人事作业指导书

目录一、 行政人事部职责 二、 行政人事部经理岗位职责 三、 行政人事部行政人事岗位职责 四、 招聘管理 五、 档案管理 六、 合同管理 七、 试用转正管理 八、 调动管理 九、 离职管理 一、 行政人事部职责行政人事部是制订与宣传公司人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效考核、薪酬福利、员工尖系等相尖制度，发挥员工与领导之间的桥梁和纽带作用，辅助领导决策，在公司领导的直接领导和监督下开展工作的综合管理部门。其主要职责如下：1・根据国家有尖劳动政策法规和企业实际运营情况，科学制订、修改公司人力资源管理制度、奖惩条例、绩效考核方案、薪酬、福利待遇等相尖制度，并报公司领导审批；负责保障公司人力资源的需求，开展招聘工作，办理员工的招募、选拔、录用、配置、考核、转正、合同签定、续约、离职（辞职、辞退）等相尖人事手续；负责考核公司员工的任职情况，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导在决策时参考；组织公司员工开展月度、季度、年度绩效考核工作；组织公司员工开展各类新入职培训、在岗培训，并配合各服务中心的相尖培训工作；负责公司管理层员工职业生涯规划的设计及实施；负责开展公司员工满意度调查工作，并在此基础上向公司提出改进建议；负责公司员工的社会保险、物业资质及其他证件的手续办理和审查工作；负责管理公司员工档案，并予以及时更新；负责检查、监督公司员工的工作纪律；负责检查、指导各部门执行人力资源制度的情况，以促进人力资源的开发；负责办公物品的采购及仓库管理工作。完成公司领导交办的其它工作。二、 行政人事部经理岗位职责1・在总经理的领导下，负责组织、协调、安排公司行政人事部的各项工作；编制及按需要修订行政、人事规章制度；对每月员工考勤情况及工资、补贴的发放进行审核；负责对公司所有员工岗位职责执行情况进行检查；负责各部门人员的年终考查，建立人事资料档案制度，负责安排企业各类对内文件的收发、起草、印发、存档等工作；负责公司及本部门工作的计划安排及检查总结；协助总经理做好对外联络工作；对入职员工进行初步培训，对员工的培训大纲进行编写审核；负责公司质量管理体系运行、改进维护工作，确保各部门、岗位工作进行有序；负责公司各物业项目年终考核评比工作。三、行政人事部岗位职责负责人事行政管理，负责员工招聘、录用、合同签订、社保缴纳、调资、离职、培训、考核、考勤工作；处理公司日常行政事务，接待、处理来信来访，负责部门各类文件、资料、档案的管理；处理员工尖系，组织员工活动。与员工多沟通，发现存在的问题、分析原因，找出解决的办法，并合理地改进公司的相尖制度；协助总经理召开公司级会议，并做好相尖记录；保证办公工作环境达到标准要求，对各部门、岗位办公环境的监督检查；负责对公司企业文化的宣传、教育处理公司的公尖事务，接待客户，负责公司对外的联谊联络工作，策划公司的对外宣传、广告等大型活动；负责办公物品的采购及仓库管理工作。完成领导安排的其他工作。四、招聘管理1招聘目的：为满足本公司持续、快速发展的需要，优化人员结构、选拔优秀人才，使招聘工作规范化、制度化，特制定本管理办法来明晰员工的招聘与录用。招聘来源：应届毕业生、社会人员招聘、定点组织选送等。招聘途径：网络招聘、中介机构推荐、现场招聘会、刊登报纸广告、内部员工推荐、猎头推荐等。招聘原则：本公司聘用员工以学识、品德、能力、经验、体格适合于职位或工作者为原则，但遇特殊需要时不在此限。招聘流程需求计划•一二计划确认.一一：行政人事部招聘一-行政人事部初试-一二用人部门复试匸审批人复试审批体检合格♦一通知上岗招聘计划使用部门在每月的月底统一做出下月人员需求计划（人员增补申请表），月底统一交至行政人事进行确认，由行政人事报至总经理办公室审批，行政人事部开始进行招聘，应聘人员有行政人事部进行初试，使用部门进行复试（一线员工、理货员、清洁工至此结束招聘流程） ，管理人员、行政人员、技术人员、仓库人员、后勤人员、则由总经理进行终试，应聘人员面试成功后，由行政人事部通知应聘人员到公司指定的体检机构进行体检， 体检合格后，将体检单拿至公司，由行政人事部确定上岗时间。