岗位说明书编写培训

xx岗位说明书编写柏明顿〔广州〕管理咨询深圳信濠HR参谋小组二OO七年十月0目录人力资源框架岗位分析概述岗位分析的信息岗位分析步骤岗位说明书编写技巧1经营宗旨或使命核心价值观培训开发/职业规划/晋升/流动薪酬管理组织愿景组织战略/目标人力资源战略组织结构/部门职责个人绩效目标/标准岗位分析/岗位再设计绩效评价与反馈部门/单位绩效目标人力资源规划招募岗位评价/能力评价胜任能力模型甄选/配置1.0人力资源框架2目录人力资源框架岗位分析概述岗位分析的信息岗位分析步骤岗位说明书编写技巧32.0岗位分析概述工作分析〔又称岗位分析或职位分析〕是指获取与职位有关的详细信息的过程.即了解一种职位并以一种格式把这种信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。主要答复两大问题：第一，“某一职位上的人应该做什么？〞第二，“什么样的人来做最适合？〞有关概念42.0岗位分析概述岗位分析

岗位说明书

过程结果

有关概念5下面的说法正确吗？一人多岗：我一个人干三个岗位的活儿，我是不是应该拿三个人的工资？一岗多人：我们单位在维修工这个岗位上一共设了5个人？岗位首先是一个工作量的概念，无论一个岗位上有多少类工作任务，只要能够使得一位员工在正常工作时间内满负荷工作，即为一个岗位。说一个人能够干三个岗位的活儿可能是有道理的，尤其是当企业鼓励员工一专多能，从而提高组织工作安排灵活性的时候。但是说一个人同时干三个岗位的活儿是不可能的，除非原来的岗位设置本身就不科学。一岗多人实际上是指一种岗位上有多个人，即岗位编制。2.0岗位分析概述有关概念6让任职者知道我要做什么？如何做？工作中将用到哪些表单/文档？我要做出什么？2.0岗位分析概述目的72.0岗位分析概述过去未进行过系统的职位分析工作，管理根底薄弱已有岗位说明书，但需完善战略和组织结构调整，工作重新分配新的组织或部门成立组织开展变化产生新的工作内容由于新技术、新方法、新工艺的出现使工作性质发生了重大变化岗位分析的时机8分析岗位而不是分析具体个人本卷须知2.0岗位分析概述9上级的理解或组织期望任职者的理解沟通上级的理解或组织期望任职者的理解承诺2.0岗位分析概述岗位分析应该做到：传达组织的期望10目录人力资源框架岗位分析概述岗位分析的信息岗位分析步骤岗位说明书编写技巧113.0工作分析的信息3.1需收集的信息–5W1HWhat：该岗位具体做些什么Why：该岗位的意义何在Where：工作发生的地点或环境When：工作时间的特性Who：什么样资格的人才能承担该工作How：他是如何履行该职责的123.0所需的信息及收集方式3.1需收集的信息工作内容是什么？责任者是谁？工作职务及其工作环境条件等工作时间规定怎样操作及操作工具是什么？工作有哪些权限？为什么要这样做？任职资格要求，如教育、专业、技能要求是什么？

