浅谈合同管理的重要性和方法

正视自己的一半财富——浅谈合同管管理企业在对外开展展各类业务活活动的基本载载体就是合同同，有位法学学家曾经说过过："财富的一半半是合同"，这形象地地说明了合同同在一个企业中的的重要性。合同管理的重要要性建设工程合同作作为一种典型型合同，具有有它自身的特特殊性和复杂杂性。建筑工程合合同是发包单单位和承包单单位为了完成成其所商定的的工程建设目目标以及与工工程建设目标标相关的具体体内容，明确确双方相互权权利、义务关关系的协议。它它是订立合同同的当事人在在建筑工程项项目实施建设设过程当中的的最高行为准准则，是规范范双方的经济济活动、协调调双方工作关关系、解决合合同纠纷的法法律依据。合同确定工程项项目的价格(成本)、工期和质质量(功能)等目标，规定着着合同双方责责权利关系。合合同管理必然然是工程项目目管理的核心心。广义地说说，建筑工程程项目的实施施和管理全部部工作都可以以纳入合同管管理的范围。合合同管理贯穿穿于工程实施施的全过程和和工程实施的的各个方面。它它作为其它工工作的指南，对对整个项目的的实施起总控控制和总保证证作用。在现现代工程中，没没有合同意识识则项目整体体目标不明；；没有合同管管理，则项目目管理难以形形成系统，难难以有高效率率，不可能实实现项目的目目标。

在项目管理中中，合同管理理是一个较新新的管理职能能。在国外，从从二十世纪七七十年代初开开始，随着工工程项目管理理理论研究和和实际经验的的积累，人们们越来越重视视对合同管理理的研究。在在发达国家，八八十年代前人人们较多地从从法律方面研研究合同；在在八十年代，人人们较多地研研究合同事务务管理（Contrract

AAdminiistrattion）；从八十十年代中期以以后，人们开开始更多地从从项目管理的的角度研究合合同管理问题题。近十几年年来，合同管管理已成为工工程项目管理理的一个重要要的分支领域域和研究的热热点。它将项项目管理的理理论研究和实实际应用推向向新阶段。在现代建筑工程程中不仅需要要专职的合同同管理人员和和部门，而且且要求参与建建筑工程项目目管理的其它它各种人员（或或部门）都必必须精通合同同，熟悉合同同管理和索赔赔工作。所以以合同管理在在土木工程、工工程管理以及及相关专业的的教学中具有有十分重要的的地位。为了了分析土木工工程类专业毕毕业生进入建建筑施工企业业后，需要哪哪些方面的管管理知识，美美国曾于1978年、1982年、1984年三次对400家大型建筑筑企业的中上上层管理人员员进行大规模模调查。调查查表列出当时时建筑管理方方向的28门课程(包括专题)，由实际工工作者按课程程的重要性排排序。

从上面的调查查结果可见，合合同管理居于于最重要的地地位。

现在人们越来来越清楚地认认识到,合同管理在在建筑工程项项目管理中有有着特殊的地地位和作用。国国外许多工程程项目管理公公司(咨询公司)和大的工程程承包企业都都十分重视合合同管理工作作，将它作为为工程项目管管理中与成本本(投资)、工期、组织织等管理并列列的一大管理理职能。合同管理作为工工程项目管理理的一个重要要的组成部分分，它必须融融合于整个工工程项目管理理中。要实现现工程项目的的目标，必须须对全部项目目、项目实施施的全过程和和各个环节、项项目的所有工工程活动实施施有效的合同同管理。合同同管理与其它它管理职能密密切结合，共共同构成工程程项目管理系系统。二、建筑企业在在合同管理中中存在的主要要问题建筑企业合同同管理中存在在的主要问题题包括以下几几个方面：1、有些企业领领导对合同管管理的重要性性认识不够，没没有建立完善善的合同管理理机构。企业业领导对合同同风险缺乏防防范意识，没没有认识到合合同管理是企企业管理不可可或缺的重要要组成部分。因因此在机构设设置、人员配配备和经费等等方面支持不不够。2、合同管理制制度不健全，权权责不分明。