会议管理手册

会议治理手册一、会议程序〔一)会前预备1、确定会议目标2、明确与会者3、选择开会时间4、选择开会地点5、会场布置6、拟定议事日程7、会议通知8、会前审核〔二〕会中事务1、会议签到2、主持会议3、参与会议4、会场效劳5、会议记录(三〕会后工作1、会议简报2、会议纪要3、检查催办二、会议标准〔一〕会议目标确实定1、会议目标必需书面列明2、会议目标必需切合实际3、会议目标必需具体而且可以衡量4、会议目标所说明的必需是“应实现什么“，而非“应做什么“(二〕与会人员的选择15－7人为宜2、不要单纯问谁应当参与，而要问为什么参与.下面是应考虑的一些因素：(1)参与会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果？(2〕这个人在中心议题的特地学问方面，是否确有需要或能有所奉献?(3)这个人以前对这种状况，有没有阅历，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特别利益的小组〕?级别或地位是否适合于这个小组？(下级职员和他们的上司在一起参与的〕〔他不应是一个附属的人，这种人可能缺乏完整的全面学问和适当的权威)?〔6)这个人是否具有行政或法律责任来进展审查或打算?(7〕为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵抗的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?这个人的才能或职责是否与其他与会者重复？(9〕由于某种理由，这个人的出席是否会阻碍会议的总体成效？(10〕是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参与全部会议，而不是人在心不在?〔三〕会议时间的选择1、会议时间必需包括起止时间2、一般会议不要超过一个半小时〔四〕会议地点的选择开1.5应令与会者感到舒适4、必需拥有充分的照明及通风设备5、必需能免于声音、、访客等干扰，以防与会者分心6、必需令主席及与会者大致便利7、本钱适宜〔五〕会场布置1,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为抱负2、在解决问题的会议里，假设人数不多，则最抱负的安排是让每一位与会者均围绕桌子而坐，这样可便利每一个人跟其他的人进展多项沟通3、在培训会场里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样但假设人数众多，则最好是将与会者分成假设干小组，每一小组各聚在同一桌子四周.这种安排的好处在于便利分组争论及综合争论.4、当议程甚短且无需作记录时，可考虑实行站立的方式开会5、应先打算准不准在会场吸烟.如果准于吸烟，则应预备烟灰缸.如果不准吸烟，,最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，可以按实际需要,将座位区分为吸烟区及非吸烟区6、如与会者之间彼此并不生疏，则应考虑是否事先预备姓名卡片7、预备会务物品〔1。8、预备会标、条幅等宣传用品。9、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议〕,会者分心〔六〕会议议程1、依据议案的轻重缓急编排处理的先后次序，越紧要的事项越应排在议程的前端处理,越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理2、每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来3、尽量把议程的话题限制在同一个主题范围内4、假设会议议题之间没有关系，要力求少安排一些议题5、设法将议程话题限制为一个主要的争论工程，辅之以其它不需较多预备工作的次要工程6:每一项拿到会上争论的话题在会前都已向与会者简明介绍7、对那些格外有争议的、极为简单的或小组完全不生疏的话题，要安排充分的时间8、假设会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间9、假设可能，要留出会后交谈和消遣的时间〔七〕会议通知1、会议通知应包括：①会议目的②会议的时间〔包括日期及起止时间〕③会议地点④与会人员⑤会议议程⑥与会者须事先预备的事项⑦与会者须事先阅读、思考的背景材料、争论题目。2、会议通知一般在开会前至少一天以上送到与会者手中3、在开会前用向与会者提示开会时间。(八〕会前审核1、一般来说，当发生如下情形时，需要召开会议：需要大家供给信息或建议。需要大家参与做出决策或解决问题。员了解某一特定状况。需要来自不同部门、不同角度、不同工艺的人员供给解决方案的问题。觉察对一个问题、议题或领域的责任需要加以澄清。2、假设发生以下状况，最好不要召开会议:主题是关于某个人的，最好实行一对一的方式处理。你没有时间预备。或。问题已经打算.主题不值得占用每个人的时间。