与相关职务工作人员的关系是什么？133.2信息的来源任职者上级主管和专家工作记录、培训手册与材料，以及设备和工具的蓝图和草图3.0所需的信息及收集方式143.3收集信息的方法工作日写实法访谈法问卷调查法观察法关键事件法工作实践法无论用什么方法，均应将工作内容记录下来3.0所需的信息及收集方式153.3.1工作实践法指分析人员实际从事被分析对象的工作，通过亲身实践掌握工作要求的第一手资料。通过这种方法可以了解工作分析的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求有些工作很难对工作分析人员提供实践时机，如高层领导及专业性很强的工作等收集的信息不太全面，需要其它方法的补充适用于：短期内可以掌握的工作不适用于：需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作163.3.2问卷调查法使用这种方法时，每个员工都会收到一份问卷，用来填写职位的有关信息。员工完成问卷后，由其直接上级检查其填写内容的完整性和准确性，然后交回职位分析人员。适应于文化程度较高的知识型员工，可短时间迅速获取大量信息，但对填写者要求较高，有可能收集不到所需的真实信息17分析问卷调查法姓名职称现任职务工龄……工作的时间要求……3、每周平均加班时间为（）小时。4、实际上下班时间是否随业务情况经常变化。（□总是，□有时是，□偶尔是，□否）5、所从事的工作是否忙闲不均？（□是，□否）6、若工作忙闲不均，则最忙时常发生在哪段时间？（）7、每周外出时间占正常工作时间的（%）。………………工作活动内容名称结果占全部工作时间的百分比（%）权限承办需报审全权负责1、2、………………工作的基本特征完成本质工作的方法和步骤完全相同。完成本质工作的方法和步骤大部分相同。完成本质工作的方法和步骤有一半相同。完成本质工作的方法和步骤大部分不相同。完成本质工作的方法和步骤完全不同。（）（）（）（）（）在工作中您所接触到的信息经常为；说明原始的，未经加工处理的信息。经过初步加工的信息。经过高度综合的信息。（）（）（）如出现多种情况，请按“经常”的程度由高到低依次填写在下面括号中。（）……………………183.3.3面谈法使用这种方法时，职位分析人员首先与员工面谈，面谈时根据事先拟好的提纲向员工提出一些与工作有关的问题，请员工答复，然后再与员工的直接上级进行讨论。与直接上级面谈可以核实与员工访谈时所获得的信息的准确性适应于所有岗位，能获取比较全面的信息，但必须求证信息的真实性和有效性。193.3.3面谈法请问你的职务名称、部门和直接上级是什么？请简要描述一下您所从事的工作？请问你主要做些什么工作？以一个典型的事例说明流程。请你尽可能详细地讲述昨天一天的工作内容请问你对你的工作哪些有决策权哪些没有？请问你工作中平时需要接触哪些人？请列举你工作中使用的设备或工具，以及使用频率请问你认为做好这项工作需要何等文化程度？何种专业？经验？需要哪些知识？哪些心理素质？请问你认为做好这项工作还需要其它哪些条件？请问你觉得目前的工作环境如何？希望得到哪些方面的改善？你觉得该工作的意义有多大？假设这些工作不做会如何？你认为怎么样才能更好地完成工作？请问你还有什么其它需要补充的吗？案例：面谈问题清单203.3.4观察法通过观察，把有关工作各局部的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，把取得的职务信息整理。可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观和正确。局限性：〔1〕要求观察者有足够实际操作经验；〔2〕不能得到有关任职者资格要求的信息。〔3〕一般只适应于操作层员工的工作分析，对知识性员工、工作循环周期长的的工作不太适宜21观察法某企业职务分析观察提纲〔局部〕被观察者姓名：________________日期：________________观察者姓名：____________观察时间：_____________工作类型：_____________工作局部：______________观察内容：1、

