事务管理之办公用品管理

事务管理办公用具管理事务管理之办公用品管理第1页事务管理——复习指导关键点

四、办公用具与设备使用与管理

1.知识关键点

学习者应了解各类办公设备分类与功效，了解各类办公设备基本工作原理，掌握各类设备使用注意事项。

2.技能关键点

学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用具与设备，能够操作各类办公设备而且进行简单故障排除。事务管理之办公用品管理第2页事务管理——命题思绪四级技能复习指导重点1.制订接待工作计划；2.安排迎送来访团体；3.安排来访者食宿、交通、行程；4.安排来访者参观、娱乐活动；5.布置办公室；6.检验办公室环境安全状态；7.提出办公室安全隐患处理意见；8.管理印信；9.安排值班工作；10.管理零用现金及报销工作；11.办理上司暂时交办事项；12.做好文字统计工作；13.编制工作时间表，管理工作日志；14.订购、接收、管理办公用具；15.使用扫描仪、数码相机、刻录机、摄像机等；16.对信息进行搜集、筛选、分类、传递和保管。事务管理之办公用品管理第3页1、秘书统计库存卡目标：

A、能够准确地估价库存办公用具金额

B、能够监督员工使用办公用具情况

C、能够降低资金被无须要库存占用

D、能够确保库存物品充分，确保供给

2、秘书惯用装订类办公用具有

A、收件日期戳B、打孔机C、标签纸D、磁盘盒

3、为安全起见,较重裁纸刀最适宜摆放在办公用具存放柜（）

A、柜顶上面B上层隔板上C下层隔板上D前面地上

4、秘书购货时收到供给商发票后，应注意将发票上信息与

（）相对照。

A、入库单B、订货单C交货单D估价单ABCDBCABC事务管理——试题解析事务管理之办公用品管理第4页事务管理——试题解析办公用具与设备使用与管理单项选择题示例2——“工作程序”或“操作步骤”模块制订采购预算方案首先要（）。（A）确定采购产品种类及型号价格（B）编写预算方案（C）确定预算核实基数（D）征求意见，完善方案c事务管理之办公用品管理第5页实务操作题

企业拟任命小张兼管办公用具发放和管理工作，请您告诉小张下面两个问题：

1、办公设备和办公用具进货手续

2、办公设备办公用具库存管理方法。ABCDBC事务管理之办公用品管理第6页1、进货手续

1）查对订货单，无误后付款

2）将进货数输入库存卡，更新库存余额

3）按要求存放设备及用具

4）订立发放制度，确定发放人

2、库存管理方法

1）柜子上锁

2）分类摆放，贴上标签

3）先进先出，按序摆放，防止过期

4）大而重放下层，小而轻放上层

5）通风、干燥、明亮

6）进货卡、出货卡、库存卡一致事务管理之办公用品管理第7页认识办公用具事务管理之办公用品管理第8页假如你是一家新企业办公室主任，请你列出本企业需采购办公用具清单，并进行分类。思索事务管理之办公用品管理第9页1、纸簿类

2、笔尺类

3、装订类

4、归档用具

5、办公设备耗材

6、设备类

事务管理之办公用品管理第10页

思索为何要设置办公用具库存事务管理之办公用品管理第11页办公用具库存控制作用1、确保大量资金不被无须要库存占用2、确保空间不被用来存放无须要货物3、监督个人和部门对物品使用4、保持充分库存，以确保组织顺利运作5、监督任何偷窃和破坏造成损失6、可利用准确库存进行估价。事务管理之办公用品管理第12页

核实基数就是要确定采购费用总额传统预算法零基预算法怎样确定预算核实基数？事务管理之办公用品管理第13页取得办公用具使用权方式购置租用直接购置电话订购传真订购网上订购事务管理之办公用品管理第14页办公用具采购流程申请审批招标签协议入库付款选择供给商订货单交货单入库单申购表订货单交货单1、价格、费用2、质量、交货3、服务、位置事务管理之办公用品管理第15页办公用具申请和订货1、由需要购置货物人填写企业内部《采购申请单》，说明需要货物理由和细节，经过部门领导同意后交给采购人员2、由采购人员经过《办公用具订购单》向供给商发出购置需求，各供给商会返回对应报价单经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物详细情况，发送给选定供给商，该订购单需要企业高级主管签字同意，并复制一份给财务部，做为付款通知。事务管理之办公用品管理第16页事务管理之办公用品管理第17页办公用具订购单风光旅游企业

