工程管理公文写作公文写作基本知识

工程管理公文写作主讲人李文涛2018年9月-12月（应用文写作）一、公文文种二、公文格式三、行文style四、写作宝典五、写作雷区公文写作国家法定的行政公文种类《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)规定：15种：决议、决定、命令（令）、公告、通告、意见、通

知、通报、公报、报告、请示、批复、议案、函、

纪要。一、公文文种常用公文命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报报告、请示、批复、意见、函、纪要12种一、公文文种公文之初了解通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。一、公文文种公文之初了解报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。一、公文文种公文之初了解意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。一、公文文种公文之再判断公告VS通告：一是从所宣布告知事项的性质来看，“公告”重于“通告”；二是从所公布的范围看，“公告”大于“通告”；三是从发布的机关看，“公告”高于“通告”。一、公文文种公文之再判断通告VS通知：告“告”字是普遍告知的意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守。知“知”字具有特定告知的意思，有可能告知所属单位全部下级单位、人员，也可能告知部分下级单位，要求他们知照办理。一、公文文种公文之再判断请示VS报告（都是上行文）行文要求不同“报告”不要求上级批复，“请示”要求上级批复；行文时间不同“报告”是事中或事后行文，“请示”只能是事前行文；文种性质不同“报告”属陈述性的上行公文，“请示”属请求性的上行公文。结尾用语不同报告”一般用“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”等用语；“请示”一般用“可否（妥否、当否），请批示”。一、公文文种版头版头：：“公文文份数数序号号”、、“秘秘密等等级””和““保密密期限限”、、“紧紧急程程度””、““发文文机关关标识识”、、“发发文字字号””、““签发发人””等内内容。。行数和和字数数：一般每每面排排22行，，每行行排28个个字。。二、公公文格格式主体、、版记记、公公文纸纸型主体版记公文纸纸型标题主送机机关正文附件成文时时间公文生生效识识附注……抄送印发机机关和和印发发时间公文用用纸采采用国国际标准准A4型。。公文一一律采采取左左侧装订订的形形式。。二、公公文格格式成文日日期安排在在文件件末尾尾，落落款之之下；；没有落落款的的公文文，日日期就就直接接写在在写在在正文文右下下方；；成文日日期与与落款款要上上下对对称，，年月月日的的第一一个数数字不不宜超超越落落款第第一个个字，，日字字靠右右以空空四个个字为为宜。。成文日期必须写明明年月日，使用阿阿拉伯数字（15年05月X日）。二、公文格式用印和签署用印和签署：除“会议纪要””外，公文均应加加盖印章。一般用印方法：居中下压发文机机关署名和成文日日期，使发文机关关署名和成文日期期居印章中心偏下下位置，印章顶端端应当上距正文（（或附件说明）一一行之内。联合行文用印：主办机关印章在在前，两个印章均均压成文时间，排排列整齐，不相交交或相切，相距不不超过3毫米。二、公文格式上行文上行文是下级机关向上级级领导机关（包括括有业务指导关系系的上级机关在内内）的行文。文种一般是请示、报告和上报报的意见。总结、计划等可另加“文头”。一般不能越级。不能交叉向上级机机关行文请示、报报告或提出意见。。受双重领导的机关关，在向上级请示示时，应主送一个个上级机关，同时时抄送另一个上级级机关，不可一并并报送。三、行文style下行文下行文是上级机关对所属属下级组织的行文文。一般是决定、命令（令））、意见、通知、、通报、会议纪要要、批复等，另加通知为主件，将下发的的应用文作为附件一并下发。