什么时候开始正式工作？

。2、上午工作多少小时？

。3、上午休息几次？

。4、第一次休息时间从

到

。5、第二次休息时间从

到

。6、上午完成产品多少件？

。7、平均多少时间完成一件产品？

。8、与同事交谈几次？

。9、每次交谈约

分钟。10、室内温度

度。11、抽了几支香烟？

。12、喝了几次水？

。13、什么时候开始午休？

。14、出了多少次品？

。15、搬了多少原材料？

。16、噪音分贝是多少？

。……某企业职务分析观察提纲〔局部〕22任职者姓名

时间：工作职位

观察者的姓名：

部门

页数：序号任务所需时间序号任务所需时间1调整弹簧床垫使之与床座一线2使床的衬垫居中，以使其不溢出床垫3在床上铺上最底层的床单4横过床的顶部把床单塞进床垫下5把两角折成直角6铺盖单,单正面朝下,床头床单毛边与床垫下缘平齐7将毛毯甩向床，再将毛毯拉回，使其边与床头距离为5cm8床尾床单、毛毯的多余部分塞入床垫下，在两床角外折成直角9人立床头，床单加折毛毯上，再连同毛毯向回折2.5cm10将两边床单、毛毯塞入床垫，侧面平撑，毯面平而无皱11将枕套平铺于床上12将枕心对折塞入枕套内，将枕芯口两角整平13上下枕头均衡叠放于床头居中位置14走到床尾，将床罩放在床上15手持床罩尾部,将床罩甩向床头16将床罩回拉，下缘与地毯3cm，两角垂直，两下垂部分均等17将床头床罩盖没枕头,将多余部分塞入两枕头中间18折出一条枕线，平整枕头，使外形均匀19整理罩面,使之平整20床罩床头部齐床缘，不露白边宾馆效劳员工作观察表〔实例〕观察法（实例）233.3.5关键事件法认定员工与职务有关的行为，并选择其中最重要、最关键的局部来评定其效果。它首先从领导、员工或其他熟悉职务的人那里收集一系列职务行为的事件〔一般是被描述为“特别好〞或“特别坏〞的职务绩效事件〕，对每一事件的描述内容包括：a.导致事件发生的原因和背景；b.员工的特别有效或多余的行为；c.关键行为的后果；d.员工自己能否支配或控制上述后果。在大量收集这些关键事件以后，可以对它们作出分类，并总结出职务的关键特征和行为要求。适应面广，能获得比较真实的信息；对工作分析者的要求很高，且分析的工作量大，需消耗大量时间，对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏，对整个工作实践缺乏完整的了解。243.3.6工作日志法由任职者填写工作日志问卷，边工作边详细记录自己在工作当中的每一项工作活动，并填写每一项工作所消耗的时间以及最后的结果等事项能获得比较详细的、真实的工作信息对工作分析者的要求很高，且分析的工作量大，需消耗大量时间，对于工作循环周期较长的工作记录不到，对整个工作实践缺乏完整的了解。25工作日志填写说明请您在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。请您提供真实的信息，以免损害您的利益。请您注意保存，防止遗失。感谢您的真诚合作！工作日志表〔〕月〔〕日工作开始时间〔〕工作结束时间〔〕序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注26花费时间工作活动内容业务完成量备注开始延续8∶005打电话到销售科18∶052接电话18∶074帮办事员登记材料2份8∶114帮助办事员校对5页8∶154准备广告材料1页……………………9∶165同李厂长商议工作19∶212给办事员布置复印任务19∶239继续复印29∶328分发信件59∶4015继续复印29∶5510印完复印品200份……………工作日志法（写实记录表实例）机构名称：办公室工作：办公室主任3人，主任1人、打字1人、办事员1人273.4如何选用以上各种收集信息的方法3.0所需的信息及收集方式考虑的因素特点主要使用方法不适用方法所分析岗位的特点知识型岗位面谈法、问卷法工作实践法操作型岗位观察法、面谈法问卷法中高层面谈法工作实践法容易短时间掌握工作实践法、面谈法完成该部分工作的时间要求要求较短时间完成问卷法工作实践法、工作日志法具体执行项目的人员数量人数少问卷法工作实践法、工作日志法岗位说明书本身的要求要求详细面谈法、问卷法、工作日志法同时需核定岗位工作量问卷法、工作日志法28目录人力资源框架岗位分析概述岗位分析的信息岗位分析步骤岗位说明书编写技巧294.0岗位分析步骤2、直接上级审核（修改）3、部门负责人审核（修改）4、人力资源部、顾问审核（反馈各部门修改）1、任职者编写（征求上级意见）5、高层审核定稿30目录人力资源框架岗位分析概述岗位分析的信息岗位分析步骤岗位说明书编写技巧315.0岗位说明书的编写技巧先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块5.1说明书及条目的整体规划：按职能分解及工作流程编写在职责模块以下出所有具体的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路来编写编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责〔详见后页〕模块及模块包括的职责细那么要完全穷尽所有职责；模块与模块之间、模块的细那么都要相互独立、不要“串〞32一目了然，迅速掌握各岗位的主要职责，可以简便地看出岗位之间的职责是否有模糊、重叠或脱节的现象，以便进行调整岗位职责模块化方便日后岗位的增减或人员异动的职责调整，调整时只需将职责模块在不同的岗位间进行挪动而不必单独挪动职责细那么岗位职责是相对客观的，如果岗位的担当者由于能力缺乏或业务不够熟练或人员调整时，可以随时将岗位职责按模块进行分拆和组合。5.0岗位说明书的编写技巧5.1说明书及条目的整体规划：按职能分解及工作流程编写33PDCA原则P——方案D——执行C——检查A——改进5.0岗位说明书的编写技巧5.1说明书及条目的整体规划：按PDCA循环345.0岗位说明书的编写技巧5.1说明书及条目的整体规划：按PDCA循环在职培训协助部门经理制定培训计划《月度在职培训计划》组织相关人员编写培训课程、教材相关培训教材组织安排培训并跟进培训的实施评估培训效果《培训效果评估表》建立公司内部培训讲师的档案《内部培训师档案》职责模块职责细则见证表单/文档例：355.0岗位说明书的编写技巧5.1说明书及条目的整体规划：按PDCA循环职责模块职责细则见证表单/文档生产计划编制根据销售计划和生产能力制定3个月滚动生产计划《生产计划表》根据公司外协规定，生产能力及品质要求等制定外协加工计划《外协加工计划表》分析物料需求量，并编制物料需求表《物料需求表》计划跟进跟进采购进度，确认采购的交货期《进度跟踪表》跟进外协加工进度，确认外协加工交货期《进度跟踪表》检查生产进度，分析和预测生产计划的完成情况，并及时向部门经理汇报《进度跟踪表》计划调整召开生产协调会，检讨生产计划，制订应对方案《生产协调会议记录》根据调度指示修订生产排期《生产排期表》跟进、检查有关生产排期决议的执行情况例：365.0岗位说明书的编写技巧5.1说明书及条目的整体规划：按工作流程〔如果有〕职责模块职责细则见证表单/文档入职培训编写新员工入职培训教材相关培训教材组织新员工的入职培训培训签到表跟进、调查入职培训效果，制定改善方案培训评估表劳动合同管理协助部门经理制定、修订劳动合同管理标准劳动合同管理制度按照劳动合同管理标准办理员工劳动合同的签定、条款变更、续签、终止、解除手续劳动合同资料的存档管理劳动合同台帐计算员工劳动合同补偿金例：375.0岗位说明书的编写技巧5.2职责条目表达及方法技巧活动输入输出过程方法岗位说明书中的“见证表单/文档〞过程方法38主语谓语宾语主语隐含，在职责描述中一般省略5.0岗位说明书的编写技巧5.2职责条目表达及方法技巧如职责：编写工程/课题方案书〔任务书〕除一般省略主语外，有时也加上“依据、按照、根据〞等词语表示“输入〞如职责：根据财务部的报废通知销帐

