办公自动化解决方案书(A8)

ＸＸＸＸＸＸ办公自动化解决方案书联系人：龙千义电话：１５００７３１０９６５目录一．办公自动化需求 2二．解决方案 32.1系统特点 32.2基本功能 52.2.1公文处理 62.2.2文件管理 82.2.3信息发布 92.2.4内部通讯 102.2.5档案管理 102.2.6辅助办公 112.2.7系统定制 122.2.8基础数据 142.3系统扩展 152.3.1电子签章 152.3.2手机短信 172.3.3手机办公 172.3.4公文交换平台 202.4运行环境 22三．实施与服务 22四．报价 24一．办公自动化需求党政机关在国内最早开展办公自动化，经过各级各地党政部门十多年的探索和实践，在领导、业务专家和IT专家的共同努力下，党政办公自动化已经成为经验最为丰富和需求最为成熟的应用领域。总结党政机关办公自动化需求主要有以下几个方面：1、公文处理能力要强党政办公的核心内容是公文处理，这就要求办公自动化系统必须具备优异的公文处理能力，能够很好的支持公文处理的各个环节，如：收发文登记、文种流水号、文件修改痕迹保留、文件套红、电子签章、文件归挡等等，并且在公文数量大的情况下具有良好的处理效率。2、文档管理能力要强，能够实现文档一体化。党政办公政策性强，办公中经常需要利用相关文件和档案，这就要求办公自动化系统要能够实现对文件和档案的有效管理，实现文档一体化，为全体办公人员查阅利用相应的文件和档案提供方便。3、界面直观、操作简单党政办公涉及机关全体办公人员，办公人员电脑使用水平参差不齐，如果办公自动化系统的界面与纸质办公差异很大，充满技术术语，操作复杂，将会使一些人员产生畏难情绪，如果领导无法掌握，办公自动化将无法进行下去。界面直观、操作简单对顺利导入办公自动化尤其重要。4、具备高度的可靠性和安全性党政办公特点是公文数量大、处理环节多、责任大，时效强，办公自动化之后，所有的公文都在办公自动化系统中处理，这就要求办公系统持续可用，系统的任何错误、故障和漏洞都可能严重影响工作，所以党政机关办公系统应具备高度的可靠性和安全性。5、具有一定的灵活性办公系统对各个办公要素均应提供自定义功能，当管理或业务发生变化时，通过简单的设置调整即可满足需求，而非经常需要修改程序代码，这样一来就可以避免由于修改程序代码造成的不可靠。6、支持手机移动办公随着3G移动时代的来临，随时随地轻松办公已成为党政机关的强烈需求，办公系统应能够支持手机移动办公，当领导外出公干时，可以利用手机随时访问单位的办公系统，查看和处理本人的待办工作和邮件，查询单位最新信息。二．解决方案通过对党政机关办公自动化需求全面与深入的分析，总结之前多年从事党政机关办公自动化系统开发与实施的经验，2005年合强公司以“适用、易用、可靠”为设计理念，基于主流的J2EE开发架构，设计开发出了全新一代党政办公自动化解决方案“合强A8协同办公系统（党政版）”。合强A8协同办公系统（党政版）通过提供全面的自定义功能，深度满足党政机关的办公自动化需求，并在安装、设置、学习、使用、维护等环节力求直观简便，使用户单位可以将精力集中在办公业务本身，而非复杂的概念与技术。产品历经众多党政机关多年的实际应用和合强公司的不断改进，已成为逻辑严密、细节完善、成熟可靠的党政办公自动化系统。下面我们对该系统进行具体的介绍：2.1系统特点符合党政机关办公规范系统功能逻辑符合党政机关办公规范，完全符合《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》

《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》

