往来对帐管理制度

【最新资料，WORD文档，可编写】第一节来往对帐管理制度为了增强公司内部和外面来往帐的管理工作，清晰互相之间的债权债务关系，根绝因来往清理、对帐不实时、对帐后无确认等原由此致使公司利益遇到损失等状况发生，特拟订本制度。一、来往对帐的岗位设置与职责1、财务经理职责：1）审查“资本申请单”，特别关注大额款项的支付申请。2）每个月负责检核对帐小构成员每个月对帐工作计划，并落实责任人。3）针对对帐过程中出现的差别问题，作好与营销部、供给商的协调工作。4）随时关注公司来往帐异样状况，并就异样状况采纳举措进行解决。5）监察来往主管、来往对帐员的平时工作及查收对帐达成质量。2、来往主管岗位职责：1）监察来往对帐人员执行对帐工作职责，并就公司来往对帐状况进行兼顾安排。2）审查“资本申请单”，严格依照合同规定与供给商结算。依据公司拟订的审批权限，管理公司与各供给商之间的经济业务来往事项。3）审查“资本申请单”，检查商品采买账与应收对付账款余额、供应商档案认识供给商状况，对出现有付款风险的供给商应立刻通知财务经理，并拒绝署名。4）每个月编制来往对帐月报表，并检核对账员对账计划的达成状况，每个月与财务经理签订《来往对帐工作责任书》。5）每个月按期检查与供给商的来往账目，防止产生因人为要素造成返利等应收账款不到位给公司造成的经济损失，防备呆账、坏账的发生。6）每个月检核对帐通知发出的实时性，关于没有准时来核对来往账的供给商有权提出停止付款的建议，直到来往账核对清楚后，来往主管署名，财务经理审批后方可持续付款，来往账核对不清楚，来往主管又署名付款，由此造成公司损失由来往主管负主要责任。7）每个月清理一次商品采买账借方余额、应收账款借方。若商品采买出现借方余额，应实时到系统中查找原由，确认能否有查收供给商仰头窜户或查收单价错误，并通知有关人员调整。若应收账款借方帐龄在6个月以上的，要查明原由，并上报财务管理中心。8）每个月清理一次本月新增供给商、本月停止合作的供给商，关于出现上述状况的供给商需要写明详细状况，并上报财务管理中心。9）与供给商财务增强联系，经过多种形式检核对帐工作，所有来往对帐确认书一定要求供给商署名盖印。10）增强与公司内部（业务员、返利结算员）的联系，关于挂应收没有书面确认的款项，实时要求补全书面资料。防止产生因人为要素造成返利等应收账款不到位给公司带来的经济损失，防备呆账、坏账的发生。11）对多打预支款现象的监控，每个月来往主管要按期监控多打预支款现象，基本公式为：初步认定多打款=对付账款借方-商品采买贷方余额*，逐个清除入帐不实时、供给商改换名优等原由，一经发现多打预支款要实时扣回，并对有关责任人员进行处罚。保证公司流动资本的安全与完好。3、来往对帐员岗位职责：每个月财务结帐后，排对账计划，并实时通知供给商前来核对应收对付帐（12201及20401科目），并出具“对帐余额调理表”（格式见附件），关于未达帐项要实时查找原由，并通知有关人员调整。每个月编制来往对帐月报表，每个月与财务经理签订《来往对帐工作责任书》。每个月查问商品采买帐（13101科目）的帐面余额，假如清场结大帐的供给商，业务员应先通知财务部对账，一定核对商品采买帐。每个月对银行存款明细帐与银行对帐单进行核对，并出具“银行存款余额调理表”，关于未达帐项要实时查找原由，并通知有关人员调整。每个月与外处分公司进行内部来往（12001科目）的核对，并出具《余额调理表》，关于未达帐项要实时与外处分公司联系查找原由，并通知有关人员调整。