《公司管理系统相关业务工作指引》

标准实用文案广东韶钢海工新材料有限公司文海工公司〔2014〕29号关于印发《公司相关业务工作指引》的通知各部门：为进一步加强内部管理， 规范相关工作，结合实际情况，公司组织制订了《公司相关业务工作指引》 ，请大家遵照执行。特此通知。附件：1.财务工作指引2.采购工作指引3.销售工作指引4.销售开单、仓储物流管理及统计工作指引文档标准实用文案5.信息、价格、客户管理及内控管理工作指引（此页无正文）二○一四年五月七日主题词：工作 指引△ 通知抄送：公司领导，存档（ 1）。文档标准实用文案海工公司办公室 2014年5月7日印发附件1：财务工作指引一、目的为规范公司的财务管理程序，提高工作效率，防范财务风险，保证资金安全，有效配合公司业务运行与发展。二、范围公司实际发生的经济业务。三、职责（一）进行会计核算；（二）实行会计监督；（三）及时提供真实可靠的会计信息；（四）积极参与经营管理，提高经济效益 。四、工作程序（一）总则1.会计年度自公历 1月1日起至12月31日止。2.会计核算以公司发生的各项经济业务为对象，记录和反映公司本身的各项经营活动。3.会计核算划分会计期间，分期结算和编制会计报表。会计期间分为年度、半年度、季度和月度。月度按公历上月26日起到本月 25日讫为一个会计期。4.会计核算按照规定的会计处理方法进行，会计指标口径一致、相互可比。5.会计核算及时进行。文档标准实用文案6.会计记录和会计报表清晰明了，便于理解和利用。7.会计核算以权责发生制为基础。8.收入与其相关的成本、费用相互配比。9.会计核算遵循谨慎原则的要求，合理核算可能发生的损失和费用。各项财产物资按取得时的实际成本计价。财务报告全面反映公司的财务状况和经营成果。对于重要的经济业务，单独反映。（二）各岗位工作流程出纳工作流程（1）收款①不定时通过网银查询系统查看公司账户到款情况，贴到公司Q群里，然后填写到款通知书，业务员签字确认后再录入购销平台系统中的客户到款中。②收到支票需填写进账单并前往银行入账。收到银行承兑汇票需开制验票证明前往银行查验票据的真实性。收到的商承，银承，支票要做台账，业务员在台账本上签名确认，并验票真实无误后，方录入购销平台系统。商承、银承需要按票面信息，进行明细登记，实时更新，并提报给财务总监和副总经理。③收到的银承需要由客人承担到期贴息的，要填制费用单，费用单要注明开票时间，到期日，贴息天数，贴息利率，票面金额以及贴息金额，做完费用单需制单员，业务员，部门负责人以及公司领导签名确认再录入购销平台系统。（2）付款文档标准实用文案①日常费用报销审核会计岗传来的现金付款凭证金额与原始凭证一致—→检查并督促领款人签名—→根据记账凭证金额付款—→在原始凭证上加盖“现金付讫”图章—→登记现金流水账—→将记账凭证及时还交会计岗②日常性业务款项根据付款审批单—→开具支票（汇票、电汇）—→登记支票使用登记本注：A.开出的支票应填写完整，禁止签发空白金额、空白收款单位的支票。B.开出的支票（汇票、电汇）收款单位名称应与合同、发票一致。C.每日下午 5点前完成当日的付款（电汇，商承，银承），经审批后调节各银行账户存款。银承需背书后复印3份，2份交予收款公司，1份交予会计做账。对于采购货款，资金支出后，需同时在购销平台的采购付款模块录入付款信息。③工资的发放根据办公室提交的经审批过的工资表填制工资明细表，然后在代发工资系统里生成电子档，放入U盘，打印电子档文件并加盖预留印鉴，填一张对应工资总金额的支票前往公司基本户开户行进行发放。④每日去银行收取银行结算凭证交予会计人员，凭证不齐全的,向银行工作人员申请补制；每日核对银行日记账的金额与银行网银金额，月末需与银行对账，做余额调节表，并文档标准实用文案在财务K3系统里查询银行存款余额，与出纳日记账核对。税务、开票工作流程1）开具发票：根据业务开票需求，核对购销平台中该客人该批次的货款结算金额是否一致，并配上开单组交来的提货单红联，在开票系统中开具发票，并登记发票登记簿，打印发票登记簿给业务员签收；撕掉边角、整理发票记账联及红单给会计做账。次月初，统计出销售系统已发货但没开发票的明细给会计做账及进行财务分析。2）认证增值税专用发票：每月月末携带当月应抵扣的运输费用发票抵扣联到国税办事大厅扫描发票，其余专用发票抵扣联在本公司专用扫描仪上自行扫描即可。扫描认证成功后，在国税网站打印认证结果，在开票系统中打印增值税专用发票及普通发票的汇总表和明细表，并协助会计核对当月财务k3系统中增值税销项税额和进项税额是否与开票系统中的销项及扫描认证的进项税额完全一致。3）税控开票系统抄税：在开票软件进行操作，于每月初15日前（一般是1日）将上月所属期的开票数据抄到IC卡中。4）报税：将税控开票系统抄至IC卡中开票数据报送至税务机关。进入“易税门户——网上抄报税系统”，选择“网上抄报税>>抄报税管理>>网上抄税”或单击步骤一[网上抄税]按钮，出现一个对话框，要求确认是否插入了IC卡，是否要进行网上抄税操作。单击 [确定]按钮，进行网上抄税。（5）月度纳税申报：①报税前期工作：在申报期内对需缴纳的各种税款进行文档标准实用文案准确计算，列出需缴纳各税种的正确税款，对需缴纳的税款填写用款及费用报销单，并经各级领导审核批准。②报税过程中工作 ：A.申报国税（税种为增值税）生成申报文件：做法是通过“企业电子报税管理软件”生成申报文件。网上申报并缴税：首先登录到网上办税服务大 ，进入“申报征收”模块，在页面左侧“一般纳税人增值税申报”下方的按钮【进入申报】，上传申报数据进行申报并扣缴税款。网上返写监控数据（即“清卡”）：通过“易税门户——网上抄报税系统”，选择“网上抄报税>>抄报税管理>>清卡”或单击步骤三[清卡]按钮，单击[确定]按钮，进行返写监控数据。B.申报地税（个人所得税申报表、综合申报表（堤围费、印花税、教育费附加）、社保申报）：每月15号前在地税网站上进行网上申报并缴纳税款。