房地产工程合同管理要点

房地产工程合同管理要点合同管理规定第一章总则第一条为规范房地产公司合同的管理，保证房地产公司正常业务的开展和经营目标的如期实现及风险防范，特根据《中华人民共和国合同法》以及有关规定，结合企业实际情况，制定本规定。第二条本规定适应于房地产公司各单位/职能部门。第三条本规定中的重大合同是指涉及公司重大经济利益和企业形象的合同。一般合同指金额较高的一般业务性合同、协议等，包括销售、采购、承揽、租赁、融资、建设施工、勘察设计、技术合作、委托、运输、绿化合同等，包括合同、订单、协议、标书、备忘录等类似文件以及合同原件、复印件、传真、电传、电子数据交换、电子邮件、电话原始记录等多种形式，以下均简称合同(不包括劳动合同等)。第二章职责第四条房地产公司法定代表人负责重大合同的审批和授权签订工作，重大合同事宜由总经理办公会或报请集团董事会研究批复。一般合同由房地产公司总经理审批。第五条各事业部、项目部、职能部门是相关业务工作合同的承办部门，负责合同的洽谈、起草工作，经审批、授权后，负责签订正式合同并履行。第六条各有权签订合同的事业部、项目部、职能部门都要进行合同会审会签，会审成员一般由经理班子和相关部室、律师组成，集体研究决策，合同承办部门的主要负责人为合同的第一责任人。第七条由于管理架构和法人体制的不对称，对外签订合同要特别注意合同主体，不明确的要咨询房地产公司律师。第八条人力资源部是合同的归口管理部门，负责合同过程的管理、监督、存档工作。第三章合同的洽淡、起草第九条房地产公司(各专业公司)的资产(金)出租、租赁、出售、借贷、担保、技术合作、项目合作、各类买卖合同、委托合同、建设工程勘察、设计、施工、发包和分包等任何合同、协议、意向等(以下简称合同)所有的经济活动均必须签订书面的合同;标的额较小且能够及时清结的除外。第十条合同签订前，应做好市场调查、市场预测，制定谈判方案或拟制意向合同、草案。审查签约对象是否具有合法民事主体资格，具有相应的民事权利能力和民事行为能力，身份证件、营业执照、注册资本、银行存款、技术和生产能力、经营信誉、产品质量履约能力和履约信用等情况。对法定代表人、法人工作人员和委托代理人是否有代理权、代理范围、代理期限等情况进行审查，以确定其是否具备拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。第十一条各事业部、项目部、职能部门根据业务工作需要，负责与业务合作方进行合同的洽谈。合同洽淡应由具有洽谈经验并且具有相应技术、经济和法律知识的人员负责，应严格依据《合同法》的要求和公司实际，遵循公平、互利的原则，洽谈时应充分了解公司的需求和顾客的要求，必要时应提供相应的图纸、资料、样品等作为附件。洽谈内容应全面详细，条款内容必须具备合法性，不能违背法律法规的规定，不能利用合同进行违法活动。合同条款要完备、表述准确，具备当事人的名称或姓名和住所，标的，数量，质量，价款或报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任，解决争议的办法等基本条款。第十二条洽谈双方就合同内容达成一致后，由洽谈人将合同内容进行起草。起草时，严格遵守法律、法规和有关规章制度，做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范严密;一般情况下，力求争议管辖地约定在我方所在地。如属对方起草，洽谈人应按上述要求进行审查和修改。第四章合同的审查、评审、批准、签订第十三条合同的审查合同起草后，合同承办部门负责人应对起草的合同内容逐项审查，防止出现书写、计算、要求不明确，样品(或资料)与合同内容不符等方面的错误。第十四条合同的评审所有合同必须按规定程序进行会审;需要相关事业部、项目部、职能部门共同配合履行的合同，必须由相关事业部、项目部、职能部门对合同内容进行会审。会审对象为拟签订的合同文本和有关资料。会审时间为合同正式签订之前。会审办法:合同的承办事业部、项目部、职能部门提出会审申请，并组织进行会审。会审一般由合同经办人、相关负责人、财务负责人、成本管理部、部门主要负责人、律师等参加(具体参加人员见附件1)，重大合同会审须总经理参加。会审完毕后填写《签订合同评审/审批单》，进行会签，并报总经理签批。对会审不合格的合同内容，由合同起草(承办)部门负责现场修改或会签修改意见，重大合同或修改意见较多、需进一步落实或洽谈的，由合同起草(承办)部门重新组织会签。各参与会审人员，必须严格、细致、认真，实事求是，以维护公司的利益为准则并对所会审内容的正确性、合法性、可履行性负责，并做好保密工作。第十五条合同的批准合同由房地产公司法定代表人或委托代理人签定。对外担保、借贷、抵押、对外投资的合同由财务部拟定报集团审核、报董事长批准后，集团财务部备案;所有合同必须经会签并授权后，委托代理人方可与对方签订正式合同。未经批准和授权，对外以公司或个人名义签订的合同，公司不予承认，不承担任何法律责任。任何合同发生问题造成损失，按照集团“责任事故追究制度”对相关责任人进行处理。第十六条重大合同的授权签订权归集团公司。由合同承办部门持合同文本和《审批单》及会审记录报集团公司审查批示并授权。第十七条所有合同签订时，双方必须加盖公章或合同章。公司各公章、合同章、印鉴持有部门，对外加盖有关合同印章时，必须认真审核合同原件与评审记录和授权委托书的一致性，做好盖章记录，手续不全一律不得加盖印章。第十八条为提高效率，简化程序，在特殊情况下，合同的洽谈、起草、审查、会审、批准可合并运行，不得因程序要求过细而延误合同签订。第十九条根据国家有关法律法规规定，需要有关专门机关进行批准、登记、备案或公证的合同，由合同承办部门负责办理相关手续。