每个月与独立核算单位进行内部来往（12002科目）的核对，并出具《余额调理表》，关于未达帐项要实时与各独立核算单位联系查找原因，并通知有关人员调整。4、返利结算员：成立健全供给商档案，熟知各供给商的供货政策、结算方式等合同内容，做好各供给商应收账款记录，并监察返利和各项花费的回收，关于未达账项实时向领导反应，并提出合理化建议。每次结帐前，要求业务员实时将应结帐的供给商清单传达到财务，依据马上结帐的供给商清单，将对应的应扣返利和花费清单传达给业务员。每个月与业务员核对应收返利花费，出具《返利花费确认表》见附表6。与业务员对帐后，仍不可以达成一致建议的，要求业务员与供给商业务员预定对帐。我司业务员、供给商业务员、我司返利结算员三方对帐后未能达成一致建议的，暂停结帐直到对帐后达成一致建议。每次结帐前监察业务在规定的时间将签订完成的资本申请提交财务审批，逾期提交资本申请影响结算流程正常推动的，返利结算员对逾期资本申请不予接收。审查资本申请单上应填写的业务内容能否齐备，签订能否完成，审查应扣款项能否按扣款清单填写，能否有逾期未扣款项。关于未挂应收即帐扣的款项，要求业务经理实时将应收标准提交财务；关于帐扣后已收大于应收的款项，实时与业务经理交流，获得书面凭据（确认函、协议等）后补挂应收。关于正常付款一般不同意先帐扣后折让，对业务资本申请中先帐扣后折让的，要求供给商先开折扣折让发票，我司方予结帐；假若有特别状况同意先帐扣后折让时应登记流水帐，返利结算员与进货结算员共同监控后期发票到位状况，若发票未在规定的时间到位，暂停结帐。关于同意先帐扣后开退税证明的状况，要求供给商在规定的时间开红字发票，实时与进货结算员和税务管理员协调，监控发票到位状况。5、返利主管：与业务经理协调，督促业务员实时将马上结帐的供给商清单传达到财务；监控返利结算员向业务传达应扣款清单，使财务和业务对应扣款在结帐前达成一致。关于发票到位严重滞后的供给商，与业务交流问题产生的原由和解决的方法。监控预支款发票到位状况，关于发票到位严重滞后的状况，追查问题产生的原由和库存的合理性及预支打款的必需性。监控清理先期正常打款中先帐扣后折让，发票到现在未到的状况，负责与业务协调。负责协调解监控返利结算员、返利会计、业务做事、发票录入职工作配合状况。向供给商业务、财务认识合同外应收由供给商财务确认的可能性。可操作的供给商可先试行由供给商财务确认。防止供给商财务往后对帐不确认。协调开票中供给商要求与公司规定矛盾的问题。防止开阴阳发票，给对帐造成困难。做好对供给商的解说工作。对合同签订中存在的问题与业务经理交流，要求在新合同中更正。二、内部来往对帐的管理规定1、对帐的详细要求：每个月与外处分公司进行内部来往（12001科目）的核对，并出具《余额调理表》，关于未达帐项要实时与外处分公司联系查找原由，并通知有关人员调整。每个月与独立核算单位进行内部来往（12002科目）的核对，并出具《余额调理表》，关于未达帐项要实时与各独立核算单位联系查找原因，并通知有关人员调整。每个月与大康公司来往帐的核对，核算会计要于月底结帐后按期与大康公司核对有关来往帐并出具《余额调理表》。内部来往帐的平时对帐工作由核算会计进行对帐，包含与大康公司来往帐的核对，依据对帐两方的增减项目调平后出具余额调理表。对于商品调拨的拨出方、资本划拨的拨出方一定于1周内获得对方确实认回执。每个月对账的主动方为：被动上海杭州宁波江苏广州主动上海单月单月双月双月杭州双月双月单月单月宁波双月单月双月单月江苏单月双月单月双月广州单月双月双月单月分公司与大康之间的内部来往单月由大康会计对帐，双月由分公司进行对帐。分公司各门店之间的对账主动方由分公司财务经理确立。