（6）季度纳税申报：每季度终了的次月 15号前在国税报税网站申报季度企业所得税。注意事项：以上税种如无应缴的税款，也应按时在申报期内进行零申报。7）年度申报：每年5月31日前，按国税局要求，在广东省国税网站完成上年企业所得税汇算清缴网上申报工作。每年1月15日—2月28日，要将上年度综合纳税申报表、年度资产负债表、利润表、个人所税申报表等纸质报表文档标准实用文案报送到地税前台，完成地税年度申报。每年3月31日前，要在地税网站上完成上年年收入 12万以上的员工的个人所得税申报工作。8）发票的领购:在防伪开票系统中导出及打印当批销项发票列表，并加盖公章，带上发票领购簿到国税排队取号购买发票。9）月末负责装订每月业务员提交的收货证明，并整理成册后归档。会计工作流程1）各类单据的审核一切资金的收付均需要通过财务部。所有资金的支付都需要填写“付款申请单”或“费用报销单” ，交部门负责人签字并送财务部审核后，总经理、副总经理及财务总监批准后方可付款。会计审核具体内容如下：①发票的审核：审核发票的合法性，发票必须盖有出票单位的发票专用章才有效，发票金额如有涂改必须要求出票单位重开。会计人员可上网查询发票真伪或扫描二维码验证。②收据的开具及审核：收据上注明收款日期，公司名称及货款项目，大小写金额保持一致，收款人与交款人签字，收据不允许有涂改。出纳签字盖现金收讫章后，会计进行账务处理。③费用报销单的审核：填写的费用报销单不允许有涂改，填写报销部门、报销日期、报销人及证明人并有相关领导签字，检查报销单填写的大小写金额有无错误，填写金额文档标准实用文案与后附发票金额是否一致，附件数是否一致，所附发票是否真实、有效，发票中的开票品名是否与实际一致，原则上当年的发票要在当年报销， 每年3月份就不能再报上年的发票了。购买各种消耗物料及办公用品需入库，报销时入库单、送货清单与发票一起粘贴，入库单的金额与发票金额保持一致。各种消耗用品的采购必须填写采购申请单，审核报销单时需与采购申请单对照，无采购申请的不予报销。④付款申请单的审核：付款单主要包括库存商品采购付款、运费及仓储费付款、办公用品采购付款、购买固定资产付款、工资发放等等。资金支付单上必须填写清楚公司名称、开户行、账号、转账、电汇或者现金支付、大小写金额是否一致，申请人的签字，注明付款用途，填写付款申请单不允许有涂改。付款单上的公司名称与会计挂账名称及出具发票的名称三方必须一致，否则不予付款，除库存商品采购外原则上无发票不付款。⑤借款单的审核：由于工作需要借用备用金时，借款人应填写借款申请单，会计审核借款人是否还有借款没有还清，原则上前款不清后款不借，且借款金额不得超过借款人一个月工资，借款单上应注明借款事由，还款时间，经总经理、副总经理及财务总监批准后， 到财务部出纳处支取现金。出纳付款后在报销单上加盖付讫章，会计进行账务处理。备用金每半年清理对账一次，以监督资金使用情况和保证资金安全。（2）凭证的生成①销售处理：根据开票员提供的发票，在 K3接口系统文档标准实用文案中的销售处理模块根据发票号勾选并生成凭证，在 K3系统中对凭证中的数量、单价核对无误后按保存。②采购处理：根据资源信息部提供的采购发票及购货清单与销售系统中的采购结算数据进行核对， 确认无误后在 K3接口系统中的采购处理模块选定发票号后再核对一次发票数量、金额，点选凭证并在 K3系统中对凭证中的数量、单价核对无误后按保存。③到款处理：根据出纳每天填写的银行到账单，从 K3接口系统中的收款转账模块中生成凭证并保存。④付款处理：根据出纳提供的付款申请单、银行承兑或商业承兑复印件在K3接口系统中的付款处理生成凭证即可。⑤报销单据处理：根据报销人提供的报销单据先进行审核，签名确认无误后转交给办公室，由办公室给公司领导审核签字后，再统一在K3系统中生成凭证交财务经理审核，最后交由出纳付款。⑥费用单据处理：根据资源信息部提供的运费发票及相关资料核对无误后，在K3中根据相关费用通过“销售费用”科目及对应的明细科目手工录入凭证。（3）成本费用核算①成本：主要是存货成本和采购费用，其中采购费用包括采购运费和仓储装卸费。②期间费用：A.管理费用：包括公司管理层、公司办公室、财务部员工工资及各类保险费；办公室购买的文具、书报费、领用的文档标准实用文案低值易耗品；管理人员因工出差的差旅费；办公家具，电脑等的折旧费用；办公用车的费用；管理人员的交际应酬费，会议费；办公室租金；印花税、房产税等税费；摊销的无形资产费用等其他经营管理所发生的费用，都记入管理费用中的相应科目。B.销售费用：包括销售人员工资及各类保险费； 广告费；用于销售部门的固定资产折旧费用、销售过程中实际发生的交通路桥费、燃油费、差旅费和业务招待费用等，都记入销售费用的相应科目。C.财务费用：支付金融机构的手续费等；每季度的存款利息；结汇产生的汇兑损失或收益；为筹集资金所发生的贷款利息支出等都在财务费用中的相应科目中反映。4）月度预算报表制作：每月最后一天下班前在久其系统中完成下个月的月度预算报表，并报送韶钢集团财务部。5）凭证、账簿的打印、装订及归档工作①记账凭证：每月报表完成之后，要及时从 k3系统中打印记账凭证，并进行整理，装订，注意凭证附件要齐全、完整，装订整齐后存放入资料柜中。②会计账簿：要求在年报结束后十五天内完成年度会计账簿资料的打印和归档工作，具体操作按韶钢集团财务部的统一要求来执行。总账会计工作流程（1）期末账务处理①会计期正常情况是上月的 26日至本月的 25日，如遇文档标准实用文案春节放假可根据实际情况申请调整会计期。②每月 25号前要求资源信息部将本月所有采购发票结算完毕，以便财务做暂估。③会计在录入完本月所有采购凭证后，对于在会计期已入库但采购发票未到的库存商品要进行暂估入账，具体操作步骤为：从销售系统中的统计管理——供应商暂估统计菜单引出暂估数据，将“未结重量”为 0的数据删除，按仓库将品种规格单独列表，并根据表中数据，在 K3接口系统中的暂估处理模块逐条录入、保存并生成凭证。