某公司国内采购管理知识制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档国内采购办法

第一条为求本公司的国内采购工作合理与统一起见，其事务处理除遵照国内采购流程图有关规定外，特定本办法。第二条各单位(以下简称请购单位)应根据"营业"、"工程"、"生产"计划及事务用品的预算表或库存不足部分开立请购单，必须将品名、规格、用途、数量、厂牌及交期等详填写，并依内购核决权限表的规定呈准后办理。第三条请购单由请购单位编列号码，并将第二联送财务部总务科(以下简称采购单位)，或径自行办理采购。第四条请购单位对于所请购材料，倘需要变更规格或数量时，必须立即函洽或电告采购单位，如因已订购，而于事后变更者，采购单位须即函复已订情形，并洽请购单位设法收受，或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决，但尽可能避免之。第五条请购单位所请购材料，如系本公司各单位的制品或材料者，请购单位应径向各该单位购拨(其价格采中间价解决)。第六条采购单位于接到请购单时，立即办理询价、议价，并将询议价结果记录于请购单，然后将请购单第二联呈准，但必要时得事先送请购单位签注意见。第七条请购单呈核后送回采购单位向承售商办理订购，必要时应与承售商订定买卖合约书一式四份，第一份正本存采购单位，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书第二联送会计单位供整理定金用，如不需支付定金时，第四份副本免填。第八条采购单位订购手续办完后，应即填写订货收料单一式三联，并将第一、二联送请购单位登记及验收手续。第九条因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购单位应即通知请购单位。第十条请购单位于厂商交货时，先将供应厂商的托运单据与请购单查封，并实际清点件数及重量，相符后签收，如发现不符时，即通知采购单位会同处理。第十一条请购单位于厂商交货时，即行通知使用单位(或品检单位)派员验收品质，验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章，并将第二联及供应厂商单据，发票等一并送采购单位整理付款。第十二条分批交货以分批方式收料时，必须以"分批收料单"(一式三联)办理收料，其手续与本办法第十一条规定相同。第十三条采购单位将已办妥收料的订货收料单第二联与发票单据等并在一起核章，然后送会计单位整理支付传票转出纳付款。第十四条承售商领款时，必须将托运单据签收联缴回出纳，经出纳人员核对无误后，再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。第十五条本办法经呈准后公布实施，修改时亦同。

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档目的为加强公司仓库物资的管理，建立健全物资收发及报废制度。适用范围适用于集团公司仓库的管理。定义贵重物资是指单位价格为1000元（含）以上的物资。普通物资是指单位价格为1000元（不含）以下的物资。呆滞物资是指超过3个月以上未领用的采购入库物资。职责仓库管理员负责入库物资收发存工作。仓库管理员负责入库物资检查工作。仓库管理员负责入库物资与苗圃场苗木的账务工作。仓库管理员的工作职责完成情况由其直接上级复核检查。作业内容入库物资的管理入库管理规定购买物品入库时，仓库管理员必须凭《物资申购单》核对物资的名称、规格型号、数量等验收手续，核对无误后开具《物资进仓单》，由送货人或采购员、仓管员在进仓单上签名。与《物资申购单》不符的物资，不予办理入库手续。对专业技术要求较强的物资，需由专业人员验收签名方可办理入库手续。各部门将尚可使用的物资寄存于仓库，必须办理物资寄存手续。主办部门将物资分类整理，填写《寄存物资明细表》经部门负责人签字后搬到仓库办理寄存物资入库登记手续。仓库管理员应检查该物资是否有异常或损毁迹象，并在寄存物资表上注明。如寄存物资存在质量隐患（如潮湿、污垢等会对物资造成损害），仓管员应拒绝入库，待物资达到适宜储存条件时再给予办理入库。《寄存物资明细表》见附表1。贮存保管物品入库后，对其进行分类编号存放，确保物品摆放整齐。仓库根据贮存物品的特点和自身环境、设施条件，设置清洁、干燥、通风的库房，并配备必需的货架。所贮存物品按规格型号分区域放置，合理有序，防止损坏。对温度、湿度和其他条件比较敏感的物品应单独存放并配适当的防护措施，加注“XX物品”标识，提供必要的环境条件和防火措施。对于易燃易爆物品应按规定进行专区存放并设置醒目警示标识，确保物品安全。对于易受潮变质的物品应放置在干燥通风的场所；对于易锈物品应存放于防雨、防潮的场所。