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绍兴职业技术学院国际商务系商务英语专业毕业设计外贸单证员的实习报告姓名：赵彩虹学号：085010429指导老师：杜夫利日期：May8虬2011中文摘要英文摘要正文参考文献1237本页以后标注页码摘要：外贸单证员的工作贯穿于进出口合同履行的全过程。单证员以外贸单证处理为核心,是外贸企业必备的基础性人才。其工作具有量大面广、时间性强、工作要求高的特点，应具备专业知识、专业技能和严谨的工作态度等基本条件。单证员的素质直接影响外贸企业整体的工作质量，因此应了解商品知识、加强协调能力、增强服务意识、培养团队精神，以不断提高自身素养，全面提升综合素质。关键词：外贸单证员；特点；要求摘要和关键词和它们后面的冒号都是宋体小四号，本页开始标注页码页脚：小四号宋体，居中AnInternshipReportofInternationalDocumentsAbstract：Thisreportoutlinesthetradedocumentsofimportandexportcontractworkthroughouttheentireprocess.Documentprocessingisthecoreessentialbasictalent,neededinforeigntradeenterprises.AForeignTradeSalesclerk’sworkishard,theyshouldworkwellandhavethehighlevelprofessionalknowledge,professionalskillsandtherigorousworkattitude,etc.Staffmemberqualitydirectlyaffectstheoverallqualityofforeigntradeenterprise,thereforetheworkershouldunderstandtheworkingknowledgeoftheirgoods,strengthentheircoordinationabilityandserviceconsciousness,encourageteamspirit,aswellasconstantlyimprovetheirownquality,toimprovethebusiness’soverallquality.大小标题序号的顺序是：一、1、(1)a、Keywords:tradedocumentsmember;characteristics;requirements正文小四宋体。字间距设置为标准字间距，行间距设置为固定值19磅。页面要求：毕业论文须用A4(210X297mm)标准、70克以上白纸，一律采用单面打印；毕业论文页边距按以下标准设置：上边距(大小标题序号的顺序是：一、1、(1)a、正文小四宋体。字间距设置为标准字间距，行间距设置为固定值19磅。实习日期：2010.7---2011.1实习单位：绍兴凯奇纺织服饰有限公司实习地点：绍兴市袍江工业区汤公路182号实习目的：1、通过本次的实习使我能够从理论的高度上升到实践的高度，更好的实现理论和实践的结合，为我以后工作和学习奠定初步的知识。2、通过本次的实习，使我能够亲身感受到由一个学生转变一个职业人的过程。3、本次的实习对我完成毕业实习论文起到很大的借鉴作用。实习任务：熟悉外贸单证业务流程，熟练操作网上业务平台，能够与国外客户以及货代电邮、电话联系，把书本知识与现实操作做到完美结合，努力完成公司交给的任务，为公司创造更多利润。一、实习单位简介绍兴凯奇纺织服饰有限公司，位落于绍兴市袍江工业区。主要生产高档运动系列T恤衫，套头衫，运动套装以及帽子等，产品主要销往欧洲，美国和澳大利亚以及南非等。公司现有员工150多名，拥有先进的服装流水线，拥有一批年轻有为工作严谨的外贸业务人员。