次月初需先将上月暂估凭证全部用红字冲销。④期末要将当期采购费用分摊到库存商品中，通过 K3接口系统自动摊销。摊销方法是按当期库存商品入库金额摊销。⑤期末按月末一次加权平均法结转产品出库成本，通过K3接口系统自动结转。成本计算公式如下：存货单位成本 =[月初库存存货的实际成本 +∑（当月各批进货的实际单位成本×当月各批进货的数量） ]/（月初库存存货数量+当月各批进货数量之和）当月发出存货成本 =当月发出存货的数量×存货单位成本当月月末库存存货成本=月末库存存货的数量×存货单位成本⑥期末计提：要计提当期工会经费、教育经费、福利费、印花税、堤围费、厂家返利返差、销售运费等。其中工会经费按当月工资薪金总额的2%提取；教育经费按当月工资薪文档标准实用文案金总额的 1.5%提取；福利费按当月工资薪金总额的 7%提取；印花税按当月销售收入的万分之三提取，堤围费按当月销售收入万分之二点五提取，厂家返利返差由资源信息部提供并经销售副总经理签名确认后预提；销售运费由资源信息部提供并经部门经理签名确认后预提。⑦计提折旧费：计提折旧费用前应先检查当月是否增加固定资产，如有增加，查看是否已在金蝶k3系统的固定资产模块中做固定资产卡片，卡片中的资产类别、使用部门、折旧费用类别、原值、残值率、使用年限是否按规定填写清楚，当月增加的固定资产都已录入卡片后才能计提折旧。⑧对账：协同出纳根据银行对账单核对k3系统中银行存款余额，盘点库存现金核对账上现金余额；核对应收、应付票据余额与票据登记本登记的余额是否一致。⑨所有凭证审核过账后，结转当期损益。计算出当期的利润总额，按所得税税率 25%计提当期应缴的企业所得税。借记“所得税费用”，贷记“应交税费—应交所得税” 。（2）制作财务报表①久其报表及国资委快报：次月 3日下午下班前完成，并报送韶钢集团财务部、总经理、副总经理及财务总监。报表格式均采用韶钢集团财务部制定的统一格式。具体操作流程：进入久其系统→系统设置→任务管理→选择任务名称→数据管理→数据库工具→复制上月数据库→数据收集→数据录入修改→保存→审核→全算→无错误提示后，数据卸出。②资金管理报表及存货资金表： 次月4日下午下班前完文档标准实用文案成，并报送韶钢集团财务部。（3）库存核对工作①报表工作完成后，将财务k3系统中记账的库存与销售系统的库存进行核对，做到账账相符。②核对口径：财务k3系统取数按自然月，销售系统取数按会计期（即上月26日至本月25日)。③核对方法：从财务 k3系统中导出库存商品数量金额总账，k3系统记账的库存商品入库数量=销售系统收发存报表中的入库数量，金蝶k3系统记账的库存商品出库数量+未开票数量+出库数与结算差异数量=销售系统收发存报表中的出库数量。④如有不一致，应及时查出原因更正，涉及财产损失应找出相关责任人追究责任甚至赔偿损失。财务经理工作流程（1）日常事务性工作①每周一上午10点前完成应收账款到期逾期情况表及预付账款余额表，提报给公司领导，并上传到公司Q群，督促业务部门及时收回货款。②每周二上午10点参加公司经营会议，对部门工作中存在需要各部门配合的事项进行汇报，对经营中存在的问题提出意见或建议，对公司及各部门需要协助的事项予以配合、协调、解决。③每周二下午召开部门周例会，会议内容：上周工作总结，下周工作安排，财务业务讨论，重点是上周未完成工作的分析及下周工作中的障碍分析。文档标准实用文案④每周五下午下班前完成子公司周报并报送韶钢集团财务部。⑤做财务分析：每月5日下午下班前完成上月度的财务分析报表，并报送韶钢集团财务部。原则：根据影响公司利润的重点情况进行分析，例如：存货分析、应收账款分析、预付账款分析、毛利率分析、异常情况分析等等。⑥做风险预警指标报表及分析：每月8日下午下班前完成上月度的风险预警指标报表及分析，并报送韶钢集团财务部。按韶钢集团财务部的统一格式制作。⑦每月8日下午下班前完成上月部门及员工绩效考核，呈报财务总监签字后交公司办公室。⑧每月15号前完成上个会计期间应收账款回款速度考核表，交相关业务部门经理签字确认后报财务总监及副总经理审批，并将审批后的考核表交公司办公室作为业务部门销售考核工资计算的依据。⑨一般在每年1月份要配合韶钢总公司委托的会计师事务所对上年的账务进行年度审计，3-4月份要配合税务师事务所完成企业所得税的汇算清缴的审查，并督导会计人员在5月31日前，按国税局要求，在广东省国税网站完成上年企业所得税汇算清缴网上申报工作。2）部门管理工作①对财务工作进行督促、检查、指导A.对安排的工作督导执行，掌握每个财务人员每项工作进度，提醒没有完成的工作及完成时间，对是否存在工作难度进行了解，对不能按时完成的，应及时向财务总监报告。文档标准实用文案B.凭证检查：主要通过凭证检查，深入检查凭证涉及的各方面的流程，检查各项流程是否符合公司的制度，如是否审批，票据是否合法、真实、合理，是否有涉税事项，是否符合法律规定，是否为异常费用。C.流程检查：涉及四大方面：销售核算、费用核算、材料采购成本核算、销售成本核算销售核算：从开单、发货、开票及收款是否符合法律程序，是否能充分保障公司的利益出发进行检查；费用核算：从报销是否符合报销制度、是否在预算控制范围内、审批是否齐全出发进行检查；检查往来账是否及时对账、清理，是否有长期挂账的现象；检查费用归集是否合理，前后是否一致，对异常费用是否有登记备查等；材料采购成本核算：特别是针对外省的材料采购，要从合同条款、合同结算、运费、资金占用费等等方面进行检查；销售成本核算：对销售成本核算是否完整、合理，异常成本是否进行专项分析，对异常情况是否汇报等进行检查。通过以上检查，对于不规范项要求相关人员予以纠正。②配合对内、对外事务。A.配合各部门工作。B.与工商、银行、审计、税务等业务管理部门保持良好的沟通和合作；主动进行财会、税务资讯收集，结合本公司的实际情况进行分析和评价，进行纳税筹划，向领导提供及时、可靠的财务信息和有关工作建议。