〔主〕谓宾表达方式39动词

——5.0岗位说明书的编写技巧5.3动词的使用405.0岗位说明书的编写技巧负责制定批准审阅准备提出建议检查开发指导评估编制实施审定监督审批指导接待走访收集确保审核制定编写承担拟订办理草拟计算统计催促起草购置检测决定建议分析设计答复汇总报告安排研究建立参与核对抄写传送确认提供确定考查总结协助布置调查完成巡查预测修改保持汇报发放验收整理保管登记签订常见动词

5.3动词的使用41权限角度

拟订制定审核修订核对审批批准发布颁发下达转发5.0岗位说明书的编写技巧5.3动词的使用42承办不加组织协助参与配合加加加加5.0岗位说明书的编写技巧参与程度角度

5.3动词的使用43组织指挥执行实施落实5.0岗位说明书的编写技巧P和D的角度

指导编制建立计算草拟接待收集5.3动词的使用44检查监控监督督导5.0岗位说明书的编写技巧C的角度

检测5.3动词的使用45解决纠正改进改进改善5.0岗位说明书的编写技巧A的角度

5.3动词的使用465.0岗位说明书的编写技巧其它角度的动词

思考行为：研究、分析、评估、开展、建议、建议、参与、推荐、方案直接行动：组织、实行、执行、指导、带着、控制、监管、采用、生产、参加、说明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定管理行为：到达、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作5.3动词的使用475.0岗位说明书的编写技巧针对制度、方案、方案等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反响、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作〔上级〕：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估其它角度的动词

5.3动词的使用485.0岗位说明书的编写技巧管理人员与非管理人员对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定、指挥、指导、建立、批准等；对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。5.3动词的使用49使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。模糊不清或有各种理解的词语应防止使用。例如“进行〞、“开展〞、“做好〞、“处理〞等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的、典型的、复杂的、困难的〞一类的形容词，不同的人会有不同的理解。如以下的概括性描述就很难表达出具体的工作事项：5.0岗位说明书的编写技巧5.4编写本卷须知用语要清晰

抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的气氛，增强企业的凝聚力和竞争力。反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益做好平安保卫工作尽可能多地收集市场信息50尽量防止使用“负责+动词〞的表述方法例如，“负责组织〞，“负责编制〞、“负责提出〞一类的表述就不标准，应当直接表述为“负责——〞、“编制——〞、“提出——〞。如：组织公司年度经营管理会议组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作5.0岗位说明书的编写技巧防止使用“负责+动词〞5.4编写本卷须知51以下动词可以和其他动词搭配使用组织、协助、配合、参与，例如，“组织制定〞、“配合制定〞、“参与制定〞。“负责〞一词要慎用。5.0岗位说明书的编写技巧动词的搭配使用组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题参与制定年度综合方案参与评审供给商5.4编写本卷须知525.0岗位说明书的编写技巧尽量以动词开头

原表述修改后的表述对分公司提交的《需求计划表》进行审核审核分公司提交的《需求计划表》客户分类标准的制定制定客户分类标准将各制造部退回的余料入库保留原表述（非及物动词一般不以动词开头）5.4编写本卷须知535.0岗位说明书的编写技巧用语要简洁

原表述修改后的表述实施积压库存的处理处理积压库存同销售公司财务部指定人员一起定期盘点库存，确保“帐物卡一致性”。并出具《盘点表》配合财务人员盘点库存，并出具《盘点表》每半年主持一次生产系统管理制度的修订、将新修订的管理制度下发定期组织生产系统管理制度的修订、并下发制作生产计划表，并将生产计划表交计划部制作生产计划表，并交计划部接收分公司的《物资申请表》审核分公司的《物资申请表》同分公司相关人员沟通，了解分公司的确切需求5.4编写本卷须知545.0岗位说明书的编写技巧根本信息撰写技巧◆职位名称：明确、具体，不能使用模糊、通称之名称以下哪些名称是职