公务接待流程细则

公务接待流程细则第一条前期准备工作接待任务下达后，由行政部长选定接待组具体成员，并部署相关接待任务；由行政部接待专员负责收集、核对下列信息：来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间；主宾饮食忌口及生活习惯；会务是否公开（是否需要拍照或录像）；与各部门做好沟通，要求各部门做好配合（包括在接待期间减少噪音、走动等方面）。三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据，汇报材料选择：对外披露型材料及数据；发展预测型材料及数据。相关材料必须送董秘审核、主要接待领导批准；四、由行政部材料专员负责制作如下材料：来访客人行程单，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式；接机/车地的迎接牌，正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX（姓名）”，反面为来宾的航班号、车次及联系电话；会议席卡；制作欢迎词标牌准备好公司宣传册。五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容：按照要求预订用餐点、餐标；预订住宿酒店客房；预订会议室或接待室；根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等；根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品；准备好日常用药品及急救包；按要求采购礼品。六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆：车辆清洗；车辆状况检测；车辆加油；接送点现场及线路踏勘。由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备，包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备，包房清洁、灯光及设备检查等。第二条接机/接车一、由行政部长牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员；二、全体接待人员统一按要求着装：相关领导着正装；行政部接待人员着工作服；驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。三、驾驶员及接待车辆的要求：（一）来宾携带随从的，应当派遣2辆以上车辆迎接；集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配；驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜，车辆音响音量不得超过10标刻；根据来宾的人数备好饮用水，其中，12月份至次年2月期间的接待，应当为客人备常温及热饮，7至9月应当为客人备常温及冰饮；主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置，主陪领导应坐于副驾驶座后排位置，行政部接待专员应坐于副驾驶位置；迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人，以便客人上车；客人上车时，驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头；因道路原因车辆右侧面对客人时，驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置；行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内；两辆以上车辆接送客人的，首车驾驶员应当放慢车速，照应后车距离，尽可能形成车队行驶。后车不得超越首车行驶；凡遇红灯，首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候；一旦后车掉队，首车驾驶员应当放慢车速，等候后车跟上；凡遇交通拥阻，驾驶员不得随意插档、变换车位，应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。四、现场接机/接车时的工作标准：由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人，接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离；宾客抵达时，迎接领导应主动上前握手并作自我介绍，规范用语是：“XX领导，欢迎来到上海。我是上海中技桩业股份有限公司XX职务XX姓名，您一路旅途辛苦了，请允许我为您此次行程服务。”；行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行李，并尾随领导步行；上车后，行政部接待专员应在自我介绍后，向来宾递交行程单；车队从机场/车站出发后，由行政部接待专员通过手机短信将来宾情况报告行政部接待组。