信息部参考资料

4.4.4信息和知识资源4.4.4.1识别和开发信息源，如何确保获得和提供所需的数据和信息，并使员工、供方和合作伙伴及顾客易于获取相关数据和信息根据公司发展战略需要，把信息划分为；市场、员工、供应商、合作方，通过公司网络系统、问卷等方法搜集信息，然后把信息进行分类识别，特别是对公司战略目标、生产经营活动影响极大的核心信息源，要加大开发信息管理力度。同时，公司十分重视对目标市场所属地区的政策、法规的信息收集与管理，对国内外同类企业发展策略、研发趋势、市场策略等信息的收集与管理。公司搜集信息的网络架构、业务架构如下图4.4-1。通过以上网络途径，公司全国100多个办事处、5个生产工厂和4个异地仓库，可时时登录到公司运营系统进行业务处理和数据查询。生产运营中心及营销运营中心通过每天查询各产品品种的实时库存，可灵活安排各生产厂生产任务、生产品种，提高公司对市场的快速反应能力。同时公司运营系统还为500家业务往来单位提供了WEB方式和ID，可以自己查到与公司的业务往来信息。公司还通过互联网络，学术杂志，技术交流会，展会、与高校及科研院所的合作等各种途径获取与企业相关的信息。公司为使广大员工及时了解获取到企业的生产经营状况，员工可通过公司信息系统(ERP)、情况通报、统计报表等途径及时了解企业的生产经营状况。ERP信息系统管理公司的运营信息。第一，ERP系统随着生产、经营图4.4-1公司的网络架构过程运转，不断从生产线、销售部门、仓库、财务部收集各类信息，保证了日常经营信息收集的全面性、准确性和及时性。第二，其他信息系统不断的与ERP系统进行信息交换，从不同的管理层次产生的各种信息支撑了公司的整个经营管理。第三，公司ERP系统采用ORACLE数据库，利用现有的信息资源，使用吉大工易软件开发工具建设公司数据库。建立了生产管理信息、销售信息、财务信息、统计信息数据库，为各个部门及时提供了各种生产报表、销售报表、统计报表和生产、营销管理的统计分析。随着数据分析和挖掘能力的增强，信息资源得到了充分利用。第四、公司的ERP信息系统能每日对数据进行备份并在郑州厂建立数据异地备份容灾，确保公司信息安全完整，快速检索、及时处置。在ERP系统信息管理中，通过账户权限设置管理来实现授权过程，保证了整个ERP系统的安全可靠。如被授权的销售部门人员可以调阅销售实绩和信息，供应采购人员可以通过系统了解库存情况。随着终端渠道以及移动办公的推广以及为了公司业务的发展以及市场需求公司联合微信企业号进行手机终端系统的开发与推广，使业务员，经销商，终端零售也可以通过公司手机终端管理系统进行业务管理与市场推广，产品要货、配送，终端店面管理等业务跟踪与管理。为了使顾客了解我公司的信息，通过销售人员与用户的沟通、用户座谈会以及公司网站向顾客提供公司的相关信息。为了使供方获取我公司的信息，采用电话、传真、走访或定期召开座谈会等形式，与供应商沟通，向供应商提供公司的相关信息。4.4.4.2如何配备获取、传递、分析和发布数据和信息的设施，如何建立和运行信息系统，如何确保信息系统硬件和软件的可靠性、安全性、易用性为了支持高效的业务运营与公司宏大的发展战略保持一致，露露信息化建设着眼于高起点和长远性，以总体规划，分步实施为原则，对信息化系统进行规划，为了保证所有信息的收集、传递、分析和发布，公司每年投入大量资金用于IT基础设施的升级改造，建立先进高效的硬件平台。网络传输方面，联通公司提供的四组光纤，电信公司提供的两组光纤，移动公司提供的两组光纤，这样保证了公司总部与驻外机构的信息传输，数据库服务器采用的是IBM小型机和IBM盘柜做的机群，能做到7×24的数据服务，应用服务器有16台，采用IBM3650服务器和DELL600型服务器，经负载均衡技术处理保证信息的收集和分析的速度，网络安全方面公司采用的是美国SonicWallNSA7500专业级防火墙，为公司的网络安全提供了保障，为公司信息传递提供安全的通道。公司信息化建设已涉及到公司所有业务部门，功能模块包括预算管理、计划管理、订单管理、市场管理、销售管理、仓储配送管理、生产管理、采购管理、资产管理、核算管理、人力资源管理等。