从项目的立项开始，直至项目实施阶段结束（或竣工），并将项目文件移交到公司档案处。工程项目文件建档工作必须设专人负责，专人管理。4.3建档文件必须按文件类别分类管理，做好文件标识。4.4需对建档文件有效性进行控制。5.项目文件建档和归档范围项目文件建档和归档范围（见附件1）。6.建档文件的管理及工作标准6.1建档文件管理包括：收集、接收登记（《项目文件资料接收登记表》见附件2）、建档、分类、整理、编目、保管、文件发放、提供利用、移交归档。6.2文件资料建档需建立文件分类索引，易于识别和检索。并需制定建档文件管理规定（含借阅、复制、发放、保管、审批）；建档文件必须分类正确，排放有序，有建档编号；6.4项目文件资料的建档要与项目实施过程同步进行,项目申请立项时,即开始进行项目文件资料的积累、整理、审查、建档工作。项目竣工验收时，完成建档文件资料的归档工作；6.5工程总承包项目，在项目竣工时,属于建设单位归档范围的档案资料,应将已建档的各分包单位的文件资料进行汇总、整理。向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。6.6文件分类与编号项目文件资料的分类与编号执行《项目文件控制规定》(QS-A0104-R0)。6.7编目格式(见附件3：卷内目录)。6.8保管项目文件资料的保管必须具备保管条件，有专用文件资料存放装具，具有保管条件的安全措施，满足保管要求。6.9提供利用项目建档应建立文件资料检索系统,做好三项服务。即：文件档案阅览服务、文件档案复制服务、文件档案的提供利用服务。6.10移交归档6.10.1工程项目文件档案的移交包括两方面：一方面是向工程建设单位移交档案；另一方面是向公司档案处移交归档档案。移交档案的要求：——向工程建设单位移交档案,必须按照合同规定要求执行。并严格履行移交手续；——向公司档案处移交档案，必须按照公司规定的归档内容、归档标准进行移交，并严格履行移交手续。6.10.2工程项目档案移交清单(见附件4)。7.建档文件的保存与保管7.1建档文件的存放需满足保管要求。应有文件专用柜(或装具)，确保文件安全，预防文件的丢失与损毁。7.2特殊载体文件的保存7.2.1为防止传真文件原件的褪色，需将传真原件进行复印,保存传真文件的复印件；7.2.2电子文件的建档需进行双重备份保管；7.2.3照片载体文件的存放需使用档案专用像册，并编制照片说明；7.2.4光盘载体文件需使用光盘盒存放，避免划伤或损坏盘面；7.2.5音像载体（录音带、录像带）文件需做好标识，编制内容简介；7.2.6特殊载体文件的建档必须建立目录索引和文件标识。并按特殊载体文件的材质特性进行保管与管理。归档要求8.1设计实施计划（设计开工报告）发布的同时分别发送给底图组、蓝图组各一份备查（同时归档1份）。8.2凡是与外单位合作设计的项目，为了保证其该工程文件的有机联系和完整性，在与合作单位签约时，应明确规定共同合作的对方单位，应将该单位的设计成品文件归我公司档案处一套备查。8.3归档文件资料的质量要求按《技术档案管理制度》(390—02—99)执行。9.归档办法9.1设计成品文件9.1.1设计成品纸质文件，由设计经理组织各专业进行整理、分类、鉴定、组卷，统一到档案处办理归档（纸质文字文件到蓝图组办理归档；纸质底图文件到底图组办理归档；）。9.1.2纸质设计成品底图文件按设计专业组织归档。归档时需携带《设计完工报告单》、《图纸、资料复制申请单》、《设计计算书》（非标设备图纸需携带《技术特性表》）到档案处底图组、蓝图组办理归档登记手续，待档案人员检验合格后，方可归档入库。9.2项目管理文件的归档，由项目经理统一组织到档案处蓝图整编组办理移交归档。归档时需编制移交目录清单一式两份,双方按照目录进行清点,由档案整编人员检验合格后，双方签字确认，办理归档移交。并由归档移交人将《归档文件报告单》（附件5）交送至项目经理部备案。9.3项目照片载体文件的归档，由项目经理组织收集、整理（需将照片、底片整理成册，准确的注明工程名称、标题、照片内容简介、拍摄时间），编制像册组卷照片档案目录，到档案处底图组办理归档。9.4项目声像载体文件(录音、录像)的归档，由项目经理组织整理，编辑归档声像载体档案的内容提要，到档案处底图组办理归档。9.5工程项目电子文件的归档9.5.1工程项目电子文件包括报价、项目建议书、方案设计、可行性研究、初步设计和基础设计、施工图和详细设计、采购和施工管理服务、EPC项目各阶段的电子文件（含项目的规定、表格、说明、图纸、计算书等）。