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精品文档精心整理PAGE精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档房地产开发集团行政管理档案管理制度目录:1、房地产开发集团行政管理档案管理制度2、集团档案编码制度XXXXXX有限公司企业制度(办公总务管理制度系统)档案管理制度(试行)文件编号版本号发放编号部门审核:领导批准:二O一一年月日发
档案管理制度(试行)总则为加强公司档案管理工作,充分发挥档案作用,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。本规定所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。管理部门行政部是公司文书档案的管理部门,其主要职责如下。(1)制定或参与制定档案工作的规章制度。(2)对公司其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。(3)做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。(4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。(5)提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。第四条公司及各部门、员工有保护档案的义务。第二章公司档案管理体制第一条归档范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类:(1)办公文件:包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件(如:用印申请文件)、公司对外发文(公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件)、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。(2)证件性文书资料:包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书,证书、证明等。(3)法规性文件:包括上级频发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。(4)公司的重大决议:包括由股东会议、董事会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料会议记录等。(5)计划性文件:包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等。(6)总结性文件:包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。(7)批示性文件:包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。(8)凭证性文件:包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。(9)汇报性文字资料:包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言,汇报或发布的各类文书资料。(10)声像制品资料:包括公司及下属各部在其经营活动或政治,文件娱乐活动中,以及在外学习,考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料录音资料,影片资料等。(11)题赠性资料:包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画,工艺制作等。(12)工程档案:立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,勘察、测绘、设计文件,开工审批文件,招投标文件,工程质量监督手续,工程财务文件,工程竣工验收文件,竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。(13)营销类档案:广告推广资料、市场调查资料、可行性报告及策划方案、客户资料,招商协议或合同资料等各类与营销相关的资料。(14)图书资料:各类图书,图书目录,图书管理登记表等与图书相关的资料。(15)会计档案:有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。(16)人事档案:人事档案由部门自行立卷、归档、管理。第二条档案分类及编号办法(1)档案类别的设置:①根据职能活动和档案形成的特点,划分为8类一级类目,行政管理档案(X)、经营管理档案(J)、合同档案(H)、财务档案(C)、人事档案(R)、工程档案(G)、营销设计档案(Y)、设备仪器档案(S)、特种载体(TZ)。②根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类)。③录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案,按载体类别分别编号。