协同办公系统实施策略

协同办公平台

实施策略分析企业咨询服务部2009年2月项目背景XXXXXXX是经国务院批准，在XXXXX总公司、中国XXXXX总公司等原化工部所属企业的基础上，于XXX年5月组建的国有大型企业拥有8家专业公司，下属118家生产经营企业和25家科研设计院所，多项业务和技术在中国乃至世界处于领先地位。拥有12家A股上市公司，4家海外企业集团已经开展了包括ERP实施在内的多个信息化项目建设，但是目前还没有建设办公系统，限制了用户的工作效率，制约了跨部门、员工间的有效沟通与协作办公系统从早期的文档型系统，目前已经发展到基于SOA架构，通过与其它业务系统集成，从而实现对企业决策提供全面支持的协同平台VALUE基于套件的文档型系统基于SOA架构，与企业其它业务系统集成，面向全面协同与企业决策支持的协同平台基于网络与工作流的事务性系统199520002005以Web为平台，具备基本协同能力的复合型系统我们理解XXXXX集团协同办公平台的战略目标是给员工提供一个电子支撑环境，使得他们能够更快，更有效地完成个人和团队的工作,从而提高运营水平,促进组织转型”一个分布式的、互联的、高度自适应的、灵活的、耐用的、基于web的、适用于任何地点的企业工作平台，是企业竞争优势的巨大源泉。更重要的是，在今天，建设一个员工工作平台可能关系到一个企业的生存。”

摘自：TheAgileWorkplace,GartnerGroupReport,May2002协同办公平台简化对内容、应用、人员和流程的访问。通过一个安全、统一、覆盖全集团的协同办公平台，各级领导和员工可以更快、更有效地完成他们的工作最终的结果就是一个个性化的、根据每个员工的角色可定制的协同办公平台

对员工而言，协同办公平台将改变员工的工作方式；对管理层而言，协同办公平台实现对人员、知识、内容和流程的“一站式”管理个人团队在设计原则方面，协同办公平台的设计与规划需要基于SOA思想，在企业架构的整体框架下考虑协同办公平台的定位与方案设计，通盘考虑组件的设计和规划，既满足现阶段及未来的业务需求，又避免重复建设1企业间集成基于交易的企业间集成2访问集成功能界面的集中展现3业务流程集成跨系统的工作流，综合使用应用集成与数据集成的手段4服务集成使用应用程序提供的接口，侧重于交易型业务5信息集成直接访问被集成系统的数据，适用于大数据量的非交易型业务

统一流程平台建设企业级流程平台，各种业务应用将使用流程平台执行流程平台承载的业务流程将通过集成枢纽使用核心业务系统及企业服务组件提供的业务服务

集成枢纽集成枢纽提供服务集成功能，通过服务的方式完成业务的封装集成枢纽提供应用集成功能，实现与其它系统的交互集成枢纽同时提供信息集成：数据标准化、格式转化、数据抽取、联合查询

