电子文件归档与管理课件

电子文件归档与管理

电子文件归档与管理规范（GB／T18894—2002）电子公文归档管理暂行办法（2003年7月28日国家档案局令第6号）引用标准

电子文件：

指在数字设备及环境中生成的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。

归档电子文件：

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

定义稿本代码稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件F电子文件类别代码文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio）

A超媒体链结文件O程序文件（Program）P数据文件（Data）D文件类别通用格式文本文件XML、TXT、RTF表格文件XLS图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3电子文件类别及通用格式一：用文字处理技术形成的文本文件，收集时应注明文件存储格式及其属性，收集时应转换为XML、RTF、TXT格式。二：用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件，收集时应转换为JPEG、TIFF格式三:用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，如果与数据库连接应将数据库文件一并收集整理如autocad等设计软件的版本收集四:用视频设备获得的动态图像文件，收集时应转换成MPEG、AVI格式五:用音频设备获得的声音文件，收集时应转换为MP3格式

六:由计算机多媒体技术制作的多媒体文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整.如:powerpoint软件制的课件应该注明是97或是2000或是2003或是XP,各版本制做出的课件的格式都是PPT,但有可能显示有异样七:通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集八:计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的各类参数、管理数据等数据文件，应与电子文件一同收集,如:数据库的日志文件等九:计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，收集时必须收集软件的源程序及其开发、编译工具

1、归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导

2、管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件应以不同的保管期限为单元，按照电子文件形成时间的顺序分别拷贝至相应载体

整理方法

３、照片、声像类文件形成的图像、声音等电子文件，按照形成时间的顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。４、计算机程序按形成时间顺序排列拷贝至一盘或多盘载体中。５、电子文件应与其相对应的《归档电子文件登记表》、说明文件及由档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统形成的著录文件同时拷贝至载体中。其构成如下图所示：根目录说明归档电子著录文件DATA文件文件登记表一件电子一件电子文件子目录文件子目录电子文件

④电子文件子目录----文件夹以“data”命名，内容由存放每件电子文件的子目录组成⑤一件电子文件子目录以“档号”命名，一件电子文件保存在一个子目录中③著录文件：内容应是该盘载体中存储的电子文件的机读目录，由计算机档案管理系统形成解释：⑥扫描仪或数码相机形成的电子文件，以“页号”命名；字处理软件形成的电子文件，以“电子文件内容所反映的主题”命名。CD-R是一种一次写入、永久读的标准。CD-R光盘写入数据后，该光盘就不能再刻写了。６、归档的电子文件应使用CD-R、DVD-R、DVD+R刻录盘作为保存载体。·整理方法·整理方法存储归档电子文件的载体封面式样

用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管；B表示查阅利用；C表示异地存放，进馆时需要ＡＢ两套存储归档电子文件的载体背面式样·整理方法文本文件XML、TXT、RTF表格文件XLS图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3DＧ-９表示：电子文件，光盘载体，第９盘文本文件XML、TXT、RTF表格文件XLS图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3草稿性文件M；非正式文件U；正式文件F；文本文件：T；图像文件：I；图形文件：G；影像文件：V；声音文件：A；程序文件：P；超媒体链结文件：O；数据文件：D；

归档电子文件登记表027－Dg1-5表示：027号全宗，电子档案，光盘载体，1号目录，第5盘文本文件XML、TXT、RTF表格文件XLS图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3草稿性文件M；非正式文件U；正式文件F；文本文件：T；图像文件：I；图形文件：G；影像文件：V；声音文件：A；程序文件：P；超媒体链结文件：O；数据文件：D；

①归档电子文件应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性。②归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应具备一些特殊条件。·归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。·载体应直立存放，做到防尘、防形变；·环境温度范围：17℃-20℃，相对湿度范围：35%-45%；③定期抽样检验，(原则上每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年)并将检验结果填入《归档电子文件检查表》。归档电子文件的保管

随着系统设备的更新或扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作。对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。迁移工作完成后应填写《归档电子文件迁移登记表》电子档案迁移1．封存的电子档案载体不得提供利用，应使用拷贝件利用。2．严格遵守保密制度，对利用具有保密要求的电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定。采用联网方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。3．查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或人员不得擅自复制电子文件电子档案的利用电子档案超过保