即:按照片、录音带、录像片、光盘、实物分别编号,用特种载体(TZ)•类别[照片(Z)、录音带(Y)、录像带(X)、光盘(G)、实物(SW)]标识。(2)档号的编制档案的编号采用“(公司名+一级类目)年度二级类目案卷号”方式,设类目号、年度号、案卷号。(3)分类标识方法:①采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。类目号、年度号、案卷号之间,用连接符号“—”连结。例如:2010年电子城《关于宿舍管理的通知》文件,其档号可标识为——DZCX—2010—B—001△△△△||||案卷顺序号|||二级类目||年度|一级类目代号,表示电子城公司行政②音像、图片、磁盘等特种载体档案,一级类目设实物资料(TZ•S)、声像资料(TZ•X)、电子档资料(TZ•D)、其他资料(TZ•Q)。二级类目按工程项目类(G)、人物类(R)、会议类(H)、参观视察类(C)、经营活动类(J)、荣誉类(Y)、文体活动类(W)。其档号可标识为DZCTZ•S—2010—G—001。第三条管理模式(1)公司档案工作实行集中与分散管理相结合的模式。由行政部负责主体档案的管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。(2)公司设立三个档案管理点,分管各类文件、资料档案。人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理;财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理;行政部负责其他文件、资料及制度的建档与管理,同时负责其他部门移交档案的管理。(3)各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置,由行政部定期归档统一处理。第三章平时归卷第一条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。第二条属各部门下发的公文,发文三天内应将公文原件及领导批示、与该文件有关的资料一并交行政部集中归档。第四章立卷第一条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。第二条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第三条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷,少数普通文件如果与绝密文件有密切联系,也可随同绝密文件立卷。第四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应放在复文立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。第五条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。第六条案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第七条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。第五章文件质量要求第一条字迹清楚、图物相符、图样清晰,图表整洁,签字手续完备。请示和批复,印本和底稿,正文和附件必须立在一起。第二条文件不应用易褪色的书写材料,一律用碳素墨水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔。第三条复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。第四条录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由,时间,地点,主要人物,背景,摄录者,归档声像资料必须是原版,原件,清晰,完整。第五条各类实物档案(奖品,奖杯,锦旗,证书,牌匾,馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损第六章档案保管期限第一条
公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。
第二条
永久保管的文书档案主要包括:
(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会相关文件材料;(5)年度会计报表;(6)公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;
(9)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(10)其他经核定须永久保存的文书。
第三条
30年定期保管的文书档案主要包括:(1)重要的事业计划资料;(2)重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的相关文件材料;(3)公司关于次重要问题的请示与上级机关的批复、批示,政府机关核准文件;(4)集团公司下属分、子公司及各部门重要函件、请示与集团公司的复函、批复等文件材料
(5)集团公司下属分、子公司及各部门报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。(6)其他经核定须保存30年的文书。