文档标准实用文案附件2:采购工作指引一、目的为规范公司的采购管理程序，提高工作效率，体现公司采购业务“以销定进”“集中管理”的指导思想，以有效配合公司业务运行与发展。二、范围采购、资金使用、货物跟踪和采购结算。三、职责（一）公司分管副总经理领导资源信息部工作；（二）公司其他部门监督及配合资源信息部工作；（三）资源信息部负责公司支持销售的钢材产品的常规采购、以销定进采购（厂家直拨业务、市场临购业务）、委托采购和战略性资源采购。四、工作程序（一）采购业务原则1.根据公司的主营业务及发展方向，对具有稳定资源或价格优势、具有长期合作可能的生产厂家或经销商做为采购的主要目标客户，以建立通畅的采购渠道；文档标准实用文案2.根据厂家的生产情况及销售部门返馈的信息，结合市场行情及公司的采购政策对库存产品规格结构做出合理的配置；针对销售部门的业务订单或资源品种库存严重稀缺时，在市场上寻找适销对路的产品进行临时采购或批量购进弥补公司库存不足。（二）采购业务的基本流程1.常规采购业务流程厂家生产情况、销售情况、市场行情、采购政策、库存情况、厂直拨需求等

综合分析、 搭配品种规 跟踪物流、合理配置 格、选择仓库 进仓入库2.以销定进采购业务流程（1）厂家直拨业务收集客价格小组户订单审价

审查资源，合理系统开协调与进仓配单货的关系。采购组下单 跟踪物流，厂家发货 到货情况（2）市场临时采购文档标准实用文案⑧支付货款、跟踪发票销售业务①计划申报资源信息部采⑤安排提货资源所在单部门购人员位②审批后同意采购 ⑥数据跟踪⑦实提数据确定并录入 ④同意发货系统财开单务部③销售开单单据传递3.大宗委托采购业务流程双方签订 支付 货物动态 采购成本合同 保证金 跟踪 分析分批销售出货、分批对账结算付款货权转移4.战略性资源采购业务流程支付 货到付清 货权转移，保证金 全款 采购结算文档标准实用文案签订合同（三）采购业务供应商管理及具体工作要领A类供应商：是我公司长期以来所经营产品重要来源的大中型生产企业，合作优势明显，我司与其签订有采购数量较大的年度产品购销合同，并且合同要求执行严格。类供应商的业务操作：工作概要工作内容按月度提报各品种采购计划（如建筑材、工业材、板材）,一般是月底25号熟悉所签订每旬提交当月采购计划进度表和通报完成情况，对每月合同完成情况做汇总表，以核对合的购销合同同约定的我公司应得的返利、补差金额条款并按合协助业务部门完成客户的订购（轧）需求，对于经生产部门评审完成后，针对经该业务部同执行门负责人审核通过后的《订货（轧）计划表》上报生产厂家轧制。并对其排产、轧制、入库情况及时返馈给该业务部门，并跟踪后续发货、交货情况。对其销售价格或销售政策、结算政策的最新调整即时向公司中高层进行呈报了解所经营对厂直拔业务有影响的要通知到业务经办人，待其与客户沟通确认后方通知厂家执行相应品种、规格的操作计价办法及待收到其正式通知文件后，交公司各相关部门备查各项销售政以销定进厂直拨采购业务：首先收集客户，经价格小组审价，采购小组审查资源，合理协策、结算政策调与进仓配货的关系尤其是资源短缺的时候，再在系统开单，坚持“先开单，后发货”的原则。最后才到采购组制定《钢材购货计划单》下单到厂家发货。文档标准实用文案对于因遇节假日，公司管理部门无法开具《厂直拔出库通知单》的厂直拔业务，可由各业务负责人通知并经分管销售副总经理同意后通知厂家安排发货。但在正常上班第一天上午必须补开出该《厂直拔出库通知单》采购资金计跟踪公司在供应厂商帐上资金情况，结合需采购资源量及合同条款中约定的我方义务按约划及申请定时间支付预付款额，制订《资金支付通知单》，经资金联签后交财务部办理支付常规采购：厂家生产情况、销售情况、市场行情、采购政策、库存情况、厂直拨需求等，综合分析、合理配置、搭配品种规格，选择仓库制定出进仓计划。下单到厂家并跟踪后续物流到货情况。厂家直拨：客户需求→销售部门业务经办人提报购货计划→价格管理小组审价→采购组审查资源→开单组在系统制单→采购组向厂家提报发货计划。(坚持“先开单，后发货”的原则,如遇节假日销售业务经办人员务必分“实际控制人”并在对应授信额度范围内提报厂直日常采购进拨销售计划采购业务员经请示公司分管领导后，将计划上报厂方安排发货。销售业务员必度全流程跟须在次工作日内进行系统补单)踪在途货物跟踪：每天根据厂家和供应商发运平台上提供的发货情况，进行核对、统计未发数量、在途数量、已进仓数量等为公司经营决策层提供操作依据、及时掌握采购进度以便根据厂家生产情况、销售情况、市场行情、采购政策、库存情况、厂直拨需求等作出合理的采购计划。同时，根据客户要求及时跟踪厂里发货流程，加速货物中传。跟踪采购过程产生的运杂费:从厂家出厂吊装费、汽运或火车运费、入库费用、结单费等货物中转过程中产生的采购费用，及时了解掌握并在结算时核对相对应的运费发票。及时回笼采于每结算月收到的增值税发票或运输发票后，根据发票中的重量及金额在系统中的相应在购进项发票途记录作货款及运费结算后，交财务部签收保管按时在系统对收到的增值税发票中含有因质量异议而冲减的金额需做好记录，以备作为客户异议冲减文档标准实用文案工作概要 工作内容采购结算 的依据对收到的增值税发票中含有返利金额需做好标识，同时核销合同完成情况做汇总表中我公司实际享受的返利金额B类供应商：是我公司非韶钢产品主要来源，主要是省内外大中型生产企业或有厂家背景的经销商，我司与其签订有一定采购数量的年度产品购销合同或月度产品购销合同，有较强的价格或地区优势，并且操作简捷。凭借其央企或国企的背景和雄厚资金实力，采用委托采购的业务操作方式。委托采购或者称为托盘。 被委托采购方为客户 （委托方）提供代理订货，提供采购货物时所需的资金支持并获取一定代理费用。