信息及文控管理措施和竣工资料编制计划

信息及文控管理措施和竣工资料编制计划1.0信息管理信息的传递本工程项目管理的信息按来源可分为外部信息和内部信息。外部信息是来自业主、监理、第三方等部门的信息，主要是指令性信息；内部信息是指公司、项目内部围绕施工生产而传递的指令和反馈信息。这些信息的执行、收集、传递的主体是项目部各职能部门，各部门以处理本部门的业务信息为主，同时也传递或转呈相关职能部门的信息。信息处理流程项目施工的信息处理流程如下图：<=DI反馈性信息图例：<=DI反馈性信息图例：一—口指令性信息公司相关职能部室信息的处理对外部的指令性信息由对应的职能部门负责分析研究，制定出应采取的策略或措施，并及时向信息发布单位汇报信息的实施过程和结果。内部信息的往来应有过程跟踪活动，及时收集反馈信息。基层单位应采取积极地态度予以配合，在对信息进行分析讨论的基础上，利用所得出结论，促进施工生产，保持持续改进。信息管理措施配备传真电话，传递语言、数据、图文等信息。利用Internet网络及办公平台，处理工程进度、HSE管理、投资控制、质量管理和文控管理。做好工程报表、计划、统计等施工文件的收集整理工作。利用P3E/C、ERP管理软件，进行工程进度、资源、合同、财务管理。实现办公自动化、微机化。建立项目计算机区域网，实现系统信息共享。文控管理文件分类项目施工文件应按专业进行分类管理，施工文件主要有以下几个类别：技术管理文件包括与监理、业主之间有关工程技术的信函、申请、报告、批复等；业主的技术要求文件；施工设计文件；业主指定的及其相关的施工标准和验收规范；公司内部技术管理文件；施工记录及各种检查验收报告。质量管理文件包括与监理、业主之间有关工程质量的信函、申请、报告、批复等；业主质量要求及规定；业主指定的质量评定标准和检验程序；公司的质量手册、质量控制程序及质量管理文件；质量检验记录及质量评定资料等。HSE管理文件包括与监理、业主之间有关工程HSE的信函、申请、报告、批复等；业主关于HSE的规定和文件；公司的HSE管理手册、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE记录资料。合同管理文件包括主合同文件；分包合同文件；合同管理记录及评价报告；合同变更文件；与业主、监理之间关于合同管理的信函、申请、报告、批复等。控制管理文件包括施工计划、施工统计记录、进度报告、成本控制报告、工程预结算资料。采办管理文件包括甲供材料、设备需求计划及调配台帐；自购材料采购计划；供货商资质资料；材料、设备交接记录；材料、设备的质量证明文件。财务管理文件包括财务报表、财务报告、成本分析报告等财务管理文件；与业主之间有关工程财务管理的信函、申请、报告、批复等。行政管理文件包括项目内部及外部的行政文件。文件的收发项目行政部文控员负责文件收发工作。登记文件来源、主题、编号、接收/颁发时间，并按要求将文件呈送项目经理或其指派的部门、人员进行审阅、修改、签发。若将要发放的文件内容经过审阅后需要变动，则由文控员将审批意见及原文件一同返回至文件编制部门修改，然后再次提交有关领导或部门审阅。对已签发的文件，应及时发送的相关单位，并做好《文件收发台帐》的填写工作。项目职能部门与基层单位间的往来文件可不经文控员传送，但应制备或复印1份交文控部存档备查。文件的存档和处置各部门的文件自行整理归档，存放在行政部设置的卷柜内，并及时填写《文件收发台帐》和卷内目录。文件的存档分类按职能部门的业务范围建立总目、分目，以书面文字、电子软件、音像制品形式出现的文件亦应加以区分。对于已作废的文件，应由文件制发或保存部门及时收回，并加盖“作废”章。内部文件的更改由原文件的审批人负责；外部文件的更改，应由原文件发放单位出具书面文字附于原文件后，再予以传达和存档。文控管理措施配置专用微机、扫描仪、复印机、卷柜、装订器具等办公用品，采用专业化文控管理模式，建立现代化文控管理系统。建立文控管理制度，按制度理顺文件的编制、审批、发送流程，做到及时、准确、快捷。确定项目经理第一责任者的权利地位，凡项目部对外呈送的文件、报表和信函必须由项目经理签署方能生效。定期组织项目各层次间文控管理的检查和讲评活动，监督和促进文控管理工作上水平。3.0施工文件竣工资料施工文件及竣工图的质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，须采用碳素材料。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。材料合格证、出厂证明，要求将原件归档，因客观原因不能提供原件的，要求复印件加盖提供单位的公章，注明原件存放地点。凡应归档的施工文件及竣工图原则上归档原件。文字材料一般按人4（210mmX297mm）幅面编制。施工文件主要内容、格式、编制要求按照发包人策划组织的施工文件的具体内容、格式、编制要求等进行编制。文件要求用A4幅面纸（或折叠成A4大小）打印，厚度不超过35毫米。对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更（复印件）应单独组卷。凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。竣工图的编制要求在项目竣工时必须编制竣工图，施工过程中产生的全部变更内容在详细设计图（施工图）的基础上绘制最终版施工图（竣工图），施工单位加盖竣工图章，设计变更单要注明变更原因，按照规定编号，同时还要将涉及到的原施工图号对照标注在变更单编号下方，编号不能出现重号、错号现象。竣工图应完整、准确、清晰、规范，真实反映项目竣工验收时的实际情况。绘制的竣工图按原图编号，注明版本，在图标内注明“竣工阶段”，加盖并签署竣工图章。同一构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。竣工图图幅应按68/110609.3要求统一折叠，装订成册，厚度不超过35毫米。编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。竣工图的审核竣工图编制完成后，报监理单位检查，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。竣工图以单项工程为归档单位，按单位工程或专业编制，并配有详细编制说明和目录。编制竣工图时应使用新的施工图，按要求加盖并签署竣工图章。一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。施工文件及竣工图的整理与归档项目文件的整理本项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按发包人档案管理的要求，由文件项目部进行整理。施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。对设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件等进行整理；要对现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件进行整理。项目文件的组卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。项目施工文件按单项工程、单位工程/装置、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。案卷与卷内文件的排列管理性文件按问题、时间或重要程度排列。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。竣工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。案卷编目卷内文件页号的编写卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方［具体位置距右（左）边距20mm、距下边距15mm，如在该位置有文字、线条等内容可做相应变动］。成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。卷内目录的编制、案卷封面和脊背的编制、案卷封面和脊背的编制、卷内备考表等应按照发包方提供的归档文件格式要求进行编制。案卷装订要求文字材料可采用整卷装订形式；图纸应按68/110609.3要求统一折叠，装订。案卷内不应有金属物。单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。卷皮、卷内表格规格及制成材料按照招标文件中提供的归档文件格式要求进行整理制定，符合发包方要求。声像材料整理声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。项目文件的归档分包人应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求交承包人，由承包人及时向发包人档案管理机构归档。根据基本建设程序和项目特点，归档在单项工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映本项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合本文中项目文件质量要求。外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文；经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。项目文件的归档审查在项目竣工文件收集、编制和整理后，项目部应组织监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经发包人单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交发包人存档。项目文件的归档时间在单项工程完工后两个月内，项目部将项目文件汇总整理，将项目文件向发包人归档。项目档案的整理全