公共政策课件 状况评估与如何制定政策问题

案例构建问题时列出问题清单的方法很有效。《菲律宾采矿公司》，案例来源：乔迪编著：《兰德决策──机遇预测与商业决策》，天地出版社，1998：239～242有时候，一些经年累月无法解决的复杂情况，只好用“状况评估”，作为对付此一状况的最后手段。一家位于菲律宾的采矿公司，便发生了这种情况。这个露天开采的矿场，极端依赖许多重要的设备，然而这些设备却都极为老旧、破损，而亟待更新。然而该公司的高阶层管理者，却远在350英里外的马尼拉，屡次忽略了这一状况，他们从无任何更新设备的长期计划。由于总公司最近在别处刚开始从事一项耗资巨大的开发计划，公司的注意力便都集中在此一新事业上。他们对于这个老矿坑的寄望，只要求尽可能不出问题，而利润不要中断就好。这说明了，直接影响收益的设备，才是优先更新的。这个矿场的经营主管，觉得自己已没有退路了。所以他们召开一个“状况评估”会议，这个会议的目的，便是要处理下面这个有关事项：“说服马尼拉的高级经营阶层，制定一套计划，以便报废及更新那些已经老旧而不再经济的设备。”这个整体有关事项．又再被分解成三个“组件”：——我们所谈的是哪些设备?——为什么此一问题，以前没有解决?——总公司对这个矿场的真正要求是什么?他们于是设定优先顺序，最优先的是第二个问题：“为什么这个非常明显而重要的问题，以前没有解决?”以前的那些请求，有什么不对劲的地方?为什么最高管理阶层，对于此一状况的看法跟我们不一样。由于原因不明，他们做了一个问题分析，从而导出几个原因：一一他们从未给予高级管理阶层，有关此一状况的完整说明，这样的说明可以让最高阶层了解到它的重要性。一一最高管理阶层，几乎天天听到他们的各种抱怨，然而他们却从未提出一个完整的设备更新计划．应该先更新哪些特殊设备，设备更新的优先顺序如何等。该矿场的主管反而是在坐等总公司的人员，将他们的抱怨事项改变成计划。他们现在了解，这种期待是不切实际的。——他们从未向最高管理阶层提出过一份成本效益报告，说明何种特殊设备值得更新。——他们从未向管理当局提出过一份可信的“潜在问题分析”，说明不实施设备更新计划的后果。换句话说，他们从未向马尼拉公司当局，做过任何周详的建议，要求采取某些特定的行动。结果是，该矿场所面临的真实而严重的威胁，却被马尼拉当局视为是一连串内容含糊而喋喋不休的抱怨。这个猜想后来证实没错。第二项优先为：“总公司对这个矿场的真正要求为何?”这个问题使他们对公司的需要和目标，做了一次讨论，他们也讨论新矿产品开发这个题目。最高管理当局显然不会转移阵地，对老矿场的困境做大幅度的反应。除非他们能以一份有组织、精确、而可信的报告，向管理当局说明此一困境。这份报告不只要能描述此一矿场的问题，还要能提供一份完整、具说服力、而有组织的计划，以满足矿场的需要。经过一番“决策分析”之后，他们决议．应该立即拟一份书面报告，叙述该矿场的状况。这份报告将包括下述各项：一一一份彻底的“潜在问题分析”，这份分析是有关目前重要设备的情况，指出这些设备若发生故障，对于生产力、利润，以及管理者心理的影响。一一一份建议书．建议建立设备报废的标准和方法。——列一份待更新设备表，指明更新优先及顺序。一一一份依序更新设备的方案和进度表，包括前置时间(1eadtime)、生产要求、人力，以及其他问题的要素等。——对每一部或每一种拟予更新的设备，都做一份成本估算，以证明投资划算。——一份有关拟议更新方案的“潜在问题分析”，分析中指出所要采取的行动，以确保此一方案能如所述的执行。这份报告被送至马尼拉，引起最高管理阶层相当大的注意。尽管他们对此一方案的每一细节并不全然同意，也没有完全接纳所有的建议，然而他们确也因此而建立了一套有次序的报废及更新政策。该矿场的主管，并没有获得一切他们所想要的东西，不过他们确是得到了他们所最想要的。在这一个经营主管们深感无力的状况中，他们终于发现了一个可以前进的道路。一直到他们放弃旧的状况定义——“最高管理当局不支持我们”，代之以符合事实、定义明确、而且经过分解的状况组成要素之后，他们才能够有所进展。把这些组成要素，以问句的方式说出来，有利于使他们更进一步澄清状况。他们于是能设定优先次序，然后可以整理出确实的答案来回答，为什么此一问题以前没有解决，总公司对此一矿场的真正要求是什么，以及何种设备关系较大。这些答案，正如读者所看到的，颇让这些管理者觉得不是味道，因为它们直接道出了他们前次对此一状况的处理不当。不过它们也指出了可资采取，以解决此一状况的行动。这些具有生产力的行动，使最高管理阶层做出了他们期待已久，却始终没有下文的反应。人们常常浪费太多的时间与精力，想要去了解一些有关事项，而这些有关事项实际上却是许多各具特点，各有要求的事项的随意组合。由于优先次序设定不当，以及对于个别管理状况所需的那一类答案，没有赋予足够的注意力，人们所采取的行动便往往不具生产力。“状况评估”技术的应用，可以大幅度减少你浪费于误解和误用资料上的时间与精力。这些技术能够帮助管理者，设定优先次序，找寻最正确的答案，从而帮助他们采取更多更具生产力的行动。最后，这些技术也使管理者能对理性分析过程，在持续而系统化的基础上做最佳的运用，而这正是他们能否获得最大回收的关键。“状况评估”是任何有效团队活动的起点。一个团队，就算其组成份子都能克尽职守，然而他们对于共同目的以及首先要处理的事项，如果意见不一致，他们又怎能发挥各自的功能呢?使用“状况评估”技术，可以将一群散沙般的人，融合成一个和谐的团队，便每一个成员的力量都集中于共同的目标。它能将每一成员的思想精华融于一炉，并组织他们的行动，使他们在处理优先事项时，能够尽量避免重复和误解，并且能达到最大的有效性。“状况评估”的作用，便是让你能准备妥当，