随着生产、经营过程连续运转，不断从生产部门，销售部门、仓库、财务部、供应部以及往来单位收集各类信息，应用先进手段，采用数理统计等科学方法对信息进行分析、归纳，提升信息资源的价值，保证数据和信息的获取方便、快捷、高效、安全。以企业网站、企业电子邮件信箱、电话传真等渠道传送到相关的部门，保证了信息收集的全面性、准确性和及时性。信息部负责公司IT基础平台的设计、实施和所有核心应用服务器的日常管理、软硬件维护和数据的备份工作。公司数据库采用的是ORCLE大型数据库，硬件配备的IBM小型机和磁盘柜做的小机机群，能保证7×24小时不间断工作，数据库定时备份，并由专人进行数据导出，异地存放，保证了数据安全和完整，网管人员不定期更改密码，避免因为密码泄露而造成损失公司的运营管理系统是由吉大工易软件有限公司驻厂实地开发实施的，符合公司的管理模式，并且又以高瞻的理念揉合到现实管理中，作业风格和实际业务结合，使作业界面更简洁易用，并且吉大工易软件公司为公司提供7×24小时的技术服务，出现系统问题工程师当场解决，为管理系统正常运行提供了技术保证。4.4.4.3如何使信息系统适应组织的发展方向及业务需要结合公司的战略规划和长远发展方向，通过对信息系统长远规划，加强IT基础设施建设，不断改进公司信息系统，从而不断提升公司管理水平，以满足公司快速发展的需要。公司每年投入大量资金用于IT基础设施的升级改造，建立先进高效的硬件平台，确保公司的业务系统运行在高效可靠的环境之中。由于系统架构符合SOA架构，所以系统的变化完全是由业务驱动的，也是由企业管理人员改变的，系统真正实现了随需应变。随着公司日益发展扩大，公司的管理已上了一个新台阶，公司销售额的迅速提升及郑州工厂的正式运营，也为公司信息化提出了新的目标，在公司领导的指导下，公司信息化也做出新的规化。第一，实现多产品多渠道的管理模式，保证销售市场多元化。第二，生产厂产品的质量检验，下线产品必须经由品管检验合格才可以入库。第三，实现多法人集团化管理。4.4.4.4如何有效地管理组织的知识资产，收集和传递来自员工、顾客、供方和合作伙伴等方面的相关知识，识别、确认、分享和应用最佳实践公司综合办为总的知识管理部门，各部门归口管理本部门的知识的收集、积累、整合和共享工作，具体的知识管理方式见表4.4-1。表4.4-1组织知识管理方式知识来源知识内容归口管理部门组织内部现场改进成果、技术诀窍、QC小组攻关活动成果生产部标准、食品安全法律法规、政策、工艺规程、工艺配方品管部图纸、技术革新成果、设备说明书工程部专利、商标、合理化建议综合办供方和合作伙伴供方和合作伙伴的资质信息、技术水平、供应能力供应部顾客和市场组织产品市场占有率、顾客满意度；标杆和竞争对手的技术水平、市场占有率、顾客满意度、各种市场策略、产业市场最新动态和趋势、新产品及热点产品。营销部4.4.4.5确保数据和信息的准确性、完整性、安全性1、确保其软件和硬件的可靠性、安全性、易用性1）根据业务调研和市场需求，而采用相应的软件和硬件。2）硬件要采用高可靠性、高冗余性的部件。3）硬件要定期检查和除尘。4）软件要及时更新和打补丁。5）软件要定期进行备份，要求两份以上，同时至少把一份送到异地保存，防止不可抗拒性灾害。6）软件、硬件所处的环境：温度、湿度、灰尘颗粒等必须达到计算机行业要求标准。7）关键性部件要有冗余备件，防备不时之需。8）先进科学的设计思想，应用软件的设计思想要先进，采用高效率的设计模式。9）成熟性，应用软件应是稳定的，有效的，投标方对整合数据资源应有在丰富经验与技术开发能力，并对客户的特殊需求部分积极进行有针对性的开发。10）完整性，应用软件应该涵盖所有需求，准确地实现各项各级系统功能，实现企业资产全面监控。11）易用性，软件的操作界面和功能按钮系统性强，简单直观，容易理解，软件本身的操作要最大限度的简化，使得使用人员在短期内就可以全面系统地掌握该系统的使用方法，并迅速为广大使用人员接受和乐于使用。12）易维护性，高度模块化，与日后开发的软件有良好的接口，并允许被授权用户控制和修改系统的主要功能细节。13）应用软件的易扩展性，良好的扩展性，满足不断增长的对性能和功能的要求，为日后的后继工程提供高效率的环境，更好的性能、更好的功能。