一般只发直属下级级。上级机关不可与下下属机关联合向基基层发文。三、行文style平行文平行文是平行机关或不相相隶属机关之间的的行文。一般是“函”、“周知性通知”和告知性的“意见”。写法上要做到态度度谦和，多用商量量的语气，不能强强加于人，更不能能用指示性的口吻吻。三、行文style通知一般分为公布性通通知、批转性通知知、转发性通知、、指示性通知、一一般性通知、事务务性通知、会议性性通知、任免性通通知。周知性通知：要求受文机关知晓晓某一事项的通知知，例如会议通知、人事通通知、人事任免通通知等。会议性通知用于发发布召开会议、告告知有关事宜时使使用的通知，限于于上级对下级机关关，平级机关或不不相隶属机关之间间用“邀请函”（（工作联系单）。四、写作宝典通知•周知性通知：标题：一般应由发发文机关、事由和和文种三要素组成成。国务院关于印发《《中国制造2025》的通知正文：会议通知应应写明召开会议缘缘由、目的、会议议名称、组织召集集单位、会议内容容、起止时间、参参加人员、会议地地点、报到的时间间及地点，需要准准备的材料、食宿宿安排和其它事项项；有时还要写明明交通路线、交通通工具等。四、写作宝宝典请示各机关都都有自己己的职权权范围，，对属超超出职权权范围的的事项，，凡涉及及有关方方针政策策界限、、工作中中的重大大问题、、需要上上级机关关予以审审核批准准的事项项（如财财政支持持、资产产购置、、人员定定编、机机构设置置）等诸诸多方面面的内容容时，应应以“请请示”行行文。四、写作宝宝典请示标题：由发文机机关、事事由、文文种三要要素组成成。某市交通通局关于于扩建长长途客运运站所需需费用的的请示正文：请示事由由——要要用简明明扼要的的语言将将请示的的原因和和背景情情况或者者请示问问题的依依据、出出发点及及思想基基础交代代清楚；；要抓住住主要矛矛盾，采采取叙事事和说理理相结合合的表达达方式，，叙事要要精炼，，说理要要透彻，，力戒繁繁冗累赘赘。请示事事项———要要和盘盘托出出，直直截了了当，，明白白显露露，请请求上上级机机关作作出答答复。。结尾：：妥否（（可否否、是是否可可行）），请请批示示。四、写作作宝典典××系关于于举办办中国国西部部地区区桥梁梁建设设学术研研讨会会的请请示××学校行行政：：为提升升西部部桥梁梁建设设水平平、促促进我我校桥桥梁工工程学学科的的建设设和发发展、、促进进桥梁梁科学学研究究和人人才培培养，，拟召召开“中国西西部地地区桥桥梁建建设学学术研研讨会会”。具体体意见见如下下：一、研讨会会由××、××、××共同主主办，，学校校××系承办办。会会期3天，于于2004年11月下旬旬召开开。主主会场场设在在××。拟邀邀请国国内外外有关关高校校、科科研院院所和和设计计院所所等桥桥梁届届专家家学者者、中中青年年教学学及研研究人人员代代表参参会，，会议议规模模控制制在200人左右。二、成立研讨会筹筹备组，由学学校办公室、、科技处、××系负责人和××、××（另2个主办单位））有关人员组组成，具体负负责有关筹备备事宜。三、经预算，，研讨会约需需经费25万元人民币，，向与会代表表收取住宿、、会务费等每每人800元，共计约16万元左右，我我系自筹2万元，请学校校资助7万元。四、请学校邀邀请××、××、××等上级有关领领导参会。五、……以上请示妥否否，请批示。。××校××系二○○四年九九月九日（附注：联系系人××，联系电话××）报告一般分为工作作报告、情况况报告、呈请请性报告、检检讨（检查））报告、例行行报告、回复复性报告、送送文送物报告告。写作通用规则则——三段式：：情况，做法，，问题（意见见）/情况（做法法），问题，，今后意见/情况，原因（（责任），下下步做法/情况，原因因，责任及处处理意见/情况，问题，，建议。四、写作宝典报告标题：由发文机关关、事由、文文种三要素组组成。关于渤海2号号钻井翻沉事事故的检讨报报告正文：开头为报告告引据，简明明扼要的语句句交代出全文文主要内容或或基本情况，，也可陈述有有关的背景或或缘由，开门门见山，落笔笔入题。报告告事项，要准准确简要、条条理明晰的将将有关工作或或事情的情况况表达清楚，，给人全面、、深刻的了解解。