第四条
10年定期保管的文书档案主要包括:(1)期满或解除之合约;(2)本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(3)公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(4)公司人事管理工作形成的一般性文件材料;
(5)公司一般性事务管理文件材料;
(6)公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(7)集团公司下属分、子公司及各部门关于一般性业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料;
(8)其他经核定须保存10年的文书。
第九条
公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。第七章档案级别分类机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。第一条绝密档案包括:公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。第二条机密档案包括:(1) 财务资料;(2) 公司重要会议纪要;(3) 公司经营情况;(4) 人事档案、薪资性档案、劳动合同;(5) 技术资料;(6) 金额在10万-100万元的合同。第三条秘密档案包括:(1) 重要项目资料;(2) 项目合同协议。(3) 金额在10万以下需要加密的合同。第七章档案借阅、利用工作第一条公司内档案利用的方式(1)提供档案原件。(2)提供档案复印件。(3)提供文献索引资料。第二条借阅管理(1)档案主要供本公司利用,一概不得外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,方可查阅。(2)各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门批准,方可借阅。(3)档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印,复制,翻印,不得擅自拆散,调整,抽取,污损,不得转借。(4)对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印,照片,重印副本,摘录等方式。复制件应仔细校对,与原告无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。(5)档案一般不得借出,如有特殊情况,可以短期借阅,最多为5天,但必须办理借阅手续,填写调阅单(附件1),如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。(6)档案管理人员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。(7)企业在职工作人员调离本企业时,需按要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,经审查无误后签字后,才能调离。(8)有下列行为之一,视情节轻重,给予责任人警告、辞退并酌情赔偿经济损失等相关处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:①毁损,丢失或擅自销毁企业档案②擅自向外界提供,抄摘企业档案③涂改,伪造档案④未及时上报归档者第八章档案清理第一条档案管理人员应随时擦拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀、腐蚀;定期通风、防潮。第二条对破损档案及时进行修补。第九章档案备份制度第一条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第二条各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。第三条备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。第十章档案销毁管理第一条对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定,报总经理批准后,按规定销毁。第二条经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。第三条销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。第十一章附则第一条本制度由行政部负责解释、补充,由总裁批准后实施。第二条公司各部门,各下属子公司,各参股公司,各合资合作公司可参照本规定执行。第三条本规定自发文之日起起施行。附:《档案归档范围及时限、保存期一览表》《档案立卷归档流程》《查阅档案资料流程》表1《文件归档登记表》表2《卷内文件目录》表3《案卷目录》表4《卷内文件归档表》表5《档案资料查阅登记表》表6《档案资料借阅登记表》