14）安全保密性，在系统安全机制上，充分运用身份识别与验证、访问权限的控制、网络数据传输的加密机制、系统的锁定以及执行权限控制等功能，严格区分每个角色的使用权限。2、应用先进手段，采用数理统计等科学方法对信息进行分析、归纳、提升信息资源的价值公司营销系统收集各大运营商的动向、主要竞争对手的各种市场策略、产业市场最新动态和趋势、新产品及热点产品等信息，对调查结果中的内在关系进行分析，定期汇总，为公司高层和相关部门提供决策依据。在生产计划管理中，通过ERP系统对合同执行情况、总计划实施情况、物料库存情况进行即时的跟踪分析，提高了公司合同履约率，平衡了库存，加快了资金周转，提高了生产效率。对不合格品和用户反映较多的产品进行分析，质量、工艺、技术人员成立专题小组，组织质量改进，找出质量问题的主要原因；针对原因采取措施，不断改进。公司各责任部门定期对用户满意度、顾客投诉信息进行分类、分析、汇总，及时反馈到各相关部门，相关部门根据分析结果制定纠正措施，举一反三，有效地降低顾客投诉量。4）信息管理过程的设计随着信息技术和网络技术的发展，信息管理已成为企业的核心竞争力，信息部从公司战略的高度，按照“缩短时空，尽慰用户”的服务理念，构建高效、先进、可持续改进的信息管理平台，详见下图4.5-9。d）信息管理过程的实施与改进综合办根据已确定的信息管理过程设计，按照“缩短时空，尽慰用户”服务理念，组织实施信息管理工作。1)信息管理创新公司信息化经过几年的发展，实现全面信息化。2003年在公司领导的指导下，进行了全面信息化建设，实现了财务业务一体化，先后又实施了生产管理，采购管理，核算管理，绩效管理等管理模块，在实施过程中每一个环节都要进行反复的测试，与相关部门进行交流，经过公司信息化的建设，使公司的业务流程高效、顺畅，给公司带来了可观的经济效益。为了满足公司日益发展壮大的需求从2009年到2014年公司逐步完成ERP系统一体化即生产，销售，财务，管理，仓储配送通过一套软件实现智能化管理，在这在国内实属不多。实现公司的无纸办公，提高了员工的工作效率，降低了人工成本，为公司的在日益激烈的市场竞争中提供了坚实可靠的安全盾牌。随着大数据时代的来临，数据的安全可靠性显得尤为重要，为此公司引进并采购了IBM数据备份容灾系统，在郑州分厂建立备份数据库，与总部数据中心的主库保证实施数据传输备份，这样就可以保证了主库遇到问题，备库可以马上启用，保证公司的大数据的安全稳定可靠。2014年是移动互联网发展最快最火的一年，移动商务的发张为公司带来了新的挑战但也带来了更大的发展机遇。为了抓住这次发展机遇，公司联合腾讯微信企业号和吉大工易联合开发了露露移动终端管理系统，是业务人员登录露露微信企业号就可以完成日常工作管理，客户管理，销售管理等需要，经销商和终端登录露露微信企业号就能实时快速的完成回款，要货，配送等流程的操作，为公司产品在终端推广与销售提供坚实的保障。●构建各业务模块的业务规范、数据标准，重组规范业务流程操作。如：在ERP系统实现创建销售订单、采购订单、生产订单等一系列信息传递过程的操作。●利用软件的接口技术，开发系统集成程序，处理异构系统之间的业务信息传递。●通过改造硬件网络系统，进行扩容、增速，保证信息流畅；建立存储备份系统，规范备份策略，确保信息安全。●充分发挥INTENET的优势，建立露露远程接入系统，，与全国办事处、服务站、供应商、客户实现联网对接和共享。●成立IT专业维护团队，保障信息管理系统的正常运行，为各业务部门提供及时的服务。2)过程评价与改进。基于信息管理的展开，确定信息管理的主要绩效测量指标和测量方法，并经过绩效管理平台分解至部门层面、操作层面。IT部门基于测量结果和业务部门反馈对过程进行评价，结合业务需求进行分析，提出改进方案，利用系统的可配置功能改进执行效率、技术人员程序开发等方法实现流程改进，并将改进成果按公司知识管理的机制实现共享。3)成本最小化。通过信息管理会议对整体成本进行了识别，主要包括：信息化（软、硬件）投资成本、信息系统使用和维护成本等，采取如下主要措施来实现成本最小化：严格评审信息化建设方案，控制投资成本；出台公司信息管理的各种制度、流程规定