(组织设计)学习使用组织结构图

（组织设计善习使用组织多年的企业咨询顾问经验，经过实战验证可以落地纨行的卓越管理方案，伯得您下载拥有学习使用组织结构图概述4生成图表5层次结构6添加形状7添加名称9组织结构图的画布10调整字体大小11缩放图表12板式和颜色13图表的组成部分采用不同的分支14自动套用样式15手动设计样式16使用"自选图形"编辑图表18关闭自动功能19移动或添加形状21隐藏连接符22移动或添加形状23将形状组合在一起以便同时移动24课程摘要卡-使用母版进行有效设计25图表总结25版式和十26在关闭〃自动版式〃的情况下编辑图表27概述使用MicrosoftOffice制图工具可以在MicrosoftOfficePowerPoint®2003中创建组织结构图。您可以生成图表和设置版式,并有效地设置样式，还可以获得编辑提示以帮助您对图表做进一步的调整。课程目标在完成本课程之后，您将能够:-生成组织结构图层次结构并填入名称。■使用垂直和水平版式获得最佳的视觉效果。■按级别为图表看色,并增添具有专业水准的样式。■使用"自选图形"和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。如果您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在PowerPoint中创建该图表。理想的PowerPoint组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级别上的人员数目都不太多。您还可以将组织结构分成几个部分显示,这样,就能把图表放在不同的幻灯片上。在PowerPoint中绘制图表的优点是,图表将采用它所在的幻灯片的配色方案，并且，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。本课程将引导您生成一个组织结构图,然后设置它的样式,并更改它的结构。生成图表有几种进入图示库的方法。下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图：在"绘图"工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示"按钮。双击库中的组织结构图缩略图,即会插入一个图表。正如所谓的殊途同归，在PowerPoint中，您也可以从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮:■在"绘图"工具栏上,如左图所示。■在一组幻灯片版式中。■在"插入"菜单上，"图示"命令的旁边。层次结构头：所有图表均从头开始。"助手"位于其上司及该上司下属的中间。下属向更高层的某人报告,其同事与之并排排列。小灰点表示已选定该形状,并可以向其添加相关的形状。在PowerPoint中，组织结构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老板，在它下面的三个形状代表下一级别的员工。您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：■助手该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。■下属该类型的形状恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。■同事该类型的形状与同一级别的形状并排排列。还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。添加形状图1向组织结构图中添加"助手"形状单击要向其添加"助手"图形的形状。被选定的项将带有灰点边框。在工具栏的"插入形状”菜单上，单击“助手"。（请注意，对于此形状而言,"同事"不可用，原因在于您无法在顶部自动添加第二个最高级别的人。）图2添加操作之后的"助手"形状。通过”组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中员工的位置）O若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一："下属"、"同事"或"助手"（参见图1和2）。快捷方式-添加”下属”的快捷方式是单击工具栏上的”插入形状”按钮。这会在所选的任意形状下面添加一个"下属"形状,并且您可以省略从菜单中选择“下属”的步骤。