分公司每个月把内部来往明细帐发邮件到总部财务管理中心。2、发票管理1）关于商品调出方的公司应在调入方办理商品入库时的当日开具销售发票。发票应严格依照出库单所列货物、数目实时进行开具，一张发票能够汇总开具多张出库单，但一张出库单不可以分开几张发票，不便于发票的勾对和来往的核对工作。发票开具方应在当月会计时期内将所有交商品调入方进行帐务办理。2）ERP系统与用友财务系统为保证内部来往单位两方ERP系统与用友财务系统存货金额的一致性，关于出库方金额与入库方金额不一致的状况，应作以下办理：A、以两方确认的价钱作财务帐，以保证两方来往价钱的一致。B、因上海分公司使用英克ERP系统原由造成商品运输单价钱与实质价格不一致，由入库方（外处分公司）依照发票抽单齐备后，核对差额，差额计入“商品销售成本-内销”（销售折扣折让除外）报送财务管理中心的有关资料：余额调理表、重要未达帐项说明。4、处罚规定（1）关于未如期报送有关报表及资料的，对有关责任人员每次罚款元。2）关于商品调出未如期开具销售发票或不按要求开具有关发票的每次处罚50元。3）发现供给商没有按规定进行对帐的，发现一家罚款50元。4）其余违犯规定的行为，每次发现罚款50元。三、外面来往对帐1、供给商档案的管理财务部应成立健全供给商档案资料。供给商档案资料应包含供给商在系统中的编号、单位全称、单位简称、法定代表人、财务负责人、联系电话、联系人、联系地点、业务员姓名、主要经销商品等信息。如供给商资料发生更改，公司财务部应实时获得更改依照（工商证明等）并进行更新。2、合同条款执行的监控（波及到返利花费确实认、收取等）返利花费的入账一定有书面依照（合同、协议等），应实时与供给商业务员确认，并要求供给商实时入帐，若有异议，请供给商实时与业务部或返利部协调办理。3、应收对付科目明细帐核对的详细要求每个月财务结帐后，实时通知供给商前来核对应收对付帐（12201及20401科目），并出具《对帐余额调理表》（格式见附件），关于未达帐项要实时查找原由，并通知有关人员调整：A、未达增值税发票：应实时查找未入帐增值税发票的去处，实时办理或退票，假如增值税发票中有而进货单中没有的型号数目，要求供给商供给我方的已查收证明，以便我公司业务员实时补订单；假如型号或单价有误，可实时退换票；B、未开折让部分，要求供给商实时开具。4、应收返利的核对与确认的详细要求,各样应收返利（含活动返利）应实时向各供给商发返利确认函，并在指准时间内让供给商业务员将对方财务签章确认确实认函带回，若有差别实时交流、实时解决，从而保证返利收入的真切性、合法性。特别是各样活动返利必定要把对方业务员的口头协议变为书面协议，并获得供给商确实认，使公司的利润以法定的形式固定下来。假如供给商不实时带回确认函，财务有权不付款。应收花费入帐的合理性的详细要求（指公司收取的应收花费入帐的依照）A、所有应收款项及未挂应收暂时回收的款项应由供给商财务确认或由供给商财务受权拜托的业务代表署名确认。B、财务部返利组负责与供给商确认合同、增补协议中规定的各项应收款项；业务部负责与供给商确认各项暂时性的、无合同和增补协议的应收款项。6、商品采买明细帐的核对的详细要求每个月查问商品采买帐（131科目）的帐面余额，若出现借方余额，应及时查找原由，关于所有商品采买借方余额的一定编制原由说明并由财务经理署名归档保留。假如清场结大帐，一定核对商品采买帐。商品采买账贷方余额需要清理，商品采买账余额较大时是由于供给商业务员没有实时把发票传达到XX来。当月所有的采买入库，库房单据必须在2天内所有流转到财务，财务部一定帐办理。

