公文处理规定

PAGE1受控状态： 公文处理规定批准： 审核：编制：发布日期：2017年08月30日生效日期：2017年08月30日编制部门：总经办1目的 进一步规范本单位公文行文标准和下发流程，提高公文处理的及时性和准确性。2适用范围本规定适用于XXXX光电有限公司以公司名义拟制的文件。其他文件可参照执行。3职责和权限总经办负责以公司名义拟制的文件的下发、张贴、公告。4工作程序4.1流程4.2流程说明4.2.1拟制文件拟稿人根据部门业务需要拟制文件。4.2.2初步审核拟稿人所在部门的部门经理对文稿内容进行初步审核。4.2.3审核由拟稿部门经理呈报文稿至其分管领导审核。4.2.4成文拟稿部门经理将分管领导已审核通过的文稿报总经办，由总经办专人负责对文稿内容进行逐项校对，对文稿格式进行全面调整（具体标准见“第六条公文制作标准”），同时根据更新后的文稿制作《发文稿文头纸》（附表一），打印出纸件一并交总经办主任审阅。4.2.5会签由收发员根据文件内容并与拟稿部门确认后，向总经办主任提出是否需要除拟稿部门以外的其他职能部门及其分管领导会签。如需，文件会签按以下要求进行：1）由总经办主任确定需会签的分管领导及职能部门名单，经请示总经办分管领导批准后，由收发员在《发文稿文头纸》“会签意见”栏左列处注明会签名单，之后交会签人员逐步会签；2）一般情况下会签人员顺序遵循“业务由近到远、级别由低到高”的原则；3）会签时所有签名处都必须是手体签名；4）会签完成后，由总经办反馈会签意见给拟稿部门，如需修订，由拟稿部门经理酌情处理后，再次将更新后的文稿呈报分管领导审核。4.2.6审核会签完毕，由总经办主任将更新后的文件呈报总经办分管领导审核，并在《发文稿文头纸》中“总经办分管领导签字”处签名确认。4.2.7审核/签发由总经办主任将分管领导审核通过的文件呈报总经理审批、签发，并由总经理在《发文稿文头纸》中的“批准人签字”处手体签名确认。重要的人事任命（一般为主任级及以上级别人员的任命）除在《发文稿文头纸》中签名外，还须在文件落款处由批准人签署（详见第六条公文制作标准第二款“5、落款”）的内容。4.2.8发文文件审批完成后，由收发员向拟稿部门经理确认发文范围。收发员通过OA系统以协同的方式在总经理部成员中进行文件传阅，如无异议，提交《OA系统公告发布审批表》（见附表二），审阅同意后，以有效方式进行发布，确保公文发布及时、到位。文件发布后文件原件及文头纸归存各单位档案室/档案管理员处。4.2.9接收来文由接收单位/部门的专人负责来文的接收，并保证文件传达及时、到位。各单位接收来文应按以下要求进行：1）各单位应指定专人作为文件收发员，并明确其职责；2)文件收发员接收来文后应做好书面记录（见附件三《来文接收单》），并及时将来文交总经办主任处理；3)总经办主任根据来文的保密程度和发送范围确定对文件的处理；4)对于需对口部门执行的文件，总经办主任及文件收发员有责任跟进和督促待办事项的进展；5)所有来文、来文接收单等均由总经办主任安排归档。4.2.10公文归档公文制作完成并经核准后其原件包括加盖公章的纸件、批准人已签字的文头纸及可编辑的电子件应由收发员定期交档案室归档，并按《档案管理制度》做好书面交接记录。4.3公文保密规定公文密级依公文保密程度一般分为三级：绝密、机密和秘密。密级文件必须采取以下保密措施：制作与收发1)采用电脑技术存取、处理密级文件时应设定密码保护，相关人员离开存储密级文件的电脑时应进行关机操作或启动屏幕保护程序；2)密级文件印制过程中形成的清样、废件等应及时销毁，不得任意放置；3)密级文件发出之前，发文部门要根据文件的内容和工作需要确定保密等级、发放范围、阅读级限和传达方式等；4)密级文件的收发工作应严格按照文件规定的发放范围和主管领导批示通过机要方式递送，未经批准不得随意扩大阅读范围，不得随意复制、摘录和向外泄密。传阅。借阅、复印与携带1)确因工作需要借阅和复印密级文件的，必须严格按照《XX集团档案管理制度》进行登记审批。复印件要严格控制数量，并视同原件管理，使用后应按规定及时清退销毁或立卷归档；2)外出人员原则上不准携带公司密级文件，因特殊情况非带不可时，必须按照相关规章制度履行登记审批手续，并在途中确保文件的安全，做到文件不离身，严禁托他人代管、代传。4.3.4归档、移交与销毁1)密级文件应定期清查、定期归档、按期收退、按期销毁；2)为尽量减少文件的接触范围，密级文件的归档工作应由专人单独进行，秘密等级以上的文件一般于下发之日起一年后由文件收发员交档案室归档，并做好书面交接记录；3)密级文件的销毁应严格按照《XX集团档案管理制度》相关规定执行，未经审批不得擅自销毁；4)部门撤销合并或经管密级文件人员调动工作时，应当将文件登记造册，向接替部门、人员办理移交和签收手续。4.4公文制作标准本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色版心线以上的各要素统称眉首；置于红色版心线（不含）以下至黑色版心线（不含）之间的各要素统称主体；置于黑色版心线以下的各要素统称版记。具体版式见附件五《公文版式》。4.4.1眉首眉首由发文字号、“XXX公司文件”字样及一条红色版心线等部分组成。1)发文字号发文字号由发文单位代字、发文类别、年份和序号组成。字体为宋体，字号为小四，端正、居中置于红色版心线上一行。其中，发文单位代字一般为发文单位的四字简称；发文类别根据拟稿部门和公文内容以“总字”、“办字”、“财字”等字样标注，发文类别不宜过多，集团总部一般不超过10种，下属单位一般不超过5种；年份和序号均采用阿拉伯数字标识；年份应标全称，并用特殊符号“[]”括入；序号按发文类别以依次编排，不加“第”字。2)“XXX公司文件”及红色版心线为打印公文专用的红头文件纸自带，如无此专用公文纸，，也可在制作公文时手工录入。3)保密文件须标注保密等级。保密等级也是眉首的组成部分之一，与发文字号同处一行，右侧缩进2字符，字体黑体，加粗，字号小三。保密等级用文本框“”括入，文本框边框为黑色，线型粗细为1.5磅。4.4.2主体1)公文标题红色版心线下空1-2行处，字体黑体，加粗，字号小三，可分一行或多行居中排布，视整体美观而定。