谈合同流程范文

谈合同流程范文在现代企业的规范治理要求下，所有的业务都应当订立合同。合同的重要性勿庸质疑。然而，很多业务人员甚至后台人员认为，谈合同、签合同是业务部门的事；审合同、管合同是法务和—门的事。法务把合同审核工作做好，使我方风险最小化、利益最大化，合同风险就能得到有效控制。那么，是否法务通过严谨细致的工作修改形成一份完美的合同，就可以高枕无忧？我们假设一份待签署的合同文本相当规范，但若资信管理部门未对对方的资信能力进行审查，导致与没有履约能力的合作方进行签署，将给企业带来风险和损失;再假设，法务把合同条款修改得非常完美，但是业务未予采纳，或者合同对方完全不予接受，最后盖章的版本和法务修改的版本千差万别，那么法务对合同的修改是徒劳的；进一步假设，合同顺利的修改及签署，但是后续并未按照合同条款去履行，那么合同并未发挥实际的约束作用，且可能因违约而承担法律责任。因此，合同审核的结果是与信用部门、业务部门、用印部门都密切相关的。由此可见，合同管理不能等同于合同审核。以合同签署为界，合同签署前涉及资信审查、立项、谈判；合同签署中涉及合同审核、审核意见的反馈、合同的审批和用印；合同签署后涉及履约的跟进、存档及证据搜集。合同审核仅仅是合同管理的一个环节。所有前述环节的管理共同构成合同全程管理。本文展示了各产业集团合同全程管理的亮点和问题，并从前、中、后三个阶段撰写了合同全程管理的指引，提出合同管理中规范、有益、利于风险控制的做法，本文将选取合同签署前、中、后的几个关键环节进行论述和探讨。1合同签署前的资信审查管理（一）内外部做法及案例合同成形之前，对合同的管理就已经开始了。合同签署前，资信审查环节尤为关键，关系到在一份合同里，是否选取了合适的交易对象、采取了合适的交易方式。我们看到一些优秀企业的相关作法。比如西门子，秉承“四眼原则”，即两只眼睛看业务，两只眼睛看商务，所有重大的业务决策都由业务部门和后台部门共同来做出。西门子非常重视资信管理，有一个完善和独立的信用管理团队，资信审查管理分为三个模块：客户资信调查评估、客户资信档案的建立和管理、客户资信信息的定期更新。方正集团内部各企业对于资信审查管理的水平较为参差不齐，审查标准有的较为完备，有的却较为粗糙；负责资信审查的部门也不一。调研中我们发现方正内赛尼尔法务管理是一个专业面向企业法务部的法务管理智库。为企业法务提供管理咨询及专业培训。本文：天同诉讼圈编者按合同是公司进行经济活动的重要载体，也是公司法务面对最多的工作对象，如何管理好合同是一个优秀法务必备的基本功之一。中国移动通信集团有限公司法律事务部法务经理杨虹女士，作为赛尼尔法务合同管理的培训老师，多次在合同管理培训课程中进行过精彩授课，下面转发她近期活动中的一次实务分享，希望能帮助大家巩固和精进合同管理知识。合同管理是企业重要的管理活动，要做好合同管理工作，首先需要建立全面合理的合同管理制度和流程。一、合同管理制度在合同管理职责分工方面，需要通过制度明确横向各部门的合同管理职责，以及纵向不同层级人员的合同审核重点，以确保各部门及各层级人员管理职责清晰，无交叉和遗漏。大部分企业都会将合同的归口管理职责设在法律部，由法律部负责制定和完善公司合同管理的相关制度和流程，参与重大合同可行性研究、招投标、商务谈判，并致力于推动合同全过程管理，建立和完善合同履行监控机制，提出合同管理信息化需求，推进公司合同管理电子化，形成合同闭环管理。各个企业可以根据实际情况搭建合同管理制度体系，具体而言，包括合同的基础制度、特殊类型合同的管理制度和专项合同管理制度。制度体系的层级和制度的数量取决于企业自身的合同数量、类型是否繁多，以及企业对合同管理的具体需求。二、合同管理流程合同管理流程大体分为串行审批和并行审批两种，前者是指合同承办部门、审查部门、公司领导按照串行的方式审批合同，任何一个审查环节结束，下一个审查环节才能开始；后者是指各审查部门以并行的方式同时对一个合同进行审查，在各审查部门对合同均同意签署的情况下，再由公司领导对合同进行最后的审批，任何一个审查部门对合同内容有修改意见，合同都将被退回到承办部门修改，完善后重新提交审批。