办公自动化应用常识教案-4

办公自动化应用常识[教案]时间：25分钟地点：二楼会议室授课人：张进主要内容：这节课我和大家共同学习办公自动化这个科目，办公自动化这个题目很大，它需要一个较长时间系统的学习，而且还需要和局机关实际工作不断地接轨和磨合，所以今天这里所讲的办公自动化，主要是帮助大家了解它在实际工作中的一点应用常识。一、办公自动化简介；二、办公自动化实现的功能及业务；三、办公自动化的安全及病毒防护四、局机关办公自动化系统构想一、办公自动化简介概念――办公自动化就是把计算机技术、通信技术、管理学、系统科学和行为科学等结合在一起，让各种先进办公设备有机地组合起来，用以综合处理各种办公信息，提高办公效率和办公质量的一套系统，英文叫做officeautomation(OA)。这个自动化办公的OA系统咱们药监局其实早就接触过，好像是我们刚分到局的时候，省药监局就为咱们安装过一次，但不知道什么原因，几年来一直没有正式的运行，去年我记得伞洪波又去学了一次，好像是省局又新开发了一套，但到现在好像这个OA又没动静了，从这个现象观察，要想开发一套大家都能容易接受的成熟的OA系统是多么的不容易。首先简单的一条，电子办公中最难解决的就是如何确保公文的真实性和有效性，比如个人的电子签名问题到现在都没有很好的解决，举个例子：现实中我从王阳那借了500块钱，我给她打个欠条，签上我的名字，这基本上就赖不掉了吧，有签名。但如果我用电子文档给王阳打个欠条给她发过去，王阳肯定不干，因为它不具备真实性和有效性，而未来电子签名技术将会解决这个问题。（前段时间跟洮北区公安局的一个战友闲聊，他说他们公安系统已经开始准备上电子签名技术了。）办公自动化的特点办公自动化是信息化社会的重要标志之一，办公自动化具有以下特点：1．办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科。办公自动化涉及的学科广泛，有计算机技术、信电学、管理学、人文学等多门学科。其中，计算机技术是办公自动化的基础，信息的采集、输入、存储、处理和输出都离不开计算机。2．办公自动化是人机会话的信息系统。办公自动化的主体是人，人要指挥计算机为人服务，要让计算机采集、加工、处理、传送和存储大量的信息，并且还要把信息反馈给人。因此它必须是一个人机会话的信息系统。说到人机会话，这里想简单的谈谈人机会话方式，即我们经常接触的人机界面，人机界面我们可以简单把它理解为自动化办公的终端，它是一整套自动化办公系统最终要与人交流互动的一个界面。举个例子：现在的移动公司大厅越来越先进了，交话费时不仅有人工服务，最近还加了不少的自动交话费的机器，机器的样子有点类似于银行的ATM机，不同的是ATM机大部分只能往外取钱，而移动的这个机器呢它可以往里收钱，人机界面做的非常美观，简洁大方，输入手机号，输入交费额度，基本上看一眼大家都会操作，但那天我交费的时候确发生了一点问题，我准备存50块钱话费，但我往机器里赛了一张一百的，结果操作完以后，我突然发现这个机器没有往回找钱的意思，虽然最后跟大厅的工作人员商量半天，最终把我的问题解决了，但这个自动交费的机器也就是这个自动化办公系统终端的问题同时出现了，为什么在整个的交费过程中没有出现一次提示该机器不能倒零钱的信息，或者在整个人机界面操作过程中没有设计终止交费行为的控制按钮。另一件事：前段时间，新闻联播说北京火车站新增加了不少自动购票系统，但不少旅客上去后，不知道如何操作，每例成功的购票最低都需要20分钟，我举的这二个例子都是人机界面做的不太完善或有部分当时应该是一个神话，可以说在DOS时代，用微机的人没有不知道这个软件的，它的操作方式最大程度地满足了当时中国人的使用习惯，比如：表格的斜线功能……，而当时其它软件呢，比如word由于纯属西方的舶来品，跟我们的使用方式很不相同，可以说一根斜线就把这二个软件拉开了天壤之隔，说WPS是我们民族软件的骄傲一点都不唯过，因为它当时极有力的阻击了西方软件对中国软件市场的冲击。反过来我们说一下Word字处理软件，冷不丁的讲word大家可能没什么感觉，我们每天工作都要接触的一款办公软件，人们常说微软帝国的建立重点是倚仗了二个拳头产品，一个是微机操作系统，即大家熟知的win95、win98、winme、winnt、win2000、win2003、winxp、vista、win7（之前还有什么1.0……），另一个就是office办公软件，即我们一直使用的office95，office97，office2000，officeXP，office2003，office2007，而其中word就是这个强大家族中的重要一员，剩下的成员还有excel、powerpoint、acess、outlook、publisher等等，我们一开始不是说wps软件非常成功的阻击了word软件进入大陆市场吗，那为什么现在word的使用率会这么高呢，而且还抢占了全球90%市场份额，关键是当时的微软在后期发展过程中引入了字处理软件的一个崭新理念，叫所见即所得，举个例子：我们现在编辑文档时，比如发个红头文件，什么位置在屏幕上什么样，用打印机打出来就是什么样，但是这在dos时代是很难办到的一项技术，那时候的打字员必须凭技术和经验慢慢的调试（所以那时候机关的打字员也是一个荣誉很高的技术工种）。