第五章合同的履行第二十条合同签订后，由合同承办部门将合同内容送达与履行合同有关的部门，并将合同义务分解落实。所涉及事业部、项目部、职能部门必须严格按合同要求履行，不得擅自单方变更、修改、解除或终止。第二十一条成本管理部、人力资源部对履约情况进行监督、检查。第二十二条合同在履行过程中，发现显失公平、有误和对方有欺诈行为，严重损害公司利益的，应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取有效措施，制止不良后果的发生，必要时可申请仲裁机关或人民法院予以变更或解除。第二十三条因各种因素导致合同(全部或部分)无法或无力履行，必须及时处理，并向上一级领导汇报。第六章合同的变更、解除及违约和纠纷的处理第二十四条合同在履行过程中，如要变更或解除，必须按照《合同法》的要求，经有关领导同意后，组织有关部门对变更内容进行会审后方可执行。第二十五条合同违约必须依法承担违约责任。对方违约由合同承办部门和公司律师对违约金及赔偿金追偿;我方违约由合同承办部门和所在事业部、项目部、部室负责人查清责任，经公司成本管理部和律师审核、总经理批示后，方可按规定办理违约金支付和赔偿手续。合同履行中一方或双方违约，必须上会研究处理方式并透明操作，严禁私下处理或交易。否则，对相关责任人进行严肃处理。合同履行中发生纠纷应及时处理并报房地产公司，不能超过法定诉讼时效。否则因此而造成损失将追究相关责任人的责任并予以处罚。第七章合同的管理第二十六条人力资源部是合同的归口管理部门。所有合同必须按如下程序进行传递和管理:1、所有合同须对方签章后，我公司再予以签章。我公司至少保留四份原件。2、合同正式签章时，合同原件及其附件(含会审记录表、授权委托书等)留人力资源部三份(其中一份转财务部一份转成本管理部备案)存档。合同承办事业部、项目部、职能部门可保留复印件，并做好登记，并建立合同台帐。3、对合同要根据性质分别编号存档，做到整齐、无破损、有序，便于检索。保存时，应加强防范措施，防丢失、防潮等。若出现合同丢失等现象，将追究管理人员责任。第二十七条所有合同均属商业秘密，未经分管经理同意，不得对外传阅、查阅、复印、抄袭等;任何单位和个人特别是类似法院、非我集团的律师等的查阅，必须经分管领导批准，总经理人力资源部审查同意。第二十八条所有合同应长期保存，不得销毁。第八章奖罚原则第二十九条有下列情况之一者，房地产公司依法或依据规定对责任人追究法律和经济责任:1、违法和违反规定签订合同的;2、弄虚作假，徇私舞弊、以不法手段谋取财物的;3、签订合同不规范或条款不全，为合同履行造成障碍或发生纠纷的;4、没有代理权、超越代理权或代理权失效后签订合同的;5、没有对合同方进行资信调查或审查不认真、不准确的;6、由于管理部门或承办部门及个人责任原因造成我方违约的;7、对方违约为房地产公司造成损失未及时追究的或超过诉讼时效的;8、应签订合同但未签订，给公司带来损失的;9、合同未审查、没有按规定会签评审或评审不认真、不细致带来损失的;10、未经批准且授权签订合同的;11、未按规定及时将合同进行传递，并分解落实的;12、合同管理不善，导致合同丢失，损坏的;13、其他原因造成房地产公司损失的。第三十条合同承办人员或合同管理人员在合同签订、履行或纠纷的处理过程中，为房地产公司避免或挽回经济损失的，由房地产公司根据情况给予适当奖励。第三十一条奖惩事项由各单位/职能部门以不同形式向公司向人力资源部审报并核实后，报房地产公司研究后进行奖惩处理。第九章附则第三十二条本规定由房地产公司人力资源部负责解释。第三十三条本规定自下发之日起开始执行。为加强集团对合同的规范化管理，有效的预防或避免合同纠纷的发生，现对集团《合同管理制度》，做以下补充规定:1、自2007年3月01日起，集团，凡对外签订的标的额在5万元以上的各类合同(有些涉及金额小、但可能对企业影响较大的合同，建议列入送审范围)，必须送法律办公室评审。标的额在5万元以下的合同，由各企业自主决定是否送审。经评审提出意见后，合同送审部门应当按照提出的意见进行修改。修改完毕后，在正式签订合同前，必须将修改后的合同重新送法律办公室复核;经法律办公室复核，加盖“合同审核专章”并经评审人签字后，方可对外签订。各相关单位的公章管理人员,在对合同加盖公章前,应当检查需加盖公章的合同是否已加盖“合同审核专章”,否则,不准加盖公章。如不按上述规定将合同送审或未经复核就对外签订合同，每份扣2分。因此而出现合同纠纷、造成公司损失，对相关责任人按《集团责任事故追究制度》追究经济或行政责任。若经过法律处审核的合同，仍然发生合同条款纠纷，造成的损失由法律处负责。2、指定专人专职或兼职从事合同管理。3、法律办公室保证在收到合同48小时内完成合同的审核;如企业有要求，经提前沟通后，法律处人员可到现场当面评审;逾期没有完成评审，每份每天扣法律人员2分。合同管理要点一、合同的概念是指双方或多方当事人关于设立、变更、终止民事法律关系的协议。二、建设工程合同的概念指在工程建设过程中，发包方与承包方依法订立的、明确双方权力义务关系的协议。建设工程施工合同(示范文本)》(以下简称《施工合同文本》)。适合各类公用建筑、民用住宅、工业厂房、交通设施及线路管理的施工和设备安装合同的样本。《施工合同文本》由《协议书》、《通用条款》、《专用条款》三部分组成，并附有三个附件:附件一是《变更及签证管理制度》、附件二是《合同付款所需提交文件明细》、附件三是《技术标准及交楼标准》、附件四是《廉洁合作协议》、附件五是《总包服务工作内容》、附件六是《工程质量缺陷保证书》。三(合同审查的要点1、合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。2、合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。