■请用鼠标右键单击某个形状,您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。灰点边框形状周围的灰点表示该形状被选定,而不是该形状中的文本被选走。您必须先执行该选定操作，然后才能：■删除形状。■使用Tab遍历多个形状。■选定多个形状（单击这些形状的同时按Ctrl）。■使用"格式刷"按钮，将样式从一个形状复制到另一个形状。■用鼠标右键单击某个形状时,将在快捷菜单上得到图表选项。添加名称若要添加文本,请在形状内部单击（形状周围将出现一个阴影线边框）,并键入文本。若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。按Enter可在形状内部囱元阴影线边框输入文本时,该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。注意到这一点很重要,因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本,或复制文本以便将其粘贴到其他位置）,必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。对于某些涉及形状的操作（比如使用Tab切换到各个形状），则不应当让此边框出现。例如，如果在形状的周围岀现阴影线边框，并且您按了Tab,则该形状中的文本将被缩进。组织结构图的画布观察形状在画布内部调整大小的方式。首先突出显示画布区域，然后添加形状，并且图表调整大小以适应画布，最后形状和文本都变得更小。稍微变一下思路，查看一下组织结构图周围的区域和边框。这是它的"画布"，一个为了生成图表而保留的绘图区域。组织结构图必须位于该区域内部，以便每当您向图表中添加形状时,图表都可以相应地重新调整自身的大小。结果，随着您向该图表中添加更多的形状，您将看到形状和文本变得更小。稍后，将介绍通过缩放功能以及使用”组织结构图”工具栏上的”适应文字”按钮来调整图表的大小。调整字体大小如果插入形状之后文本变得太小，可使用"适应文宇"使三生成图表时,形状内部的文本可能变小。使用"适应文与选中图表后，在”组织结构图”工具栏上单击此按钮,字状中的可用空间）。有时，这是需要进行的唯一调整。如果希望文本比"适应文宇"所设置的大小更大，贝炊（”格式”菜单上）来选择字号。但您可能需要首先使形状变此操作（请参阅下一节）O注意使用”适应文宇”也能够使文本变得小一些。例如,放不下，则”适应文字”将按照在该形状中容纳这些文本所零这种情况下,使用"适应文宇"前最好先将该图表适度地放刁缩放图表通过向下拖动尺寸控点放大图表。形状变大后,将为大字体文本腾出更多空间。拖动尺寸控点时指针变成十字形。虚线轮廓显示图表的放大幅度。如果希望图表中的形状变大或变小,可以缩放该图表。若要执行缩放，请将鼠标指针指向画布边框上的白色尺寸控点之一，当指针显示为双向箭头指针时，将边框向内或向夕甘短动。拖动时指针将变成十字形。若要仅在一侧或从一角调整图表的大小,只需拖动尺寸控点。若要在两侧或从所有角调整图表的大小,请在拖动的同时按Ctrl。如果您在早些时候单击了”适应文字”以放大图表中的字号，然后将该图表放大，则再次单击”适应文宇”仍然会使字体变得更大一些。移动图表只需使用四向箭头指针在边框拖动该图表。您首先必须单击该图表以选走它。板式和颜色在此图表中，形状颜色各不相同，以便表示不同的工作等级；同时，还使用多种分支样式以提高可读性（"经理"行水平放置,而"下属"则垂直放置）。版式和设计,可以使图表变得赏心悦目。版式是指您如何分布图表中的各种形状。就是说,是将其逐行排列,还是垂直堆放,或者同时采用这两种方式。设计是指用于形状和连接符的颜色和样式。颜色可作为在图表中区分位置或级别的方法。诸如斜体和阴影这样的样式元素会使图表看起来更为优美和专业，但是不可以滥用。图表的组成部分采用不同的分支此图表中的所有级别都有"标准"分支,这种版式较为水平，并强调组织的级别。此图表的底部分支使用"左侧下垂"和"右侧下垂"版式，从而使版式更加丰富，空间利用效果更好,并重点强调单个报告组而不是报告级别。严格的"水平"类型的图表结构倾向于以笔直的行来强调组织中的级别;缺点在于您可能很快用完从左到右的空间。如果您想使图表富于变化，以及需要优化空间使用效率，可以使组织中的某些级别垂直排列。要这样做，请单击要重新分支的形状的上方位置，然后转至”组织结构图”工具栏上的"版式”按钮。在此选择一个选项，如"左侧下垂"或"右侧下垂”O重新分支操作只影响極的组。默认的结构为"标准"，它将应用水平结构。