结尾：以上报报告如如有不不妥，，请批批示。。/特特此报报告。。四、写作作宝典典××市政府府关于于治理理×河水质质污染染问题题的报报告××省人民民政府府：省政府府转来来××委员会会提出出的关关于×河水质质污染染状况况的报报告，，经市市政府府调查查研究究，对对报告告中提提出的的有关关问题题及解解决方方案报报告如如下：：一、解解决××河水质质污染染问题题的关关键是是尽快快建成成污水水处理理厂。。现在在××河的污污染主主要是是××区排放放的污污水所所致。。×区的排排放量量为2.5万吨，，污水水比较较集中中，因因污水水处理理厂未未能及及时建建立，，致使使污水水直接接排入入×河，造成了了×河的污染。。为解决×河的污染，，市政府已已抓紧×区污水处理理厂建设，争取取在××年建成。×区污水处理理厂原设计计概算为831.6万元，按现现行价格估估算约为1100万元，已于于××年×月开工，建建成了8项附属设施施，计完成成投资200万元。市政政府今年安安排的300万元投资已已全部落实实，×区城环局正正在组织实实施。根据×河河道以南南人口密集集区的地下下水污染和和环境问题题，在污水水处理厂未未建成之前前，利用现现有污水管管道，把污污水引到某某区污水处处理厂以西西，污水直直接排入污污水处理厂厂的出口，，这就避开开了污染区区。二、×电热厂的粉粉煤灰也是是污染源之之一。对于于电热厂储储灰厂的选选址，必须须考虑到对对地下水和和环境的污污染。选址址已责成×区×电热厂抓紧紧做工作，，争取尽快快报市政府府有关部门门审批。对对储灰厂渗渗漏对地下下水的污染染，主要采采取截流集集中排放的的措施，以以减少对地地下水的污污染。落款会议纪要会议纪要是传达会议议议定事项项和主要精精神，要求求与会单位位共同遵守守、执行的的文种。主要内容：：一是写明会会议研究和和解决的中中心议题；；召开会议议所依据的的文件精神神或上级指指示以及批批准机关；；会议召开开的政治、、经济背景景；会议的的宗旨、目目的。二是写明会会议的名称称、召开的的时间、地地点、主持持人、参加加人员及所所在单位，，会议的经经过，主要要收获。三是会议研研究讨论的的问题及决决定事项，，包括会议议的基本情情况，对工工作的分析析、提出的的问题、决决定的事项项以及大会会提出的要要求和希望望。四、写作宝典典会议纪要（（会议记录）标题：机关名称称+会议名名称+文种种/会议名称+文种/正、副标标题式。某某座谈会会议纪要正文：总述部分分，是全文文的前言、、导语，即即会议情况况；分述部部分，应写写出会议讨讨论的情况况和结果，，一些小型型会议可不不写讨论情情况直接写写决议事项项。结尾：一是提出出希望、号号召；二是是交代会议议的有关事事项。四、写作宝典典函标题：关于+事事项+的函函。关于XX公司建建立食品购购销站征用用土地的函函正文：缘由+事事项结尾：申请函（（可否，请请函复。））/商洽函（可可否，盼予予函复。））/答复函（（此复。））四、写作宝典典函函适用于不不相隶属机机关之间相相互商洽工工作、询问问和答复问问题、请求求批准和答答复审批事事项。答复函申请函询问函按内容分商洽函告知函来函复函按行文方向向分四、写作宝典典××公司关于选选派技术人人员进修的的函××大学：我公司属于于新建公司司，为提高高专业人员员的业务水水平和科研研能力，经经研究决定定选派×××、×××、×××等3名同志分别别到你校中中文系、计计算机系、、外语系进进修1年，进修费费用按国家家规定的标标准，由我我公司支付付，进修同同志入校时时由我公司司财务人员员统一一次次付清。能否接受，，请予函复复。附件：×××等3名技术人员员情况登记记表××公司×年×月×日条例、规定定、办法要注意体现现整体政策策思想的准准确性，做做到既无““缺口”，，又无“重重叠”，更更无矛盾。。形式多样，，不离其宗宗。可以章条款式（全篇设章章、章下分分条、条下下有款），，也可以开开头说明制制发缘由、、目的和依依据，然后后分条列项项；还可以全文由若干条条项贯通，但但内在结构就就是“总-分分-附”。“总”即开开端要讲明制制定的目的、、依据与适用用范围，“分分”即规定的的具体事项内内容，“附””即用来明确确时效、地效效、人效、解解释权及未尽尽事宜的部分分。