应收账款管理制度及细则

应收账款管理制度及细则（二）应收账款管理之信控规定（制度）目的为强化应收款管理中的信控作用，促进应收账款管理规范化，加速资金周转.防范资金风险，减少坏账损失，特制定本规定。适用范围本规定适用于集团及C.D分子公司信控部的应收账款管理活动，A.B类分子公司信控部的应收账款管理工作可参照本制度执行。原则3.1预控原则应收账款的预控是以严谨的客户授信为前提，优秀的预控工作能弥补前期客户授信工作的不足。3.2源头追溯原则对应收账款的监控应追溯交易发生之时，明晰每笔应收账款的产生原因.内容等相关因素。3.3过程控制原则信控部对超额.超期单位或客户及时发出风险预警；对于持续产生不良应收账款的业务负责人进行专项报告管理。3.4数据真实原则应收账款数据以实际发生为准，任何单位或个人不得以未开票.未对账.未结算及客户超授信等缘由进行少报或瞒报。术语与定义应收账款包括本公司采购预付款.保证金及本公司销售货款.违约金.其他相关应收费用。职责5.1集团信控部5.1.1制定集团应收账款管理制度，指导各分子公司应收账款工作的例行及专项计划；5.1.2核实.汇总各公司应收账款信息，完成集团应收账款数据统计和分析工作；5.1.3负责制定集团及各分子公司应收账款监控.预警的标准；5.1.4通过参与具体业务，督促各分子公司对逾期应收账款的催收与管理；5.1.5跟进重点逾期款项进展，对应收账款管理过程中的异常情况进行及时警示和通报；5.1.6结合管控模式要求，对下属信控部盘点工作能力，考核工作业绩，做出工作匹配分析和建议。5.2分子公司信控部或信控岗5.2.1根据本制度规定要求制定本公司的应收账款管理的日常工作和专项工作计划；5.2.2监控所在公司应收账款情况，对管理过程中的异常情况进行及时警示.通报及典型案例分析；5.2.3协助所在公司业务部门，对应收账款日常跟踪与催收进行分类管理；5.2.4接受集团信控部对应收账款工作的管理，以及不定期的监督.检查。管理要求6.1运行数据管理6.1.1原始数据管理应收账款初始确认时间原则上以合同约定的时间为准，以发货单或签收单所标明的日期作为记录依据，以双方约定的金额或双方按合同约定的方式计算得出的金额作为应收账款初始确认金额。未经授信的客户不得产生应收账款。应收账款的数据记录要求及时.完整.准确。对已经确认的应收账款，如果出现需要调整的事项，必须取得合法有效的凭证，并经直属业务部门.财务部.信控部确认后，才能调整。与应收账款确认.调整及计量相关的出库单.客户签收单.担保函等可以证明本单位所享有权利的全部单据原件，由直属业务部门按各自职责妥善保管并向其他相关部门提供查询支持。信控部通过应收报表对应收账款数据实施监控，各分子公司需按要求定期将本公司应收账款报表上报至集团信控部。6.1.2报表数据管理信控部根据应收账款账龄情况实行分层分级监控：针对不同级别的应收账款，采用不同的管理措施。账期内应收账款：指付款期限尚未届满的应收账款，具体包括已发货未结算和已结算但尚未到约定付款期的欠款。逾期应收账款：指超过约定付款期限的欠款。逾期应收账款根据逾期时间，分为一般逾期账款.重点关注账款.严重逾期账款三级：逾期时间(X)一般逾期重点关注严重逾期市场客户X<7天7<X<15天XN15天配送客户X<10天10WX<30天XN30天工程客户X<3月3WX<6月XN6月当客户/项目发生逾期款项时，需结合本公司资金情况.项目利润情况.客户资金情况.逾期欠款金额.欠款逾期时间.项目施工进度等综合因素，果断采取点滴式供应.缓供或停供等信控策略。如果合同中没有对逾期付款停供免责的约定，客户一旦发生逾期欠款，相关业务负责人需及时发催告函至客户处，做出停供免责的声明。