等规范，对党政机关办公的各种要素均提供有效的支持，并实现文档一体化办公。灵活的自定义功能，充分满足各单位的办公自动化需求系统中组织机构、表单格式、工作流程、文件管理体系、访问和操作权限、打印格式等全面提供自定义，自定义项目丰富，能够很好的满足各单位现在和未来的办公自动化需求。良好的易用性系统具备充分的易用性，无须安装客户端程序，全部应用和管理操作都采用浏览器，操作界面直观易懂，符合日常办公习惯。独创的可视化表单定制方法和向导式流程定制方法，大大降低了表单和流程定制的复杂度，使定制工作高效并且不容易出错。高效和安全的系统系统设计开发全面贯彻“负载均衡、效率优先”原则，使系统在大用户量（3000人以上同时使用）和大文档量（1亿个文档以上）具有良好的使用性能；同时，系统提供了全面的信息安全控制框架，可以适合各种组织对信息安全的需求。支持手机办公，大大提高了办公的便利性合强在一些关键技术处理上的突破，使手机办公真正达到成熟实用。=1\*GB3①采用“服务器/客户端”架构，手机下载安装专门的客户端，办公中只传内容不传界面，内容按操作逐步传送，使手机办公操作具有良好的相应速度。=2\*GB3②表单转换技术，将电脑上二维显示的办公表单转化成手机上的一维显示（每行显示一个表单域），并且显示顺序可由客户配置，该技术使手机可以清晰显示任何复杂的办公表单的内容。=3\*GB3③手机办公与办公系统逻辑上无缝衔接，办公系统中自定义的表单和流程在手机上均可直接应用（许多手机办公技术都是与办公系统在表达层进行衔接，表单或流程的修改都须重新编写代码进行衔接）。2.2基本功能合强A8协同办公系统合强A8协同办公系统党政版公文处理文件管理信息发布内部通讯辅助办公系统定制基础数据扩展系统档案管理系统组成系统主界面2.2.1公文处理公文处理能够支持收文处理和发文处理的各个环节，实现收文处理和发文处理的电子化。具有文件修改痕迹保留、文件自动编号、发文和收文登记簿、文件套打、电子签章、流转监控、委托办理等功能。收文处理凡外单位（上级单位、下级单位或相关单位）发至本单位的所有公文统称收文。根据文件性质的不同，收文可分为办理性文件和阅知性文件。收文处理就是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等环节。一般单位的收文处理流程又按文件性质分为办文处理流程和阅文处理流程。办文处理流程实例 阅文处理流程实例发文处理以本单位名义发出的一切公文统称发文，是具有效力和规范格式的文书，接收单位可以是上级机关、下属单位或相关单位。发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、编号、排版、校对、打印、分发、归档等环节。发文按文件性质又可以分为多种发文，如正式发文、内部呈报件发文或专报件发文等。发文处理流程一般采用自由流程。发文处理流程实例表单和流程自定义公文处理的表单和流程可以由用户单位自定义，自定义项目丰富，自定义方法直观，用户单位的系统管理员能够快捷地定义出符合本单位实际业务需要的收发文处理表单和流程。文件修改痕迹保留系统集成Word和WPS作为文件编辑工具，在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。对不同人员的修改痕迹以不同的颜色显示加以区分，并能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息，保证文件修改的严肃性和责任性。处理信息记录每个流转公文都带有“意见汇总”和“流转历史”两个域，“意见汇总”自动记录了每个办理人填写的意见，“流转历史”自动记录了公文流转处理的过程信息。文件编号系统提供了定义“流水号”的功能，可以根据本单位收文和发文的分类定义文种流水号，文种流水号记录该类文件的编号信息和当前序号，收发文表单中可以直接调取当前文种流水号，当前流水号被使用后序号会自动加1。发文登记和收文登记公文发送之前可以调用发文登记操作，在发文登记簿中进行发文登记；收文处理之前可以调用收文登记操作，在收文登记簿中进行收文登记；登记信息可以从表单中自动提取，无须重复输入。文件套打文件套打功能可以将文档中的内容提取到word形式的套打模板文件中，充分利用word对文档的排版优势，按照套打模板文件预先定义的格式完成内容打印。流转监控相关领导可对工作流转进行实时监控，了解每个人员和每个文档的办理情况，并可进行催办和特送。委托办理可将相关工作委托给其他人办理，可设置委托时限，时限到后自动收回委托办理权限。