时间管理课件

时间管理吴泰青茫盲忙成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。“我没有时间。”你分配了过多的任务以致不可能完成由他人能更好完成的活动被错误地分配给你当别人请求你完成一项不适宜的任务或活动时，你不会说“不”看电视、看报纸、聊天或者上网太久参加非必要的应酬将大量工作带回家准备完成，但常常没做完很晚睡觉吃得太饱很多无用的习惯，比如花半个小时看八卦新闻在候车候机这样的时间里总是很焦虑或很无趣，除了等候什么也不做常常将工作延后处理许多工作都未能当场决断一次同时做好几样分量很重的事情不习惯在纸上记录和书写担心下属缺乏完成任务的能力，常常把下属该完成的工作揽回来自己处理办公室杂乱无章下班大多数时候都不会将办公桌上的文件资料整理好不知道时间管理是自我管理的核心课题之一下面的情形，你有感受吗？课程收益：摆脱混乱、仓促、压力，走向自主、从容不要怨、不要悔提高效率和效能克服沙漏，发现时间海洋平衡生活、享受生活时间管理课程主要内容一、时间的概念、特点二、时间管理的内容、演变三、时间分析四、时间管理的方法五、时间浪费的处理六、时间管理的工具七、养成好的习惯一、时间是什么？是生命是财富是资源是人生最大的资本

我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。时间的特性供给无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得时间——可以管理！

EDWARD·W·CARTER是BRORDWAYHALE连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。

“不能管理时间，便什么都不能管理”——杜拉克“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间管理”就是很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；自我管理！二、时间管理的内容和变迁金钱、工作、家庭（爱情）、健康、休闲友谊（人际关系）、事业、心灵、学习时间管理的演变正确地做事，即提升效率为主。关注过程、技巧，最终要的事就是眼前的事。做正确的事，即获得结果。思考我究竟想得到什么，关注如何寻找目标、制定目标、跟踪目标，及排列事情的优先顺序潜能导向与开发。关注能力、个性与时间管理的匹配，寻找属于自己的时间管理方法。讲求多方面平衡，发现时间的海洋，分享式的时间管理，关注合作与共赢，思考：我如何制定时间计划参与他人或让他人参与，从而达到多赢。第一代第二代第三代第四代三、时间分析1、如果一个人的寿命是72岁，他的一生会怎样度过呢？睡觉21年工作14年娱乐8年吃饭6年个人卫生5年学习5年开会3年等候3年打电话2年生病2年找东西1年其他2年时

间

银

行以每天有效工作时间8小时，每年有效工作日261天计算每个人的时间都是有价值的《我们动脑，他们流汗》。斯坦福大学调查职业人士的平均工作时间：美国、荷兰等每年1500小时—5.8小时；中国，2200小时——8.5小时。时间管理的误区主观方面：（1）没有目标、计划；（2）作风拖拉；（3）缺乏优先顺序，抓不住重点；（4）过于注重细节；（5）做事有头无尾；（6）杂乱无章，简单事情复杂化；（7）事必亲躬，不懂得授权；（8）不会拒绝别人的请求客观方面：（1）打扰（电话或不速之客）；（2）会议；（3）资料不完整或有所延误；（4）文书工作和繁文缛节；一、简单的测试你是否能掌握时间，只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一段时间，然后很努力地去做完它们？11.你很容易找借口推延你不喜欢做的事吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你时常改进你的工作吗？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？总结你的时间掌控12-16“yes”

救命！你在时间管理上需改进

8-12“yes”

当心！你需要重新审视你的时间行动指南

4-8“yes”

可以！方向正确，但需要提高冲劲

0-4“yes”

恭喜！坚持并保留你的方法

尚未入门所有的事情都装在脑子里，从不把什么时候做什么记录下来第一阶段用笔记下什么时候做什么事情，有一定的主动意识第二阶段开始记录一天的活动第三阶段有时间计划书或者实用时间管理软件，安排事情的先后顺序第四阶段有年度目标、知道自己的最终追求、有自己的生活规范最高境界每天做的事情和自己最终的追求融为一体看看你处在时间管理哪个阶段四、时间管理的方法1、明确价值观2、目标与计划3、优先矩阵4、时间自然法则和建议1、明确你的价值观放牛娃的故事台湾王先生的住房梦想你最想要的是什么？（君子务本，本立而道生。最关注小孩的分数吗？）假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：

1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话4．有一份夜间兼职不错，但须在周二或周三晚上去面试，要花1小时。5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6．明晚有一场演唱会7．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李8．明天下午2点到4点有一个会议9．你明天早上从9点到11点要听一场讲座10．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面11．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗12．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时13．大家明天晚上聚餐14．这个星期有些材料没有整理完，要在下周一前整理好，约需2小时15．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他16．星期天早上要作一次简报，预计要8个小时，而且只能用业余时间17．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有18．下个星期二，你要参加一次业务考试你的价值观：

健康——看牙医，洗澡，等等家庭——给家里打电话，等等友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等爱情——准备烛光晚餐，等等工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等金钱——夜间兼职的面试，等等兴趣——看演唱会，等等目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么？它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。可能存在的矛盾：