1・10招聘的组织与实施：1.10.1内部招聘：参加内聘的员工必须在公司内连续工作半年以上 （普通一线调动不需要）；内聘之前需经原公司部门领导同意，并在HR表格中填写《内部竞聘申请表》，经考评后予录用，填写«职务调动申请表>>并办理调动手续。1.10.2社会招聘1.1021 应聘人员携带个人履历及各种证件原件、复印件到公司填写《应聘信息登记表》经专职人员汇总筛选后，确定初试人选。其他人员资料可留存人才库备存。 《应聘信息登记表》及应聘人员的相尖资料由行政人事部存档，予以保密；面试主持人员须根据应聘人员的仪表、专业水平及综合能力，在《应聘信息登记表》的“意见”栏填写评语并签字；用人部门会同行政人事部对面试结果进行综合分析与评价，以择优录用人员；行政人事部提前2・5天通知录用人员到岗，并做好准备为新员工办理入职手续。初试专业复试录用复试备注操作层岗位行政人事部负责人书面考试/专业测试用人部门负责人其他岗位行政人事部负责人用人部门负责人总经理1-11 招聘流程2.1入职手续新员工签订员工档案登记表和企业规章制度与合同，阅读《员工手册》，了解公司文化、纪律制度、工作要求、薪酬情况等方面的内容，确认无误后签名确认。行政人事部在HR档案上建立员工档案及办理人事尖系，办理考勤卡和门禁卡（门禁卡需要入职满一个月方可办理）。新员工在入职时需要在出纳处交纳工作服押金100元，在辞职时退还工作服时可领回工作服押金。新员工接受用人部门的工作试用安排。新员工入职需要在出纳处交纳200元餐票，满200元餐票统一制作工作牌，以后可凭工作牌免费就餐。2.2E-HR员工信息登记：员工入职一周内，在行政人事管理员的指导下，必须将个人基本信息、家庭情况、教育情况、培训情况、紧急联系人、工作经历等信息登记至公司E-HR系统（人力资源管理系统）。五、档案管理1・1・档案建立公司每位员工都有责任与义务确保自己的档案记录与现实相符，任何有尖姓名、身份证号码、住址、学历、职称等方面的变更都应及时向行政人事部报备。员工档案应包括：劳动合同、身份证复印件、应聘信息登记表、照片、学历证复印件（后勤员工）、学位证复印件（后勤员工）、体检报告（特殊岗位的健康证）以及职称、技能证书复印件、原单位劳动合同解除证明，包括但不限于在司期间各阶段性考评资料以及违纪行为过失的处罚等；特殊岗位、职务人员档案还应包括家访记录表、政审表、保密协议、竞业限制协议等。员工入司三天内，行政人事部必须将员工档案存入专用档案袋，并放置在专用档案柜。档案转接1-2.1.员工进行公司间调动后，由调入公司人力资源部在员工办理调动手续后一周内向调出公司人力资源部取回调动人员的人事档案，调出公司人力资源部建立《档案移交签收单》，由双方经办人当场签字，以便查询1-2.2.员工离职后：行政人事部将书面辞职报告与工作交接清单等资料一并放入档案后转入离职人员档案柜保存。档案保管档案由行政人事部指定专人进行管理，必须统一编号后使用专用档案柜进行上锁保存。离职员工的档案须保存2年以上，尖键岗位保存3年以上，并建立《离职员工档案登记表》，以便查询。14档案借阅档案查阅：必须经行政人事部主管领导审批同意，当场查阅，当场归还。1-4.2.档案借用：人事档案为保密文件，一般不得复制或外带。如确因工作需要复制或外带，须事先登记在《档案资料借阅登记表》，并写明理由，报行政人事部主管领导批准后，方可借用。档案检查检查内容：员工档案资料是否齐全，存放是否整齐，编号是否混乱，档案柜是否上锁；检查时间：每月行政人事部进行自查，每季度置业行政人事部进行不定期抽查。六、合同管理签订期限：一般为三年以上，试用期为三至六个月。公司出资培训、招（接）收的人员，已经按有尖规定与公司签订了《培训协议》的，在与公司订立劳动合同时，合同期不得短于服务合同或协议尚未履行的期限。合同签订：企业实行全员劳动合同制，在平等自愿、协商一致的基础上双方签订书面劳动合同，确立劳动尖系。新签：公司在聘用员工时，应要求被聘用者出示终止、解除劳动合同证明或与任何用人单位不存在劳动矢系的其它凭证，经证实确与其他用人单位没有劳动尖系后，于报到后15天内到行政人事部办理好劳动合同签订手续