日常审批单位中各项日常审批工作（如：请示报告、工作交办、电话记录呈阅、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等等）也可定义成表单与流程，通过网上进行流转办理，办理结束自动提醒相关人员并将文档归档到相应的文件库中。2.2.2文件管理可以根据需要设置文件库用户单位可以根据实际需要设置文件库，文件库可用于保存流转结束的文件，也可用于存储各种日常文件。在文件库中可以设置文件夹，文件夹可以多级设置，文件存放在末级文件夹中。文件管理文件管理发文库收文库法律法规库…市政府来文…市委来文综合处发文…办公室发文规章制度…国家法律文件库设置实例文件库中提供多重访问权限控制文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。用户单位可以根据实际需要设置有效的文件访问权限，确保单位中的文件按权限进行管理和访问。2.2.3信息发布电子公告用于单位内部重要信息的发布，如公告、通知、表彰、批评等，电子公告的发布人由系统管理员设置。发布人可以发布公告，发布时可以设定保留天数和公告对象，在保留天数内的公告出现在“近期公告”视图中，并且只有公告对象才能看到公告，可针对用户单位全体、部门或个人发布各种公告。在线新闻用于单位内外部新闻的发布，近期新闻在主界面的左下角滚动显示。电子论坛提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。2.2.4内部通讯电子邮件为每一个办公人员提供了一个内部邮箱，用于内部办公邮件的收发。在线短信可以即时感知用户是否在线，可以进行实时交流和留言。系统中其它功能模块调用在线短信进行提醒。2.2.5档案管理实现文档管理的一体化档案管理子系统与协同办公系统无缝衔接，办公中处理完的文件可直接归档到档案系统，办公人员可直接查看档案目录对档案进行借阅利用。档案阅览档案阅览借阅申请目录查询文件归档文件库档案利用档案管理借阅管理传统组卷简化整理未整理文件系统设置档案管理原理图符合档案管理规范档案管理系统严格遵循国家档案局颁布的档案工作标准，支持文书档案归档新规则，可实现对电子档案和实物档案的全面管理。2.2.6辅助办公日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，使用户能够更有效地安排自己的工作时间。会议室管理可以查看会议室的状态、进行使用申请和审批，并具有使用记录。物品管理可以设置多个物品仓库，提供物品的入库、库存和出库管理，具有物品领用申请与审批功能，并可以进行各种查询与统计。人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。考勤管理提供电子打卡、去向登记、去向牌、查询和统计等功能。2.2.7系统定制组织机构设置本单位的组织机构，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。表单定制可视化表单定制功能，可以根据本单位业务需要自定义表单，表单定制功能强大，能够支持实际业务中的各种表单格式。系统还具有表单预览、表单导入和表单导出等功能。表单定制界面流程定制向导式流程定制功能，通过对自定义项的选择和打勾就可以快捷地完成工作流程的定义。流程的自定义项目丰富，可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。这里还提供了一种自由流程定义模式，在现实中有些工作无法用固定的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程；自由流程无须定义流向，工作可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一个办理环节。流程定制界面2.2.8基础数据常用意见可以定义常用的意见文字，减少日常办公中填写意见时的输入。数据字典各种常用的输入信息可以做成字典，表单中可以调用相应的字典，输入时只需选择字典项，方便输入，又规范了输入信息。