深圳某公司采购管理作业指引

采购管理作业指引引编制日期2009-11--8审核日期2009-11--20审批日期2009-12--4修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人B/0按照大禹行动要求求改版1．目的规范工程采购招标的操作步骤和方法，确保工程采购的有效性，符合集团公司“专业、规范、透明、高效”的整体管理要求。2．适用范围深圳公司工程类采购管理工作（估价200万元以下）。3．术语和定义3.1采购：深圳公司通过购买、租赁或其他合法手段获得所需的设备、材料、物资和服务的行为。3.2工程类采购：直接用于工程项目建设和维护的材料、设备，以及施工、监理等工程方面的采购。4．遵循原则4.1总体原则：专业、规范、透明、高效；4.2廉洁自律原则：参与采购过程的深圳公司人员应严格遵守《员工行为规范作业指引》，廉洁自律，自觉维护深圳公司权益，并接受集团公司领导及相关部门的监督。与投标单位、供应商进行资格预审、考察、合同及商务谈判时，原则上应有两人参加，并不得接受投标单位、供应商宴请及其它娱乐等活动；4.3保密原则：询价、招标、开标及评标的有关文件、资料及评标情况，属于深圳公司机密，参与人员应妥善保管及严格保密，未经集团公司许可，不得以任何方式泄露。4.4采购估价及标底（目标成本）的编制规定成本部根据工程项目进度计划编制工程采购招标计划时，成本部应提供各项招标采购内容的估价。估价在招标文件编制时应填入招标文件审批表中，作为确定采购方式的参考依据；采购额估价在10万元以上（含本数）时，原则上必须编制标底（目标成本），由成本管理部负责综合招标（询价）文件、合同、定额、信息价、市场价格、付款情况、工期（交货期）、以往工程价格等因素进行编制，有关部门协助。标底（目标成本）由成本部独立完成，并必须严格保密，但必须在开标前密封并报送主管副总、总经理及集团成本部；标底（目标成本）一般不公开，但标底将作为选定供方（评定标）时总造价控制及分析投标价格是否合理的参考依据；对部分采购项目，在不能统一其采购标准时，成本部可根据集团公司的目标成本提供投标的限定价格；无标底（目标成本）原则上不得开标。特殊情况无法编制或来不及编制标底（目标成本）时，成本部应书面提出意见，报主管副总、总经理及集团成本部批准后可以不编制标底。4.5合格供方的确定原则供方选择基本标准4.5.1.1具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；.2具备相应的资质、经济实力和技术力量；.3健全的管理流程和制度；.4具有优势的产品资源；.5具备相对有利于集团公司的供配货地理区位；.6具有积极的合作态度。集团公司鼓励员工推荐业绩及信誉良好、价格优惠、配合良好的供方，并经过网络和多种渠道收集相关供应商，成本部负责在公司内部发布工程招标信息，收集各种渠道的供应商信息，公司内部符合条件的员工应予以积极配合。成本部全体员工及主管副总一般不得推荐与本人有关系的供方，特殊情况需推荐的应经总经理批准，且评定标时推荐人应主动回避。4.5.4成本部负责组织评标小组对收集的供应商进行资格预审、考察工作，具体操作参照《合格工程供方资质预审作业指引》。成本部负责将经考察合格的供应商录入公司备选供应商库管理，将中标履约单位（经履约后评估合格的）录入集团公司合格供应商库管理。5．