内业管理作业指导书

内业管理作业指导书1.1内业管理工作概述1.1.1内业管理工作的目的与方针加强对部门人员、文件的有效管控，为安保工作科学有序的管理提供良好保障。1.1.2内业管理的措施设置专人管理，对部门信息、档案、制度实施有效管理。1.2工作目标完善档案管理，及时传达各项工作任务，保证部门工作的计划性、严谨性和连续性。1.3岗位职责及规范1.3.1编制目的1.3.2适用范围：安保部内勤人员的日常工作1.3.3岗位关系：直属上级为保安部经理1.3.4岗位职责：1.3.4.1负责安保部日常内务工作，如来资料整理、收发文件、打字复印、发放办公用品等。1.3.4.2负责部门的日常报修及登记统计工作。1.3.4.3负责协助行政部门办理各部门员工的奖惩手续和发放各部门员工的福利、劳保用品等事项。1.3.4.4负责公司及相关职能部门传达的通知、文件等及时做到上传下达给有关人员，并将落实情况及时向部门经理汇报。1.3.4.5参加有关会议，做好会议记录及整理工作。1.3.4.6做好文件管理工作，注意收集汇总各专业资料，及时分类归档，做到随时可供查阅。1.3.4.7及时完成部门经理交办的各项任务1.3.5工作流程图：内勤内勤文员资产设施管理文档资料管理文件编排处理人员资料备案1.3.6参考文件：《安保部工作日报》《安保部会议纪要》《入馆游客流量报表》《安保部物品领用登记表》《人员信息登记表》1.4文档资料管理1.4.1编制目的：整理文件档案的规范与归档1.4.2适用范围：安保部办公室1.4.3工作流程图：文档资料管理文档资料管理日报周报的报送排班考勤的整理收发文资料归档日常文件归档会议记录的整理1.4.4参考文件：《安保部会议纪要》《安保部工作日报》《收发文登记表》《安保部排班表》《安保部考勤表》1.5运行日、周报统计报送1.5.1编制目的：规范信息统计工作1.5.2适用范围：运行日人员信息报送工作1.5.3工作内容：1.5.3.11.5.31.5.3.3周工作的报送。1.5.4工作流程图：运行日、周报统计报送运行日、周报统计报送服务中心统计运行日数据的汇总汇总各项数据填表统计各专业日工作数据与事件处理报送馆方安保部并部门留存存档1.5.5参考文件《安保部工作日报》《入馆游客流量报表》1.6档案整理与保管1.6.1编制目的：规范档案整理1.6.2适应范围：部门文件存档管理1.6.3工作内容：1.6.3.1整理安保部各专业汇总存档的各岗位工作记录。1.6.3.2整理各项突发事件的文件记录存档。1.6.3.3整理安保部各项表格资料的存档与管理。1.6.4工作流程图档案整理与保管档案整理与保管汇总各专业各岗工作记录汇总各项记录审查安保部各项工作记录文件的存档填写目录存档保管突发事件的处理记录1.6.5参考文件《安保部档案存档明细表》1.7收发文资料归档1.7.1编制目的：规范收发文的备案存档工作1.7.2适应范围：安保部办公室收发文1.7.3工作内容：1.7.3.1按照部门的发文要求，拟订文件初稿，经部门经理审核、总经理批示后，打印并加盖公章，进行发文并归档。1.7.3.2收文的通知传达与存档。1.7.3.3每季度对收文及内发文进行编号装订。1.7.4工作流程图：收发文资料归档收发文资料归档发送文件汇总收发文件，每季度装订存档拟订初稿部门经理审阅盖章、打印总经理批示签收、发送、存档收文件上级单位发文签收公司转发文件部门经理审核签收存档经理审阅签字、同意转发各专业主管签字确认1.7.5参考文件：《收发文登记表》1.8考勤及会议的记录整理1.8.1编制目的：规范考勤记录和会议记录的归档工作1.8.2适应范围：安保部内业人员考勤统计会议记录的归档1.8.3工作内容：1.8.3.1汇总各专业每月排班表，并严格落实考勤制度，做好记录。1.8.3.2每月考勤的汇总与上报公司。1.8.3.3部门会议的通知传达。1.8.3.4会议内容的记录与整理传达。1.8.3.5考勤、会议记录的整理存档。1.8.4工作流程图考勤及会议的记录整理考勤及会议的记录整理考勤记录整理每月整理汇总文件装订存档汇总各专业排班按排班做好考勤上报公司并归档每月汇总部门经理审阅、会议记录整理通知开会时间、地点做好会前布置工作整理会议纪要记录会议精神参会人员签到传达会议精神并签字确认1.8.5参考文件：《安保部排班表》《安保部考勤表》《安保部会议纪要》《安保部会议签到表》1.9固定资产管理1.9.1编制目的：规范部门固定资产的管理1.9.2适用范围：适用于部门固定资产的管理工作1.9.3工作内容：1.9.3.1部门办公用品的申报与领用。1.9.3.2随时检查和维护公司所配备的办公设备，当办公设备出现损坏，及时修理或联系相关技术人员进行维修；1.9.3.3随时检查和维护公司固定资产，发现固定资产损坏，及时维修或联系相关人员进行修理，并向部门经理报损；1.9.3.4建立维修人员的联系电话档案。1.9.3.5每月进行一次部门物品进行整理盘点。1.9.4工作流程图：资产设施管理资产设施管理办公用品申报与领用部门固定资产管理部门固定资产的管理部门固定资产的管理建立物资台账负责日常监督与维护保养每季度对部门物资物品进行一次盘点1.9.5参考文件：《安保部物品领用登记表》《安保部物品申报表》《安保部物资物品登记表》1.10办公用品申报与领用1.10.1编制目的：加强办公用品管理及控制能源消耗1.10.2适应范围：内业人员的办公用品管理工作1.10.3工作内容：1.10.3.1每月部门办公用品的盘点申报与领用。1.10.3.2根据各专业主管填写《物品申购单》，汇总后，部门经理签字，按要求购买办公物品物资。1.10.3.3负责建立部门物资台账。1.10.4工作流程图：办公用品申报与领用办公用品申报与领用各专业主管填写申购单领取采购物资物品汇总后，部门经理签字根据申购单发办公用品报综合部采购建立部门办公用品及物资台账1.10.5参考文件：《安保部物品领用登记表》《安保部物品申报表》《安保部物资物品登记表》1.11.1文档管理1.11.1.1编制目的：规范文件的编排1.11.1.2适应范围：日常工作表格文档的编排与规范1.11.1.3工作内容：1.11.1.3.1部门及公司的信息传达1.11.1.3.2通知、请示的拟稿工作1.11.1.3.3