公司报销结算制度

16-7-报销及结算制度文件编号：XH-0-25机密等级：C版本：1/2生效日期：提案人：审核：批准人：归口部门：目的：为规范本公司各项报销及结算方法，保证财务制度的有力执行，现结合公司具体情况，特制定本制度。范围：股份公司各部门、复合肥事业部各部门及各公司、联碱事业部、品种盐事业部及股份公司下属的其他各单位。内容：1费用借款1.1差旅费借款：坚持“前账不清，后账不借”的原则。借款时持批准的“出差申请单”到财务部填写“借款单”（见附件1），报财务部主管签审，在出纳处借款。1.2其他费用借款：为办理公司业务需发生费用，或其他突发事件的借款，借款人应填写“借款单”，写明借款用途、还款日期。1.3借款人必须是公司已转正的正式员工，复合肥销售系统营销支持部借款人须为大队长级及以上人员。1.4累计借款限额及审批权限—个人备用金借款审批权限表（见附件1）。2购买物资的借款2.1采购备品备件、办公用品、零星材料等借款，经办业务员填写“借款单”，写明还款日期。审批后在出纳处借款。借款限额及审批权限—个人备用金借款审批权限表（见附件1）。购货票据在采购完成20天内（开票日起），凭签批票据到财务部办理结算。3借款期限3.1出差借款提前1天借款，出差返回7个工作日内全额归还；其他借款按借款单上约定的还款时间全额归还（含节假日在内，除非到期日为节假日的可顺延至上班日）。3.2销售系统：日常费用借款不超过两个月，广告宣传费、工商技监费等特殊费用不超过三个月。3.3其他部门：除工伤借款外的借款原则上不超过一个月。3.4个人借款由各部门负责人核定还款时间及借款金额，财务重点审核是否超过借款总额或是否逾期，超过总额和逾期的财务不再办理借款。副总裁或副总裁级以上领导可特批超过借款总额的借款（见附件1：个人备用金借款审批权限表）。4个人借款逾期处理4.1各公司财务部要坚持“前账不清，后账不借”、“先归还借款，再付给现金”、“按次结清借款”的原则；要求员工在规定时间及时报销费用；同一笔借款不办理分次借支；对逾期不归还借款的，对超出天数按日利率0.2‰计息。逾期归还借款以先进先出法计算利息。4.2各公司财务部在每月25日将本公司个人借款逾期人员清单在OA中公示，并将次月5日下班前逾期个人借款清单交人力资源部在计算上月工资时扣收，直至还清借款为止。特殊事项需延期还款的，经办人应于次月5号前提供经总监级及以上领导同意延期还款的申请到财务备案。4.3各公司财务每月5号将上月末个人借款余额明细表发至各部门负责人OA邮箱，请部门负责人督促还款，对逾期的借款请部门负责人给出明确的处理意见，各公司财务部进行追踪。5预付款5.1预付款：指本部门按照合同规定，预付给供应商或提供劳务单位的款项。由经办人填写“（预）付款通知单”（见附件3），并提供合同。主要原材料的预付款复肥事业部由供应部经理初审、供应总监（或分管供应的副总裁）复审，股份公司各部门及新都公司报财务经理审核（财务经理根据审批权限报财务总监审批）；其余公司报财务部长审核；联碱事业部由供应部经理初审、供应总监复审、财务部长审核（财务部长根据审批权限报联碱事业部财务总监审核）、联碱事业部总经理审批。5.2预付货款后，具体经办人按规定办理催货，同时向收款人（或供货单位）索取收款凭证或结算发票。预付货款后，批量提货完毕2个月内交回发票；按月结算货款的，次月交回发票。5.3各公司财务部按季向供应部提供预付账款账龄表，预付货款在3个月以上无业务发生，经办人必须写出书面原因，并向部门经理、财务部主管报告；若预付货款在6个月以上无业务发生，部门经理必须向财务总监报告，并提出解决方案。6报销6.1复肥事业部广告费、业务宣传费、技监费的审核按照销售系统审批权限执行。6.1.1广告费及业务宣传费报销由业务员/市场部广告投放专员填写“费用报销单”（见附件4），提供国税或地税的新版发票、合同，按销售系统审批权限审批后报销。6.1.2技监费用，各片区发生技监费用（包括罚款、赔偿等），经协商由公司承担部份，由业务员按公司规定流程办理。6.1.3广告费、业务宣传费、技监费的报销时间：地销，发票开具之日起1个月内；省外，发票开具之日起2个月内。超过1个月（地销）、2个月（省外）按80%报销；逾期6个月发上，按50%报销；逾期1年以上不予报销。6.2复肥事业部销售产品调价6.2.1因市场或其他原因需降价（期限：1年以内，超期不办理），由业务人员按产品调价流程及销售系统审批权限进行OA网上审批，再到财务部办理财务结算。6.3复肥事业部商业折让（返利）6.3.1标准按当年销售返利政策执行。