职责5.1成本部5.1.1负责管理和维护公司合格供应商库；5.1.2根据公司工程项目的建设进度，负责编制项目《工程采购计划表》；负责建立集团公司材料设备品牌信息库；负责在公司内部发布工程招标信息，收集各种渠道提供的供应商信息；负责组织评标小组对供应商资格预审、考察、选定及评标工作；负责组织相关部门对合作供应商进行定期评估，形成评估报告；负责跟进采购招标项目全过程相关资料的审批、标书发放工作；负责根据采购招标项目图纸、技术标准及中标原则组织招标文件；5.1.8负责工程采购招标工作的商务支持，包括编制工程量清单、标底、投标限价；5.1.9负责工程采购招标工作的合同草案的编制工作；5.1.10负责提供采购招标工程项目的合同范本，根据招标采购项目实际参与编制招标文件和合同。5.1.11负责派员作为评标小组成员参与对采购招标工程项目的评标工作（主要是商务标部分）；5.1.11负责派员作为评标小组成员参与供应商考察、选定、评标工作及合同的洽谈。5.2设计部5.2.1负责根据项目总进度计划及时编制和提交《工程出图计划表》；5.2.2负责提供公司工程采购招标所需图纸及设计方案；5.2.3负责提供材料样板实物及负责对投标单位提供的材料样板实物的确认；5.2.4负责产品外观品质标准及设计方案的确定；5.2.5必要时派员作为评标小组成员参与工程采购招标项目供方的考察、评标工作。5.3集团企管部5.3.1按照公司的规定对招标文件及所附的合同文件进行法务审查会签；5.3.2协调处理招标采购过程中出现的法律事务。5.4财务部5.4.1按照公司的规定对招标文件所附的合同文件审查会签；5.5项目部5.5.1负责派员作为评标小组成员参与工程采购招标工作；5.5.2负责与工程管理部沟通关于招标采购项目的现场条件、承包范围等相关信息，并针对招标文件（一般含合同）提出相关意见。5.5.3负责根据采购招标项目图纸、及工程实际情况，提供成本部相关技术标准（承包范围、质量要求、工期要求、工程承包方式、技术参数、技术规范及要求、技术服务条件等）；5.5.4负责派员作为评标小组成员参与采购招标工程项目的评标工作（主要是技术标部分）；5.5.5负责组织评标小组进行合同的洽谈（主要是技术标部分）；5.5.6参与合作供应商的评估工作。5.6主管副总5.6.1负责超出授权范围的工程采购招标项目文件的审核；5.6.2负责按总经理授权要求签订工程采购合同。5.7总经理5.7.1负责公司授权范围内的工程采购招标项目文件的审批；5.7.2负责超出授权范围的工程采购招标项目文件的审核；5.7.3负责按总经理授权要求签订工程采购合同。6．采购方式分类6.1采购方式一般划分为公开招标、邀请招标、询价采购和直接采购等四种方式。6.2工程采购类造价总额估价在人民币10万元以上的项目一般应采用招标方式确定供方。6.3上款6.2规定范围以内、1万元以上（含本数）的采购一般采用询价采购方式。推荐采用简易书面询价采购方式（即采用货比三家、书面询价、密封报价、集中开标）或简易邀请招标（简易标书及报价书）确定供方的方式进行采购。6.41万元以下可以采取直接采购或口头询价采购（口头询价、货比三家）的方式。6.5每项采购招标项目采购方式的选择原则上按照上述相关约定来确定，但需经成本部等相关部门会签后报总经理审批（按集团公司授权要求）。6.6对于根据设计要求或工程施工需要采用特殊的、专门的技术处理方式的一些采购招标项目，必须与集团公司合作过的合格供应商直接合作的，经成本部提出，各相关职能部门、公司管理层会签后（超集团公司授权的，还需报集团成本部、主管成本副总裁审核，报总裁批准），可以直接确定供方进行合同洽谈。6.7招标评定标中标原则分为最低价中标、综合评审法中标、合理低价中标三种方式。7．工程采购程序7.1工程采购计划的编制和申报成本部根据集团公司要求和项目建设进度需要编制项目《工程采购计划》，提出建议采购方式和采购标准，推荐中标原则以及时间安排；7.2成本部对工程采购计划内容进行估价，并提出建议采购方式和推荐中标原则；7.3成本部汇总编制《工程采购计划》完毕，报公司主管副总、总经理、集团成本部审核，主管成本副总裁批准后，根据不同采购方式执行不同招标采购程序；7.4所有经批准的工程采购计划应发放到各相关职能部门。