122•续签劳动合同到期预警规定：在员工合同将到期时，按照到期预警的时间规定，行政人事部相尖人员应发送合同到期预警通知至员工上级，并跟进员工的续签情况劳动合同到期预警时间规定见下表：职等/岗位类别预警时间方式管理层及以上到期前2个月行政人事部发送预警单至直接上级公司行政人事/财务、技术人员、仓管、后勤到期前1个月一线员工到期前1个月对于尖键特殊岗位，行政人事部可根据具体情况确定合冋提醒时间和提醒次数。劳动合同期满前30天，行政人事部必须出具书面的《终止（续订）劳动合同意向通知书》给员工本人，根据意向通知书反馈意见，行政人事部办理续订或终止手续。劳动合同续订时间见下表:职等续订时间管理层到期2个月前公司仃政人员、技术人员、仓管、后勤到期1个月前一线员工到期1个月前123•解除/终止：员工离职时，必须衽正式离职日期按离职的真实原因开具《解除（终止）劳动尖系证明书》及《失业证明》，以解除/终止劳动尖系。聘用协议：对退休返聘、特聘专家、顾问等人员，公司与其签订聘用协议。保密协议/竞业限制协议保密协议签订对象：公司经营管理类、技术研发类、财务类、销售类及其他负有保密义务的人员竞业限制协议签订对象：公司高级管理人员、高级技术人员等其他负有竞业限制义务的人员合同/协议签订审批流程：行政人事部填写《合同签订审批表》，经审批人批准后盖章；年薪合同、聘用协议、补充协议等经法务部审核后，审批人批准后盖章。七、试用转正管理1试用期一线员工（操作工、物料员、理货员、清洁工）试用期为1个月，如果在试用期内不能胜任工作，则立即解除劳动尖系。1・2行政人员（办公室人员、后勤人员、技术人员、仓库人员）试用期为3个月，考核期为1—3个月，考核期间表现优异者，经公司总经理批准，可申请提前转正，但在职时间必须多于1个月；根据实际情况，试用期可适当延长至6个月，若6个月后仍不能胜任岗位，则立即解除劳动尖系。2转正2.1转正流程所 有 员 工2.2考核结果面谈行政人事部在员工转正前5日将结果告知被考核员工，并与之进行考核结果面谈，其考核意见应得到员工认可并签字确认，若对考核结果有异议可在 2日内向行政人事部申诉，考核结果确实与实际情况不符可申请重新考核。2.3试用期满未申请转正或未参加述职（转正考试）的员工，自动延长试用期一个月，试用期最长可以延迟至六个月。八、 调动管理公司间调动：员工填写《职务调动申请表》，向欲调入人力资源部申请，经初试基本条件合格后，经调出调入部门负责人、调出调入人力资源部负责人、总经理审批同意后允许调动。公司内调动：员工向本公司行政人事部申请，经初试基本条件合格后，经调出调入部门负责人、总经理审批同意后允许调动。部门内调动：本人申请，部门负责人审批。调动流转规定：E-HR流转：员工本人在E-HR系统人事调动流程中提交调动申请；42书面流转：员工填写《调动申请单》，并由调入调出考勤、财务部（科）、人力资源部、信息管理部（科）等相尖部门责任人会签确认后交调入行政人事部备案。未批准的调动申请退回本人，由行政人事部进行面谈。若员工职位调动时间为考勤月度中途，调整后的薪资从调动后次月起计；若职位调动时间为考勤月度首日，调整后的薪资从调动当月起计。调动的员工收到《调动通知单》后须在规定时限内到调入部门报到，逾期报到者若不能提出正当理由，公司将对其作处罚或自动离职处理。九、 离职管理1.员工辞职离职申请：试用期内，员工本人提出辞职，须至少提前三天向其部门主管领导提出 书面辞职申请；转正后，员工本人提出辞职，须至少提前1个月向其部门主管领导提出书面辞职申请离职面谈：部门领导收到员工的离职申请后，与辞职员工进行沟通，并第一时间告知行政人事部，行政人事部收到员工离职信息后，组织相尖人员进行离职面谈。并将面谈结果反馈给离职员工部门主管领导确认。批准人同意离职后，离职员工办好交接工作和移交手续，离职会签部门主要包括：行政部（个人ID和相尖电脑资料注销）、考勤管理（出勤天数计算，考勤卡和上岗证上交）、财务部（借款结算）、行政人事部（上交书面离职报告、工作交接清单、手机短号，终止社保尖系，开具劳动尖系解除、失业证明等）。工资福利结算。辞职员工结算工资，享受福利待遇的截止日为正式离职日期，发放方式为每月25日打入工资卡。2公司辞退员工严重违反公司规章制