2．数字、表格处理。数字处理是办公自动化的另一项重要内容。数字、表格处理工作量大，一般往往采用表格处理软件，以提高制表效率。常见的表格处理软件主要有Lotus1-2-3、Excel及CCED（朱崇君）简单介绍一下excel表格的用法（讲讲公式和日期的输入方式）文档的简单提一下差不多跟wps同时代的产品，1988年,首创中文字表编辑之概念,已其方便的中文制表而著称.实际已将文字编辑,表格制作,数据运算,排版打印以及数据库报表输出等多项功能融为一体，也是dos时代的英雄，从这一个方面说，微软的霸道更多体现在它的技术垄断性上，它一看某些方面竞争不过你，它会使用他最狠的一招，那就是换操作系统，你不是DOS利害吗，我换windows陪你玩，开发完了以后，我还不公开操作系统源代码，让你的程序在我的系统上不能安装，或者不能正常安装，而且所制成的文件格式我就故意不跟你兼容，，另一招微软开始调整战略，你不是不喜欢我的使用方式嘛，我就聘用中国的工程师来为他们写程序，这样开发出来的产品就更加适合中国的市场，成立了微软研究院，花高薪垄断了一大批中国的高精尖人才。可以说Office系列是微软贯彻“先入为主、强者恒强”这种经济学原理销售成功的一个典范。3．语音处理。语音处理用于办公自动化中的人机交互活动，可以提高办公效率。4．图形图像处理。办公信息中往往包含着各种图像、照片、数据统计图、结构图等，办公自动化系统应该有专门软件处理各种图形、图像。常见的图形图像输入设备有键盘、鼠标、数字化仪、光笔、扫描仪、摄像机和数码相机等；常见的图形图像输出设备有图形显示器、打印机和绘图仪等。5．电子邮件。电子邮件是计算机网络上的一种通信手段，得到了广泛的应用。它通过电子技术在网上传送声音、图像、数字、文字或其他混合信息，已经成为地区间、国际上不可缺少的通信工具。这里要提醒大家的是，邮箱大多数都是有空间限制的，比如省局邮箱空间为50M，要注意经常清理，否则有时候会莫明其妙的收不到或发不出邮件。网易、搜狐等部分网站的电子信箱号称无限增容，但是它们上传附件的大小一般也有所控制的，比如sohu的上传附件时最大不能超过10M，另外申请邮箱时通常有二种选择，一种是收费，一种是免费，具体的差别就是服务，据说收费的信箱反垃圾信件做的比较好。6．电子会议。电子会议是指位于不同地区的人可以通过计算机网络举行会议，包括行政会议、记者招待会、远程教学等。7．文档管理和资料检索。对各种文件、资料、档案进行分类、编排、存储和检索，也是办公自动化的重要内容。以高密度、大容量存储器为基础的数据库技术是信息检索系统中应用最广的技术，办公自动化软件中应包括数据库管理功能。这里我想重点说一下，自动化办公系统能不能良好运行，完全取决于所有原始数据信息的正确与否，要想系统快速检索出我们所需要的内容，前提是取决于基本信息的录入一定要准确无误。三、办公自动化的安全及病毒防护最近有一部电视剧叫《密战》，剧情里有一段描述国际间谍组织如何利用黑客手段攻击我科研所网络窃取星讯六号卫星情报的内容，网络安全，也就是自动化办公的安全性不容置疑，可能有人理解，咱们药监局也不是什么科研机构，也没有什么高度军事机密，有必要把网络的安全性提高到这么个程度吗，我认为，很有必要，远的不说，单指药检所这一块，我们都知道，药检所的实验数据流程是一个完整的数据链条，哪一个环节损坏，必将影响最终的实验进程，试想如果此时他们的服务器遭到连续不断的攻击，我想靠人力用原始的办法也许最终也能解决某些问题，但是他们工作量肯定要成倍的往上翻。1、办公自动化存在的现状一是安全意识淡薄。很多人认为网络安全问题是公安部门的事，和自己没有关系；有的心存侥幸，认为本单位上网已多年，从未遇到有人攻击，防不防范都无所谓。有的对安全保密还有错误认识，认为安全保密会防碍网络的发展，影响数据传送速度，影响带宽。这些都是网络建设初期的“幼稚病”。二是防范技术落后。这种情况是各个单位目前存在的一种普遍现象，我所知道的很多单位现在上网基本上就是不设防，包括咱们单位，其实也想过一些具体问题，你说咱们局要是设防吧，单位的投入就不能少，一个硬件防火墙的建立估计不能是几百几千的肯定不行，几万的估计也就是买个心里安慰，其实像银行那种级别的硬件防火墙，应该都在百万以上，还有每年的技术服务费，都是不小的开支。