自动套用样式组织结构图样式库。"自动套用格式"按钮用于打开图表样式库。样式库中可用样式的示例。要进行"颜色处理"并设计该图表中的形状,或简或繁可由您自由掌握。■简单方式:使用"样式库"O■繁琐方式（也可能更为有趣）:借助于当前幻灯片的配色方案,自己完成所有设计。样式库库样式可以完全满足图表的需要，它能够按组织级别对图表进行看色，并使用棱台、小括号、轮廓、渐变填充等元素设计形状。库样式是一组供您选择和应用的模板（参见左图）。在应用样式之后,能否对其进行自定义？您可以更改字体格式，但无法更改填充颜色或线形。还要注意：您添加的任何新形状都将获得该样式的着色效果（例如，如果"助手"为粉红色的，则所有新的”助手”都将是粉红色的）。如果这正是您想要的结果，贝9这可能是Y优点。如果您想有更大的控制权,则这可能是一个缺点。要打开“样式库”,请单击”组织结构图”工具栏上的”自动套用格式”按钮。手动设计样式填充颜色：纯色或图案、纹理、渐变或照片。它可应'用于形状或图表背景。线条颜色：包括使用两种颜色的图案。字体颜鱼。线形：设置边框和连接符的粗细。虚线线形：应用虚线或实线。在边框或连接符上使用。与应用样式库中的完整样式不同，这种设计样式的方法需要通过选择图表中的级别并使用”绘图”工具栏（参见左图）来更改填充颜色、线条颜色、字体颜色和线形。该工具栏上的按钮将当前幻灯片的配色方案显示为默认选项；当然，您不必接受该配色方案。但请注意,当您应用其他配色方案时，配色方案的颜色将自动更新,而其他颜色则保持不变。重要如果您觉得可能需要对图表进行某些高级编辑（如第3课中所讨论的添加自选图形和更改连接符）,则手动设计样式是进行图表设计的一种有效方式。按组选择在第1课的练习中，您初步了解了按分支或组进行选择的选项。这些选项位于"组织结构图"工具栏的"选择”菜单上。使用这些选项可以同时对图表中的某个组设置样式。例如，选择所有"助手"或某个级别上的所有"下属",可以将相同的样式应用于所有形状。您可以按以下类别进行分组：级别分支所有助手所有连接符您可能回想起在前面的练习中，为了选定要更改字体的所有图表形状，需要单击顶部形状”玛吉”,然后从菜单中选择”分支”以选定”玛吉”下面的每个形状。使用"自选图形”编辑图表在顶部有两个老板：这是一个需要通过自选图形逬行编辑的结构示例。如果组织结构图选项不能直接支持您的组织结构的某些特殊需要,这时该怎么办？例

如，您所在的组织有两个老板，而不只是一个。怎样编辑图表，才能得到所需的特定结构呢？本课将告诉您怎样做。首先，必须关闭默认情况下作为图表一部分的自动功能。然后,使用"自选图形"菜单中的形状和连接符来更改图表。关闭自动功能关闭"自动版式”后，可以对组织结构图的结构有更大的控制权，例如，将一个形状移至图表通常不支持的位置。单击"组织结构图"工具栏上的"版式"菜单。单击”自动版式”命令将其关闭。出现了新的情况。玛吉的助手《纳黛特的业务能力非常出色，她现在成了公司的合伙人。她需要与玛吉平起平坐。当前,没有可以将她作为”同事”添加到最高级别的选项。关闭"自动版式"要想将形状随意移动，必须关闭该图表的自动版式默认设置,这需要关闭"组织结构图”工具栏上的"自动版式"命令（参见左图）。当您关闭"自动版式"时，图表中的形状将遵循自选图形规则,而不遵循组织结构图规则。但首先向您提出一些忠告…关闭"自动版式”时,可能丢失一些在生成图表时可能需要的自动功能。例如，没有"自动版式”功能，自动分支功能（"左侧下垂"、"右侧下垂"等）将不可用;因此，在关闭该功能之前,请先准备好初始版式。而且,插入形状时,它们不会自动就位。另一个考虑事项是如何设置图表的样式。最好的建议是，如果您知道将会关闭"自动版式”以完成某些图表编辑或调整工作，则应手动设置图表的样式。即使您将一个形状移至另f位置,”样式库”样式仍将保留在该形状中。最后,—旦"自动版式”被关闭,请将其保持关闭状态。如果您将其关闭,手动进行调整，然后又重新将其打开，将丢失所做的调整。因此,只有当您准备使其一直处于关闭状态时,才应将其关闭。移动或添加形状在关闭"自动版式“的情况下,将一个自选图形拖入新位置。选定形状时，该形状将具有由点均匀组成的边框、尺寸控点和一个调整控点。拖动该形状时,其目标位置会显示一个轮廓,并且其连接符与其一起移动。在关闭”自动版式”的情况下选择一个形状时，需要注意的第T博情是：当您单击该形状时，它不具有常见的灰点选择模式。其选择模式与自动图形的选择模式相同（如左图所示）:—个由点均匀组成的边框，并带有尺寸控点（白色圆形）和调整控点（黄色菱形）。移动形状选择该形状并拖动它，如图中所示。