类供应商的业务操作：文档标准实用文案签订订货根据销售部门返馈的信息，结合市场行情签订月度协议、投标锁价、一单一议锁价合同方式支付一定比例的保证金（一般为15～20%）货到后根据销售情况，分批付款，被委付款申请托采购方分批将货物所有权转移给委托采购方。在合同约定付款期间内提交，制订《资金支付通知单》，经资金联签同意后交财务部办理支付根据所订购的该批货物的生产情况，货物流转动态，分投标锁价、协议到港定价，采购成本及时分析产生的采购成本（如：海运费、码头费用、港杂费、中传费、利息等等。）分析向公司领导决策层及价格小组汇报、反应，以便制定出合理的销售价格。从钢厂出厂，汽车短驳到始发港，集港发船船运到目的港，卸船直接入码头库或卸船转仓入库，到最后销售出库，列表动态跟踪订购的每批货物需全过程掌握其流向 ,对每个环节动态跟踪， 在此过程中多方了解相关信息如：各项目收费标准、计价模式，尽可能降低物流运输成本。选择一票或多票结算的方式。货物流向、通过对比不同汽运公司、船代公司，选择服务好，价格低廉的车队、海运代理动态跟踪公司。掌握货物出厂集港过程，了解船运安排、天气情况、货运方式（如集装箱方式）及时协商调整，船代公司确定装船的船号后，通过卫星定位查询船只的动态情况，加速货物采购整个进程，以降低采购成本（如自身资金占用和上游资金占用所产生的利息），配合市场销售进度，及时回笼资金。在公司购 货物入库。入库数量、件数，以厂家、供应商和港口码头三方认同的采购数为准作销平台上 为货物入库的依据。在系统入库时，备注清楚该批次的日期、编号、船号、入库仓设定大宗 库等相关信息，通过批号、车船号来区别每一批次（具体某一标、某一月份协议等文档标准实用文案临购仓及等）。具体操作销售出库。原则先进先出。为了避免不同批次混乱出货，在系统开单时，需备注清楚对应该批次的日期、编号、船号、入库仓库等相关信息，通知到开单组对应批次开单和出库。库存统计。每天掌握进、出库数量，统计仍可开单库存，并通报销售部门。会计期调整时，大宗临购仓库存应作如下处理：由于是委托采购的货物，货权在未付全款时货物所有权仍归属上游公司（被委托采购方），因此，在每月26号会计期调整前，整批提前入库到大宗临购仓的货物，需在系统中撤出我司未支付全款所对应的货权不属于我司的货物，以此保证业务帐和财务帐的存货一致。盈亏处理。通过设定大宗临购仓，每批次货物对进、出库盈亏直接体现在“大宗临购仓”剩余“可开单重量”。最终盈亏数需经上游（厂家、被委托采购方）及仓库确认，三方确认后提报给财务审核。经公司领导审批同意后在系统中作盈亏处理。每批货物（不管是协议订货还是一次性投标和单独议价方式）委托采购方从支付第一笔保证金开始，便分批次、分投标，协议、分厂家、品种、规格记录付款日期、付款用途，对应付款当天的资金占用费用及实际提货单价。付款时必须对应批次备采购结算注清楚付款用途，以便单独对该批次进行采购结算、财务对账和分批开具进项发票等。每个批次结清后，需做一份结算表和委托采购方进行对帐，对帐完毕后业务经办人需提交公司财务部审核，并交由公司分管领导审批。及时回笼采购进项发票按时在系统采购结算，避免在财务账上挂住太大额的预付款。C类供应商：是我公司临时采购的主要对象，是我司主要经营产品搭配及有效补充的途径，该类供应商运作规范，市场信誉良好，操作简捷。文档标准实用文案类供应商的业务操作：工作概要 工作内容收集市场上各主流供应商报价及资源情况。（一）对公司有现货库存的品种规格货物或以公司现货可替代的，必须遵守销售公司自有货物优先的规定，原则上不得对外采购，特殊情况须由销售副总经理审批同意方可；（二）对临时采购货物的销售，必须保证销售价差在 25元/吨以上（含 25元/吨），对工程直接需求并且少量的配货资源，价差小于 25元/吨的，必须由销市场临购原则售副总经理审批；（三）坚持对外采购资源 “低价优先，规范的大经销商优先”的原则；（四）临时市场采购货款的支付， 原则上不予预付， 提货后三个工作日内付清。对少部分急需资源或待涨价资源，公司也可视对方信誉度情况作出预付货款的决定。针对我公司资源品种库存稀缺的，结合市场行情与销售部经理商议是否需要批量购进以弥补公司库存不足，走审批流程，填写《临够审批表》确认是否有公司规定的范围内利润差价并呈报分管副总经理核审。临时采购流程审核同意后，业务员经办人通知到开单组，在系统开单，坚持“先系统开单，后给予发货”的原则，采购人员必须依据公司销售单据再向上游提报要货计划。安排发货，跟踪物流，及时返数到销售部分。以双方约定的方式，于发货前后提交《资金支付通知单》，办理资金联签后交付款申请财务部办理支付文档标准实用文案付款后及时催收采购进项发票。根据发票中的重量及金额在系统中的相应在途发票跟踪记录作货款及运费结算后，交财务部签收保管（四）采购业务的类型采购的类型有常规采购、 以销定进采购（厂家直拨业务、市场临购业务）、委托采购和战略性资源采购。1.常规采购，指直接与韶钢进行的日常采购业务，必须密切关注韶钢生产动态，及时补充公司库存不足的规格产品。应注意的是，韶钢采购量与合同返利等挂钩，采购人员必须时刻留意采购进度，确保合同量的完成。常规采购须按照合理节奏进行，在公司领导统一安排下进行，切忌操之过急，导致库存积压，也不能延误怠慢，失去稍纵即逝的市场机会。同时，因在资源上可能与厂直拨业务产生冲突，因此必须协调好两者关系，调配好资源。2.以销定进采购，包含市场临购业务、厂家直拨业务。1）市场临购业务是为了弥补公司资源不足和满足工程需求多样的特点而通过市场上临时购进资源、“以销定进”的一种采购业务；2）厂家直拨业务是从公司整体经营策略，充分体现区域市场的分销能力，和仓售业务模式形成有效的互补，销价高优先保证为原则。3.战略性资源采购，是公司为了经营需要，根据市场情况额外进行的资源采购。战略性资源采购是定期或者不定期文档标准实用文案的，是否采购、何时采购由公司领导决定，采购人员应严格遵照公司领导安排执行。（五）采购业务的结算1.