6.3.2返利计算：凡符合返利政策的，复合肥销售管理部在讫止时间的半个月内提交“销售返利清单”（见附件6）,按销售系统审批权限审批。办理返利结算时，由业务员按销售管理部规定的审批流程进行OA审批，并提供客户出具的“销售折让证明”，由财务部开具红字发票，冲减客户货款（客户应结清90%以上货款，才能办理返利结算）。6.4短件费用6.4.1车皮破封发生短件费用，经销商在到货10日内向当地保险公司报案，在1个月以内，向发货公司提供赔偿所需的附件，办理索赔事宜。若因经销商在规定时间内未能提供索赔资料，发生的破封短件，发货公司不承担短件损失。6.4.2车皮未破封发生短件，在票据开出之日起，业务员2个月内提交处理建议，按销售系统审批权限审批后到财务部办理冲账或退款手续。票据超过2个月报销，按批准报销金额的80%报销，逾期6个月以上报50%，逾期1年以上不报销。6.5呆账、坏账6.5.1确实不能收回的其他应收款、应收账款、预付账款，由经办人员填制“坏账处理申请单”（见附件8），附下列证明之一：1、法院宣布债务人破产书；2、工商局吊销营业执照通知书；3、公安机关出具的债务人失踪、死亡证明书；4、逾期3年以上的欠款，且3年内没有任何经济往来，有催收记录；5、500元（含）以下的小额欠款不能收回的说明书。由业务部门主管审核、分管业务的副总裁审批、董事长批准后到财务部办理应收账款、其他应收款、预付账款的核销。6.6业务费6.6.1业务招待费报销标准：按《招待费管理办法》执行。6.6.2报销时间：业务招待费发生时间2个月内报销。超期按应报金额的70%报销。6.7差旅费用、出租车费用6.7.1出差结束，填制“差旅费报销单”（见附件9），按《差旅费报销制度》执行。业务员不得以欺骗方式出差，否则公司将以出差费用3倍罚款，情节严重的将以辞退。6.7.2出差在外一般情况不允许乘坐出租车。因特殊情况必须乘坐出租车的，事后，出差人员应单独填写“费用报销单”，并写明乘座出租车原因。6.8汽车、摩托车、电动车修理费用6.8.1汽车修理等费用报销按《车辆管理制度》执行，公用摩托车和电动车的修理等费用报销亦参照汽车维修流程执行。6.9运输、装卸费用6.9.1运费结算6.9.1.1运输发票要求：必须是机打的运费专用发票和当地税局监制的运输发票，手写发票无效，同时具备承运人纳税识别号、主管税务局名称、主管税务局代码。6.9.1.2附件要求：票据必须是运费结算联，其它联和复印件一律不能结算运费，并注明附件张数。6.9.2装卸费用结算6.9.2.1必须是装卸专用发票或当地税务局代开的发票。6.9.2.2结算时，由装卸队与库房保管员核对装卸数量，按装卸协议价格计算出结算金额，双方签字确认。6.9.3运费、装卸费结算时限6.9.3.1要求当月费用，次月结算，最长不能超过4个月，逾期不办理结算。6.10通讯费用6.10.1各部门、个人的座机、手机话费，要求当月费用，次月报销，超过3个月，按应报金额的70%报销，超过6个月，按应报金额的50%报销，跨公历年2个月以上不报销。6.10.2报销标准按新都化工《通讯设备及费用管理制度》执行，每月报销金额低于50元的可累计半年报销一次。6.10.3享受公司报销话费的员工，要求加入公司名义开设的统一话费帐户，以个人户头报销话费的，当月报销话费金额应计入当月工资薪金所得缴纳个人所得税，个人承担应缴纳的个人所得税。6.11车间外加工件6.11.1生产设备、配件需要外加工时。加工材料、备件出厂，由行政部/行政人事部/办公室开据出门条，内容包括：加工件名称、数量、外加工时间、地点。加工完毕，加工经办人在出门条上签上实际回厂时间，（钢材出厂和加工完毕后回厂必须过磅），由库管员验收入库。6.11.2加工经办人凭加工发票在10日内到财务部审核结算。7单据规定7.1大宗原材料结算填制“原材料结算单”（见附件10），附原始票据。7.2零星材料采购结算填制“备品备件结算单”（见附件11），附原始票据。7.3费用单据报销，除有特别规定以外的一律填制“费用报销单”，注明事由，并附上有效的发票。要求当月费用，当月报销，最长不超过2个月，2个月以上未报账视逾期。7.4报销票据一律是原件，复印件不得作为报销依据。7.5特例：工伤医疗费用，需向保险公司索赔，票据原件交保险公司，经办人员向保险公司索取收到原件凭据证明，待索赔费用划入公司账上时可附同医疗费用复印件报销。其他索赔照此执行。