流水号可以定义各种文档的编号格式并记录当前序号，文档中调用流水号可以取得相应文种的当前编号，并对流水号自动进行+1计数。打印模板可以预先定义各种打印模板，日常办公中可以调用打印模板进行文档套打或正文转换。上传用户单位的LOGO图片主界面左上角的位置可用于显示用户单位的LOGO，用户单位可以上传本单位的LOGO图片，图片格式可以是jpg或gif。2.3系统扩展2.3.1电子签章电子签章系统由签章功能组件和印章钥匙盘组成，安装签章功能组件之后，具有印章钥匙盘的用户可以在文档中加入印章或个人手写签名,其他用户可以对签章进行验证。表单中进行签章WORD正文中进行签章2.3.2手机短信手机短信子系统可以通过短信收发器（也可以通过移动MAS或电信EMA）进行短信发送。办公中的提醒、通知等信息可直接发送到办公人员的手机上，办公人员还可进行短信的单发和群发。2.3.3手机办公手机办公子系统将办公应用从电脑延伸到手机，各级领导外出时可以通过手机随时随地了解本单位的状况和处理紧要工作，大大提高了办公的便利性。互联网互联网远程办公用户协同办公服务器无线网络手机办公用户局域网办公用户手机办公用户操作介绍图1登录界面 图2办公系统模块列表 图3日常办公文件夹图4待办工作列表 图5签收工作 图6查看工作附件图7查看流转历史 图8查看意见汇总 图9填写意见图10提交工作 图11选择后续环节 图12选择后续办理人图13退回工作 图14撤回工作 图15文件库列表图16文件夹列表 图17文件列表 图18浏览文件图19电子公告列表 图20浏览电子公告 图21电子邮件列表图21浏览电子邮件图22在线短信图23日程安排列表2.3.4公文交换平台公文交换平台实现各个单位之间的公文自动交换。协同办公系统带有公文交换接口，发文处理完成后，可以直接通过公文交换接口发送到公文交换平台上各个收件单位的收件箱中；通过公文交换接口还可以把外单位来文从公文交换平台自动接收到办公系统中。公文交换平台一般有以下两种应用形式：1、上级单位建立协同办公系统和公文交换平台，协同办公系统联结公文交换平台，自动与平台进行公文交换；下属单位没有协同办公系统可直接登录公文交换平台收发公文。合强公文合强公文交换平台下属单位A下属单位B下属单位n上级单位协同办公系统公文交换接口2、下属单位部署了自己的办公系统后，也可与公文交换平台进行联接，实现办公系统与公文交换平台之间公文的自动交换。合强公文合强公文交换平台下属单位C下属单位D下属单位n上级单位协同办公系统公文交换接口下属单位B协同办公系统公文交换接口下属单位A协同办公系统公文交换接口2.4运行环境服务器硬件PC服务器或小型机（内存1GB或以上、硬盘40GB或以上）。操作系统中文Windows（2003、2000、NT）Server或Linux或Unix或Aix等。数据库MySQL或ORACLE网络 局域网，或局域网＋互联网（互联网可以采用“固定IP接入方式”或“动态域名解析方式”或“VPN方式”），以及无线网络。电脑客户端PC电脑，内存256MB以上；中文Windows（2003、XP、2000、9x）等；IE6.0或以上。手机客户端Symbian、WindowsMobile、WindowsCE或Linux等操作系统的智能手机。三．实施与服务我们为党政机关客户提供以下标准化实施与服务：实施内容序号实施项目详细内容预计时间1产品安装检查服务器硬件配置检查网络环境检查(或安装)服务器操作系统安装MySQL和JDK安装合强A8协同办公系统0．5个工作日2系统管理员培训合强A8协同办公系统的安装组织机构设置表单定制流程定制文件库规划其它模块权限设置系统管理和日常维护通过培训系统管理员可完全掌握系统的安装、定制、管理和维护。1.5个工作日3业务分析与系统设置日常办公表单分析日常办公流程分析组织机构设置表单定制流程定制文件库规划与创建其它模块的权限设置测试系统设置的内容3个工作日4使用人员培训界面介绍口令修改介绍日常办公应用文件库应用其它应用2个工作日实施工作共：7个工作日后续服务内容提供7×14（8：00~22：00）小时客服