第三条迎接来宾进入公司由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场，严禁一切车辆不按规定停放，公司大门口不得停放机动车和非机动车；要事先对楼梯、走道及会议室全部检查一遍；由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司1楼大门口；三、接待接机/车人员反馈的信息后，接待组通知相关领导进行现场迎接：根据宾客规格，相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆；来宾车辆停靠后，由驾驶员负责为来宾开车门，并防止客人下车时撞头；公司主要接待领导上前与来宾打招呼，特别重要的来宾由行政部接待员负责上前送花；公司接待领导应在在来宾右后侧方位，距来宾半步距离，并负责引导来宾进入公司；公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光打开，调节空调的温度，营造光亮舒适的环境；当宾客进入大门时，要站立向来宾鞠躬致意，并使用规范用语：“欢迎莅临中技桩业！”接待来宾期间，总部各部门员工应当减少楼道内走动，正面遇到来宾时，应主动为来宾让路，并侍立向来宾半鞠躬，同时使用规范用语：“欢迎光临中技桩业”；（七）行政部接待专员在来宾下车时应当提前进入大楼，以提前一层的速度为来宾开路、开门；（八）进入会场或贵宾室时，应当指引来宾进入主座。主座应面对大门。第四条会务接待由行政部后勤保障专员负责在客人来访前将鲜花、席卡、水果、糖果、糕点、热毛巾、香烟、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。相关物品的摆放要整齐统一。宾客未到前应准备茶头，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外，要提醒我方领导携带的名片。来宾入座时，现场倒茶，茶水倒至7分满。行政部接待人员根据来宾规格予以现场茶水保障，原则上首次5分钟续水，1小时内每15分钟续水，加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。加水人员应当站立于宾客的左手位置。重要贵宾，行政部应派2名接待员应现场侍立保障，侍立位置为会场对角线，1人保障来宾，1人保障公司领导。信息部器材保障人员应根据接待规格和领导要求，做好现场器材的管理及摄录工作。行政部总裁秘书根据领导要求负责汇报材料的点击。第五条接待用餐根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点（公司餐厅/外部餐厅）、用餐时间、用餐人数、酒水和饮料数量、香烟数量等；提前预定餐厅包房，如就餐人员较多，包房尽量选择紧邻的位置，方便席间走动沟通；菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择；接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全：餐具、水杯、红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒，以及酒水饮料、烟、茶等用餐期间注意环节（一）来宾入席当来宾进入餐厅时，接待人员主动协助迎宾员安排访客入座；接待人员协助迎宾员挂来宾衣帽；提醒来宾保管好贵重物品。（二）席间督办待来宾坐定后，服务员撤去多余餐具，取出餐巾展开铺在客人膝上并脱去筷套；根据来宾要求斟倒酒水或饮料；用餐期间上菜的速度事宜，上菜顺序冷菜、热菜、汤、点心、水果；如有外国客人，可在冷菜之后上汤，多道点心安排在菜与菜之间；待来宾杯中酒水只剩1/3时及时斟倒，根据现场需要开启酒水或饮料；客人餐碟中骨渣或杂物堆集较多时及时抽换；烟灰缸有两个以上烟头时及时撤换；当来宾不慎将餐具掉地上或弄翻酒水杯时及时处理；上菜过程中若不小心把汤汁洒在餐桌或来宾身上上，迅速用干净餐巾垫上或擦干净；以上几点在用餐餐厅服务未及时到位时，接待人员应督促服务人员及时处理。（三）离席接待人员在用餐即将完成时，一般在上水果的时间段至餐厅柜台结账，收集好财务报销单据,并安排车辆等待来宾离席；来宾走出餐厅时，接待人员协助服务员及时准确地将衣帽取递给本人；接待人员在离席的同时检查有无来宾遗留的物品，如有应及时归还；接待人员引领来宾上车至下一目的地；5）如有醉酒的来宾，根据性别安排临时接待人员送至住宿酒店安置。第六条来宾住宿一、住宿前期工作准备根据行程确认单确定酒店住宿标准、人数、具体入住日期、天数等；行政部提前为宾客预订好酒店房间等待宾客入住一级接待标准需提前在房间内放好如：水果、鲜花、香烟、丝袜等物品。二、入住接待人员迎接或陪同来宾至预定酒店，主动帮来宾提行李；接待人员将访客引领至酒店大厅座位休息等待；接待人员收集宾客的有效证件到酒店总台办理入住手续；接待人员办理好入住手续后，记录访客对应的房间号以便行程时间安排及时沟通；接待人员将宾客的有效证件及房间钥匙交至本人手中，引领至入住房间；接待人员告诉客人：有无保险箱，饮水方式，早餐时间，餐厅位置等，并询问是否还有其他需要；接待人员确认宾客第二天的叫醒时间接待人员再次留下自己的联系方式以备访客在行程中及时沟通；确认访客的行李已送到访客的房间；接待人员至酒店总台落实第二天叫醒时间。三、退房访客行程结束离开酒店时，接待人员提醒并检查访客行李是否有遗漏，主要是电话，充电器，有效证件等接待人员主动帮访客提行李至接待车辆放置；（三）接待人员邀访客上车入座并随行至机场、车站，视情况准备相应的礼品，并请宾客对此次接待工作提出意见或建议（本条适用于一级接待）；（四）接待人员至酒店柜台结账，收集好本次接待工作的各类单据凭证。第七条参观接待一、至公司厂部参观事先告知相关厂部做好接待工作；重要贵宾派员至现场指导、协助；宾客从总部出发时，通知相关厂部做好准备；