在单笔采购业务或独立的合同完结后，提供业务数据与财务核实，经确认无误时，向供方支付货款或要求供方退回应退款，对每月合同完成情况做汇总表，以核对合同约定的我公司应得的返利、补差金额；2.根据财务部门的意见不定期向各供应商出示财务对帐调节表或余款确认函，并负责催收对方确认的函件；3.对经双方财务确认需要我方做出调整的数据，在系统中做相应的采购在途数据中调整；4.及时回笼采购进项发票按时在系统采购结算，避免在财务账上挂住太大额的预付款。根据发票中的重量，结算单价及金额在系统中的相应在途记录作货款及运费结算后，交财务部签收保管。（六）质（计）量异议的处理1.根据销售部门提交的《质（计）量投诉函》 ，收集相关的检验报告上报生产厂家或供应商；2.跟踪厂家的处理程序，并通知业务部门要求客户做好异议处理前的准备工作；凭生产厂家的异议处理报告通知业务部门及相关部门；文档标准实用文案4.对经处理质（计）量异议不成立的， 注销异议申诉表；5.对经确认计量异议成立的， 调整在途重量的相应数据；6.对经确认质量异议成立的，厂家同意做退货处理的，与厂家衔接车辆的到达时间及装车交接手续并传达给业务部门；7.对经确认质量异议成立的，厂家同意做出货款赔付处理的，在供方发票体现其处理结果后将发票号及金额在公司异议处理通知书标清交相关部门。附件3：销售工作指引一、目的为规范公司的销售管理程序，堵塞管理漏洞，防范资金风险，提高办事效率，保证资金安全，确保公司的经济效益。（采用GB/T19001-2000术语和定义）二、职责为规范公司的销售管理程序，堵塞管理漏洞，防范资金风险，提高办事效率，保证资金安全，确保公司的经济效益，实现规范管理、工作高效、服务到位的管理要求，特制定本办法。三、销售业务原则及业务流程图（一）销售原则和基本流程文档标准实用文案1.公司销售业务基本原则： 快捷、提升服务品质，诚信、建立双赢关系。2.公司销售收款基本原则： 坚持以款到后销售作为主要的销售收款方式的原则，对前款未清的，必须在清收前款后作继续销售；坚持业务收款“谁经办，谁负责”的责任制原则。3.市场开拓1）市场开拓的重点：寻求直接用户，挖掘终端需求。重视下游流通环节的作用，整合利用好其他人的网络优势。2）市场开拓的区域及方向：从中心城市逐渐向次中心城市及周边地区扩展，结合社会主义新农村建设的政策逐渐将网络做大做强；改变网络局限于广东省内的局面，争取在周边省份乃至于全国建立销售网点，争取更多更好的市场机会；在国内贸易的基础上开始涉足国际贸易，填补公司进出口贸易的空白。3）市场开拓的手段：扩大公司的宣传效应，利用好韶钢在社会上的无形资产及广告或某些宣传媒体，以公司强大的实力、齐全的货物、充裕的资源、合理的价格、诚信的服务等赢取客户的信赖。4.销售业务流程图业务需求确客户付销售货物出货款售后洽谈定、签订款或赊开单库及配结算跟踪合同或购销送货确认书文档标准实用文案（二）销售接单操作1.客户需求的确定。1）业务洽谈。业务人员在洽谈过程中首先要坚持公司的原则，应以热情、体贴、稳重、礼貌待客。洽谈可以以面谈、电话、网络等方面进行，向客户阐明公司的各种规定，如执行的价格、价格政策、收款方式、结算的规定等，并介绍现货或远期资源情况及保证供应的数量或能力，并在公司允许范围内作出必要和适当的让步，最终让客户认可接受公司的要求，将购买意向转化为购买的行动。2）《购货确认书》要素。《购货确认书》将视为我司和客户交易中的最普通的买卖合约，业务经办人必须和客户做好相关解释工作。当客户确定需求后，需按要求填写购货确认书，对生产厂家、品种、钢号、规格、需求数量、协定的价格、配送运价、提货仓库、提货车号、提货方式、付款方式、送货地点、联系方式、付款单位、结算单位等进行详细的填写，原则上业务人员应引导客户使用我司的提供的购货确认书版本，购货确认书必须经购货单位盖章及法定代表人（或委托代表人）签字后方为有效，传真件亦有效。对填写要素不齐全或未经购买单位签字盖章的购货确认书，业务文档标准实用文案经办人务必要求客户按规范办理，否则资源信息部开单员可不予开出提货单。若由于购货确认书要素填写不规范或签字盖章手续不齐全造成买卖双方在交易发生后出现纠纷的，将严格追究经办人员的相关责任。2.销售方式的确定。1）公司销售方式分为：常规销售及合同销售两大类。①常规销售：即日常的一般销售工作，结算价格执行当日售价，价格政策由相关付款方式及阶段性促销优惠政策来确定。②合同销售：即该销售业务对销售价格、优惠政策、付款方式等有特殊的约定，是不符合公司当日的销售价格和价格政策的销售业务。如：价格锁定的合同、重点工程专项合同、订轧订货合同等。凡该项销售业务属于合同销售方式，业务经办人须提供相应的合同编号，并由销售部经理签名确认后方可开单发货，合同销售将执行合同约定的价格，不再调用系统中价格批文中的价格及相关的优惠政策。2）公司的销售类型可划分为四类：仓库销售业务、临购直拨销售业务、厂家直拨销售业务、大宗临购销售业务。①仓库销售业务。是公司最基本的销售类型，是对公司现货库存进行销售的一种销售类型。在执行过程中根据客户的提货方式可分为两类：A.客户自提的仓售业务。即客户自行安排车辆前往指定文档标准实用文案的仓库提货。客户必须提供提货的车号、提货人姓名、身份证号码等，仓库将凭车号、提货人姓名、身份证号码确认提货的资格。B.供方配送的仓售业务。由我司代办运输前往仓库提货并将客户需求的货物送达客户指定的地点交货。客户须清楚地提供货物的到站、收货人、联系电话等。配送的运杂费用价格由资源信息部物流管理员确认方为有效，因此凡是由我司代办运输的业务均须由物流管理员签名确认。（当货物由我司代办运输及装卸时，运杂费结算方式可分为两种：一票结算和两票结算。一票结算。就是货款单价和运杂费一起构成销售价格开具销售发票给结算单位的结算方式，销售发票中的价格是含运杂费的价格，承运公司、装卸公司将开具运输发票、装卸费发票给我公司。一票结算原则上要在销售单价上加收运杂费单价10%的税金；两票结算。