8．直接采购工作程序8.1对于按上款6确定的直接采购招标项目，由成本部直接采购后，报销手续经成本部、财务部审核，总经理根据集团公司的相应规定及授权进行审批，授权额度以上的应报集团公司批准；8.2直接采购额在5000元以上时，成本部确定采购价格后应知会财务部。9．询价采购工作程序9.1书面询价采购如采取书面询价采购时，成本部在相关部门配合下负责编写书面询价书，注明对产品（服务）质量要求、报价要求、付款要求、报价截止时间等情况。由成本部从合格供应商库提供供应商一般不少于6家，成本部组织评标小组对供应商进行审核确定合格供应商一般不少于3家，填写《投标单位审批表》，经主管副总审核、总经理按集团公司授权规定批准后，发出询价书；成本部负责提供统一报价格式，由成本部提供给投标单位进行报价，一般采取密封报价方式，邮寄或报送到公司；特殊情况可以采取传真报价或电子邮件报价方式，由成本部负责接收并做好保密工作；询价采购工作开始前，成本部一般应提前进行市场调查，确定标底（目标成本），作为评定供方的依据；成本部负责组织评标小组对各合格供方的报价进行集中开标，由评标小组分析报价情况，取得一致意见后确定供方，由成本部负责组织后期的定标审批、合同洽谈和签订审批工作；如评标小组未能取得一致意见确定供方，则由评标小组共同组织二次询价；评标结果经评标小组签字确认后，由成本部按授权规定报领导批准后进行采购。9.2口头询价采购9.2.1如采取口头询价采购时，成本部从合格供应商库中挑选一般不少于三家（符合条件），经深圳公司管理层授权审批后，由成本部直接进行询价；9.2.2定标前，成本部一般应提前进行市场调查，确定标底（目标成本），作为评定供方的依据；9.2.3成本部询价结果知会评标小组，共同分析报价情况，取得一致意见后确定供方，报公司管理层按集团公司授权审批后进行采购工作。如未能取得一致意见，则由成本部组织二次询价后再报公司管理层按集团公司授权审批；10．招标工作程序10.1招标准备阶段成本部根据经审批的《工程采购计划表》组织编制招标文件，填写《招标文件审批表》（含建议评标人员（单数）及中标原则及综合评标标准）后提交给各协办部门会签，评标人员一般为3人（含本数）以上单数，属于招标委员会审批范围应经招标委员会批准。招标时应在招标文件中对数量、规格、型号、档次进行统一规定，评标时应进行仔细核定，避免出现报价不统一等不公平竞争的情况。成本管理部应根据市场情况编制统一的投标报价格式，投标单位必须按照我司提供的报价格式进行报价，否则视为废标；成本部通过公司内部发布招标信息（知会公司符合条件的员工推荐供应商）、网上寻找等途径收集供应商信息，同时成本部从集团合格供应商库中提供符合招标条件的供应商，经成本部组织评标小组对上述收集的供应商进行资格预审，优选确定符合招标资格的供应商（一般情况下不少于6家，特殊情况可以少于6家，但不得低于3家），形成《投标单位预审资格审批表》报主管成本副总审核后进入下一轮的考察工作；.1一般情况，成本部负责组织评标小组对通过资格预审的供应商进行实地考察，必要时邀请集团公司专家委员会有关专家参加，填写《考察记录表》并形成考察结论，推荐经评标小组考察合格的供应商作为拟定的投标单位，填写《投标单位审批表》报公司管理层审核，主管成本副总裁审批（50万以上）；对于考察结论有争议的投标单位，由主管副总组织评标小组专题会议研究确定，经投票超过2/3（含2/3）以上投票同意的视为考察合格，个别有异议的评标小组人员可将不同意见填写在《承包商考察记录表》。.2特殊情况下，采购招标时如要求投标单位进行标后考察的，需填写《投标单位审批表》报公司管理层审核，主管成本副总裁审批（50万以上）后方可执行；.3为提高竞争性，提高招标成功率，应从合格供方名录及员工推荐中选择投标单位。