水平门户提供各种基础门户服务来支持其它业务门户的集成为最终用户提供一站式服务，支持个性化内容和展现

合作伙伴网关提供与外部系统交易的安全保证在架构设计及选型方面，协同办公平台的架构需要充分考虑功能、性能、扩展能力等需求架构的选择直接关系到系统未来的扩展能力和伸缩能力，因此需要综合考虑各种因素作出判断一些常见的影响架构决策的因素系统实施范围、用户数量平台上目前及未来需要承载的业务类型现有投资的保护系统对性能指标的要求平台是否需要较好的与其他系统的集成能力系统的运维模式及人员配备作为平台的核心组件，流程引擎的设计与选型需要充分考虑目前系统的需求以及未来对系统所支持的新的业务需求公文审批（人机交互）流程表单相对简单，没有复杂业务数据文档流转（人机交互）流程表单相对简单，以文件介质流转为主简单业务审批流转（人机交互）流程表单相对简单，业务数据比较简单，数据相关性比较简单流程表单比较复杂，业务数据复杂，数据相关性较复杂系统间流程（无人机交互）主要用于不同系统之间交互复杂业务审批流转（人机交互）企业中通常会存在公文管理类、事务性及业务类等多种类型的流程类应用，如果缺乏必要的规划或者选型不合理，很容易导致企业中重复建设多个不同类型的流程引擎的现象。除了增加企业的IT建设成本外，还加大了企业IT系统的集成和运维难度。协同办公平台的建设中还需要充分考虑与各种外部系统的集成协同办公系统通常会涉及到与大量外围系统的集成，典型的集成包括与业务系统的集成、与目录/统一用户管理的集成、短信网关的集成等等集成策略的选择和集成方案的设计应该从集团系统建设的宏观方面考虑，制定全集团统一的集成接口规范和集成方案设计指导原则对于与AD的集成AD符合LDAP规范，因此协同办公平台与AD的集成可以基于LDAP规范完成根据目录系统的实施方式和能力，可以考虑如下两种集成方案协同办公平台维护独立的用户组织库。然后基于LDAP规范，实现AD与协同办公平台的数据同步协同办公平台不实现用户管理，而是基于LDAP规范，直接使用AD提供的用户管理功能鉴于协同办公平台的业务相关性，权限管理和安全管控是其重要的非功能需求权限和安全管控体系同样需要在集团范围内统一设计，制定统一的权限管理办法和管控体系权限和安全管控存在两个大的设计思路由集团实现集中管控，即管理、运维全部在集团总部实现集中管理、分级运维，即在集团统一管控体系下，由集团管理员授权下属公司及分公司管理员，由其负责本公司的权限控制和安全管控基于中国化工集团多层的组织架构和业务需求，需要从多方面来考虑系统的部署模式:支持集中式或分布式部署的模式以适应各种需求无论是集中式或分布式部署，其基本前提是统一规范，从而做到集中管控，统一升级等在集中式部署场景中，所有用户统一访问部署在集团的协同办公系统完成日常事务要求较好的网络条件下属公司不需要运维人员分布式部署中，集团用户访问集团系统，下属公司访问部署在本地的系统对网络条件要求不高要求下属公司有必要的运维人员协同办公平台蓝图：基于整合平台，水平门户提供“一站式”整合及基础服务，垂直应用提供满足企业协同办公需求的业务功能，同时基于企业基础服务提供平台层支撑，并与核心业务系统实现集成统一流程平台安全与目录鉴权服务工作流代理消息控件应用服务内容整合企业目录服务应用与整合服务内容服务协同服务门户服务访问服务用户档案文档工作流个性化管理搜索引擎导航管理交互管理内容管理工作组群件内容发布外观&感觉帮助/反馈信息推送访问统计企业信息门户(EIP)水平门户提供整合的访问能接口以及通用服务垂直应用提供满足协同办公需求的业务应用和功能企业基础服务统一流程平台、企业数据总线等其它业务应用。。。核心业务系统ERP、CRM等核心系统团都协作档案管理知识管理办公自动化ERPCRM…统一消息平台统一用户管理统一任务中心企业数据总线在实施策略方面，协同办公平台的规划与实施建议基于SOA架构，综合考虑集团IT架构，采取集中设计、统一部署、分布实施、逐步完善的实施策略,前期实施范围建议为门户、基础平台和典型业务应用集中设计有利于全面了解和掌握各业务领域的需求有利于形成公司统一的业务规范、数据标准和操作流程等有利于集中资源，加强沟通，提高工作效率统一部署有利于统一、有序的调配资源有利于资源的高效利用，实现整体部署的最优化分步实施在资源有限情况下，先基础后完善，稳步前行有利于用户对项目有一个逐步熟悉和理解的过程逐步完善信息系统需要伴随业务环境的变化而调整、优化边适应、边完善，信息化建设是一个长期艰巨的任务协同办公业务应用技术路线架构设计/应用集成技术路线/架构产品选型一体化平台数据交换平台应用集成知识管理团队协作档案管理办公自动化团队协作档案管理知识管理公文管理会议管理督查督办值班管理信访管理综合协调调研管理信息采编车辆管理、办公用品、出差管理工作计划综合任务课题研究任务引擎个人知识管理你问我答知识检索专家管理基础组件机构组织权限控制搜索引擎运维系统版式文件消息平台电子印章报表系统流程引擎知识中心收集整编移交管理开发利用文件中心目录中心档案网站业务定制、权限管理个人日程典型案例1：电力行业大型集团型企业协同办公系统，包含了四个子系统：办公自动化、知识管理、团队协作和档案管理，基于系统各模块间有机关联实现协同办公信息调研信访管理综合协调本周领导日程接待管理本日领导日程重大组织方案审查领导日程安排接待审批接待管理值班管理值班日志大事记统计来文来电统计来文来电处理办公通报每日要情通讯录管理大事记会议管理会议室管理会议室动态会议室申请计划内会议申请报批会务组织方案会议材料准备会议决算审核会议执行反馈公文管理协同办公平台需求覆盖了办公自动化、知识管理和团队协作从规划、管理到执行三个层次的功能团队协作知识管理规划管理执行知识管理组织规划知识主题规划知识推送管理团队计划管理团队协作待办课题研究个人日程管理个人通讯录收发文统计重要文件办理文件种类统计收文管理发文管理督办管理公文传输管理签报管理知识管理策略知识管理流程规划知识流程管理知识地图浏览知识审核文档管理知识申请知识申请知识订阅管理知识主题管理团队任务管理办公自动化协作流程管理统计报表管理知识地图信访查询群众来访年度计统计打印信访管理