公司内环境整洁，食宿配套设施齐全，并配有员工休息场所，为大家提供一个安心工作的良好环境。我公司团结，诚信，务实的形象在绍兴服装界上享有一定的知名度。刚走出学校的大门，对于我来说周围的一切都是那么的陌生，同学也都各奔东西，只剩下自己留在这个偌大的城市，心里有些害怕。但是值得我高兴的是同事都对我很好，他们没有因为我是外地人而排挤我，而是在工作上给我很大的支持，生活上也给与我很大的帮助，让我不觉得孤单。渐渐地，我把自己学习的理论知识运用于实际，让我更加理解了以前没有理解透彻的知识。与此同时，我也发现自己有很多的缺陷，我深知出身社会，还有很多学校里学不到的东西，我要更加努力，在磨练中学会成长。在这些实习的日子里我受益匪浅，学到很多在学校里学不到的东西，以及如何做好一名优秀的单证员。外贸单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单和归档等一系列业务活动，它贯穿于进出口合同履行的全过程，具有工作量大、涉及面广、时间性强和要求高等特点。外贸单证是指进出口业务中使用的各种单据和证书，买卖双方凭借这些单证来处理货物的交付、运输、保险、商检和结汇等凭证。二、夕卜贸单证员的工作内容业务员交给相关的数据，一份定单下来后，如果分外小心，可以自己另外做分数据，隐去客户的相关信息，还要确认是什么的交易方式。若是FOB的话要客户提供货代信息，并一起提供给单证员，以便他安排定舱等；如果是CFR或是CIF等的，需让单证员自己去查找最合适的货代。接下来业务员的工作就是订紧货期（当然很多时候有些工厂也有跟单员）。单证员有了相关信息，就可以做发票、箱单，联系货代订舱，准备报关单据（里面的环节有涉及到申请核销单，核销单口岸备案，报关单、报关委托书的买进等等），如果涉及到商检，有可能也是单证员来做，很多公司没有专门的报检员。货出后最好提供一个SHIPPINGINFORMATION给业务员，以便他提供给客户。看客户要求是不是申请产地证，等提单提供到后，准备客人的清关资料，然后根据业务员提供的客户地址，安排快递，或是由业务员自己投递。海运后差不多一个月要个客户要退单，然后网上递交，过后2个工作日差不多去外管局核销，然后交个财务做退税，不过应该同时要打专用的出口发票也是给财务退税用。三、外贸单证员工作流程1、根据客户的定单估算List（根据以前的出货数据，如没有就大概匡算）品名，数量,数量/箱，件数，体积/箱，体积，毛重/箱，毛重，净重/箱,净重。2、出货前一星期向采购要准确的包装尺寸。3、根据工厂的准确的包装尺寸计算准确的List。4、出货前一星期做海运委托书并传给代理，要求她租船订仓.并告知是到厂装柜还是送货到仓库。得知船期后告诉采购最终交货日期.采购把准确包装尺寸，箱数给我做准确的List.如果LIST上的体积与原来的LIST相差太多或者体积超出集装箱的体积或不能装满（20FT不到25立方，40HQ不到62立方），那么上报看如何解决。5、出货前一星期把出货的清单（品名，规格，数量，箱数，每项目的采购人）传真给工厂，以便工厂提前安排准备出货。6、出货前把装柜的地址传给货代，或者是把送货地址给采购。7、出货的当天把报关的单据寄给货贷，保证船期前的2天寄到货代手中。8、报关完之后要跟货代要报关单，预录单，号码一定要清楚；船开之前要求提单确认（品名、件数、体积、毛重）。如有错误改正回传，直到正确为止。9、船期之后一个星期之内拿到提单正本，货到前寄给客人。10、需要认证的合同，先做好认证的资料，等拿到提单的复印件即可去贸促会做认证，认证时间一般为15天。11、向货代要运费的发票，一个月之内把运费付清。12、出货后制作客户需要的一系列单据：形式发票、发票、箱单。等收到货款之后把所有的单据寄给外商。同时整理相关文件留底存档。13、出完货后一个月之后向货代要核销单的退单。