周二晚：演唱会、20点１小时电视、18点约1小时项目会议、聚餐、可能面试１小时周三晚：可能面试１小时、恋人晚餐周末：朋友邀请你周末去玩、星期天8小时的简报、周六好朋友的生日温州----大榕树画出你的价值树价值观——目标——主要任务——次要任务价值观确保目标正确，即做正确的事默想日——和自己约会个人导师系统——集思广益价值观—目标下年目标3-5年目标10年目标20年目标目标为什么要有目标？为什么没有目标？（弗罗伦丝、鲸鱼和沙丁鱼）我在哪里，我要到达哪里，我怎样才能到达那里2、目标——计划目标设置（具体、挑战性、反馈、公开承诺、自我效能）计划的瓶颈（短期决定，长期消除）、休闲时间、阶段性奖励关键路线法（见下页图表）执行计划，克服拖延（拖延练习，见下下页）热爱工作，珍爱生活（工作维度麦侧）事件描述期望时间之前事件A批准设计和得到开工许可证10周无B挖地下车库6周AC搭脚手架和外墙板14周BD砌墙6周CE安装窗户3周CF吊装屋顶3周CG内部布线5周DEFH安装电梯5周GI铺地板4周DJ上门和内装修3周IHK与大楼物业管理办理移交1周J开始ABCEFDGKJHI1014633655543531B146开始A10B6C14开始A10B636C14开始A10BE36C14开始A10BE3C开始A10BC开始A10B开始A10BBBB某办公楼工期进展表建成该楼需要多少时间？关键路线法拖延商数练习。根据以下陈述，请选择最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（2）为使困难的工作能被执行，对执行者施加压力是必要的。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（9）我在过分疲劳或紧张或泄气或太受抑制时，无法处理所面对的困难任务。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意

（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。

A非常同意B有些同意C不太同意D极不同意执行计划克服拖延评分标准：

每一个“非常同意”评4分，“有些同意”评3分，“不太同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，也许偶尔有拖延的毛病。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延习惯。３、优先矩阵

喜欢做的事情熟悉的事情容易做的事情花费时间少的事情已排定时间的事情资料齐全的事情经过筹划的事情别人的事情有趣的事情紧急的事情不喜欢做的事情不熟悉的事情难做的事情花费时间多的事情未排定时间的事情资料不齐全的事情未经筹划的事情自己的事情枯燥的事情不紧急的事情先后３、优先矩阵[案例分析]：王经理下班后在做明天的工作计划：1、起草与天龙公司的合作意向书（2H）2、商讨索赔案的处理意见（1H）3、与华金公司讨论定价（3H）4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告5、思通公司货未到的问题6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读刊物（1H）9、打电话给10位客户（0.5H）10、归档文件（0.5H）11、明天的周例会请帮王经理安排一下时间要事第一鹅卵石的故事很重要很紧急很重要不紧急很紧急不重要不重要不紧急优先矩阵紧急不紧急

重要

不重要调查：你认为在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？紧急不紧急

重要

不重要

危机急迫的问题有期限压力的计划

防患未然增进能力建立人际关系发掘新机会规划、组织保有健康

不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动

繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动优先矩阵DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做4D原则普通人的时间安排2-3%25-30%15%50-60%成功人士的时间安排20-25%65-80%15%<1%领导人的时间管理：结果导向策略优先行动快捷领导人要用好5个月（行业、智囊发展、学习、市场、休养）善于授权及时授权（非要我做吗？别人可以做吗？做了价值如何？）明确授权（who—了解下属；what—权力、能力、信息、威望；步骤；说明标准和期望）

跟踪、检查、评估（回报图、检查即重视、神秘巡查者）不可重复授权（完全责任人、小偷与杜邦）防止倒授权，必要时收回授权“事必躬亲”是管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权”。王经理明天的工作计划

参考答案：紧急不紧急

重要

不重要起草与天龙公司的合作意向书（2H）

与华金公司讨论定价（3H）

商讨索赔案的处理意见（1H）明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告

思通公司货未到的问题

季度业绩报表（2H）

讨论月底的促销会策略（1H）

阅读刊物（1H）打电话给10位客户（0.5H）

归档文件（0.5H）

明天的周例会

４、时间自然法则和建议效率与效果；早晚两个黄金“半小时”五、时间浪费的处理１、会议２、处理不速之客３、整洁和条理４、琐碎事情、零碎时间的处理1、会议一、必要性：1、有没有必要开？2、多次无果就不必开二、会前：１、谁？所有人？2、重大问题会前沟通3、指定几人先讲４、会前发资料三、会中：１、迟到？2、避免一个人的会议（下到上）

3、会场布置（麦当劳与咖啡店、站着、同心圆）四、会后追踪（外资公司的行动方案）2、处理不速之客不要采取无条件的“门户开放政策”安排秘书挡驾（电话、打扰等）站立会客在办公室外接见外界不速之客让秘书控制会谈时间限时面谈最有价值的字——“不”（量力和保护）拿东西养成哪里拿，哪里放的习惯把同样、同类、同时使用的东西放在一起把东西上编号贴上字条把所有的钥匙集中保管设立一套文件处理系统（只处理一次，快速处理，保存或扔掉）做事应尽量简化（30秒电梯与123，简单化）从办公桌开始（下图）3、整洁和条理每个人都会处在混乱的状态，关键在于你是否主动摆脱它；那些不爱整洁、缺乏条理的人，一生可能要花费2—3年的时间来找东西4、琐碎事情、零碎时间的处理琐碎的事情如电话、信件、整理文档、寻找资料等，可以留出时间集中处理把相类似的事情整理出来一起处理随身携带小手册、记录本或随身听（上海地铁、老总出差）六、时间管理的工具1、每日时间管理清单2、每日时间管理诊断表3、每月时间管理评估表星期一活动起止时间感觉效率是否完成中断次数中断时间原因分析

08.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.0012.3013.0013.3014.0014.3015.0015.3016.0016.3017.0017.3018.0018.3019.0019.3020.0020.3021.0021.3022.0022.3023.00每天时间管理的流水帐1、今天做了哪些有意义的事？2、今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么会在不适当的时间做了这些事？3、今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什