从审查效率的角度比较两种审查方式，在合同起草质量较高、合同退回几率较小的情况下，并行审批的效率更高。除了常规流程以外，企业还可以设置合同预审流程和批量审批流程等特殊的审批流程，以作为普通流程的补充。剖析合同流程，我们会发现每一个合同都需要经历合同准备、起草、审核、签订、履行、归档的全过程，下面从四个环节做简要展开：1合同准备合同准备阶段的第一个重点内容是选择合格的供应商。我们的做法是，在实体方面制定下发《合同主体资质审查标准》，具体分为通用标准和分类标准两部分，不仅对各部门在供应商资质审查方面的管理职责做了明确划分，还有针对性地规定了各类合同主体应当具备的通用资质和特殊资质，确保合同对方当事人在实体方面满足履行合同的资格条件。在形式方面制定《采购实施办法》，对通过每种采购方式确定合作伙伴的程序进行了细化和界定，并在招投标过程中严格执行资格预审，不具备资质条件的先行淘汰；在供应商管理系统中设置了资信分级标记功能，通过标注黑名单或灰名单，禁止或提醒经办人选择该供应商签署合同，确保选择合同对方当事人的程序合法合规。合同准备的第二个重点内容是合同示范文本管理。我们的做法是建立合同示范文本制度，每年定期和不定期地对合同范本库中的合同范本进行修订完善，开发合同示范文本审查流程，要求所有职能部门和承办部门都参与对示范文本的会签，确保示范文本的内容满足公司各个方面的管理要求。承办人的法律素质是合同准备的第三个重要内容。为了保障员工知法用法，企业需要持续地对所有参与合同管理的员工进行培训。同时，每年对参训人员进行现场考试，考试合格的员工实行持证上岗，获得起草合同的资格；对已经取得合格证书的员工，每年组织复评考试，复评不合格的员工，取消合同起草资格。2合同审核合同审核是合同管理过程中最为重要的一项内容，其目的旨在通过业务部门及职能部门的专业审核，对合同前置的审批流程及约定的条款内容进行全面把关，防范合同风险。为了统一审查标准，企业应当制定详细具体的合同审查标准和规范，细化合同审核的要点，为公司合同审查人员日常审核合同提供统一、规范的标准、依据和指引。为了保证横向各部门和纵向各层级人员的审核职责没有遗漏，法律人员可以充分利用信息化手段，将各部门和各层级人员的审查职责固化到合同管理系统中，通过系统强制审查人确认必审事项已经审核。此外，合同审核时限是承办部门最为关心的，为了保证合同审查效率，法律人员可以在合同管理系统中设置审核时间的提醒功能，对超时、未审结的合同，系统自动设置向审查人以及相关领导发送提醒短信或邮件，以督促审核任务的及时完成。3合同签订合同的签字人理论上应是公司的法定代表人，其他人员在合同上签字，应当取得法定代表人签署的授权委托书。授权的额度一般根据企业的合同数量和合同金额的情况而定，我们的做法是将合同按照合同金额划分为0-50万、50-500万、500-5000万、5000万以上四挡，分别由部门副总经理、部门总经理、公司副总经理和公司总经理签署。授权方式上，我们采取公司领导职务任期内授权、部门领导年度授权和特殊情形一事一授权的授权方式，兼顾了普遍性和特殊性。在合同用章方面，传统的盖章方式是使用物理章加盖在合同的签字页上。随着电子签名法的颁布和电子技术的普及，电子印章的使用越来越广泛，对提高用章效率、节约用章成本具有积极价值。近年来，电子印章已广泛适用于政府部门和大型企业的公文和合同。我们自乂乂年开始使用电子合同专用章，用章时长由每个合同4小时，下降到2分钟，大大提高了用章效率。同时，电子印章系统还有防篡改、防复制和自动控制盖章份数的功能，较好地防范了常见的印章风险。4合同履行合同履行是合同管理过程中最难控制的环节，具有管理人员分散、履行数据不易采集、履行偏差原因复杂等特点。信息化手段是实现合同履行监控的最佳方法，它能够客观、准确、全面地反映合同的履行过程，并通过数字对比，实现必要的统计分析。我们已经在合同履行方面做了一些积极的尝试，目前实现了合同管理系统与供应商管理系统、预算管理系统、报账管理系统、仓储管理系统、项目管理系统和档案管理系统的数据关联，实现了系统间“一点录入、全程共享”。此外，我们还通过固化流程的方式，设置了合同在履行中发生变更、补充、终止的专门通道，实现上述合同与原合同的关联。