来信登记来访办理集体访管理来电登记公司办公流程规范化标准化管理会议执行监督督办反馈特急事项签报提要办理会议费用管理会议预告每日要情查询计划外会议申请报批公司管理规章制度精细化管理督办结束申请大事记发布电话来电登记重大组织活动重大组织反馈会议召开申请来宾动态查询接待统计人民来信统计人民来访统计知识社区知识订阅知识搜索团队成员管理即时通讯综合任务团队项目规划团队组织规划横向集成协作（一体化应用集成）纵向上下贯通（数据交换中心集成）信息查询统计信息采编信息报送积分管理调研计划调研成果应用信息采用调研组织信息保送统计信息采用统计报送积分统计来访办理统计稿件查询协同办公系统支持集中部署与分布部署两种部署模式，建立总部和省公司两级数据中心，集团总部、省公司及地市三层应用访问主机服务器将分别部署在总部、省公司、各地市公司县公司服务器部署在市一级本地用户访问本地服务器主机部署模式OA公文管理应用分布式部署：1、公文管理应用从性能、需求管理归口部门上确定进行分布式部署部署；2、从运维维护需求看，省、市和县各自维护各自的业务数据信息共享知识管理、团队协作和档案管理对信息共享的要求更高性能需求：分布式对于网络条件较差情况下是非常适合的分布式部署县公司用户省公司用户市公司用户公文管理总部省公司用户督察督办会议管理综合协调信访管理信息采编信息调研办公用品值班管理车辆管理档案管理知识管理团队协作本地访问本地访问远程访问业务跨层级业务需求比较一致性信息共享度高性能要求相对低公文管理督察督办会议管理综合协调信访管理信息调研办公用品值班管理车辆管理地市公司公文管理督察督办会议管理综合协调信访管理信息调研办公用品值班管理车辆管理本地访问省公司用户通过办公自动化、任务协作、知识管理和档案管理的综合应用，整合了公司总部办公资源，增强办公业务的协同管理，强化了协同办公的信息枢纽能力和统筹协调能力系统功能特色个性化设置用户友好的界面多渠道协作智能化导航企业级搜索强大的流程平台支持C3级系统安全现在业务支持CFO核心财务SSC／财务外包未来业务支持核心财务交易处理“转型”组织架构调整业务流程优化财务共享服务中心全面预算管理精细化管理控制绩效管理加强内控典型案例2：某大型零售企业ERP实施后财务转型项目要求IT系统能够快速实施，并能随业务需求而变化SAP无法满足财务转型要求，需要构建新的应用系统2.多层次集成要求（流程、界面、应用、数据）3.频繁的组织结构及业务变动4.灵活的业务规则及流程审批要求通过统一流程平台，支持企业各种端到端业务流程，并很好地解决组织机构及业务频繁变动问题起草人通过门户系统填写出差申请表单发起流程流程平台启动流程出差审批邮件通知应用系统内部进行业务数据和流程数据记录流程平台支持下实现信息化的端到端业务流程用户管理平台提供审批流程所需的人员信息SOA应用系统SAP等周边系统SAPFM模块预算检查允许出差借款审批允许借款费用报销审批借款支付允许报销SAPHR模块人员主数据报销支付SAPFI模块费用还原SAPCO模块费用使用SAPBPS模块资金系统支付通知预算冻结基于SOA架构很好地支持了企业财务转型，并支持其它业务需求招聘管理加班调班管理统一用户管理统一消息平台统一任务联发应用典型案例3：某通信行业集团企业财务集中项目集团公司于2008年初启动全国范围内的财务集中项目，从业务及系统两个方面来进行财务的集中项目，本项目涉及到25个试点省公司，业务与人员影响范围广泛，业务需求既包括报账类业务流程，也包括公告等事务性流