连接符与其一起移动（如果在”自动版式”打开的情况下执行此操作,则该形状将只是迅速跳回到其原始位置。）添加形状首先选择相关的形状，然后在”组织结构图”工具栏上单击”插入形状”。值得注意的是”所插入的形状并未迅速跳回到指定的版式位置（这是关闭”自动版式”的结果）。该形状只岀现在相关的形状下面。请将其拖入希望的位置。隐藏连接符隐藏连接符的过程。选择连接符（红色的终点和黄鱼的调整控点表明它被选中）。用鼠标右键单击该连接符,然后在快捷菜单中单击"设置自选图形格式"。在对话框中的"颜色”列表中,选择"没有线条"。连接符与形状一起移动当然很不错，但当您移动一个形状后，连接符的外观可能并不像您所希望的那样。如果是这样，您必须隐藏该连接符并另外创建一个（如果您删除该连接符,将同时删除相应的形状）O通过在"设置自选图形格式"对话框中单击"没有线条"，可以隐藏连接符（参见图片）。然后，使用”绘图”工具栏上的”自选图形”菜单添加新的连接符。在下一部分中，您将看到如何完成此工作。移动或添加形状图1要添加连接符，首先单击"自选圏形"菜单上的连接符。图2如何添加连接符。指向作为连接符起点的形状，并单击要作为起点的蓝色”连接符位置"。然后,在目标形状上执行相同的操作,以创建终点。要添加新的连接符，需要从"自选图形"菜单中选择一个连接符（图1）。将鼠标悬停在要连接的形状上方时，将显示蓝色的正方形，该正方形标记出可以附加连接符的位置。请在每个形状上分别单击Y蓝色正方形,以确定起点和终点（图2）。您将在练习中执行此操作。需要记住的事项连接符与形状一起移动，因而，如果形状之间的连接符线条不够直，则可能需要您来负责形状对齐（从”绘图”工具栏中选择”绘图”菜单）O使用箭头键调整形状位置（以像素为增量）。关闭"对象与网格对齐"（从"视图”菜单中选择"网格和参考线”）,可以减少放置形状的限制。在单击连接符终点的同时按Shift,可使角度保持在15度以内。将形状组合在一起以便同时移动对形状进行组合:选择所有要组合在一起的形状；在这里，共选择三个形状：玛吉、伯纳黛特和连接符。

在"绘图”菜单上单击"组合”。现在,您可以将已组合的形状拖动至所希望的位置。如果您向图表的顶部添加了r新形状，所有形状都将偏离中心。要将其移至中心，请将它们组合在一切，然后拖动这些形状。（注意:在组合形状之后,”组织结构图”工具栏上的某些功能不可用。例如”您不能使用"插入形状"向已组合的形状中插入形状。）关于样式的注释如果您在已经手动设置样式的图表中移动形状，并且希望所移动的形状具有现在与其相邻的形状的样式,请使用”格式刷”按钮,从一个形状向另一个形状复制样式。您将在练习单元中执行此操作。课程摘要卡•使用母版进行有效设计图表总结单击“图示库”中的组织结构图缩略图。要打开该库,请执行下列任一操作：在"幻灯片版式”任务窗格中，单击在屏幕提示名称中包含"内容"的任意版式。然后,单击该幻灯片上的"插入组织结构图或其他图示"按钮。开始使用图表■在"绘图"工具栏上，单击"插入组织结构图或其他图示"按钮。在"插入"菜单中，单击"图示"。注意除了MicrosoftPowerPoint®以夕卜，还可在Microsoft®Word和MicrosoftExcel中使用"图示库”O选定与新形状相关的形状。添加形状2.单击”组织结构图”工具栏上的”插入形状”菜单，并选择一类形状。快捷方式单击"插入形状”（不必显示菜单）可快速添加"下属”形状。指向位于某个边或角上的白色圆形尺寸控点之一，使指针显示为双向箭头。然后,在所需的缩放图表方向上拖动。如果您希望同时调整两个边（从某个边尺寸控点拖动）或同时调整全部四个角（从某个角控点拖动）,请在拖动的同时按Ctrl。只需在一个方向上拖动即可调整图表大小。一些原则:调整宇体■如果在您生成图表的过程中，形状中的文本已经变小，请单击"组织结构图”工具栏上的"适应文宇",将字号增大一磅或两磅。在设置完图表的版式后，字体可能再次减小。此时，最好将该图表放大一点，并再次单击”适应文字”O-如果某些文本对于形状来说太大,则”适应文字”会减小这些文本的大/」\,以使其适应形状，并将统一减小其余图表文本的大小。一种备选方法是放大该图表，使其略高一些或略宽一些,直至文本适应相应的形状。另外，您始终可以使用"字体"对话框（"格式"按钮）来调整字体。要这样做,请选定图表并应用不同的大小。版式和设计使用”组织结构图"工具栏上的”选捋’按钮,进行下列类型的选择:■所有助手：单击图表上的某个"助手"形状,然后单击”所有助手”。按组选定形状或连接符—个分支：单击您要选择的分支的顶部,然后单击〃分支"。