通过资格预审、考察合格的投标单位原则上不应少于五家（含本数），提交有效投标文件的单位不得少于四家（含本数），每位员工推荐单位数量不得超过正式投标单位总数的1/3。投标单位少于规定家数等特殊情况应按集团公司授权要求报批。成本部根据各会签部门的意见调整修改招标文件后，会同《投标单位审批表》后形成完整的《招标文件审批表》，报公司管理层、集团成本管理部、主管成本副总裁按集团公司授权规定审批后方可实施具体的招标工作；10.2招标阶段招标文件发放.1成本部根据招标文件规定的时间邀请入围投标人参加招标；.2招标文件发放由成本部负责；.3所有参加投标的单位须在招标文件发放登记表中签字后方可领取招标文件；招标文件答疑.1成本部须督促投标人按照招标文件规定的时间和方式填写并提交需答疑明确事宜；.2成本部召集评标小组人员针对投标单位提出的答疑问题进行集体讨论解答，并形成正式书面答疑纪要，报公司管理层按授权规定审批后予以回复投标单位；.3答疑纪要原件经评标小组人员签字确认后由成本部负责将其与招标文件共放一处存档。开标.1成本部按照招标文件规定的时间收取标书并组织开标，开标前应明确评标及中标原则（或在招标文件中确定），安装施工、材料设备招标一般采用符合招标文件规定的最低价中标。评标小组应由经公司管理层、集团成本管理部、主管成本副总裁审批通过的《招标文件审批表》中的评标人员组成。.2开标结束后，形成《开标记录表》，评标小组人员在《开标记录表》签字确认；.3招标金额在10万元以下的项目，可以当场进行评标定标。金额较高或评标较为复杂的项目，开标前可以先明确由评标小组人员进行分工评审，成本部另行安排时间组织评标小组人员汇总评标意见并讨论确定定标结果。评标定标.1评标小组人员依据投标人的投标资料，对技术标及商务标进行对比分析及评定，必要时应形成《技术/商务投标情况对比分析表》，形成经评审的投标价格；.2成本部负责组织评标小组人员对各投标文件进行评标，选定候选中标人，必要时应形成《评标审批表》；评标小组各人员应在《定标审批表》上签字确认；.3评标人员在评审过程中如发现出现招标文件中规定的废标情况，应向全体评标人员说明原因后进行表决，评标人员经投票超过2/3（含2/3）以上投票同意废标的，该投标文件为废标；.4采用低价中标原则评标时，经评审合格后，一般经评审的最低价为第一中标候选人，50万元以下原则上一次定标。出现以下情况时，原则上应组织二次报价：1）招标估价金额在50万及以上项目；2）招标金额在50万以下，2/3（含2/3）以上的评标人员认为应组织二次报价的项目；3）经评审合格后的最低报价超出标底（或目标成本）金额10％以上的项目；在报主管副总、总经理、集团成本管理部审核，主管成本副总裁审批后，由成本部组织进行二次报价，即在一次报价基础上进行高价淘汰，保留最低价二家单位由评标小组人员进行商务谈判，并在此基础上进行二次密封报价，当场开标以最低价单位为中标单位。.5采用综合评标原则评标时，评标小组应根据发标时制定的评标标准采取投票法或量化评审法评定标，原则上应进行二次报价，选取综合评审后优选的2－3家单位，由成本部组织评标小组进行商务谈判后，由成本部编制统一标准的报价格式，由这2－3家单位投标单位二次密封报价，二次开标后定标。成本部应将全部招标、投标文件以及评标小组意见报公司管理层、集团成本管理部、主管成本副总裁授权规定审批后确定中标单位。.6成本部根据最后领导批准的结果向中标单位发《中标通知书》，同时知会未中标单位。10.2.5二次招标.1出现（不仅限于）以下情形，经评标小组确定后可宣布本次招标须重新