6.2流程管理6.2.1跟踪管理市场/配送1-2天/工程1周催促通知应收账款实时跟踪1-2天询问跟踪管理提醒催收管理回款催收流程发货日货款到期日跟踪管理指从发货开始到货款到期前的管理，即对账期内应收账款的管理：主要通过定期走访.电话联系，及时解决客户提出的问题等途径进行。在最佳收款时间内，向客户发出清晰准确的书面对帐通知，约定付款时间。应收账款对账包括业务对账和财务对账，其具体工作分别由直属业务部门和财务部负责。对账在业务发生当期完成，含垫资加价，对账单需双方签字.盖章进行确认。业务对账需根据合同或其它往来函件中的约定，若有加价条款的需在对账单中体现加价计算方式.垫资时间及加价金额。财务对账函内欠款直接体现为欠款余额，不用将垫资加价和货款分开体现；如果对账函不含违约金，则备注“以上金额不含违约金”，如后期出现诉讼便于主张权利。每年年终须对客户应收账款展开全面清查工作，做到债权明确，账实相符，账帐相符。在清查应收账款时，应对该客户的所有往来款项一并清查，以确认应收账款的真实数额。业务部门或财务部门需保管好相关对账凭证及单据，作为应收账款监控及债权保障的依据。6.2.2催收管理严重逾期实时监控跟踪催收管理回款发货日到期日一般逾期业务部门正常催收重点关注业务主导，信控介入信控/法务主导，业务配合企业自行催收最佳阶段6.2.2.1催收原则在清收账款时严禁有下列行为：收款不报.积压收款或私存.挪用货款，退货不报或积压退货，不依规定转售图利。对于客户以非货币性资产进行应收账款清偿时，要求所属公司必须事先制定相关债务清偿方案，按集团相关资产处置规定办理。6.2.2.2催收阶段当客户产生逾期欠款时，业务人员应第一时间与欠方款进行沟通，无论欠款方的反应如何，我们都应该有梯次性的系统回应；系统回应可使欠款方感觉到持续的压力，有助于逾期货款的收回。催收人员在催收过程中应通过有效途径与客户保持持续沟通，及时了解客户资金情况及回款安排。如因对账.发票.付款手续等非资金困难原因，应配合客户尽快解决问题，促进款项收回；如因客户资金困难原因，应与客户就欠款情况和延期加价款/违约金等的计算达成书面约定，并可要求客户提供担保。一般逾期应收账款：由各区域公司和直属业务部门负责催收。可通过电话催付，了解迟付原因。要求客户提供有关证据，并搜集资料来核实判断，反驳其不合理要求；必要时由业务部门向欠款客户发出催款通知函，适当施压，考虑停止赊销，防止账款进一步滞后。重点关注应收账款：由各区域公司各直属业务部门主导，信控部协助催收。各分子公司及直属业务部门应提供催缴记录及客户动态信息，由信控部向欠款客户发出紧急书面催款函；对屡次不按承诺回款的客户，由信控部发出催讨函。严重逾期应收账款：由信控部主导，各分子公司及直属业务部门业务人员全力配合催收。信控部应对前期催收过程进行情况汇总和分析，发出比较严厉的催讨函，同时停止供货。若客户进一步订货，要求付清欠款并对新定单进行现款交易。若未能收到客户陆续付款，尽快发出最后通牒，确保客户明了“最后期限”的含义，并在必要时果断采取法律措施。6.3加价款管理6.3.1加价款的简要说明加价款是指客户购货后超过授信期限付款，对超期付款部分向客户收取的款项。加价款通常以“资金占用费”.“违约金”等字眼出现在销售合同或其它业务往来函件中，具体名称以各区域公司所在市场行业用语习惯进行约定。加价款应当在销售合同.发货单据或其它业务往来函件中以书面形式明确。6.3.2加价款的执行要求加价款应在业务对账单中及时.