档案归档范围及时限、保存期一览表行政管理序号归档范围归档时限保存期1公司成立的原始资料即归档永久2公司章程即归档永久3股东名簿即归档永久4组织规程及办事细则即归档永久5董事会及股东会相关文件材料即归档永久6公司的长远的和年度的各种计划、反映主要职能活动的工作总结或报告即归档重要:永久一般:30年7集团报、各类报刊登载有关公司情况的通讯报道即归档永久8公司荣誉证书、有纪念凭证的实物即归档永久9公司捐赠有关材料即归档永久10上级机关颁发的属于本公司业务范围的文件材料即归档重要:永久次重要:30年一般:10年11公司向上级机关的报告及上级机关的批复文件即归档重要:永久次重要:30年一般:10年12印章的启用与印模即归档永久13公司颁发的决定、决议、通报、通知及规章制度、办法、方案、条例、意见等即归档永久14公司的历史沿革、大事记及反映本公司开展各项活动的照片、录音、录像等即归档永久15(分)子公司、各部门年度工作计划与总结年度归档30年16重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的相关文件材料;即归档30年17(分)子公司、各部门季度、月度工作计划与总结年度归档10年18集团公司下属分、子公司及各部门关于一般性业务问题的来函、请示与集团公司的复函、批复等文件材料;即归档10年19公司召开的行政会议、总裁办公会议、专题会议的通知、决议、总结、领导人讲话、纪要等即归档10年20公司的发文及其附件即归档10年21公司行政证明、介绍信存根年度归档10年22收文登记簿,来访、来宾登记簿、电话记录簿等年度归档10年23公司案件事故处理材料,如:谈话、调查记录、案件报告、当事人的检举、检查书、处理结果材料等即归档10年24审计工作计划、总结、调查报告、统计年报及重要报表年度归档10年25公司审计工作形成的材料年度归档10年人事资料26公司员工的花名册、岗位表、学历情况表、经理级以上干部履历表、工资年报表部门辅存30年27人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录部门辅存30年28员工的录用、转正、定级、调资等有关材料部门辅存30年29公司人事工作统计的各类报表部门辅存10年30员工考勤统计、考勤表、打卡表、请假审批表等部门辅存10年31员工档案部门辅存10年32员工离职、辞职材料部门辅存10年财务资料33不动产所有权证及其他债权凭证部门辅存永久34公司财务预、决算报表部门辅存永久35会计月、季报表部门辅存15年36会计总帐、分类帐、明细帐部门辅存15年37现金出纳帐、银行存款帐部门辅存15年38各种原始凭证部门辅存15年经营管理39经营决策即归档永久40法规性文件即归档永久41总结性文件、批示性文件即归档重要:30年一般:10年42公司召开的行政会议、总裁办公会议、专题会议的通知、决议、总结、领导人讲话、纪要等年度归档重要:永久次重要:30年一般:10年43业务往来、客户信息、市场调查等资料部门辅存重要:永久次重要:30年一般:10年营销设计44广告资料年度归档重要:30年一般:10年45设计资料年度归档重要:30年一般:10年46企划资料年度归档重要:30年一般:10年47报告策划类年度归档重要:30年一般:10年48客户资料年度归档重要:30年一般:10年49楼宇租赁、售租年度归档重要:30年一般:10年50其他相关资料年度归档重要:30年一般:10年合同资料51公司与客户签定的合同、协议书等部门辅存重要:永久次重要:30年一般:10年工程资料52工程建设前期文件年度归档永久53工程建设管理文件年度归档重要:永久次重要:长期(不短于工程寿命)54施工文件材料、工程设计图年度归档长期(不短于工程寿命)55监理文件材料年度归档重要:永久次重要:长期(不短于工程寿命)56机电设备、材料文件材料年度归档重要:永久次重要:长期(不短于工程寿命)57安全监测文件材料年度归档长期(不短于工程寿命)58资产管理文件年度归档长期(不短于工程寿命)59完工(竣工)验收文件年度归档永久设备仪器60设备仪器申购报告、计划、管理的有关材料年度归档淘汰、报废或转让后1年61设备说明书及全套随机文件材料年度归档与设备共存62设备使用、检修、故障事故记录年度归档与设备共存特种载体资料63实物、声像、电子档、其他年度归档重要:永久次重要:30年一般:10年注释:1、即归档——指事项完结后3个工作日内归档2、年度归档——即为部门(含分公司)代管档案,每年3月底前归档公司档案部。3、部门辅存——指为便于工作而把档案存放于所在部门。4、未列入下表而有存档价值的资料由经办单位暂存并报公司档案部确定保存期及归档事项。
档案立卷归档流程材料的日常收集材料的日常收集积累指定相应档案责任人划定各部门档案及归档范围项目或年度结束时整理材料材料分类、编目、摘要、登记材料清理、鉴别、补全、去除确定保存期限、密级立卷上架、归档、保管装订成册
查阅档案资料流程填填档案借阅登记表密级档案一般档案密级档案一般档案直接查看 总裁办审批直接查看管理人员调出案卷或资料管理人员调出案卷或资料复印需经总裁办审核复印需经总裁办审核借阅者查阅借阅者查阅加盖公司复印受控章加盖公司复印受控章归还归还管理人员查验案卷有无损坏管理人员查验案卷有无损坏
表1文件归档登记表序号文号(合同号)题名年度页数密级移交人移交日期备注签收人盒号机构保管期限页号表2卷内文件目录序号文号责任者标题成文日期页号备注 精品文档精心整理表3案卷目录全宗号目录号案卷号件号文号文件名签发者签发日期页码页数归档
年度保管
