食品行业标准及规范性文件管理制度

标准及规范性文件管理制度1.目的为确保质量管理体系所要求的文件受到有效控制，以便使其适用、有效而不被误用。适用范围适用于与质量体系有关的文件，包括：原辅料标准、质量管理体系文件、HACCP体系文件和外来文件。职责3.1品控部是品质、卫生等相关文件的归口管理部门，负责管理体系文件、外来文件、其他资料的管理。3.2各部门按照职责分配负责制订相关的体系文件和收集外来文件,同时应做好公司品控部下发的体系文件的管理工作。4.程序和方法4.1体系文件的策划品控部负责组织各部门进行体系文件的策划和确定，并在质量手册里加以明确。最终经生产总监批准而发布。4.2文件的编辑和审核程序4.2.1按照手册规定公司的质量卫生管理体系文件分为四个层次，不同层次的文件编制审核批准的规定如下：质量手册由品控部编写，副总审核批准；程序文件由相关部门负责人编写，品控部经理审核，生产总监批准；HACCP计划，SSOP文件由HACCP小组组长负责组织HACCP小组成员编写，组长审核，生产总监批准。作业规范、质量标准等三层次文件由相关部门负责人组织编写、部门负责人审核、生产总监批准。体系相关的记录由相关部门负责人组织编写、部门负责人审核、生产总监批准。有关质量、卫生和食品安全的外来文件如法律法规、标准、客户技术资料由行政部和品控部负责收集并识别其有效性。有关食品卫生安全的法律法规和资料（HACCP计划的支持性文件）需由品控部单独列入支持性文件清单，以利于HACCP小组使用。4.2.2文件的更改文件应根据实际情况适时加以更改，以保持文件的有效性和文件管理的严肃性。对文件更改的审批，一般应由原审批人进行。若因机构变化或人员调动，原审批人不适于审批时，可以由相应职务的人员进行审批，文件的更改审批时需使用《文件更改申请表》。4.2.3文件的编号原则根据使用原则，制定公司发布的文件、记录的编号原则4.2.4文件的编写格式确保文件保持清晰，对多次修改不够清晰的文件应换版。文件持有人应爱护文件，保持清晰。如文件已模糊不清，应按规定及时更换。文件格式统一用A4纸打印。易于识别和检索。文件编号应保证唯一性，并标注在显见位置。4.3文件的发布体系文件编制审批或更改完成后交由品控部统一发布。品控部需将体系文件列入体系文件清单、记录清单或外来文件清单。品控部需及时更新清单，将有效的文件纳入文件清单并在清单中注明已作废的文件。每年进行一次更新。品控部需及时将文件按照时间要求发放，一般不超过1天。4.4文件的分发/回收/销毁4.4.1文件的分发品控部按照文件的分发范围进行文件发放，填写文件发放回收记录。在文件发放回收记录中注明文件发放是否受控，若受控则在文件的封面或空白处标明“受控”。文件接受人员接受到受控文件后，需妥善保管。若文件丢失或借阅文件需填写借阅文件登计表并注明原因。4.4.2文件的回收品控部根据部门对文件的修改和评审意见决定文件的作废，在作废的文件封面或明显处标明“作废”。作废文件需有品控部回收并填写文件发放回收记录。4.4.3文件的销毁作废文件回收后可以保留或立即处理。一般技术文件和标准文件需保留至