大大多数企业没没有规定严谨谨统一的合同同管理制度。由由于缺乏统一一的依据，各各部门权责不不分明，意见见很难统一，造造成权力大家家争、责任大大家推的局面面。这是企业业管理之大忌忌，最终将给给企业带来重重大的隐患。3、合同管理人人员素质不高高。许多企业业合同管理人人员思想品德德不过硬，文文化水平不高高，业务不精精通，没有受受过正规的法法律教育，缺缺乏系统的法法律知识，无无法对合同涉涉及的各项法法律问题作出出正确判断，无无法对合同进进行有效的管管理。4、合同管理与与相关的管理理衔接得不好好。合同管理理机构与其它它部门各自为为政，缺乏沟沟通，不能够够博采众家之之长，合同管管理与相关的的管理相互脱脱节，造成“1+1＜2”的结果。5、对合同相对对方缺乏资质质审查或审查查不严，对其其资质缺乏跟跟踪调查。合合同条款约定定不明确、不不规范，用词词不准确，对对合同执行情情况缺乏监督督。在对方违违约后，维权权意识不强。6、有些企业合合同审批程序序复杂，办事事拖拉，造成成合同在较长长的一段时间间内无法签订订。三、建筑施工企企业合同管理理中存在问题题的主要原因因1、历史根源。当今的建筑筑施工企业，特特别是老的国国有企业，大大多数人是从从计划经济时时期走过来的的，不少企业业领导和管理理人员的思想想方法和管理理方式以及管管理制度都带带有计划经济济的色彩。在在计划经济年年代，建筑施施工任务是上上级下达的，是是按地域分工工承担施工任任务的。一切切都在上级计计划控制之内内。建筑施工工企业只管生生产，无须讲讲经营，更不不讲什么效益益。发包方给给任务只需一一纸“委托书”，双方根本本不讲什么合合同不合同，只只要有“委托书”就行，甚至至委托书也没没有。同样总总分包之间不不讲什么合同同。因此，在在计划经济年年代里，建筑筑施工企业基基本上没有合合同这回事，因因此也就不存存在什么合同同管理了。随着计划经济逐逐步转向市场场经济，出现现了市场竞争争，施工任务务的取得是通通过招标投标标，中标的施施工单位与发发包单位签订订施工合同。建建筑业的广大大从业人员开开始接触合同同，引入合同同意识和合同同管理，合同同管理在当初初的起步阶段段是很不规范范的，也没有有什么示范文文本，合同的的内容过于简简单和粗糙，甚甚至有漏洞，并并由此引出了了不少教训，交交了不少学费费。一项工程程辛辛苦苦赢赢得的只是一一点点利润，到到头来由于合合同的漏洞，一一场官司就输输掉了，甚至至赔上了老本本。目前，建筑施工工企业的合同同管理进一步步完善，可以以说基本到位位。但受计划划经济体制的的残余影响，至至今在合同与与合同管理上上仍然存在诸诸多问题。2、认识根源。主主要是建筑业业不少从业人人员对市场与与合同、合同同与合同管理理两对关系缺缺乏认识。合合同的成立必必须以市场为为前提，没有有市场谈不上上什么合同。合合同是市场的的产物，是市市场可持续发发展的动力。有有些业内人士士不了解市场场与合同的必必然联系和相相互依存的关关系，只顾到到市场承揽任任务，却不去去签订合同或或者草率签订订，结果遇上上纠纷就没有有协商与调解解的依据，或或者依据不足足。其次，是是对合同与合合同管理的关关系缺乏认识识。这也是一一种相互依存存的关系。合合同管理是合合同洽谈、草草拟、签订、履履行、变更、中中止、终止或或解除全过程程的管理。合合同产生在合合同管理的前前期阶段，在在这一阶段往往往受到高度度重视。一旦旦合同签订了了，施工任务务到手了，合合同就束之高高阁了，甚至至忘记了，忘忘记了合同履履行过程是实实现权利义务务的过程，而而仅仅把它看看成是生产过过程，因此，合合同管理的问问题大多数产产生在中期和和后期履行阶阶段。但这并并不是说前期期阶段就没有有问题，前期期阶段所出现现的问题，多多数是由于急急于签成合同同而过于草率率或者对发包包人的迁就。3、法律根源。