〔九〕主持会议1、准时开头会议。2、开放简洁的介绍性争论，以保证与会者对会议日程、目的及期望的结果有清楚的生疏。3、掌握每个人的参与程度，以保证不是少数人在左右争论。4、使安静或大方的人能发表意见——掌握插话和活泼者。5、实行乐观的态度，对大家的发言表示鼓舞。6、假设某一与会者批判或攻击另一个人的观点，就要进展干预。7、明确已达成全都意见的地方，从而强调与会人的共识并防止大家重回到已经解决的问题上。8、假设与会者陷入僵局或手足无措是什么②看大家陷入僵局是否是由于缺乏足够的信息，或是由于某种疑心③鼓舞大家畅所欲言，不要有所顾虑段或另一会议上。9、当冲突产生时①对任何争吵予以制止②提示大家全面地对待问题③提示大家留意发言内容而不是发言人本身④避开成员过于快速地对各种观点予以评价.心情感动时,你可以说：“这是一种观点，我们不要马上评价它。让我先把它登记来，然后再记录其他观点。“10、 完毕会议息向有关方面传达②明确下一步的打算，强调行动方案和沟通打算的重要性③强调每个人观点和想法的重要性④假设需要并适当，另行安排会议⑤对每一位与会人员表示感谢(十〕参与会议1、预备一份发言的纲要2、应尽量少念读文稿3、尽量使用听众有切身阅历的、听众所易于体会的实例或轶事4、要抑制足以令听众分心的各种举止5、可以用投影片、幻灯片、挂图、物品做关心工具。6、不要与邻座者私下交谈7、不要中途离席8、认真倾听别人的发言9、笔录所听到的一切信息(十一〕会议记录、纪要、简报1、出席者2、会议目标3、所争论的主要议题4、做出的主要打算5、下一步骤或行动打算6、下次会议或跟进日期〔十二〕检查催办：制定行动和传达贯彻打算1、会议产生的具体打算和结果。2、会后的具体任务.3、任务负责人.证任务得以认真、切实的执行。三、会议制度(一)总则(一〕总则为提高会议质量，改进工作效率，特制订本制度.〔二)会议分类及组织第一条 全公司会议归纳为四类:1。公司级会议：相关问题作通报，发动，争论的会议。专业沟通会议：题进展沟通、通报等。系统和部门工作会：4.调度会：阐述，由决策人作统一协调和解决。其次条 上级或外单位在我公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会企业间业务会〔如联营洽谈会，用户座谈会等〕一律由总办受理安排，有关业务对口部室协作做好会务工作。(三)会议安排第三条 例会的安排.例行规定的时间、地点、内容、组织召开.第四条 其他会议的安排：审核。第五条总办每周五应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议打算并订、印发到公司领导和各部室及有关效劳人员.第六条凡总办已列入会议打算的会议，如需改期，或遇特别状况需安排2任何人不得任凭打乱正常会议打算.安排。第八条对于参与人员一样、内容接近、时间相适的几个会议，总办有权安排合并召开.第九条各部室会议时间必需听从全公司统一安排，各部室会议不应安排在全集团例会同期召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外〕应坚持小会听从大会,局部听从整体的原则。〔四〕会议的预备第十条 全部会议主持人、召集单位、与会人员都应分别作好有关预备工括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作打算草案、决议打算草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等。〔五〕会议纪律勤，迟到者自动罚站一分钟，以示因铺张别人时间而致歉。如遇到重要会议,应10者请假。因故不能到会而又不得缺席的会议,应征得会议主办单位同意另派他人出席，未经许可,不得随便指定他人替会。〔迟到〕检讨.第十四条参会人员必需携带会议记录本和笔，要认真听会，并做好会议纪获得会议主持人的同意前方可离席。不准借故在场外逗留交谈。动、传呼机,假设发出声响请报出所在部门和姓名，并自动罚站一分钟.第十七条会场中制止吸烟。第十八条参与会议应衣装干净，着正装。第十九条会议期间午餐制止饮酒.其次十条其它有关纪律方面的未尽事宜,由主持人现场处理。1〔1)参会所用的记录笔参会所用的便笺纸

会务物品检查表

是否需要 是否备好有公司名衔的信纸、信封，以及其它特别印制的物品〔4〕签到簿〔5)公司簿(7〕文件夹(8)剪刀(10)尺(11〕透亮胶带〔12〕工具箱,内有榔头、老虎钳、铁钉、平头钉以及其它小工具〔13)会议证章〔14)黑板、粉笔〔15〕白板、白板笔(16〕板架上用的大张空白纸(17〕电脑(18)复印机(19)幻灯机〔20〕口述记录机(21〕照像机(22)录像机〔23〕会务所需文字材料(24)会务所需模型、陈设品、模型〔25〕会务所需条幅、旗帜、牌示等装饰品或宣传品设定要项方面开会通知方面设定要项方面开会通知方面会议的预备方面留意要点本次的会议是否实际需要?〔是否只是流于形式的例行会议?有没有其他更好的解决方法?〕开会的目的是否明确？开会的时