期限密级备注精品文档精心整理表4卷内文件归档表全宗号目录号案卷号件号类别二级分类签发部门签发时间归档日期文件张数文件名称备注精品文档精心整理表5档案资料查阅登记表序号日期档号题名利用目的查阅人签字批准人签字备注12345678910注:密级档案查阅需经总裁办审批。精品文档精心整理表6档案资料借出登记表序号档号题名借阅事由借出日期归还日期借阅人批准人备注1、使用流程:借阅申请(借阅人)—→领导批准(总裁办主任)—→调阅(借阅人)—→归还(借阅人)2、填写要点:(1)借出时间,为实际借阅时间;(2)归还日期,为调阅人预计归还日期,按总裁办主任审批;(3)备注,可填写实际归还日期或填“已还”。3、本表装订成册使用。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档集团档案编码制度文件编号:WI-A-14文件版本:A/0文件类型:制度文件部门总裁办提报人周准编制何珊丽、范豫峰审核钟家荣、周志明、胡琳铧批准陈凯旋发布时间自批准之日起实施时间自批准之日起 修改记录版本修改时间修改人批准人修改内容说明执行时间A/02011何珊丽、范豫峰陈凯旋新增制度自批准之日起1目的为完善公司档案资源管理,有效保护和利用档案,提高档案管理水平,适应公司档案资源管理信息化的要求,维护公司利益,防范风险,制定本制度。2适用范围2.1本制度适用于公司所有档案实体。3术语和定义3.1全宗:全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。3.2案卷:由互有联系的若干文件组合而成并装订成卷放入档案盒的档案保管单位,也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。3.3档号:在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。3.3全宗号:指立档单位的代号。例如:无锡食尚网络科技有限公司的全宗号为WXSS。详见附件1《公司档案全宗号代码表》。3.4类别号:全宗内档案类别的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的类别号。例如:会计档案类会计凭证的类别号位KJ01,详见附件2《公司档案类别号代码密级及保管期限表》。3.5案卷号:类别内案卷的顺序号,在同一个档案类别内不允许出现重复的案卷号。3.6来源原则:指按照档案的来源进行整理和分类,要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。来源原则起源于近代法国的“尊重全宗原则”。3.7事由—年度—保管期限分类法:档案管理中的一种复式分类方法,首先按照档案反映内容将全宗内档案分成各个类别,再根据档案形成的年份进行分类,然后按照档案的保管期限对档案进行整理分类。3.8年度—保管期限—机构分类法:档案管理中的一种复式分类方法,首先将档案按其形成的年度进行分类,然后将档案按划定的保管期限分类,最后将档案按其形成或承办机构分类。4档案编码的依据为保持档案之间的有机联系,根据国家档案局发布实施的《档号编制规则》(DA/T13-1994)和归档文件整理规则(DA/T22-2000)的具体要求,结合无锡食尚网络科技有限公司《公司档案资源管理制度》中对公司档案种类的划分,以及对每一大类档案的二级分类方法,依据档案管理的“来源原则”,参照“事由—年度—保管期限分类法”及“年度—保管期限—机构分类法”制定本编码规则。5档案编码的原则5.1唯一性原则:制定档案编码的规则时,须保证在应用该规则进行档案编码时,对同一档案不会出现相同编码,并且不会出现空号漏号现象。5.2稳定性原则:编码规则一旦确定,将长期使用。5.3实用性原则:编码规则要尽可能简明,易编码、易识别、易操作,适应计算机和信息化技术应用的需要,便于保管利用。5.4合理性原则:档号结构必须与公司档案的整理分类体系相适应。5.5扩展性原则:档号必须有适当的递增容量,以便适应不断扩充的需要。6档案编码的实施要求6.1档案编码的方法公司档案一般以件为单位整理归档,工程项目档案中的基建档案需要立卷归档,按件归档与按卷归档采用不同的编码办法。按照现有各类档案采用的不同的分类法,档号的编码采用不同规则,根据现有的档案数据及未来的需要,档号的编制规则分为“年度—保管期限—机构分类法”编码、“事由—年度—保管期限分类法”编码两大类,而“事由—年度—保管期限分类法”,又根据档案归档方式不同,编码分一文一件编码以及案卷文件编码两类:6.2档案编码方法采用“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码:(1)行政管理类档案档号如:WXSS-XZ01-2011Y-0001;(2)财务审计类档案档号如:WXSS-CW03-2011Y-0001;(3)人事类档案档号如:WXSS-RS01-2011Y-0001;(4)研发生产类档案档号如:WXSS-YF02-2011C-0001;(5)营销事业类档案档号如:WXSS-YX01-2011Y-00016.3档案编码的规则6.3.1“年度—保管期限—机构分类法”档案编码的规则文书档案、合同档案、产品档案档案编码时,对归档材料先后按照不同的全宗、形成年度、保管期限和机构分类,然后对同类文件编件号,件号以4位流水号方式展现。