仓库管理员应定期检查物资库存。每月对贵重物资清点一次；每半年对仓库物资进行一次全面盘点；年终由财务部组织人员进行年度清查。盘点应认真做好记录填写《物资盘点表》，发现账实不符、质量变损等问题及时汇报，及时处理。《物资盘点表》见附表6。对于变质、失效或报废的物品，按第5.4条款规定进行物资报废处理。仓库管理员须妥善保管贮存记录并保证其完整准确、并及时登记《物资进销存明细账》。每月6号前完成《物资进销存月度报表》，并报送财务部、采购部各一份。《物资进销存月度报表》见附表7。出库管理各部门要以书面形式指定部门物资领用人员（以下简称领料专员），非指定领料专员不得领取仓库物资。物资领用流程如下：领料专员开具《物资领用单》交部门负表人签名复核，凭《物资领用单》领料联到仓库领取物资，领料专员与仓库管理员应核对物品的名称、规格型号、数量。领用部门负责人因特殊情况未能签名的可先电话通知仓库发放物资，但事后必须在3个工作日内到仓库补办领用手续。各类物资的发出，原则上采用先进先出法。领料专员将物品领出后发现规格或其他原因不适用要求退回仓库，领料专员需填开红字《物资领用单》并标明“退回”字样。仓库管理员收到退回物资时在红字《物资领用单》签字，并凭领料联冲销账务。被使用部门退回仓库或拒绝领用的新购物资，仓管员在收到物资的5个工作日内书面通知采购部，采购部须在收到通知的5个工作日内给予书面回复。未及时回复处理的，仓管员须于3个工作日内向直接上级请示处理。入库物品退货时，仓管员填开红字进仓单并标明“退货”字样，收货人签收后冲销账务。对办公室（不含办公文具）及员工宿舍领用的物品由行政部统一办理领用手续，其他部门及个人不予办理领用。物品借用及归还手续。部门领料专员填写《物品借用登记表》一式二份，经部门负责人签字后到仓库办理借用。借用物品必须注明预计归还日期，无法按时归还的须出具经部门负责人签名的延期借用证明。归还物品时仓管员进行检查，如有损坏则由借用部门负责维修后再行归还，如物资存在质量隐患（如潮湿、污垢等会对物资造成损害），仓管员应拒绝入库，待物资达到适宜储存条件时再给予办理手续。如需报废的则由借用部门办理报废手续。《物品借用登记表》见附表2。对非有机分解的消耗类物品，（例如：枝剪、镰刀、灯泡……等）原则上以旧换新的方式领用，领用人凭已损坏不能用的物品换领。收回的废品由仓库统一处理。非入库物品的管理对工程材料、绿化苗木等非入库物品由公司工程管理、绿化直管部门负责接收与管理。仓库管理员对非入库物品数量有核查权。如仓管员在验收物品现场，必须对数量进行核实并在验收单据签名确认，对该批物品进场数量的准确性负连带责任。公司苗圃场的实物管理由绿化直管部门负责，其账务登记由仓管员负责。苗圃场苗木收发由苗圃管理员填写《苗木进出场登记表》一式二联,其中第一联须于每周五17点前交仓管员,第二联由苗圃管理员留存。苗木的报废由苗圃管理员按照5.4条款规定进行办理。《苗木进出场登记表》见附表8。物资报废规定拆迁旧物资及大型物资报废程序。拆迁的旧物资，主办部门将可重复使用的物资分类整理，填写《寄存物资明细表》经部门负责人签字后搬到仓库办理寄存物资入库登记手续。不能重复使用的物资由主办部门提出报废申请，并填写《报废物资登记表》经部门负责人签名通知仓库及相关技术部门到现场复核签名相关部门会签（使用部门、技术部门、财务部等）董事办审批仓库通知相关人员作报废处理。《报废物资登记表》见附表3。除第5.4.1点规定之外的物资报废程序。确定需报废的物资由使用部门填写《报废物资登记表》经部门负责人签名后搬到仓库仓库定期汇总《报废物资登记表》提出报废申请相关部门会签（使用部门、技术部门、财务部等）董事办审批仓库通知相关人员报废处理。经审批确认尚可使用的的物资，由仓库管理员按规定通知相关人员办理物资寄存手续。呆滞物资的管理呆滞物资是指超过3个月以上未领用的采购入库物资。3个月的计算开始时间以首批《物资进仓单》上的日期为准。仓库管理员于每月6号前完成《呆滞物资月度统计表》，并报送财务部、采购部各一份。《呆滞物资月度统计表》见附表4。申购部门在一个年度内产生的呆滞物资累计发生三次（含）以上或者金额累计超过1万元，仓库管理员将会同采购部向行政部报送，由行政部进行处理。其它规定严格执行仓库岗位责任制，无关人员不准进入库内。仓库内禁止烟火。因玩忽职守造成物资损失、仓库被盗者，视情节轻重给予处罚。对不按《仓库管理制度》办理物资收发的部门及个人，仓管员有权记录违规事项，并对违反制度规定3次以上（含3次）的部门及个人书面上报行政部，由行政部进行处理。《违反仓库管理制度事项统计表》见附表5。仓库均应设置安全防患措施，并保持门、窗、柜、锁牢固完好，发现不安全因素要及时整改，库房应配备足够的消防器材设备，其种类和数量均应符合要求，放置在明显和便于取用地点，仓库管理员要熟练掌握消防