大型活动执行手册14008

四川省叶氏文化研究会清明大型祭祖活动履行手册流程安排是大纲先期准备是基础合作履行是重点控制应变是保障细节的把控决定成效后期追踪是超越的所在第1页共19页目录2246:699:1113第2页共19页一、手册说明本手册议论对象为叶氏家族清明祭祖活动招待会务等项目，因为大型公然性每年四川叶氏清明祭祖活动工作较为复杂，波及媒体宣传以及更多繁琐的现场服务等事宜,所以,清明祭祖活动需要在详细履行中拟订谨慎周祥的活动履行方案，本履行手册仅为叶氏家族清明祭祖活动供给原则性指导。本手册将活动履行分为七个环节：信息交流、方案拟订、开会分工、活动筹办、全体排演、现场履行和会后跟进，以供履行负责人掌握整个履行过程，防止因缺少程序和规划而造成履行疏忽或误差，实现清楚的活动掌握、周祥而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完满的现场履行和连续到位的会后跟进,最后达成一个完满的活动履行过程。二、活动环节一：信息交流信息交流是活动履行中的第一环节，充分的信息交流以及对活动成熟地思虑是活动举办成功的基础,也能尽可能防止因为活动理解误差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。所以活动履行负责人须在活动正式筹办以前，与领导和其余人士进行充分交流,在可同意的范围内争取认识尽可能多的信息,填写以下活动信息交流表，再筹备下一步工作。第3页共19页活动信息交流表活动名称20年度四川叶氏大型祭祖活动活动时间20年月日活动地址举办单位四川叶氏文化研究协办/联办执四川叶氏文化研究会行单位会分会履行负责人活动规模人活动目的意追忆生命源泉，担当生命责任。凝集家族力量，复兴叶氏家族义主要领导叶氏省会领导、各分会领导贵宾邀请省客联领导媒体邀请主要流程招待标准其余要求三、活动环节二：方案拟订活动方案是活动履行的指导性文件。在活动信息交流达成以后,履行第4页共19页负责人填写活动信息交流表，自己或履行方拟订活动方案与活动履行方案（草稿）,组织各部门议论，依据改正建议形成活动履行方案（第二版）,提交给领导批阅，最后依据领导反应建议拟订活动履行方案（最后版）。其整体流程以下：履行负责人信息交流填写活动信息交流表拟订活动方案与履行方案与各部门议论（第二版）将活动方案（第二版）提交给领导依据建议确立最后方案一般性活动简要方案基本因素：1、活动名称与目的；2、活动时间与地址;3、举办/联办/协办单位;4、与会领导、贵宾、媒体与规模；5、简要流程.重要活动精美方案基本因素：1、活动名称、背景、目的、意义与口号;2、举办/包办/联办单位；3、活动时间地址；第5页共19页4、活动与会领导、贵宾、媒体与规模；5、活动详尽流程；6、资助机构与合作媒体；7、活动会务服务；8、其余事项。活动履行方案的基本因素：活动时间、地址、名称、规模、与会领导、举办/活动基本信息联办单位等履行团队分工A、履行总负责人；B、履行小组负责人；C、详细组员名单.先期筹办事宜A、筹办事宜列项;B、人员分工安排；C、筹办日程安排。现场履行事宜A、现场部署说明；B、现场活动流程；C、现场任务列项.第6页共19页D、人员分工安排；活动后期工作A、后期事项明细；B、人员分工安排;C、达成时限要求.活动财务估算活动合同签署活动应急方案其余事项大型公然活动同时需拟订招商资助方案。四、活动环节三：开会分工活动先期，建立活动小组，由小组负责人按期召开活动信息交流会议，进行初步的工作分工。活动方案确立后,履行负责人招集全体工作人员，举行活动工作安排会,详尽介绍活动信息及其详细人员安排，同时认识全体人员时间和工作任务状况，听取反应建议,实时进行工作调整与方案完美，最后确立全体人员分工：(依据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会,获得更多的部分辅助）工作安排会三个目的：1、叙述活动各项状况；2、明确人员分工安排；第7页共19页3、听取反应建议。工作安排会环节：1、履行负责人主持会议，介绍活动基本状况；2、履行负责人介绍人员分工安排；3、工作人员重述自己职责与安排；4、听取反应建议并实时协调；5、领导总结讲话.分工管理方法：因为活动现场的参加人员数目大、事物繁琐。为了提升活动实行阶段的管理效率，实行操作程序的管理.由项目负责人拟订整体工作分工方案，而后由各项工作的详细负责人再去拟订针对自己工作的详尽分工计划,再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进度。项目负责人制。项目负责人的一致安排，团结协作相互当合，所安排的人员，从活动筹办先期到活动现场履行，再到活动后期，向来负责到底，进而进一步保证活动的进度速度和效率。第8页共19页部门职能负责人履行方备注总指挥活动的整体策划、监察、协调、控制副总指项目的监察、协调、控制挥副会务1、各部门协调组长：总协调2、召开协调会组员:指领导1、领导邀请(名组长:对接：后勤挥招待单)组员：2、领导餐宿、签到3、领导用车安排4、领导演讲稿5、领导参会路线检查贵宾1、贵宾邀请（名组长：第9页共19页招待单）组员：2、贵宾餐宿3、贵宾用车安排媒体1、媒体邀请（名组长：招待单）组员：2、媒体餐宿3、媒体签到舞美1、舞美敦促、检组长：设计查组员：2、证件管理3、各地区视觉管理文字1、新闻通稿组长：资料2、领导演讲稿组员：3、主持人串词4、会务文字资料5、通信录后勤1、生活用水组长：保障2、餐宿、用车组员:3、其余安保1、证件检查组长：第10页共19页消防2、现场指引组员：3、现场管理拍照1、筹办前的影像摄像2、现场影像3、活动资料采集信息1、志愿者管理2、礼仪其余3、信息共享、通知五、活动环节四:活动筹办在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹办环节，活动筹办是活动的真实履行环节，是细化深入的过程，主要包含以下内容:现场勘查、贵宾邀请招待、活动进度、物料准备、现场部署、应急方案、安全保障、后勤保障、财务估算与文件管理.1、贵宾邀请招待及招待方案：领导邀请和招待贵宾邀请和招待媒体邀请和招待邀请媒体名单媒体签到住宿登记表第11页共19页媒介分工(活动现场地点）专访安排（名单、Q&A、）活动进度拟订严格的活动筹办各项内容的进度表：物料准备现场部署应急方案现场所有AV设备（包含笔录本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以保证所有设备的优秀运行。