3、合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。四、合同的主体订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。主体必须齐备和提供:企业法人营业执照、安全生产许可证、企业资质证书，比较重要项目还应提供税务登记证、近三年财务报表(资产负债表、利润表、利润分配表)、近三年完成类似项目情况(实地考察)等。订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。五、合同的形式1、订立合同，除即时交割的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)，除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。六、合同的内容1、当事人的名称、住所:合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。最好要写明法人固定电话和法人委托人的固定电话和手机号码。2、合同标底:合同标底应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。3、数量:合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。4、质量:有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5、价款或报酬:价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。6、履行期限、地点和方式履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式;合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。7、合同的担保合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。8、合同的解释合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。9、保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。10、合同联系制度履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。11、违约责任根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。前期有一个报道:购房贷款差5分钱，三年以后700元。银联卡没按期还一定数量款的情况下，同样差5分钱可能三年后得还款3万元，利息分两部分一是消费总额算至今天的利息，而是欠缺部分征收的惩罚性利息3%。格式合同，霸王条款。出现欠款就影响你个人信誉，以前是一辈子，现在调至五年。12、解决争议的方式解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。应尽量选择我司所在地法院。七签订合同的工作程序1、签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。合同承办人签订合同，必须先办理授权委托书，明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签订的合同为无效合同，由承办人承担责任。2、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室编写合同编号并加盖合同专用章。3、合同一式八份，正式签订后，合同文本除成本部自行保管外，应当随合同会审表、招标文件、技术标准交存公司人力备案(正本)，一份转交财务，一份转交项目。4、合同应分级审批。特别重要合同或对公司影响较大的合同应经董事会审批。造价1000万元以上的合同应经董事长审批。500万元以上合同应经地产经理会审批。500万元以下合同应签呈形式由成本、规划、项目、分管副总、财务、总经理审批。八合同交底合同签订后，合同中三要素最重要:工程价款的管理、工程质量的管理、工程进度的管理。合同起草部门要联同招标文件、技术标准、合同、厂家资信等资料一并书面交递给项目公司。(一)、合同中工程价款的管理1(工程预付款建议除特殊情况外一律不要采用预付款的形式，可设有条件的预付款模式。如人员进场、部分材料进场等前提条件。(1)工程预付款的计算(2)工程预付备料款的拨付(3)工程预付备料款的扣回2(工程进度款(1)工程款的计量(工程量的确认)项目把好付款节点。结算前过程付款不应超出85%。顶账时应特别注意。(2)工程款的复核与支付(工程款进度款支付)3(工程变更价款(1)工程变更价款处理变更价款合同应标明是否列入进度付款,(2)工程价款的调整(3)变更合同价款调整原则4(竣工结算编制与工程价款的结算(1)竣工结算的编制方法竣工结算应与竣工资料同步进行。(2)竣工结算审查的期限(3)工程竣工价款结算5(保修费用的处理(1)保证金的预留比例、期限。5%-10%(2)缺陷责任期的期限及计算方式。(3)缺陷责任期内出现缺陷的索赔方式。(二)、合同中工程质量的管理1、标准、规范和图纸(1)发包人提供图纸发包人应当按照专用条款约定的日期和套数向承包人提供图纸。总包单位含三套竣工图计八套，项目、监理、规划技术、成本、造价单位计五套，外协结构、建筑约计2套共计15套。规划技术同设计院签订合同时应明确。