8审批程序8.1员工级、主管级、经理级人员经办的业务、费用，由直接上级初审，签署意见，跨级领导复审，由各公司财务部主管审核结算、报销金额，股份公司各部门及新都公司报董事长批准，应城家四公司厂长审批后由联碱事业部总经理或联碱事业部总经理授权人员批准，其余公司报厂长批准。8.2厂长、总监级以上领导的费用，由各公司财务部主管审核报销金额，应城复肥公司、应城嘉施利公司及联碱事业部报联碱事业部总经理批准，其余公司报董事长批准。9其他规定9.1凡未在规定时间内到财务部结算报账，按逾期票据处理。9.2报销结算原则——先归还借款，再付给现金。9.3说明9.3.1有效票据：抬头必须是所报销公司名称，票据开具内容与票面（票据属性）一致。开票日期、提供票据单位盖章等各要素齐全，白条、收据、抬头错误均不符合要求。9.3.2各公司之间的业务、费用报销：业务员经办的不属于所在公司业务、费用，原则上在各公司报销。为简化手续，可由业务员所在公司财务部代办（不代报销），财务部将票据传至各公司财务部，待各公司财务部将款项转至账上时，财务部予以付款。10本制度颁布之日起，其它相同制度即时作废。本制度解释权归股份公司财务部。11附件11.1个人备用金借款审批权限表11.2借款单11.3（预）付款通知单11.4费用报销单11.5调价通知单11.6销售返利清单11.7销售返利结算单11.8坏账处理申请单11.9差旅费报销单11.10原材料结算单11.11备品备件结算单15-附件1：个人备用金借款审批权限表部门费用项目岗位累计金额（元）一级审批二级审批三级审批四级审批备注复合肥销售系统所有费用大区经理≤300000销售管理部经理复肥事业部副总经理财务主管累计借款超过额度不予借款区域经理≤50000大区经理销售管理部经理复肥事业部副总经理财务主管销售员≤20000大区经理销售管理部经理复肥事业部副总经理财务主管营销支持部经理≤250000复肥事业部副总经理财务主管营销支持部大队长及以上人员≤80000营销支持部经理复肥事业部副总经理财务主管商务部部门经理营销副总裁财务主管市场部客户服务部≤5000部门经理复肥事业部副总经理财务主管市场部客户服务部＞5000部门经理复肥事业部副总经理财务主管营销副总裁专业客户服务部≤5000部门经理财务主管专业客户服务部＞5000部门经理财务主管营销副总裁联碱销售系统所有费用各部门≤5000销售经理财务主管＞5000销售经理财务主管联碱主管营销副总总经理供应系统日常费用≤5000部门经理财务主管累计借款超过5000元不予借款特殊费用≤10000部门经理财务主管累计借款超过1万元，无副总裁或以上领导特批不予借款特殊费用＞10000部门经理财务主管副总裁或以上领导备件采购≤30000部门经理财务主管累计借款超过3万元，无分管副总特批不予借款备件采购＞30000部门经理财务主管分管副总裁其他部门日常费用≤5000部门经理财务主管累计借款超过5000元不予借款特殊费用≤10000部门经理财务主管累计借款超过1万元，无副总裁或以上领导特批不予借款特殊费用＞10000部门经理财务主管副总裁或以上领导备注：1、新成立或上表中未涉及的公司借款审批权限由各公司财务部拟定方案经总经理审批同意后，报股份公司财务部备案。2、日常费用：指差旅费、招待费、通讯费、办公费用。3、特殊费用：除上述日常费用外的费用，如业务费、工伤借款、广告宣传费等。4、火车站的接车费和发运费借款由部门经理和财务主管审批即可。附件2：（统一印制，一式两联）借款单编号：年月日姓名还款日期借款用途借款金额（大写）万仟佰拾元角分万千百十元角分批准人：借款人：财务部主管：出纳：附件3：（统一印制，一式两联）（预）付款通知单20年月日财务部：编号：请支（预）付款项。发票（合同）编号数量单价金额大写：付款方式单位名称：开户行：账号：经办人：批准人：财务部：部门经理：附件4：（统一印制）费用报销单报销日期：20年月日附件张费用项目金额批准人复审意见初审意见报销人申报金额合计费用承担部门财务核报金额（大写）万仟佰拾元角分财务部主管：出纳：附件5：产品调价通知单调价单位名称:年月日产品名称原结算价调整后结算价每吨调增或减数量调增（减）金额调价原因:市场部:销售经理:业务人员:总经理:事业部营销副总经理:财务部:注：1、调价两种以上产品请附清单。2、如单价调“增”请杠去“减”，类推。附件6：公司销售返利清单运输方式：年月日至年月日序号单位名称销售量返利金额提取方式销售管理部初审财务部复审营销副总裁审批财务总监审批附件7：销售返利结算单购货单位：购货时间：计算标准总计销售数量折让金额总经理：董事长/事业部总经理：销售管理部：财务部主管：经办人：经办人：附件8：