物资采购的验收入库及供应商管理

物资采购管理办法第一章总则第一条为加强物资采购管理，规范物资采购程序，降低经营成本，确保生产和管理正常有序进行，制定本办法。第二条设备、工机具、备品备件、原材料、燃料、能源、包装物、低值易耗品、办公用品等所有物资的采购，适用于本办法。第二章采购计划第三条物资的采购必须要有采购计划。设备、工机具、备品备件、原材料、燃料、能源、低值易耗品等生产类物资的采购计划由工厂拟定；办公用品等行政类物资的采购计划由综合部拟定；不同部门均使用的物资的采购计划以综合部为主拟定。第四条各类物资的库存量应依据《物资库存量标准表》确定。《物资库存量标准表》应根据仓库容量、生产和管理需要，由使用部门召开例会拟订，提交总经理碰头会批准执行。第五条各类物资的采购计划，应根据《物资库存量标准表》、库存情况（最高库存量和最低库存量）、生产和管理需要，由物资使用部门的周例会拟订《物资采购计划表》，连同供应商档案资料提交总经理碰头会批准执行。第六条《物资采购计划表》必须认真填写，名称、规格、型号、材质、数量必须准确。第七条《物资采购计划表》应汇总填写，部门负责人签字确认，经副总经理审核、总经理批准后，连同“用款申请审批表”一并报综合部，财务人员据此准备采购资金，办理借款手续。第八条未列入采购计划的急需物资，经副总经理审核、总经理批准后，可先进行采购，事后再补办有关审批手续。第三章供应商管理第九条对公司近期和远期需要购买的主要物资，原则上均应建立供应商档案资料，填写《供应商资料卡》。第十条通用物资应至少建立3家以上的供应商档案；非通用物资应密切跟踪供应商的变化情况，及时调整档案资料。第十一条供应商档案资料由物资使用部门负责建立、调整和管理。第十二条物资使用部门对主要物资的供应商，应进行质量、价格、供货期等方面的评估；对已购买的主要物资应跟踪进行质量记录。第四章物资采购第十三条全部物资原则上由综合部兼职采购人员负责采购。对技术性较强的物资，由使用部门负责联系，派员随同兼职采购人员或独立进行采购。第十四条采购人员根据已批准的采购计划，会同物资使用部门在供应商档案资料中选择合适的供应商进行采购。供应商档案资料中如没有合适的供应商，可根据实际情况选择合适的供应商进行采购。需要签订供货合同或协议的，由公司组织有关人员进行谈判，总经理签署合同或协议后，采购人员会同有关部门组织实施。第十五条采购物资必须事先询价。现场采购的，要求货比三家，本着“少花钱多办事”的原则，尽可能选择“质优价廉”的产品。第十六条采购物资必须遵守公司《财务管理规定》中有关现金和支票管理的规定，不得向供应商提供空头支票。第十七条采购物资原则上必须向供应商索取正式发票，该索要增殖税发票的不得以普通发票代替。特殊情况下，经公司领导批准，可以其他票据代替。第十八条对下列情况之一的发票，公司财务人员有权拒绝付款或报销：付款单位（抬头）明显不是本公司名称的发票；项目填写不全、字迹不清、有涂改痕迹的发票；价格、费用明显不合理的发票；过期的发票或假发票；其他不真实、不合法的发票。第五章物资验收和入库第十九条采购的全部物资必须先进行验收，再办理入库手续。对验收不合格的物资，仓库保管人员不得办理入库手续。第二十条采购的全部物资必须先入库后领用，未入库的物资不得直接使用。第二十一条物资验收由采购人员或送交人员、仓库保管人和使用部门人员共同根据物资采购计划、合同或协议，对采购物资的数量、质量、规格、品种、价格等进行核对检查。对验收合格的物资，由四方人员共同在《入库凭单》上签字确认后，再办理报销手续。第二十二条对验收不合格的物资，经公司领导批准，按下列原则处理：对轻微不合格物资，可征求使用部门意见，在物资可以接受使用的情况下，由采购人员联系供应商进行降价后，再办理购入手续；对一般不合格物资，由采购人员及时与供应商联系退货或换货；对严重不合格物资，由采购人员负责及时向供应商办理退货或索赔。第二十三条物资入库按《仓库管理办法》的规定办理。第二十四条赊购物资的验收及入库程序同上，待供方开具发票后付款。第六章违规处理第二十五条职能部门出现下列情况之一的，对部门负责人和具体承办人每次罚款50元：未及时提出物资采购计划或采购计划不完整，影响生产、经营和管理；对供应商的资料档案管理不力，未及时建立供应商档案资料、或未及时调整档案资料、或未跟踪进行质量记录，影响正常工作。第二十六条因物资采购计划填写错误，导致错购错买造成的损失，由拟订采购计划的部门负责人和具体承办人均摊，并对当事人每次罚款50元。第二十七条由于采购人员未根据批准的采购计划进行采购、或未进行考察询价的，或未签订供货合同或协议的，给公司造成的损失由当事人承担，并对当事人每次罚款50