就是货款单独开具销售发票给结算单位，另外运杂费由承运公司、装卸单位直接开具运输费发票、装卸发票给结算单位的一种结算方式。为了降低费用，公司鼓励专项工程供应批量大，到货地点运价相对统一的业务使用“两票结算”的结算方式。 ）②临购直拨销售业务。A.临购直拨销售定义：是为了弥补公司资源不足和满足工程需求多样的特点而通过市场上临时购进资源、 “以销定进”的一种采销业务。文档标准实用文案B.临购直拨销售的管理原则：对公司现有库存的品种规格货物或以公司现货可替代的，销售业务必须遵守销售公司自有货物“绝对优先”销售的规定。C.临购直拨销售业务的价格原则：业务员必须保证毛利在25元/吨以上（含25元/吨）。并由采购负责人对制定的销售价格进行确认，因此临购直拨销售业务在销售开单时必须由采购负责人签名确认。对于工程直接需求并且少量的配货资源，毛利小于25元/吨的临购直拨业务，须由销售副总经理审批方可执行。D.临购直拨销售业务注意事项：销售业务员在操作过程中可提供一个或多个采购目标单位的具体信息（如：生产厂家、品种、规格、存货数量、价格、联系方式等），并由采购人员独立联系，最终确定目标单位及采购价格；各销售部门及销售业务人员不得擅自以公司名义自行作出临购直拨行为，后才通知采购员补办手续。对未经资源信息部集中统一的临购直拨业务，公司将不予认可，由此产生的经济责任完全由责任人承担。E.根据客户的提货方式，临购直拨销售业务可分为两类：客户自提的临购直拨销售业务和我司配送的临购直拨销售业务。具体操作参看“仓库销售业务”中的操作方式。③厂家直拨销售业务文档标准实用文案A.厂家直拨销售业务的定义：在我司客户提供了需求计划的同时提供货物到货地点、 收货人、联系电话等，并由生产厂家直接代办运输至该客户指定地点交货的销售业务。 厂家直拨销售业务是一种“以销定进”的采销结合业务方式， 具有规避市场风险和提高资金使用率的优点， 因此在销售业务中同样具有举足轻重的地位。B.厂家直拨销售业务资源的确定：日常由采购员通报每日可以厂直拨的资源，销售业务人员必须在采购人员对资源确定后方可进行厂直拨销售业务，因此在销售开单时须由采购负责人签名确认。在资源紧张或某些品种、规格紧俏时，销售业务员须服从公司对的统一调配，必须由销售部经理会同采购部门根据客户的需求、厂内资源分配比例、自身库存等情况后作出具体的安排。C.厂直拨销售业务销价原则：价格按公司每日发布的直拨价格政策执行，一般执行浮动价，以厂家的出厂价格作为参照或按合同的调价方式执行，一般是制定一基准价并以货物出库当刻出厂价作为参照， “遇升则升，遇降则降”并最终确定销价。当遇厂家出厂价格或厂家物流运输价格调整时，业务经办人员在接到通知后随即通知客户并最后确定是否继续执行该厂直拨销售业务。厂直拨销售单价 =发货当日出厂价-公司当日优惠政策 -直拨目的地运补 +运费。④大宗临购销售业务。文档标准实用文案大宗临购销售业务流程参照仓库销售业务流程及海工公司〔2014〕15号《公司大宗委托采购及销售业务流程操作细则》执行。3.销售合同的签订。（1）合同的签订原则：坚守诚信、严谨的作风；坚持风险对称、平等互利原则；把握条款利我原则。2）合同订立的禁止性规定①严禁签订虚假合同。②严禁签订违反法律、行政法规强制性规定的无效合同。③严禁未对合同客户的资信情况进行必要的调查或未对签订合同人员的身份、资格进行验证等，不当签订合同。④严禁擅自修改经审定的规范合同文本。⑤禁止未经授权或超越授权签订合同。⑥禁止未按流程事先评审，在大额交易中直接使用对方提供的合同文本。⑦严禁在合同中事先约定实物售后的回购义务。⑧严禁对同一实际控制人，对同一标的货物签订采购、销售的贸易性融资合同。⑨严禁签订核准登记经营范围以外的经营合同。⑩严禁签订钢材销售合同中多个客户共用一个货款额度的合同。文档标准实用文案3）合同的订立①客户资信法律文件的审查A.签订合同前，各业务人员应认真审查客户的资信状况、履约能力，须索取并审查客户企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证以及法律法规规定的需要经过专门审批方可经营的资质证书或许可证书；B.根据2014年3月1日起施行的《中华人民共和国公司法》以及国务院关于《注册资本登记制度改革方案的通知》的精神，各业务人员签约前应通过市场主体信用系统查询客户的资信情况；②规范合同文本的制定、使用、修改的程序以及非规范文本的法律审查A.规范合同文本的制定：规范合同文本由公司指定人员会同外聘律师或韶关钢铁法律事务部审核、 制定、批复使用。B.规范合同文本的修订：规范合同文本内容因法律法规的修订或经营活动的变化需进行修改的，各业务人员应及时提出修改意见并经外聘律师审阅或韶关钢铁法律事务部审查。经双方协商一致，需对规范合同文本条款、内容进行修改或者增加、减少的，应经外聘律师审阅或韶关钢铁法律事务部审查，规避法律风险。C.规范合同文本的使用：各业务人员签订合同应使用公司制定的规范合同文本；③制定规范合同文本的内容合同内容一般应包括但不限于以下条款：A.当事人的名称或者姓名、住所；B.标的；文档标准实用文案C.数量；符合国家计量法规和质量法规规定，写明计量单位、计量方法、正负尾差、合理磅差、自然损耗等；D.质量标准、技术要求、检测和验收方法及质量责任等；E.价款或者报酬；写明总价、单价、是否含税、支付日期、结算方式等；F.履行期限、地点和方式：履行日期应标明年、月、日，分期履行的应标明分期履行之数量，履行地点应慎重选择 ;需要运输时，应明确使用何种运输工具及运输费用的承担者；G.违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式；有法定违约规定的可适用法定违约规定，应写明违约金的数额或计算方法，同时应明确哪些情形属于违约，应承担何种违约责任；解决争议的方法：选择仲裁或诉讼的方式，不可同时选择：选用仲裁的方式，需明确具体的仲裁机构名称；B)选用诉讼的方式，当公司与客户不在同一地点时，诉讼管辖的选择应有利于我方。