此编码规则中,类别内文件的件号是连续存在的,不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100,第二盒档案的文件序号是从0101到0200。6.3.1.1档号:由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成,组成结构为:全宗号-年度保管期限-机构简码—文件序号。6.3.1.2全宗号:4个字母。详见附件1《集团档案全宗号代码表》6.3.1.3年度保管期限:档案形成年份(4位阿拉伯数字)、档案保管期限代码(1个字母,详见附件3《档案保管期限代码表》)6.3.1.4机构简码:档案形成或承办机构的简称。2到3个汉字组成,详见附件4《机构简码》。6.3.1.5文件序号:文件的顺序号(4位阿拉伯数字组成,从0001编起)。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。全宗号、年度保管期限、机构简码与文件序号之间使用连接符“-”连接。档案编码(即文件档号)的样式如下(其中Z代表汉字,Y代表阿拉伯数字,X代表字母):XXXXXXXX-YYYYX-ZZZ-YYYY档案全宗号档案全宗号(详见附件1)文件形成或承办机构文件形成或承办机构简码(详见附件4)档案生成年度档案生成年度档案保管期限代码档案保管期限代码(详见附件3)文件文件序号(文件的流水号)例如:WXSS-2011Y-集公关-0001,无锡食尚网络科技有限公司2011年度永久保存的集团公共关系部的第一件档案。6.3.2“事由—年度—保管期限分类法”一文一件编码的规则文书档案中的员工个人档案(即人事档案)、文书档案中的资本运营档案、工程项目档案中的房地产档案、工程项目档案中的设备仪器档案、科研档案、会计档案、声像书刊档案、实物档案、董事长档案、电子文件档案,对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类,然后对类别内文件编流水号。此编码规则中,类别内文件的档号是连续存在的,不受档案盒的影响。例如第一盒档案的文件序号从0001到0100,第二盒档案的文件序号是从0101到0200。6.3.2.1档号:由全宗号、类别号、年度保管期限、文件序号组成,组成结构为:全宗号-类别号-年度保管期限-文件序号。6.3.2.2全宗号:4个字母。详见附件1《集团档案全宗号代码表》6.3.2.3类别号:一般由档案一级分类类别代码(2个字母)、档案二级分类类别代号(2位阿拉伯数字)组成。而声像书刊档案须采用三级分类号,如SS0101,SS0203等;房地产档案类别号为5位,如GF001,资本运营档案类别号为7位,如WS10001。详见附件2《集团档案类别号代码密级及保管期限表6.3.2.4年度保管期限:由档案形成年份(4位阿拉伯数字)、档案保管期限代码(1个字母,详见附件3《档案保管期限代码表》)6.3.2.5文件序号:文件的顺序号(4位阿拉伯数字组成,从0001编起)。文件序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。全宗号、类别号、年度保管期限与文件序号之间使用连接符“-”连接。一文一件档案编码(即文件档号)的样式如下(其中X代表字母,Y代表阿拉伯数字):XXXXXXXX-XXYY-YYYYX-YYYY档案生成年度档案全宗号档案生成年度档案全宗号(详见附件1)档案保管期限代码(档案保管期限代码(详见附件3)档案一级分类类别代码(详见附件2)档案二级分类类别代号档案二级分类类别代号(详见附件2)文件文件序号(文件的流水号)例如:WXSS-KY01-2011Y-0001:无锡食尚网络科技有限公司科研档案配方文档2011年度永久保存的第一份配方。6.3.3案卷文件编码的规则工程项目档案中的基建档案须组卷归档,立卷档案编码分为档案盒编码以及盒内文件编码两类。立卷文件编码时,对归档材料先后按照不同的全宗、档案类别、产生年度、保管期限分类,然后对类别内立卷档案盒编流水号,在档案盒编码的基础上,再对立卷档案盒内文件编流水号。此编码规则中,类别内立卷档案盒的编号是连续存在的,而档案盒内文件编号与其他档案盒内文件编号不是连续排列的。例如第一盒档案的案卷号为2010Y0001,盒内文件序号从0001到0100,第二盒档案的案卷号为2010Y0002,盒内文件序号是从0001到0100。6.3.3.1档案盒编码的规则①盒号:由全宗号、类别号、案卷号组成,组成结构为:全宗号-类别号-案卷号。②全宗号:4个字母。详见附件1《集团档案全宗号代码表》③类别号:由档案一级分类类别代码(2个字母)、档案二级分类类别代号(2位阿拉伯数字)组成,从GJ01开始,每个工程对应一个类别号。详见附件2《集团档案类别号代码密级及保管期限表》④案卷号:由档案形成年份(4位阿拉伯数字)、档案保管期限代码(1个字母,详见附件3《档案保管期限代码表》)、案卷顺序号(4位阿拉伯数字,从0001编起)组成。其中,案卷顺序号按照归档先后顺序以流水号的形式编著。全宗号、类别号与案卷号之间使用连接符“-”连接。档案盒编码(即盒号)的样式如下(其中X代表字母,Y代表阿拉伯数字):XXXXXXXX-XXYY-YYYYXYYYY档案生成年度档案全宗号档案生成年度档案全宗号(详见附件1)档案保管期限代码(档案保管期限代码(详见附件3)档案一级分类类别代码(
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