对于咱们单位，我的理解是不是咱们不想设防，而是防不胜防。我记得有一次，市场科四楼服务器出了一些问题，长春的客服让咱们协助一下，结果就发现，那些技术人员在长春操控咱们局里的机器就跟在自己家玩似的，所以在这里，我也给大家提个醒，首先，重要的数据一是要做好备份；其次，做好与外网的隔离。即，自认为很重要比如什么银行帐号、密码，或者涉及到具体的比较敏感的业务数据的机器可以选择不连网，如果你自己实在不知道机器有没有被别人控制，最简单最直接有效的方式是把网线拔掉。再一个，现在各科室电脑也多了，可以适当考虑重点用哪台电脑存储资料，这一台尽量少上网。三是上网方式多种多样，出口不统一。举个例子：药检所现在的内部网络做的非常好，他们把内网和外网严格的进行了分离，所有涉及到业务数据的机器我所了解的都是严禁接入外网的，但在工作过程中我们会经常忽略了一个环节，就是药检所领导屋里的机器，比如李所长屋里，我知道他的屋是能上外网的，但是李所用的电脑不知道和内网有没有连接，如果这台机器是内网跟外网同时上的话，那么这就是隐患。五是随意发布信息缺乏保密意识。举个例子：1998年4月13日广东省某报披露我国研制某机密工程的情况，4月14日，香港报纸转载，4月16日台湾报纸转载，属于严重泄密事件。中央和省里都很重视，经查，材料是广州地区某大学一名学生从互联网上获取的。江总书记还对此专门作了批示。2、办公自动化的隐忧一是互联网协议是开放的、面向大众的，安全性能差这里就不细讲了，其网络协议（TCP/IP、HTTP等）由于便于连接、方便使用，已成为开放的、面向大众的网络协议，协议在安全方面考虑得很少，而且创建的比较早，被“黑客”发现的漏洞愈来愈多，安全性能愈来愈差。二是操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多现在看操作系统的漏洞已经无法避免，尤其是微软开发的windows系列，早已被世界公认为漏洞最多的操作系统，所以银行等一些特殊的部门，他们大多采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统，安全系数相对高很多。三是网上鱼龙混杂，网络攻击者猖獗 现在由于黑客工具的大量开发，使很多稍懂点微机的人都有可能成为黑客，有的是为了好玩，试试身手，烦人的是那些恶意破坏，盗取数据的。比如前段时间咱们局很多机器上不了网的问题，主要就是遭到arp木马病毒的攻击。3、办公自动化过程中的泄密渠道与防范措施一是设备电磁泄漏发射泄密及防护电磁泄漏的防护，估计大家都没遇着过，我记得2002年左右，有一次我无意间到原单位的一个自动化站，里面就有一个类似于像收音机那样大小的设备，支了一根小天线，当时部队的黄参谋还跟我解释说这个是干扰器，说是咱们显示器在开着的时候，都会有辐射，如果有人这时候在马路对面用专用的接收器，就可以利用这些辐射源接收到你屏幕上显示的这些内容，而且可以录下来，干扰器功能就是同时也会发出一大堆的没有规律的辐射源，目的是让接收设备失效。二是媒体介质失控泄密及保密措施这个很好理解，现在的U盘，小巧方便，往机箱上一插，不注意的都不一定看见，记得夏天的时候我参加了一个HP办公设备的推介会，工作人员就现场演示了一款U盘复制技术，只要把U盘乘你不注意时往机箱后U口一插都不用人操作，机器上的信息文本就会自动的全部复制到U盘里，然后取走。当然解决的方法也很简单，就是在机器上把所有的U盘口都设为禁用就行。还有一个问题就是在实际工作中，我们经常会选择把一些敏感文件删除，或者更彻底的把硬盘格式化一下，以为这样就很安全，其实不是，现在有很多软件是可以把删除掉的文件再找回来的，所以大家在把机器往电脑公司里维修的时候，尽量选择让那些服务人员上门服务，要不然你都不知道这些技术人员会不会做些你想像不到的事。三是非法访问泄密（网络受攻击泄密）说白了非法访问就是大家经常说的黑客攻击，预防手段要我说防止危险的最好办法，就是远离危险，最好关键数据的机器干脆就不用来上外网，比如人事的管理档案的机器、财务的工资库机器等等，实在由于工作需要上外网，也一定安装好必要的防病毒、木马程序，另外教大家一个识别的攻击的方法，就是机器平时运行的都很好，突然一下就变慢了，先自已排查一下，如果还没解决好，试着把网线拔一下，歇个十几分钟再上网试试，如果这招管用，那你就一定要更加小心，很可能你的机器已经中招。四是网上发布信息缺乏保密意识造成泄密这个问题，对于像咱们局这样的政府部门一定要注意，我觉得发布信息由于