活动进行中对所有文件同时在两台笔录本上备份，以防现场一部第12页共19页出现问题立刻可切换另一部天气变化安保事件在活动地区四周及主要通道处安排工作人员及保安，防备半途发生突发事件，如发买卖外变化实时劝导贵宾.如场内发生杂乱时由场内的工作人员及礼仪快速引领领导到安全地区，保证在场领导的安全。同时负责人利用处内广播对场内的人员进行指引和分散。安全保障活动的时间、地址、人数、规模、内容及组织方式；安全工作人员状况、数目和任务分派、辨别标记;场所建筑和设备的消防、安全状况；场所人员的审定容量；快速分散人员的预备举措。后勤保障安排特意工作人员负责用餐预定及送到指定工作人员用车和司机文件打印资料装袋、运输和寄存物件领取登记生活用水财务估算文件管理第13页共19页活动中所波及到的文件档案主要包含各样审批的行政文件、有关合同协议、新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、有关证件单据等，需实时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中实时传达。让工作人员能实时认识整个活动过程，进而提升工作效率。活动有关物质会议物质项目基本内容会务文具打印机、订书机、纸笔、胶带等会议电子资料演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频贵宾签到簿、活动议程单、会议介绍、会务其会议发放资料它资料六、活动环节五：全体排演针对重要公然活动，或其余有重要领导参加的活动,需提早对重要环节进行排演，以增添工作人员活动履行的娴熟度，发现此中存在的问题。需要排演的重要环节往常包含领导招待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，此中重要仪式环节因为此中工作许多，需要多人的配合，往常需要进行多次排演。排演人员安排排演总导演:履行负责人排演人员:被排演环节的工作履行人员;陪练人员：其余环节工作人员,表演与会贵宾；问题纪录人员：第14页共19页七、活动环节六：现场履行1、再次排查：于活动正式开始前，所有工作人员提早就位,履行负责人须联合排演状况,对现场工作进行全面排查，特别排查波及领导安排的重要环节.人员分工：工作人员重述自己的工作职责，保证所有人员所有到位；物件摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔能否摆放齐整；房子陈设：房子内部陈设能否雅观、洁净、整齐;电子设备：电子设备能否运行正常,所有音频、PPT等电子资料能否已完整到位；领导礼物：检查礼物能否到位并摆放齐整，工作人员能否清楚不同领导的礼物类型。2、领导招待:建立活动招待组，分设多个招待小组，每个小组由两人构成，由招待组组长负责小组间的协调，实时分配。当领导出席时，小组此中一名接待人员负责指引歇息室，另一名于招待处迎接其余领导。重要领导由公关人员陪伴部门领导到门口进行迎接.招待工作的往常流程：联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，早先告诉迎接事宜;领导即到时，招待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆第15页共19页一到即主动上前迎接；关于须由部门领导亲身迎接的领导，领导即到时招待小组负责人提早电话见告部门领导；活动礼仪指引领导入歇息室，并立刻安排茶水。活动开始招待人员负责指引至活动现场；3、现场配合：活动履行负责人依据活动履行方案,列明现场需要履行的工作,并进行工作人员仔细安排，以配合现场活动流程中的所有工作.4、活动用餐：提早安排好用餐座次,于餐桌上早先齐整摆放桌牌；实时指引领导至用餐地址，直至每位领导就座达成；在至用餐地址路上，需注意提包、拿衣服和活动资料，并确认能否有领导物件遗落;用餐现场起码有一名工作人员,实时分配服务员，服务现场。5、欢送领导及礼物发送第一集体欢送国家领导人和省部级重要领导,再欢送其余领导或公司家；关于有司机或部门领导的领导，提早将礼物给领导司机或部门领导；关于未带司机的参加领导，活动结束后由特意工作人员负责跟进发送礼物。八、活动环节七：会后跟进第16页共19页会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束以后,需实时对活动进行跟进整理,详细包含以下几个方面：1、感谢短信发送于活动结束后，需实时对与会领导的参会和支持表示感谢。2、会议/活动纪要于活动结束后，工作人员实时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要,针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成就书本。3、活动新闻稿活动结束的当日夜晚,工作人员整理活动新闻稿，保证次日实时进行新闻公布。4、音像资料整理活动结束后实时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑,重要活动的视频和图片还须进行刻盘,连同其余活动成就资