主要指的是是合同的法律律根源存在两两个滞后：合合同法律滞后后和我们的合合同法律意识识滞后。从计计划经济到市市场经济，我我国的合同法法律是滞后的的。我们所处处的合同法津津环境是不完完善的。由于于合同法律滞滞后，再加上上上述的历史史根源和认识识根源，我们们建筑企业的的从业人员的的合同法律意意识更为滞后后，最明显的的表现是不认认识合同与合合同法律的关关系，订立和和履行合同往往往离开合同同法律，想怎怎么写就怎么么写，想怎么么签就怎么签签，缺乏依法法订立和履行行的意识，造造成不少失误误和损失。4、制度根源。企企业缺乏一套套严谨的合同同管理制度，对对合同管理未未能体现规范范化、法制化化和科学化的的要求。企业业合同管理制制度滞后，跟跟不上合同管管理的客观要要求。建筑业业改革开放初初期，企业只只有合同而没没有合同管理理。由于吃亏亏交了学费，于于是开始建立立企业的合同同管理制度，但但很不完善。随随着市场经济济的发展和各各项法律法规规的不断完善善，合同管理理制度才不断断补充完善，由由合同的洽谈谈、签订、履履行、变更到到中止或终止止、解除全过过程的各个环环节，用制度度规定下来。到到目前为止，企企业的合同管管理，可以说说基本上有章章可循，但由由于诸多原因因，加上旧的的习惯势力的的影响，有章章不循的现象象还不时出现现。在实际的的合同管理工工作中，制订订制度很重要要，执行制度度更为重要。无无章可循不行行，有章不循循也不行。而而且，随着市市场的规范运运作和市场形形势的发展变变化，合同管管理上也会不不断产生新的的问题，提出出新的要求，这这就需要我们们不断完善原原有的合同管管理制度。加强合同管理及及风险防范的的措施我们如何能从根根本上来加强强建筑企业的的合同管理呢？？能使得自己己的企业能立立足市场，使使得企业利润润最大化呢？？1、重视建筑工工程项目合同同文本的拟定定与分析具体体在合同文本本形式上，应应该尽量采用用合同示范文文本；对外签签订建设工程程施工合同，必必须使用建设设部示范文本本，详尽填写写。并根据相相关法律取其其精华，制定定本公司示范范文本的推荐荐填写文本，也也就是说，可可根据工程需需要选择一种种业主既易接接受又能实现现承包方目的的的方法。在在实际工作中中，因为使用用不同格式的的合同而产生生经济纠纷的的例子并不鲜鲜见。因此，应应当尽量使用用各类公用建建筑、民用住住宅、工业厂厂房、交通设设施及线路管管理的施工、设设备安装的合合同样本——《建设工程程施工合同（示示范文本）》。此此举可以有效效防止所拟定定的合同出现现缺项、漏项项及不平等条条款。同时也也有利于行政政管理机关对对合同实施进进行监督，有有助于仲裁机机构或人民法法院及时裁判判纠纷，维护护双方的合法法利益。同时，在拟拟定合同文本本的内容时，合合同管理人员员必须对工程程现状进行深深入调研，使使拟定合同具具有预见性，且且要对合同进进行细致分析析，避免所拟拟定的条款出出现歧义。拟拟定合同文本本要把握以下下要点：明确确合同订立时时间及优先顺顺序；约定价价款中核定工工程量清单的的时间期限；；专用条款中中明确组成合合同的文件及及解释顺序；；重视索赔条条款的拟定。应应该对所拟定定的合同初稿稿进行合法性性分析及完备备性分析：确确认发包单位位和承包单位位双方是否具具备相应资格格；工程项目目是否具备签签订与实施合合同的条件；；招标投标过过程是否符合合法定程序；；合同是否符符合现行法律律法规的要求求。同时要确确保构成合同同的各种文件件齐全、合同同条款齐全、合合同用词准确确、对工程可可能出现的不不利情况有足足够预见性。2．建立健全全建筑工程合合同管理制度度并善加利用用。合同管理理环节繁多，包包括合同的洽洽谈、草拟、评评审、签订、下下达、交底、学学习、责任分分解、履行跟跟踪、变更、中中止、解除、终终止等，建筑筑单位要规范范本单位的合合同管理，就就应该首先就就合同管理全全过程的每一一个环节建立立和健全一系系列可操作的的合同管理制制度，使其合合同管理有章章可循。