四、如何做好一个单证员单证员是一种“综合性”、“边缘性”较强的工作，除了需要有业务员的素质和人际交流的本领；还要熟悉各个生产环节，必须十练、活络，善于接受新生事物，工作尤其要细致耐心，对于信用证，哪怕是一个条文“理解”的错误，甚至几个字母的拼错，都可能给企业造成“灭顶之灾”。因而，单证员又是一个谨小慎微、“如履薄冰”的岗位，“痛”并快乐着。作为单证员，一定是订单的执行者。因此，他必须下到车间去、下到仓库去，去催促订单的执行。同时，他又必须“浮”到上面来，与客户谈判，有时还要兼任“翻译”的差使，磋商关于合同“装效期”的修订，关于产品质量的需求等等。说到底，生产的进度、产品的质量，仍然掌握在车间里。因此，单证员必须耐心地同各色各样的人打交道，以保证合同和信用证的顺利履行。单证员又是一个非常辛苦的工作，从业务员接到单子的那一刻开始，单证员就开始忙碌了，一直忙到生产任务完成，货物装上了集装箱，他还不能喘口气。凌晨必须坐在集装箱卡车的副座上，将货物押送到码头仓库，再匆匆赶回来，到报关行、到保险公司、到贸促会等等，直到单据送达银行结汇为止。最后，等拿到了货款，他才算完成使命。可以毫不夸张地说，在一个企业里，单证员这个岗位是弹性的、是能动性的、是管理性的。有的企业将“单证员”这个岗位设在业务科，有的企业将“单证员”设在经理室，有的企业设在储运科，也有的单位“单证员”既是“跑单员”，又是“总经理助理”，还扮演着“秘书”的角色，使得他们常常以“双重”身份，或者“多重”身份出现在客户面刖。单证员的工作主要就是：细心+勤奋。细心是关键，还要有好的沟通能力，能协调各方面的工作，做到单证资料的准确无误。在日常工作中学习，而且还要不断充实自己的知识面。五、实习总结在实习中我总结了一点小小的经验，这一点对我的作用很大。那就是在实习期间一定要记得辛苦一点，多做些琐碎的小事（例如打扫卫生，倒水等），多给同事些帮助，和同事和睦相处等都比较重要，同时还要去掌握工作中的每一个细节，每一个细节都掌握了，那么以后你就会轻松一点。把最基本的都掌握了，该做的都会做了，那你就算是真正学到手了。自己的工作能力提高了很多，通过这几个月我知道了要想把握住机会，除了自信以外，心里素质一定要好，还要积极主动地尽快去了解市场行情，了解产品，还有就是自己有时干事不够仔细，通过这几个月的实习，我充分认识到自己需要尽快改正自己的粗心毛病，我相信自己会逐步改正自己这方面的不足，将自己的失误降到最低。我觉得在这几个月的实习中，自己在这方面的进步就是办事有条理了很多，工作的效率进不了很多。除了这些我还认识到自己的英语功底还不是很扎实，我们公司单证员也要经常给客户发一些邮件，因此自己需要在空闲时多用功一些，将自己的英语能力赶上去。明白了很多做人的道理以及原则。首先我明白要尽快做好自己角色的转变，使自己成长起来，我会时刻提醒自己，自己的形象不仅代表我自己，更代表这我们绍兴凯奇。要让自己做一个优秀的绍兴凯奇职业人。其次就是在学会做事之前我们得学会做人，因为每一件事都不是我们自己一个人可以完成的，我们需要团队的力量，团队的创造力。我觉得我们要把凯奇当作自己的家，同事就是我们的兄弟姐妹，所以我要真心帮助每一个家人进步。对于客户我们要以一个朋友的身份去和他们交往，用自己的真诚去赢得客户的信任，这样才会有长期的合作关系。然后就是我知道了要诚信做人，诚实做事。做事要讲求效率，学会把时间优化。争取用最短的时间完成任务。自己在这方面欠缺，要改正。然后就是知道我需要有危机意识，这样自己才会有动力。在公司中多思考，少抱怨。虽然我们的工作职位不一样，但我们应该明白我们对公司的责任都是一样的。所以我们都要不断的反省我们自己，找出我们工作的不足之处，从而推动公司不断向前发展、进步。总的来说，我觉得自己在这几个月进步很大，从做人，做事以及自己的能力方面，不过自己需要提高的地方还是很多的，自己需要学习的地方也很多，就像公司的口号所说的那样：nothingisimpossible只要用心去做任何事都会做的很出色，为了自己能够拥有一片未来的蓝天，用心做人