2)主送单位标题下空1行处，左侧顶格，字体黑体，加粗，字号与公文正文保持一致。主送单位名称后标全角冒号。公司内部公文的发布对象如无特殊限定，主送单位一般为“公司各部门”。3)公文正文主送单位名称下1行处，字体宋体，字号四号或小四，每自然段首行缩进2字符，回行顶格。正文中首次出现的项目编号应采用中文简体数字标注。结构层次序数应遵循第一层为“一、”，第二层为“1、”，第三层为“1）”。公文正文内容如超出一页，须在页脚处采用阿拉伯数字以“当前页数／总页数”形式标注。只有一页时，无需标注页码。页码字体宋体，字号小五。当公文正文排版后所剩空白处不能容下落款和印章位置时，应通过调整字号、行距、页边距等方式加以解决，务使印章与正文同处一面，一般不采取标识“此页无正文”的方法解决。4)附件公文如有附件应在文尾后另起一页，并在正文下1行左侧缩进2字符处标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件名称采用书名号“《》”括入，附件名称后不加标点符号。附件如有多份，要有序号，序号使用中文简体数字（如“附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹ》”）。附件正文部分应在页眉处左右两侧分别标注“发文单位”和“发文字号+附件”，字体宋体，字号小五。附件正文其他标识方法同公文正文。附件内容如超出一页，须在页脚处采用阿拉伯数字以“当前页数／总页数”形式标注，页码字体宋体，字号小五。6)落款正文下空2行处，右侧缩进4字符，字体、字号同正文。公文在落款处署发文单位全称及成文时间，并加盖公章（见附件四《公文版式》）。成文时间必须用中文简体数字将年、月、日标识完整，如“二○一八年二月二十日”。重要的人事任命（一般为主任级及以上级别人员的任命）须由发文单位的批准人在落款处签署并加盖公章后方可下发（见附件四《公文版式》第三页）。若发文为本公司，签署人为公司总经理。落款处用黑色加粗下划线预留出签署人手体签名处，下1行起发文单位全称、签署人职位、签署时间依次竖排，上下要对称均匀。4.4.3版记版记应置于公文最后一页的末端，版记中出现的文字的字体、字号均与公文正文保持一致。黑色版心线采用黑色下划单线制作。版记中应标注公文的“存档”，居黑色版心线下1行，左侧顶格，后标全角冒号。公文如有抄报/抄送，应在黑色版心线下1行处首先标注“抄报”或“抄送”，另起一行再标注“存档”。当有多个抄报/抄送对象时，各对象间用顿号“、”连接。具体样式可参见附件四《公文版式》第三页中的版记。4.4.4其他说明1)打印公文应使用印有公司全称的专用文件纸打印公文。当公文页数超过一页时，首页采用专用文件纸打印，其余页采用普通A4纸张打印。2)加盖印章加盖印章时印章上弧边缘一般上距公文正文2行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当落款处有签署人手体签名时，印章上弧边缘应压签名下半部分，不可完全覆盖签署人签名。3)公文装订公文在存档之前应使用回形针或文件夹等固定，不可使用胶水粘连或钉书针装订。4)公文文种公文文种包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个主要文种。此外，还有总结、布告、规划、简报等诸多非主要文种。集团总部及各下属单位的发文文种一般不超出以上罗列的主要文种范围。5)公文制作标准的执行部门为总经办。5引用文件无6相关记录6.1《发文稿文头纸》6.2《OA系统公告发布审批表》6.3《来文接收单》6.4《文件传阅单》7附件7.1附件五：《公文版式》XXXX光电有限公司文件XXXX总字[2017]006号公文标题主送单位：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。一、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；二、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；三、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》附件二：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》XXXX光电有限公司二○一八年四月一日存档：ⅹⅹⅹXXXX光电有限公司文件机密XXXX总字[2017]006号机密公文标题主送单位：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。一、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；二、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；三、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》附件二：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》XXXX光电有限公司二○一八年四月一日存档：ⅹⅹⅹXXXX光电有限公司文件XXXX总字[2017]006号公文标题主送单位：ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。一、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；二、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ；三、ⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹⅹ。附件一：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》附件二：《ⅹⅹⅹⅹⅹⅹ》 XXXX光电有限公司