9.5.2电子文件归档工作由项目经理组织分批归档或一次归档，归档时间与纸质文件入库时间同步。9.5.3工程项目电子文件归档以电子邮件方式发送至“天辰图档库”地址，归档单元最小单位为专业或主项。10.归档时间10.1设计成品文件档案的归档，由项目经理(或项目经理委托设计经理)组织专业负责人收集整理，按设计阶段要求进行归档。10.2工程项目采购、施工管理文件的归档，待工程竣工后三个月内，由项目经理组织汇总与项目管理文件一并归档。10.3项目照片、声像载体档案视项目建档保管条件确定，可随时归档或随项目管理文件档案一同移交归档。11.归档份数11.1工程项目可行性研究、初步设计成品文件归档3份；11.2工程项目建议书、施工图设计成品文件归档2份；11.3工程项目竣工图设计成品文件归档1份（若该工程项目未归档设计施工版文件，设计竣工图归档2份）；11.4工程项目基础资料归档1份；11.5其它文件档案资料归档1份。12.检查、考核12.1为履行档案管理职能,档案处负责派员对项目进行不定期检查,检查项目实施过程中项目文件资料的建档和管理情况，检查文件的接收、整理、建档、分类标准的符合性。12.2工程项目完工后，档案处负责对项目档案归全率、完整率、合格率进行考核,并负责向公司通报,作为对项目全面考核的依据。13.本文件产生的记录或表格本规定无记录。14.附加说明本规定由档案处处负责编制制和解释。15.参考考文件《质量手册》（QS-AA00-RR0）、《项项目文件控控制规定》（QS-A0104-R0）、《质量记录控制程序》（QS-A02-R0）。16.本文文件修订情情况记录修订年份实施日期修订说明文件编号批准人旧编号新编号2000.32000.7..1贯彻ISO/DDIS90001：20000/QS-A02001-R00段天魁附件1：工程项目文件资资料建档和和归档范围围序号归档文件名称责任人文件属性保存期限报价经理项目经理设计经理采购经理施工经理建档归档一前期商务报价文文件资料1询价文件、招标标文件及有有关附件√√项目竣工后3年年2报价项目策划会会会议纪要要√√项目竣工后3年年3项目投标决策表表及立项通通知单√√项目竣工后3年年4报价计划√√项目竣工后3年年5报价评审会会议议纪要(或记录)√√项目竣工后3年年6报价风险备忘录录√√项目竣工后3年年7报价终审会会议议纪要√√项目竣工后3年年8报价文件(技术术报价、商商务报价、项项目实施建建议书)及有关附附件√√项目竣工后3年年9合同谈判纪要、记记录√√长期10项目合同文本会会签表√√项目竣工后3年年11合同变更评审记记录√√长期12合同文件及附件件√√长期13合同终止与修订订会会议纪纪要√√长期14双方发生争执及及仲裁方面面的文件、双双方终止合合同、法定定资产的有有关文件材材料√√长期15项目索赔文件资资料√√长期16项目保密义务条条约√√长期17收费计划√√长期18形式发票及收费费状况表√√项目竣工后3年年19法人代表授权委委托书√√长期20工程项目通知单单√√项目竣工二项目管理文件资资料(一)技术咨询文件资资料1技术咨询建议书书√√长期2项目评价材料√√长期3可行性研究报告告√√长期4环境评价报告√√长期(二)项目依据性文件件资料1项目分包合同文文件及附件件√√长期2合同评审记录√√项目竣工后3年年3设计委托书、协协议书√√长期4项目建议书及批批复文件√√长期5项目可行性研究究报告及审审批文件√√长期6环境预测、调查查报告√√长期7出国考察技术资资料√√长期8技术报价材料及及综合分析析材料√√长期9引进技术的消化化和转化的的文件材料料√√长期10上级审批文件√√长期11技术改造项目试试验方案√√长期12技术改造项目试试验报告√√长期13技术鉴定报告√√长期14试验成品申报材材料√√长期(三)项目执行文件1项目实施计划√√项目竣工后3年年2项目质量计划√√项目竣工后3年年3项目进度计划√√项目竣工后3年年4项目统一规定√√项目竣工后3年年5项目进展情况报报告√√项目竣工后3年年6项目风险备忘录录√√项目竣工后3年年(四)项目报告、总结结1项目完工报告√√长期2项目验收报告√√长期3项目竣工报告√√长期5项目竣工结算报报告√√长期6项目审计报告√√长期7交工材料附件√√长期8工程回访报告√√长期9工程总结√√长期10工程大事记（或或工程日志志）√√长期(五)项目记录、纪要要1项目会议记录（或或纪要）√√重要一般：竣工后33年重要：长期2业主开工会议（条条件会议）纪纪要√√长期3重要电话记录√√长期4项目谈判记录（或或纪要）√√长期5项目收发文记录录√√3年(六)项目来往信函、传传真1业主给公司的信信函与传真真√√重要一