2天内在用友系统中进行入7、对帐时间规定分公司财务部一定增强与供给商惯例对帐工作，规定对业务来往许多的供给商每个月对帐一次，业务来往较少的每季度对帐一次。各样应收返利及花费一定每个月与供给商核对一次，假如供给商业务员不实时将回函带回，我方将拒绝给对方付款。分公司财务部向供给商发出《对帐确认函》，要求供给商供给来往明细帐及有关对帐资料，合理的做好对帐计划，确立责任人。每次对帐达成后出具《对帐确认函》，并要求供给商加盖单位公章，实时办理对帐工作中出现的问题，分公司没法办理的应实时上报财务管理中心。8、各分公司每个月向总部上报的资料1）《来往对帐进度表》2）新增供给商档案3）供给商异动状况报告4）供给商资信报告5）帐龄剖析报告。6）欠款金额（供给商）前十名名单、金额、净利率、欠款原由及付款计划。7）合同商定预支款的执行状况表。8）合作不快乐、操作不规范的供给商名单（黑名单）10、有关的处罚规定没按规定的时间报送有关资料罚款50元。报表不全的，或内容不真切的罚款50-100元。每个月未按规定对帐的罚款50元，对帐内容不完好不真切的罚款50-200，并进行行政扣分，严重的建议有关部门对有关责任人员进行贬职、革职等处罚。有关人员未按有关规定确认应收返利、应收花费就自行挂帐的每次罚款50元，业务人员没有实时把应收返利、花费的书面确认书上交财务部致使公司损失，全部责任由业务人员担当。未按合同规定挂帐或帐扣的或变通挂帐给公司利益造成损失的，每次罚款50元，严重的要进行行政扣分。未实时清理商品采买借方余额、以及未实时对预支款进行监控致使多打预支款的，要对来往主管及有关责任人员罚款每次200元，严重的给预行政扣分，建议有部门对其进行贬职、革职等处罚。7)其余违犯规定给公司造成损失的每次罚款50元。四、银行对帐1、银行存款对帐（1）对帐日期每个月5日将公司上月银行存款明细帐与银行对帐单进行核对，并出具《银行存款余额调理表》。关于存在的未达帐项公司应实时查找原由，并通知有关人员进行入帐或调整。2）对帐方法银行存款余额调理表余额等式：公司方：银行存款余额+银行已收，公司款收金额—银行已付，公司未付金额。银行方：对帐单余额+公司已收，银行未收金额—公司已付，银行未付金额。银行未达帐存在的几种状况：银行已收，公司未收。公司财务部银行出纳应实时将银行入帐公司户头的有关单据拿回公司进行入帐，如发现此中有关款项根源不明的，应与营销部或银前进行联系，以查明此款项的根源。公司已收，银行未收。公司财务部应将公司收取的有关单据实时存入银行，并检查。银行已付，公司未付。关于银行已在公司户头划款支付的款项，银行出纳应实时从银行拿回有关单据核对后进行账务办理。公司已付，银行未付。关于公司已付款的银行单据，应实时交银前进行款项的划转。3）差别调整方法如系银行方面原由造成未达帐的，应要求银前进行调整，公司依据调整后的余额进行核对。如系公司方面原由造成未达帐的，应实时查明原由，进行有关帐务办理。2、银票对帐关于银票保证金，一定要求银行每个月出具银票保证金流水记录，与银票协助帐、财务帐（其余钱币资本）进行核对，有差别的注明原由。建议经过银票协助帐与财务对付单据进行核对。3、信誉卡对帐银行出纳要成立信誉卡协助帐簿，月底未回收的在途信誉卡金额，必须有明细清单；关于超出一按限期的在途信誉卡（一般为3天），必须要与银行获得联系，并确认在途原由。假如信誉卡月底在途金额没有明细清单的，赐予责任人处罚。假如超出一按限期仍未到帐的信誉卡，造成损失由责任人担当。、每个月需要报送的有关资料1）银行存款余额调理表2）重要未达帐项特别说明（没有的可不报）、有关罚款的规定1）未实时编制银行存款余额调理表的，每次罚款50元。（2）编制的银行存款余额调理表不正确的或不真切的每次罚款50-100元，严重的要赐予行政扣分并追查有关人员的经济责任。3）未成立银票协助帐并与对付单据进行核对的，每次罚款50元。4）未成立信誉卡协助帐并对信誉卡月底在途资本进行必需监控的，每次罚款50元附表1：XX家电对帐月报表对对对帐XX公司供给商13101供应收调整备帐帐起止贷方应应收借对付贷余额(借后余注人日日期含税余商方)额期方方额财务经理：来往主管：附表2：XX家电供给商档案模版档案序号营业执照编组织机构代码码证编码品牌开户银行帐受权书序号号单位名称电话法人代邮编E-MAI税务登记证编地点L码表董事长姓名电话手机地点E-MAI受权代理证编邮编码L地区经理姓手机地点E-MAI公司名称更改电话邮编记录名L财务经理姓手机地点E-MAI电话邮编名LE-MAI业务员姓名电话手机地点邮编LXX家用电器有限公司对帐确认函敬爱的：从年代日至年代日,贵公司在我公司的业务来往反应在以下几方面：一、财务来往帐：1、至截止日期，向贵公司进货总数为：元；2、至截止日期，贵公司开给XX的税票为：元；3、至截止日期，我公司付贵公司货款为：元；4、至截止日期，我公司帐扣返利花费为：元；5、至截止日期，我公司有需退回滞销机、坏机为：元；综上所述：至截止日期，我公司对付贵公司货款为：元。备注：二、财务返利、花费帐：1、至截止日期，我公司应收贵公司返利金额为：元我公司已收贵公司返利金额为：元2、至截止日期，我公司应收贵公司场所费金额为：元我公司已收贵公司场所费金额为：元3、至截止日期，我公司应收贵公司广告费金额为：元我公司已收贵公司广告费金额为：元4、至截止日期，我公司应收贵公司展台费金额为：元我公司已收贵公司展台费金额为：元综上所述：至截止日期，我公司应收贵公司返利花费为：元，我公司已收贵公司返利花费为：元我公司未收贵公司返利花费为:元财务部对帐结果：至截止日期，我公司对付贵公司货款为：元我公司未收贵公司返利花费为:元我公司实质对付贵公司货款为：

