台办室工作存在问题清单

9/9办公室工作存在问题清单序号工作项目存在问题改进措施1收发文件由于人员紧张、事务性工作较多，多由司机收取，存在风险设置专人收取做好收发登记17公文收发存在个别由部门提供的需套头发OA的公文有错别字、编号混乱等问题，如果是常规错字办公室可以在检查中发现，但如果是专有名词、公司名称错误则由办公室发现的可能性很小，导致上行公文与实际不符造成后续隐患。文起草科室做好初审工作；格按照发文流程，由起草部门初核→办公室复核→分管领导会签，完成上述流程后再走OA程序，尽量不发急文；③尽可能多了解各项事务，提高自身业务水平。3会务组织接待规格标准不一、不够明确。比如不同会议分别使用何种水杯、何种茶叶、水倒几分满、何时需要既上茶水又上矿泉水、添水间隔等问题。礼仪不规范会议室桌椅陈旧音响效果有待提升会务餐饮、住宿能力不足制定接待规范。建议按级别、人数明确会务接待标准，形成标准化方案。实现即使面临重大接待任务、办公室人员不足的亦可有序接待。购置书籍，讲师培训，提高礼仪知识购置新桌椅进一步升级音响设备建设相关设施，提高接待能力建议针对大型活动围内选拔成立一个5-10人的团队，配备统一服装、统一培训。4信访工作接待业务不熟悉与上级信访部门缺乏交流沟通加强信访业务培训，提高业务能力加强与有关部门沟通联系加强宣传，引导通过正规渠道反应问题5制度汇编个别部门上报制度效率较低制度界限不清个别部门制度分类不科学按时督促相关部门上报制度分管领导与部门确定制度分类6固定资产管理小额消耗品使用量大物品分散，不易管理几个部门固定资产在办公室名下，实际无法有效监管小额物品以批、套、箱为单位进行登记加强巡视巡查，确保各处物品完好建议各部门直接监管各自资产7档案管理档案整理工作量巨大，人员不足历史原因，部分档案部门自管档案库房较多，无法集中管理历史档案损毁严重，工程档案查阅较多造成破损，查阅效率低档案收集不系统、不全面建议增加1名专职档案员推进各部门档案汇缴工作建议财务、人事档案统一在档案室建议尽快启动档案数字化工作做好规划，加强对各类档案的收集整理8保密工作职工重视程度不高手机泄密风险较大加强保密宣传，进一步提高保密意识加强宣贯和管控，在核心位置安装手机信号干扰器9法务工作部分干部职工法律意识、法律知识欠缺法律咨询、法律援助渠道少邀请法官讲座，组织法务培训，提高法律意识聘请律师事务所，加强法律援助10各类请示流程较多，效率较低格式不规范提高转文效率，规范格式要求建设OA，一站式解决效率、格式、留痕等问题11通讯稿的审核与发布各部门通讯稿质量参差不齐，最近一段时间不附照片情况增加。方式：定期组织培训。周期：一季度一次内容：①总结各部门通讯稿中存在的问题、发现的亮点。②汇总其他单位的优秀规范报道，集中进行分析学习。③集中讨论宣传方式的创新形式，展开头脑风暴，收集创意和建议。12网络宣传方面的实践活动因接手此岗位工作时间不长、经验不足，在今年未开展相关活动。计划可开展：①手机摄影比赛。因现在大家使用手机照相比较方便、易操作，可以调动起积极性；并且部门写报道时经常使用手机照相。②可组织参加读书沙龙、摄影展、看话剧、郊游采风活动，并可结合活动布置相关练笔任务、摄影任务，提高业务水平。可以内部组织读书会活动，提高文字水平13正面宣传报道工作一些重点工作、重大工程项目缺少系统的跟进报道。在年初就开始进行系统的跟进报道，报道工程项目的前期准备、中期进展、后期成果，文字图片相结合，涉及场面较大工程的话，可以使用延时摄影等形式作为素材。旨在展现工程项目有条不紊、积极开展。具体计划在年初将相关准备工作布置到责任部门的通讯员，责成其进行相关素材的收集。14年底活动如视频制作等工作存在时间安排较为紧张的问题，且形式和去年改动不大提早进行方案准备、思考新思路。提前进行素材的收集和整理，在年初和年中可开展讨论、头脑风暴，进行创意收集。15网宣摄影工作摄影经验、技术仍需提高在日常中多进行学习和练习、多浏览其他新闻媒体的照片，总结积累经验。16文件、纪要分发工作有时出现因涉及部门较多、涉及文件数量较多等原因延长了分发时间、效率降低的情况克服客观原因，做到及时有效，规范整理、提高分发效率。17内网维护工作偶尔出现过期信息未及时处理的情况及时浏览、时刻关注及时处理、及时更新18督办提醒督办职能由单一部门承担，易造成漏录、漏督、迟督。①收到文件后细致通读，对有截止日期、上报事项的做好具体记录；②于每日下午（15:00）设定日提醒闹钟，及时电话督办有截止日期的具体工作；③建议开发线上自动督办功能，实现人工录入、智能提醒；④建议普及推广督办机制，不仅由办公室承担在截止日期前督办的职能，而是责任科室也应建立自己的内部记录、督办提醒机制。19每周工作计划汇总有时存在不能于周一下班前汇总的情况。原因：个别部门上交晚、遇周一下午工作多可能会在临近下班时才想起来此项工作。①每周一下午设置提醒闹钟，尽量按时完成;②建议变更上报截止时间，由本周一上午变为前一周周五下午；议明确上交截止时间，超时未交视作未上报。20合同存档（1）存在合同主办人交存档合同时缺少相关材料、不完整的情形，到年底归档时再向主办部门索要时找不到、厘不清的情况。（2）存在合同主办人不清楚如何填写办理合同时需要签署的多类单据，集中向办公室询问、索要的情形。①收档时做好标注；②形成按季度回顾整理的习惯，及时追索未完全存档的合同；③建议向各部门明确尽量在存档时交合同相关的整套的资料，不漏、不拖。①将具体办事流程细节梳理一遍，落实到纸质，提升自己的业务水平；②对办公室人员、各部门办事人员组织培训，明确包含但不限于合同办理等常规业务的办事流程，促进标准化、规范化；21常规工作（1）操作复杂表格时，一些excel使用技巧还不熟练。（2）对领导的名字和相貌还不能一一对应。（3）年终总结格式、行文语言特色不突出。（4）对