准确地体现：其中若加价款是直接能在结算单或对账单中体现的，则在结算单或对账单中明确各规格各批次垫资时间及加价金额；若加价款是以货款的形式在结算单或对账单中体现的，该业务负责人需出具该批次结算加价前后两次结算单或对账单。各单位信控人员应当对本单位客户加价款执行情况进行监督并建立台账，在每月5号前将本单位上月客户加价款实际执行情况台账提交集团信控部备案。6.3.3加价款的计算及评审加价款的计算应以原合同或其它约定方式为准，任何变更或免除加价款的情形，必须报本公司负责人审批同意，同时抄送信控及财务备案后方可进行。6.3.4加价款的抵冲顺序加款价的抵冲应与货款的财务处理节奏保持一致，客户回款应根据所欠款项时间优先抵扣最早产生的货款及加价款；但经临时授信审批同意，客户前账未清.后期以“现款模式”进行操作的回款，该回款应优先抵冲当次货款，若有盈余再抵扣前期货款及加价款。实际工作中若不能及时冲抵或不能按冲抵顺序执行的，应报本公司业务及财务负责人审批。6.4尾款管理6.4.1尾款简要说明本制度所称尾款特指欠款金额在2万元之内，且欠款比例低于总货款10%的款项。6.4.2尾款执行要求6.4.2.1尾款未清的客户不能开具发票，若对方要求先开发票，应报本公司财务负责人及总经理审批后方可执行。6.4.2.2尾款欠款时间超过1年的，根据其欠款金额进行不同的处理方式：其中欠款金额在3位数以下的，由财务提出.业务打报告签批进行清理；欠款金额超过3位数的，由责任人赔付。6.5风险预警公司授信总额及逾期应收占比预警必须严格按照本制度中《对内授权管理制度》相关规定执行。单个客户应收预警则按本制度中《对外授信管理制度》相关规定执行。6.6应收核销同一客户的应收账款的核销，原则上应按照项目或订单“一一对应”的原则进行。无法按照具体项目或订单进行操作的，以客户为单位按账面数据从前往后依次核销。信控部以直属业务部门提供的数据为基础，按照管理要求进行管理口径的应收数据核实及处理，形成可供应收账款账龄分析的报表。6.7应收账款考核集团信控部及财务部负责集团各公司应收账款管理情况分析，阐明数据来源与依据，提供考核所需数据。各分子公司应将应收账款的回收与业务部门绩效考核及其奖惩挂钩，在制定本公司及各业务部门年度经营目标时，对应收账款管理中应收总额.逾期金额.逾期时间.逾期占比等考核指标进行明确。应收账款绩效考核具体参照《华南集团利润考核管理办法》执行。（二）应收账款管理细则应收账款确认1.1原始数据确认货物一经发出产生的应收数据作为信控部进行应收账款原始管理的数据。1.1.1发货管理赊销货物一经发出，直接业务人员应立即通知收货客户。1.1.2到货询问货物交付客户后，直接业务人员应立即询问客户到货的质量.数量.重量情况，与实际发货情况进行核对，及时解决异议。1.2最终数据确认业务和财务对账确认的应收数据作为信控部进行应收账款管理的最终数据。1.2.1对账方式结算表对账：合同约定的结算周期到期前，业务内勤应根据上周期发货情况制作结算表，由业务人员按时与客户对账结算。客户未在合同中指定对账人的，业务人员进行对账结算时，必须严格审核客户授权结算人的授权委托书，由有效授权对账人在结算表上签字确认，并由客户单位盖章。电话对账：业务人员与客户授权联系人进行电话沟通，核对总余额即可，但应对电话过程进行录音，并通过短信.电子邮件.网上聊天工具对电话内容进行复核。调拨单对账：交货重量.价格确定后，由客户有效授权人直接在当日提货调拨单上签字.盖章或按手印确认。纸质传真对账：将本公司与客户上月账款信息以电子表格的形式（本公司盖章）传真给客户，由客户盖章确认后再回传我方进行保存。采用传真对账的必须事先与客户确认传真号码，避免误传或丢失。