对临近履行期满的合同设置系统自动提醒，便于承办人提前做好谈判和签约的准备。合同管理永远在路上，只有符合企业实际，满足管理需要的方式与方法才是最佳的合同管理。企业合同管理的四个步骤每个企业都会有很多合同，大的有投融资合同、收购并购合同、框架合作合同等，小的有日常业务合同、劳动合同、租房合同、办公用品购买合同、租赁合同等。合同管理制度的完善能够促进企业的经济效益、防止诉讼发生，发挥着不可替代的作用。然而，很多企业对合同的管理往往不够重视。我们经常会看到企业领导者们往往只关注合同管理的其中一部分，比如有些只重视签合同的过程，履行时却忘记依据合同条款进行就扔在一边；有些重视合同签署前的谈判，至于合同文本上是否表达了谈好的要点却被忽略；还有一些企业认为合同履行完了就没有用了，不进行归档管理；甚至有的企业不签署合同，认为都是熟人，有口头约定就好了。正是因为这些企业没有对合同管理加以足够的重视，或者虽然重视了但没有细致到每一个环节，导致合同不但没有给企业创造利润，反而增加了企业的纠纷，甚至产生诉讼。所以，笔者建议企业要全方面的对合同进行管理，发挥合同给企业带来利润、促进企业合规、反映企业动向的各种作用。今天本文就分四步谈一下企业合同管理。一合同签署前1、确定签署合同的目的签署每一个合同都有它的目的，在签署合同之前必须明确这个目的是什么，围绕这个目的才能集合企业各个部门的力量来对这份合同做准备工作。2、审查合同对方主体资信现代社会是陌生人的社会，企业往往因为不了解交易对象的具体情况而遭受损失。所以在签署合同前，要对对方的资信进行调查。（1）请对方自行提供自身基本情况，如企业营业执照、税务登记证等企业证照。（2）必要的话，要求对方到工商局、税务局、银行等开具其企业的最新档案信息。（3）核查对方是否具有将要合作业务的资质或许可。例如要委托对方进行建设施工，则要核查是否具有相关施工资质；要加盟对方的连锁项目，则要核查是否具有特许经营资质。（4）调查对方是否涉及诉讼或者投诉、行政处罚等。（5）在签署重大合同时，企业应聘请独立财务、法律服务团队进行专业的尽职调查，如果调查结果不理想则应取消合同的签署计划。企业切勿不可因前期资信调查费时费力或聘请专业服务团队费用高而不进行该项工作。如果调查结果发现交易对象确有资信瑕疵，做了资质调查对企业而言只是耗费了相应成本，没做调查签署了合同损失可就远远不止如此了。二合同签署时1、相关负责人分工（1）确定谈判负责人。进入合同签署的阶段就需要确认与对方谈判的人员。一般情况下谈判人员为企业的业务人员，但涉及较大合同，则需由企业业务人员、法务人员、相关技术人员等会同参加谈判。（2）确定文本内容审核负责人。文本内容的全面审核工作一般会交给法务部门，笔者认为这是一个不太合适的方式。法务故名思议是侧重审核法律条款的，而且法务人员往往没有参与合同签署的全过程，审查内容时难免会有遗漏或者偏颇。合同是整个项目谈判的呈现载体，也是日后履行中的依据，所以应由全程跟进项目的业务人员与法务人员共同负责合同内容的全面审查。（3）须指定一人跟进合同签署、执行的全部流程。本文将合同的签署分为四步，这四步中的前三步是前后连贯、相互衔接的，如果中间被隔断将造成合同文本内容与谈判内容不符，或合同履行与合同文本约定内容不符的情况。故，应指定一人全程负责合同的整个签署、执行过程。2、合同文本的审查每一类型的合同有着不同的审核要点，例如买卖合同重点审查对标的物的质量约定、价款约定、数量约定等；运输合同重点审查运输方式的约定、运费核算的约定、运输风险的约定等。本文从一般合同的通用条款审查要点进行简单的梳理：（1）双方主体信息。合同首部应列明签署合同主体的准确名称、地址、负责人等。（2）合同签署的背景及目的描述清楚明确。在合同条款前，一般会有“鉴于”部分，该部分主要描述了合同签署的背景及目的，在日后发生纠纷时可以用来明确是否违背了合同的根本目的，或用来主张对方不具有鉴于部分描述的相关能力。（3）审核合同双方的权利义务。权利义务条款是合同的核心条款，对权利义务的描述应详细、准确、体现合同谈判结果并具有可执行性。