元三、业务部建议：（其余状况说明）供给商：日期：附表3：

上海XX家用电器有限公司日期：合同商定预支款执行表品类

项目合同商定预支款操作方式

实质打款方式

差别

原由共计财务经理：

结算主管：附表4：付款供给商排行榜项目欠款金经营品名称额类

综合毛利率

欠款原因

付款计划

综合分析

备注合计财务经理：

结算主管：附表5：XX家电来往对帐调理表（截止日期：年代

日）甲方：XX家用电器有限公司

乙方：金额

金额纲要

制单人借方

贷方

纲要

制单人借方

贷方小计

小计帐面余额

帐面余额调正金额

调正金额调正后金额

调正后金额贵公司财务人员对以上来往核对无误后，请贵公司财务经理（主管）署名：我保证我公司供给的数据完好、正确、实时，并加盖公章。财务经理（主管）：甲方盖印：乙方盖印：日期：日期：（来往对帐余额调理表编制说明：1、纲要栏需要注明天期、凭据号、详细经济业务内容；2、甲方借方余额表示：乙方已经入帐，甲方未达帐；甲方贷方余额表示：甲方已经入帐，乙方未达帐。3、乙方借方余额表示：甲方已经入帐，乙方未达帐；乙方贷方余额表示：乙方已经入帐，甲方未达帐。）附表6-1：XX家电连锁花费确认单供给商名称：品类品牌型号核算时期广告费展台费备进场费场租费促销费其余花费注合计开具发票种类