对账函（询证函）对账：本公司向客户出具载明往来账款余额的书面函件，由客户盖章确认并返回本公司。1.2.2对账内容无论采取何种对账方式，对账内容除当期应收货款以外，还包括根据合同或其他约定应收的违约金.资金占用费或其他费用。1.2.3对账差异的解决对账数据与实发数据不一致或者本公司对账数据与客户数据不一致的，业务人员必须尽快找出差异原因，核实解决，决不允许因对账问题过度延长结算时间，影响账款收回。应收账款报表管理2.1应收账款日报应收账款日报是针对存在应付账款的市场客户欠款情况进行跟踪的报表。2.1.1时间要求集团信控部每周—*.三.五根据江枫软件数据反映的市场客户应收情况制作市场应收账款报表。2.1.2报表内容应收账款日报由客户所属区域公司.客户代号.客户名称.欠款余额.逾期金额.账期.最早欠款时间.逾期天数.是否存在延期加价约定.汇款日期和报表制作日期构成。其中：客户代号：指对客户进行信用建档时设立的代号；最早欠款时间：指该客户最初一笔逾期支付的货款付款期限届满之日；逾期天数：指该客户最初一笔逾期支付的货款的逾期时间；回款情况：由集团信控部向客户所属分子公司信控专员询问.核实客户的逾期情况.付款计划及其他与账款有关的信息，在报表中说明。2.2应收账款周报2.2.1时间要求各分子公司信控部根据集团制定的应收账款周报模版填报本公司应收账款情况，并定期于每周三提交至集团信控部。集团信控部汇总各分子公司应收账款情况，并对重点关注.严重逾期客户进行跟踪.核实后，将汇总表在集团层面进行公布。2.2.2报表内容应收账款周报包括当期应收汇总.工程（含托盘）客户应收明细.工程配送客户应收明细.市场客户应收明细.工程重点关注及以上逾期客户.工程配送重点关注及以上逾期客户.市场重点关注及以上逾期客户8个模块内容。针对市场.工程配送客户及工程直供客户的逾期应收账款，均应明确当前实际的催收情况，其中重点关注及以上逾期客户属于重点催收部分，各分子公司信控部均应与本公司业务部门核实.确定具体催收措施和进展，予以反馈。2.3应收账款月报应收账款月报除应计算各分子公司当月的应收账款周转天数，其余内容按照周报的要求制作。应收款跟踪3.1跟踪流程3.1.1通知：本公司代办运输或者货物直发的，货物一经发出，即应将发货信息通知客户；客户自提的，一收到提货单据，即应核实单据信息的真实性。3.1.2询问：在客户收到货物的2日之内，业务人员应就到货情况.货物质量等相关问题询问客户，并保留询问记录；如客户就数量.质量提出异议，应立即派人实地了解情况，协商解决措施。3.1.3提醒：市场客户，在付款期限届满前1-2天，应电话联系客户业务联系人，核对欠款情况，并提醒客户着手安排付款；工程客户，在合同约定的结算期到期前，应制作好结算表，按期与客户进行结算，并在付款期限届满前3天，电话与客户沟通付款安排。3.1.4催促：客户付款期限一到，客户仍未付款或者款未到本公司的，业务人员即应电话联系客户，了解付款情况。3.2跟踪方案总结客户历史交易习惯，针对不同付款习惯客户在跟踪过程中应安排不同的跟踪方案。客户付款习惯跟踪方案积极主动付款按照跟踪流程，做好对账和开票工作，为收款做好准备。被提醒时才付款在付款期限届满之前积极主动提醒客户还款。被警告.起诉时才付针对该类市场客户应取消授信政策，不得对其赊销；针对该类工款有前款未清，回收困难程客户，在项目合作前必须严格调查其项目资金情况，在合同中约定资金占用费和停供免责条款，一旦逾期付款，及时停供催款，且欠款回清前拒绝有新的垫资合作。应收款催收4.1一般逾期4.1.1电话询问逾期的第一天，业务员即应采取电话形式（客户工作地点距离本公司较近的，直接业务