序号名称规格品牌数量单价总计1

2

3

4

5

6

7

累计

制表人：审核：核准：事务管理之办公用品管理第18页3、当收到供给商货物后，要对照供给商交货单和自己订货单检验货物，查明货物数量、质量应该符合要求，将签收后交货单送财务部4、采购人员依据收到货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。5、财务部收到发票后，对照《交货单》、《入库单》和《订单》，三单货名、数量应该相符，经财务主管签字核准，总经理同意后付款。6、接收每一类货物详情，应输入到《办公用具库存卡》接收项目中。7、接收后，要及时更新库存余额。8、将接收货物按照办公用具存放要求存放好9、订立物品发放制度，确定物品发放人。办公用具入库事务管理之办公用品管理第19页第三节

办公用具管理与发放事务管理之办公用品管理第20页1、确保资金不被无须要库存占用2、尽可能节约库存空间3、监督个人和部门使用情况4、维持一定库存以确保组织顺利运作5、如有办公用具方面资产损失，可利用准确库存估价6、监督任务偷窃和破坏造成损失进行库存管理有什么作用？事务管理之办公用品管理第21页思索：怎样更加好对办公用具进行管理？事务管理之办公用品管理第22页1、储备间或物品柜要上锁，确保安全2、新物品置于旧物品下面或后，领用时恪守先进先出标准。3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别4、体积大、分量重放置在最下面，降低从架上取物时发生事故危险5、小物品，惯用物品应放在较大物品前，方便领用。6、储备间要通风良好，保持干燥7、照明良好，便于查找。办公用具库存管理事务管理之办公用品管理第23页办公用具入库清单物项目品数量规格单价金额纸张装订机文件夹总计：制表人:制表时间:入库时间：事务管理之办公用品管理第24页要学会填写库存统计卡（一）库存统计卡库存参考号B4纸最大库存量100令项目：A4白文件纸最小库存量（安全库存）15令单位数量：令（1令=500页）再定货量25令日期接收发放数量发票号供给商数量领用人领用部门余额1-130S1933初萌行政部10再定货量＝日用量*运输时间+最小库存量事务管理之办公用品管理第25页

最大库存量：费用、存放空间、保留期限最小库存量：再订货量：提醒购置者库存需要重新订购标准。由物品平均使用量、物品交货时间长短决定进货卡、出货卡和库存卡数字一致再订购量＝日用量*运输时间+最小库存量事务管理之办公用品管理第26页实战演练库存统计卡库存参考号B4最大库存量：40项目：C6信封最小库存量（安全库存）8单位数量：包再定货量12日期接收发放数量发票号供给商数量领用人领用部门余额1-1381-581-17201-24302-2142-9102-184？事务管理之办公用品管理第27页1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上剩下库存是多少包？A，12B，56C，30D，402、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员应该订购多少包？A：30B：12C：40D：28实战演练（接上页）事务管理之办公用品管理第28页库存监督工作说明1、依据不一样目标选择不一样监督类型、时间间隔，并采取各种不一样库存监督行动2、监督中发觉库存问题，需缩短监督时间间隔，确保库存符合企业要求。3、每个月核查一次入库、出库和库存情况，了解物品使用情况，预防物品过分使用。4、定时检验库存统计卡，并随时调整库存情况，降低浪费事务管理之办公用品管理第29页领用流程填写领用申请表发放用具更新库存统计办公用具领用事务管理之办公用品管理第30页1、领用办公用具时，要填写《办公用具领用记录表》，由领用人详细填写领用物品名称、数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签字，做到“谁领用、谁签字、