(2)承包人提供图纸承包人应当在其设计资质允许的范围内，按工程师的要求完成这些设计，经工程师确认后使用，发生的费用由发包人承担。2.材料设备供应质量控制(1)材料设备的质量及其他要求a.材料生产和设备供应单位应具备法定条件b.材料设备质量应符合要求c.材料设备或者其包装上的标识应符合的要求(2)发包人供应材料设备时的质量控制尽量少供或不供材料，供货质量、数量、及时程度。a.双方约定发包人供应材料设备的一览表b.发包人供应材料设备的清点c.材料设备清点后的保管d.发包人供应的材料设备与约定不符时的处理e.发包人供应材料设备的重新检验3.工程验收质量控制(1)工程质量标准(2)施工过程中的检查和返工(3)隐蔽工程和中间验收(4)重新检验(5)工程试车(6)竣工验收4.保修(1)质量保修书的内容(2)工程质量保修范围和内容(3)质量保修期(4)质量保修责任(三)合同中工程进度管理1.施工准备阶段的进度控制1)合同双方约定合同工期图纸、手续完备后，签订合同。合同中明确约(定分部分项工程进度，且与进度款支付挂钩。(2)承包人提交进度(3)工程师对进度计划予以确认或者提出修改意见(4)其他准备工作(5)延期开工要说面下达。2.施工阶段进度控制(1)监督进度计划的执行项目公司每月单独汇报合同进度与现场进度对比情况。(2)暂停施工要说面下达。(3)工程设计变更(4)工期延误3(竣工验收阶段进度控制(1)竣工验收的程序a.承包人提交竣工验收报告宜设立竣前检查付款节点。b.发包人组织验收(2)发包人要求提前竣工九、公司合同的履行1、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。工程款支付,2、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。3、总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。4、公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。5、在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。6、在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司处理，并报总经理。a、经营状况严重恶化;b、转移财产，抽逃资金，以逃避债务;c、丧失商业信誉;d、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;十、合同的变更、解除1、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行(合同处理不好两败俱伤)。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。2、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。3、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。4、变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。5、变更、解除合同，一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效。6、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的(除法律允许免责任的以外)，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。7、在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复(但特殊情况经双方一致同意的例外)。8、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。9、存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同a、因不可抗力致使不能实现合同目的;b、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行;cd、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;e、法律规定的其他情形。10、变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理;十一、合同纠纷的处理1、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。2、合同纠纷由有关业务部门与律师负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。3、处理合同纠纷的原则是:a、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律未规定的，以国家政策或合同条款为准。b、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。c、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失;因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。4、在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、