第十讲 科技档案

第十讲科技档案一、我国科技档案工作概述

20世纪50年代我国开始研究科技档案管理学，60年代初建立了初步的体系，1960年颁布了《技术档案室工作暂行通则》。80年代得到迅速发展，颁布了《科学技术档案工作条例》。90年代以后走向标准化、规范化。1989年颁布了《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）。2000年该标准进行修订，2001年5月1日实施。

科技档案工作管理体制国家档案局对全国科技档案工作进行宏观管理。地方档案行政管理部门和国家有关主管机关负责宏观管理权限内科技档案工作。企事业等单位负责自身科技档案工作建设。科技档案具体工作内容有：1、明确由领导生产、科研的负责人或总工程师分工领导，解决开展科技档案工作中的实际问题；2、按专业实行统一管理，建立相应的管理机构，也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室，配备专（兼）职人员管理；3、科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序（制度）、纳入科技工作计划、纳入科技人员职责；这被称为科技文件材料工作的“三纳入”；4、指导、检查、协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累和归档工作，参加产品鉴定会、科研课题审定会、基建项目验收会、设备开箱验收会，对应归档的科技文件材料加以验收。这被称为科技建档的“四参加”；5、科技档案管理纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中。这被称为科技档案管理的“三纳入”；6、建立科技文件材料形成、积累、整理、归档及科技档案管理、统计、鉴定销毁、利用等相关制度；7、配备保管科技档案必须的库房和设施设备以及开展利用服务所需的设施设备；8、建立具有科技档案专业知识和懂得有关科学技术，有一定工作能力的科技档案队伍。二、科技档案（一）定义科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。（二）科技档案的种类和内容构成

1，工业生产技术档案。主要是工业产品档案。2，农业科技档案。主要是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。3，基本建设档案。指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。4，设备仪器档案。指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。5，科学技术研究档案。指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。6，专门技术档案。指在某些专门技术活动中形成的科技档案，主要包括：地质档案、测绘档案、环境保护档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案等。（三）科技档案的整理

1，原则

（1）遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系。

（2）充分利用原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理。

（3）便于保管和利用。

2，分类

（1）分大类。给每一个类目一个固定的代字或代号，大类以下用阿拉伯数字代表。

基建档案的大类一般用J

代表；

设备档案的大类一般用S

代表；

科研档案的大类一般用K代表；

产品档案的大类一般用C代表；

（2）分小类：

A.工程项目分类法——基建档案

B.型号分类法——产品、设备档案

C.课题分类法——科研课题档案

D.专业分类法，主要用于标准化、专业化、通用性很强的档案。

E.时间分类法，主要用于需要按时间顺序或从历史联系的角度进行查考分析研究的档案等。

F.地域分类法，根据档案内容所反映的地域特征划分其类别。如气象、水文、地质档案等

3，组卷（1）基建档案—工程项目分类法按反映的不同阶段和不同性质分别组织案卷。例如：分建筑、结构、电气、水暖等等。（2）设备、产品档案——型号分类法

按反映的不同性质或不同工序分类。

A.性质-型号分类法B.工序-型号分类法（3）专业课题分类法—科研档案

以专业分类，以反映的不同研究阶段分别组卷。（4）组卷注意问题：

一是同型号的多台设备随机文件，不需要每台都存，只需立卷、归档一台的随机文件材料，其它各台在案卷中注明在哪一卷即可。

二是逐步形成和补充的文件，应单独组卷，不必将前期已形成的文件拆卷。

三是采用的标准图、通用图，不必复制一套组卷，只需在卷内目录和卷内备考表中注明。

四是与产品、科研、基建项目、设备密切相关的管理性文件也要列入相关类中组卷。

4，案卷的排列

《科学技术档案案卷构成一般要求》中对案卷的具体排列顺序有四种

1.基建类案卷按项目：依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。

2.设备类案卷按设备：依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行和维护记录等顺序排列。

3.科研类案卷按：课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段等顺序排列。

4.产品类案卷按产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工序，或按产品系列、结构排列。

5.案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程序排列。

6.案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料在前，原文在后。5，科技档案的档号编制

科技档案号的基本模式：

科技档案号=分类号+案卷顺序号

某单位基建档案号

J-2-01基建档案建筑工程项目案卷顺序号代号代号分类号案卷顺序号某单位设备档案号

S.C620-01设备档案代字设备型号案卷顺序号