企业的合同绝大多数是双务合同，有权利必有义务，权利与义务应为对等或基本对等。在设定权利义务条款时不可太过倾向于自己一方，这样的文本发给对方审核会让对方认为我们在谈判结果之上做文字游戏，没有合作诚意，因而影响合同签署的进度。（4）合同通知条款的约定。因被通知方经常会以没有收到通知为理由不认可通知内容，故我们须在合同中约定多种通知方式，并要求双方保证通知渠道畅通，如因一方单方变更收取通知的地址，则自行承担未收取通知的责任。现在移动互联网应用发达，人们习惯以各种方式进行工作联系，所以除了传统的邮寄通知、邮件通知等方式外，还应增加微信、__等通知指定账号的约定。注意应对各种通知方式划分界限，如解约通知必须书面送达、变更发货时间必须邮件通知、即时消息仅可作日常联络等，以免因通知渠道增多造成合同变更形式不正式而产生纠纷。（5）违约条款。违约条款应具有可执行性，我们不鼓励做过度严苛的违约约定，这样往往在签署过程中影响签约进度，在出现纠纷后也很难得到法院的支持。违约责任应与合同的权利义务条款相对应，避免出现高度概括性的违约责任条款，因为这在实践中很难实际操作。（6）法律适用及管辖条款。我们在谈判地位允许的前提下，尽量争取有利于自己的法律适用及管辖地点。如果实在难以约定在自身所在地点管辖，则退而求其次与对方协商约定为“被告所在地”或“原告所在地”这样的方式。另外如想约定仲裁，则切记保证仲裁条款有效，不可出现“仲裁或诉讼”或对仲裁机构约定不明的情况。（7）签署与生效条款。明确合同签署的与生效的条件，例如要求必须加盖公章并且由法定代表人签字。3、合同签署的形式完善（1）双方均需签署。确保合同主体均按照合同生效条款完备签署，如约定需加盖公章且授权代表签字，则要注意不能忘记核查是否签字。（2）骑缝签署。合同一般都会在两页以上，要确保除落款页外，每一页都要有清晰的骑缝签署或每一页都有简签。对于合同内容有手写修改的地方，需要保证每份合同所修改的内容一致，并且由双方在修改处进行签署确认。（3）自然人主体的注意内容。合同主体一方为自然人的情况下，要确保自然人加印指纹，并将自然人—件复印件留作合同附件。（4）当面签署或安排签署见证人。笔者建议最好双方在场条件下通时签署合同，避免其中一方签署完成寄送给对方，而对方却不签署回寄也不说明情况，这时已经签署的一方将会比较被动。另外，由于自然人签字无法辨别真伪，故建议当面签署或安排见证人，以能够当面核实自然人身份防止发生代签的情况。三合同履行时合同签署完成后应交由专人保管，并严格按照合同约定开始履行。合同的履行需要注意以下问题：1、签署合同后，应及时将原件交给存档部门存档，并由合同执行的负责人留存合同副本，以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行合同。2、合同执行负责人督促企业各部门推进合同履行进度，例如作为建设施工合同的发包方，既要及时提供设计图纸、控制施工节点又要按时付款、及时验收。在保证自身如约履行的情况下，也要按照合同约定的节点确认对方是否及时履约，如对方没有按照合同约定履行义务，则要及时行使合同履行的三种抗辩权（同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权），以保证自身不会因单方继续履行而产生更多的损失。3、合同履行过程中若出现履行障碍应及时通知对方，并协商处理方式。很多时候合同履行出现障碍及时通知了对方可避免造成严重损失甚至不产生损失，而不及时通知对方则会造成根本违约。如买卖合同的卖方，因自身货源不足无法供货，及时通知对方后，对方可寻找其他卖家，但若临近交货期，则对方没有时间再更换卖家，最终影响买家使用造成严重违约后果。4、合同履行过程中注意使用约定的，对于对方、变更也要核实是否是约定人员、约定地址发出。5、合同履行过程中若出现对方违约，应及时采取救济手段，进行催促或提起法律救济程序，以免超过时效。四合同履行后合同履行后，应对合同进行妥善的归档、保管并对合同进行登记、分析。1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。2、合同登记的项