秘书管理制度1028

修改使用！！欢迎下载使用！！第一章总则为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化，提高各项工作的质量和效率，促二章管理原则三、秘书工作原则：服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保第三章秘书工作性质秘书作为院长的工作、生活服务人员，要协助院长做好日常事务的处理，能服从院长的安排，做好学院各项工作的上传下达，保证各项信息的有效性和实效性，要成为院长的得力助手。第四章秘书必备素质落，有条不斋业态度7、服务与贡献(Service&Contribution)第五章秘书的礼仪素质秘书要充分发挥礼仪的作用，达到工作自如的效果，除了把握好基本的礼仪原则外，还应从的道德修养精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！1、公正客观。要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求心”。2、忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策或其它部门的工作。二、要有谦虚而恭敬落落大方的态度。或不动三、要有作为领导辅助人员应具备的基本礼仪书作为院长工作的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为院长服务。一个好好的公众形象。(一)作好助手和参谋的工作三点：稿撰写中更好地体现院长的思想。(1)积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。(2)经常了解全局情况。要“到位”，不能“越位”。(4)参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。(二)辅助院长塑造良好的形象适用的背景资料(包括活动内容、所要解决的基本问题及与此相关的人文等知识)供院长参考准备。，包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动创造条件。好第六章秘书的重要职业技能)拨打/接听电话的程序和技巧精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！(1)准备好电话记录本和笔；(2)把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。(3)准备好通话时需要的文件资料。(4)查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。院院长办公室**”(2)如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。(3)如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录。(4)逐一将事情说明，注意语言简明、准确；(5)通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。方(2)学院内部来电要问清事由，如需要要汇报院长；其他可视情况请示办公室主任后处理。。(3)对于无关紧要的人和事，要学会筛选过滤，果断拒绝。、通话技巧：(2)如对方有事需要传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复，以便必要时再与对方联系。(4)如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有(5)如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼(6)整理电话留言，在院长回来后汇报相关信息。(二)传真(1)需要院长本人审阅的，根据院长授意处理。(2)由秘书来代为处理的：A、转给其他相关负责人公文写作规范；上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！(三)邮件1、根据邮件类型(如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等)或按具体项目设子文件夹。(1)需要院长本人审阅的，打开邮件内容请示院长阅示，并将附件内容存入相应文件夹，督(1)转给其他相关负责人，并督促其承办，并将结果反馈给院长;(2)由秘书本人回复的，要将事情汇报院长，请示院长意见后再行回复。以秘书名义发送；(3)如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查(四)文件管理阅示。(五)名片及相关通讯录2、存放：名片盒；录入到电子名片档中(更易查找，但需要录入时间)3、应准备一名片夹，存放与院长联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反领导实施。(一)总体原则：要特殊6、注意日程安排的时间松紧，适当安排。(二)经验与技巧精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！；4、对于院长的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固6、控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；必要时候要用合理的方式作日程表。(1)确定出差目的和日期；(2)确认航班、酒店，是否有接送机；选择好的航空公司、航班；尽量在出差目的地附近选(3)确认出差陪同人；(4)如有具体对接人，要与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排(明确如早午晚餐安5)做出完善细致周到的日程表(时间、地点、对方参会人、议程等)(6)根据院长的习惯，准备出差用物品(见物品携带表)。(1)根据院长日程安排，随时汇报学院各项工作及院长关心事宜的进展情况；(2)与各部门加强沟通，及时掌握学院各部门的相关信息。(3)根据情况及时院长沟通，及时调整日程安排。(1)及时向院长汇报出差期间学院各项工作进展；(2)出差后资料整理存档；(3)出差后相关会议精神传达或召开专题会议。(一)院务委员会1、与院长确认会议时间及参会人员，是否为院务扩大会议；8、对于会中安排的事宜要根据时间节点逐项督办，并将督办结果反馈院长。(二)院长办公会7、对于会中安排的事宜要根据时间节点逐项督办，并将督办结果反馈院长。(三)有重要客人参加的会议注意事项：；精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！12、会面结束后，代院长或陪同送客人离去；之后整理会场仪器设备。(四)参加外部会议5、给对方发参会回执，并列入院长日程表；6、根据文件要求，如需发言，安排文书室拟定发言稿；(五)媒体采访；；(六)陪同院长参加的大型活动：1、接受活动邀请及活动议程，判断重要程度，征询院长意见；2、对于院长同意参加的活动事先安排日程；4、提醒院长应参与哪几项活动；精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！(七)突发来访接待6、对于院长熟悉且非常重要的客人，如果院长当时不愿接待或不在办公室，由秘书视情况资料，待院长方便时再行汇报，如果需要可进行后续安排；7、对于与其它部门业务相关的来访，可以告诉对方相关部门的联系方式，留下对方的联系提出建议。(一)内部沟通解院长的授意、做好上情下达的工作；3、要关注学校各项活动开展时间、进展情况；完成后及时向院长汇报。(二)外部沟通确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。(一)秘书文字支持应达到的要求：。3、条理性强——文字工作具有明确的指导作用，可操作性强，因此对拟制文稿的条理性要(二)秘书文字支持的种类：2、业务类文档(正式文件、讲话稿、报告、总结、PPT制作等)、一般信件、感谢信、邀请函等(三)程序：准备——撰拟——审核修改、发布(1)明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容，在与院长相互沟通精品企业管理资料，用心整理的下载即可修改使用！！欢迎下载使用！！(2)确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。(3)调查研究收集材料。在接受院长授意后，秘书应进行深入的调查研究，收集标志材料。(1)合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便(2)写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意，引导阅读。(3)用词