四、写作宝典条例、规定、、办法区别情况，规规范行文。在在行文时，要要用“通知”作“文件头”来加以颁行行。全面具体，用用语严谨。内内容要合理、、切实、全面面、具体，要要字字清清楚楚楚、句句掷地地有声。四、写作宝典总结标题：公文式标题题——单位名称+适适用时限+文文种。新闻式标题———《开足马力保保持第一———某某公司司2014年年度工作总结结》。基本情况概述述：概述工作的的基本情况、、背景、环境境、指导思想想及工作成效效和总体评价价。主文：“三大块（（基本情况、、主要做法、、问题及今后后打算）”式式；“因果倒倒置（先讲成成绩再讲取得得成绩的原因因）”式………。四、写作宝典总结基本做法——写明做了了哪些工作，，是怎样做的的。成绩与经验——对成绩进进行分析研究究，并上升到到理性高度，，总结出带有有规律性的认认识。问题与教训——存在的不不足之处和尚尚未解决的问问题。四、写作宝典总结四项注意找出规律突出出重点功夫下在平时磨刀不误砍柴柴工+不要十步九回头++忌“流水账””（不分主次次，不讲轻重重，事无巨细细，面面俱到到）。平时占有丰富富材料，不再再“巧妇难为为无米之炊””。跑步向前把初初稿写出来，，再精雕细琢琢。“七分想，三三分写”，先先列提纲再下下笔。四、写作宝典计划标题：制文单位位+时间概概念+文种种。某某公司2015年年度工作计计划。正文：一般由““做什么””、“怎样样做”构成成正文主体体，最后由由一个极其其简短的号号召性结尾尾组成。“做什么”即计划的指指导思想、、总的要求求与主要指指标；“怎样做””即实现主要要指标或目目的、要求求而采取的的各种措施施、办法，包括括人力、物物力、财财力、技术术、设备、、手段等。。四、写作宝典典计划两项注意：：要突出重点点，加强预预见性。紧紧围绕和和结合中心心工作去做做一般工作作，切不可可平分秋色色地或孤立立地去安排排工作。要切实把握握计划主体体的内在逻逻辑要求。。所谓“做什什么”，即即工作的目目标、任务务，要明确确各自目标标、任务的的质量要求求，同时写写明完成的的时限；所所谓“怎样样做”，即即完成目标标、任务的的具体措施施与步骤、、方法、措措施。四、写作宝典典文种使用不不规范除法定公文文种类之外外，均不可可直接行文文，但可作作为“通知知”的“附附件”行文文。例如，《关于使用用社会保障障卡有关问问题的说明明》，这里的““说明”不不应作为文文种使用，，可以改成成《××关关于印发使使用社会保保障卡有关关问题的说说明的通知知》，不能能作为文种种使用的还还有“条例”、、“规定””、“办法法”、“总总结”、““计划”等，有的甚甚至把“安安排”、““要点”、、“细则””这些既不不是公文文文种又不是是应用文体体种类的东东西常常作作为公文文文种直接行行文，都是是错误的。。五、写作雷雷区文种使用不不规范把相近的““请示”和和“报告””、“函””等文种张张冠李戴。。报告是“向上级机关关汇报工作作、反映情情况、答复复上级机关关的询问”，这类报报告，只要要把情况汇汇报、反映映清楚即可可，目的是是让上级和和领导了解解发展情况况，掌握工工作进度，，做到心中中有数，不不需要回复复；而请示是“向上级机关关请求指示示、批准”，需要回回复，两者者在使用上上有很大的的区别。有时也存在在“请示”和“函”混用。《办法》规规定：不相隶属单单位之间相相互商洽工工作、询问问和答复问问题，请求求批准和答答复审批事事项是用函函。有些单位当当有求于对对方（不相相隶属单位位）时却用用请示。五、写作雷雷区格式不规范范排版规格不不当。标题滥用符符号。公文文标题中除除法规、规规章名称加加书名号外外，一般不不用标点符符号。关于转发××市政府《关于强化化非典型肺肺炎防治工工作责任制制的紧急通通知》的通知结构层次序序数使用不不规则。文文中结构层层次序数依依次可以用用“一、”““（一）””“1.””“（1））”标注；一般般第一层用黑黑体字、第第二层用楷楷体字、第第三层和第第四层用仿仿宋体字标注。只有有两个层次次时，可用用“一、””“（一））”或“1.”“（（1）”表表示。五、写作雷雷区标题拟写