合同交交底制度、责责任分解制度度、每日工作作报送制度及及进度款审查查批准制度是是每一个建筑筑单位都应该该建立的合同同管理制度。合合同签订后，合合同管理人员员应该对各级级项目管理人人员和各工作作组负责人进进行合同交底底，对合同的的主要内容做做出解释和说说明，形成合合同交底制度度。责任分解解制度则是指指合同管理人人员将各种合合同时间的责责任分解落实实到各工作小小组，明确其其工作范围和和责任，通过过合同任务的的层层分解将将任务落实到到人，协调各各方面积极配配合共同实施施合同。而每每日工作报送送制度要求各各职能部门将将本部门的工工作情况及未未来一周的工工作计划报送送到合同管理理处，能够确确保合同管理理人员及时掌掌握工程信息息，对各种问问题做出正确确决策。鉴于于当前成本核核算人员因对对现场合同情情况不熟悉而而不能将费用用索赔的项目目及时纳入当当月付款要求求中的现状，建建立进度款审审查批准制度度有利于合同同管理部门从从合同角度对对进度款进行行审核。作为为一名合同管管理人员，应应该能够熟练练运用建筑单单位所设立的的各项合同管管理制度，将将各项制度落落到实处，将将其作为实现现合同管理工工作的有力武武器。3．对建筑工工程合同进行行动态管理。合合同变更在建建筑工程项目目实践中是比比较频繁的，而而合同变更往往往会导致索索赔纠纷，因因此在合同签签订以后，合合同管理人员员还要对建设设工程项目合合同进行动态态管理，重点点把握以下几几个方面：（1）建立索赔赔制度。施工工索赔是法律律和合同赋予予损失者的权权利，对建筑筑企业来说是是一种保护自自己，维护自自己正当权益益，避免损失失，增加利润润的手段；施施工索赔可以以化解工程项项目的各类风风险，是建筑筑企业生存和和发展的必然然选择；施工工索赔是建筑筑企业在对业业主索赔的过过程中，把协协商、解决经经济损失作为为上策，避免免合同纠纷的的发生；施工工索赔要以合合同为基础，要要以事实证据据说话，索赔赔的证据包括括投标文件、会会议纪要、来来往信函、通通知、施工组组织设计、施施工记录、工工程照片、气气象资料、各各种验收报告告、有关原始始凭证及国家家发布的相关关规定和有效效信息等。（2）重视现场场签证。在按按照合同条款款支付时应该该防止过早、过过量签证，特特别是合同变变更补充协议议的签订须格格外谨慎，签签证必须依据据相关合同条条款衡量，起起到相互制约约的作用。尤尤其要重视设设计变更与施施工图错误，此此类签证只需需签变更或修修正的项目，原原图纸不变的的勿重复签证证，已经下料料和购料的，务务必签写清楚楚材料名称、规规格、型号、数数量、变更日日期、运输情情况、到场情情况、成品情情况、有无回回收或代用等等详细情况。（3）及时记录、收集和整理工程所涉及的各种文件（如图纸、计划、技术说明、规范、变更指令等），对合同变更部分进行审核与分析。在实际工作中，合同变更应该与提出索赔同步进行，须业主与承包商双方达成一致后再进行合同变更。（4）及时处理停工损失（包括由非承包商责任造成的停工损失），双方按合同约定的时间以书面形式，按合法程序签认停工的相关具体内容。（5）严格执行工程量清单规范及定额规定，对于定额未规定的情况，应根据工程实际情况或者参考相同类定额及有关的规定做出补偿。4．认真开展建筑工程合同履行情况评价工作。建筑工程合同内容丰富，真实地反映了整个工程项目建设的全过程，认真开展建筑工程合同履行情况评价工作并能够总结和归纳在建设过程中的经验和教训。在合同终止之后，合同管理人员应该做好建筑工程项目合同资料的收集、保存、整理、分类、登记、编号、装订、归档备案工作，实现工程合同档案管理程序化和规范化。同时，对建筑工程合同履行情况与具体的工程实施计划进行分析比较，对合同履行情况做出客观评价，从中找出差异和干扰因素并分析其原因。通过开展