般：竣工后33年重要：长期2公司给业主的信信函与传真真√√重要一般：竣工后33年重要：长期3分包商给公司的的信函与传传真√√重要一般：竣工后33年重要：长期4公司给分包商的的信函与传传真√√重要一般：竣工后33年重要：长期(七)项目财务与预算算1项目财务计划、财财务凭证、帐帐薄√√长期2项目预算、决算算、贷款、投投资包干协协议√√长期3工程概算、预算算及审批意意见√√长期4项目费用估算√√长期5有关项目保险凭凭据√√长期(八)其它载体文件资资料工程照片、软盘盘、光盘、声声像载体文文件资料√√长期三项目设计文件资资料(一)工程项目基础资资料1工程项目选址、选选线报告√√长期2水文地质、气象象、地震、人人文地理、地地形资料、地地质选择报报告等√√长期3交通运输、资源源及供应调调查报告√√长期4专业技术调查报报告√√长期5环境影响报告书书√√长期6业主提供的标准准、规范√√长期7业主提供的项目目设计施工工条件√√长期8业主对项目提供供的有关协协作的协议议文件(包括：供供电、城建建、环保、交交通运输、给给排水、供供热、通讯讯、主要原原料、燃料料等)√√长期(二)设计实施计划((设计开工工报告)√√项目竣工后3年年(三)设计评审记录1A级方案评审记录录√√项目竣工后3年年2B、C级方案评审记录录√√项目竣工后3年年3工艺流程、P&&ID图发表评评审记录√√项目竣工后3年年4技术风险备忘录录√√项目竣工后3年年(四)设计验证记录1压力容器、压力力管道条件件图和设计计成品校审审记录专业负责人√项目竣工后5年年2其它设计成品图图纸校审记记录设计人√项目竣工后3年年(五)设计确认记录1设计审查会会议议纪要√√长期2详细设计技术交交底会会议议纪要√√长期3业主确认审查记记录√√长期(六)设计计算书专业负责人√长期(七)设计成品文件1总体设计√√长期2方案设计√√长期3装置基础设计√√长期4初步设计（基础础工程设计计）√√长期5施工图设计及施施工图预算算√√长/短期6工程竣工图设计计√√长期7总体规划设计√√长期8环境评价报告√√长期四工程项目采购文文件资料1工程采购计划√√项目竣工后3年年2设备请购单√√项目竣工后3年年3招标（询价）文文件√√项目竣工后3年年4供货厂商报价文文件及评审审材料√√项目竣工后3年年5工程采购合同√√长期6催交记录√√项目竣工7设备材料检验记记录√√项目竣工后3年年8中间监造质量处处理记录√√项目竣工后3年年9不合格品评审和和处理记录录√√项目竣工后3年年10设备材料台帐√√长期11采购设备、材料料样本√√项目竣工后3年年12项目推荐合格分分供方记录录√√项目竣工后3年年五工程项目施工文文件资料1施工合同、协议议及附件√√长期2施工开工报告及及批文√√长期3施工方案确认审审查记录√√长期4业主提供物资软软硬件产品品确认表√√项目竣工后3年年5项目总体施工进进度计划√√项目竣工后3年年6施工进度计划√√项目竣工后3年年7装置施工进度计计划√√项目竣工后3年年8专业施工详细进进度计划√√项目竣工后3年年9施工网络计划√√项目竣工后3年年10设备、材料运抵抵现场的顺顺序及进度度要求√√项目竣工后3年年11施工进度检测基基准曲线√√项目竣工后3年年12施工现场管理办办法√√项目竣工后3年年13项目施工协调程程序√√项目竣工后3年年14分包合同管理办办法√√项目竣工后3年年15保证施工安全程程序√√项目竣工后3年年16施工材料控制程程序√√项目竣工后3年年17施工事故处理记记录√√项目竣工后3年年18施工质量保证、质质量控制和和质量检验验标准和方方法√√项目竣工后3年年19施工预算和费用用控制办法法√√项目竣工后3年年20施工组织设计、施施工方案、施施工计划、施施工技术措措施、施工工安全、施施工工艺√√项目竣工后3年年21产品检验和试验验状况记录录（设备材材料台帐）√√项目竣工后3年年22进货检验状况记记录√√项目竣工后3年年23施工阶段具有保保存价值的的来往函电电、传真√√重要一般：竣工后33年重要：长期24设计变更、工程程联系单、材材料代用单单√√长期25检验、测量和试试验设备校校准记录√√项目竣工后3年年26施工阶段设计事事故变更及及处理记录录、补救措措施√√长期27交工验收记录√√长期28施工日志（或施施工大事记记）√√长期29分包合同的变更更及索赔文文件√√永久30工程中间交接证证书、竣工工交接证书书、工程建建设质量等等级证书√√永久31工程项目开车文文件资料√√长期附件2（推荐表表）：项目文件资料接收登记表ProjjectdocuumenttrecceipttlisstQQS-A00201--