I.根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险转移、权利归属等条款：工程合同、买卖合同等，公司为付款方时，应有保修和质量保证金条款；B)涉及知识产权（包括商业秘密）的合同，应有保密条款和权利归属条款；C)涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。文档标准实用文案J.合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；因客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据；K.法律规定的或按合同性质必须具备的条款。④合同编号的书写A.每一份合同应有一个合同编号，不得重复或遗漏；B.合同编号由公司简称 +合同分类+合同订立年月 +合同编号四部分组成；C.如需补充或变更协议，则书写为原合同编号 +补（变）。⑤签订合同的审批各业务人员应根据本公司的管理模式，填写《合同协议审批表》，，各审批部门应在各自的职权范围内对合同提出书面审核意见，业务经办人员根据审核意见整理出最终的合同条款，不同性质、类别和内容的合同，审批程序可以有差异，但所有合同均需报送部门负责人、公司销售负责人、财务总监、总经理审批。⑥签订合同的份数、合同的盖章 :A.正式对外订立的合同，应当由企业法定代表人或由其授权的委托代理人签名并加盖合同专用章。由委托代理人签订合同的，应当出具书面的授权委托书；B.需在合同中写明签订时间、地点、签约单位全称等，合同内容一页以上的，应加盖骑缝章或页签；C.每份合同及其他相关往来文件应保证至少保存两份原件，如使用传真件形式签订合同，应在合同中明确传真件与原件具有同等法律效力，且事后需向客户索取加盖公章或合文档标准实用文案同专用章的传真件原件并复印、保留，一旦发生纠纷，以利于举证；D.法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或需要登记备案的，业务经办人员应当及时办理有关手续，如抵押合同。（4）合同的履行①合同签订并生效后，经办部门与业务经办人员应对合同的履行进行跟踪；财务部门负责对合同的收、付款内容进行监督；②财务部门应当根据合同条款审核后办理结算业务。未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并及时向各子公司领导报告。③业务经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使公司的权利，全面履行义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求。公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明客户有下列情形之一时：A.经营状况严重恶化；B.转移财产、抽逃资金，以逃避债务；C.丧失商业信誉；D.有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；E.分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使履行债务发生困难。如发生上述情形， 业务经办人员应在 7个工作日内报告公司文档标准实用文案领导，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施，以利于及时维护公司合法权利。④合同内容的变更A.合同订立后，需变更或补充合同条款内容的，业务经办人员应及时向上级领导请示，同意变更的，业务经办人员与客户协商一致后起草变更后的合同条款，按照合同订立的有关程序签订变更或补充协议书，严禁业务经办人员擅自签订变更或补充协议。B.在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损，应当按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。⑤合同主体的变更：合同订立后，客户要求将合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者公司将合同的全部或者部分权利、义务转让的，业务经办人员按照合同订立的有关程序办理报批。⑥合同履行过程中，双方当事人对往来函件或者单据进行签字的，应按照合同订立的有关程序报批；当场或者立即签字的经办人员，需出示公司书面授权文件，方可签字。客户业务人员或者经办人员对往来函件或者单据进行签字的，需要求客户提交业务人员或者经办人员的授权委托书原件。⑦纠纷或违约报告：在可能发生纠纷或违约时，业务经办人员须及时向公司领导汇报。⑧合同履行过程中形成的书面文件，业务经办人员均须文档标准实用文案妥善保管原件，如果公司以传真件或者复印件的方式发给客户履行合同的函件，应保管传真件和复印件的原件，如果客户以传真件或者复印件的方式发给各子公司履行合同的往来函件，应要求客户注明与原件具有同等法律效力，并在事后要求客户提供往来函件的传真件原件或复印件原件供保存。（三）客户付款、货款赊销审批、销售价格审批1.客户的付款。1）付款方式①电汇达帐；②客户转帐付款，未到帐的，凭付款底单，经公司主管领导签字审批后视同到款；③支票、银行承兑汇票经财务查验后入帐或经领导审批后入帐的，视同到款；2）对银行承兑汇票收取及期票加价的有关规定。①银行承兑汇票贴息。将根据实际情况对银行承兑汇票贴息作出规定，一般以制定最低贴息率或制定月贴息加价的最低限额的形式来规定。以公司发布的《银行承兑汇票贴息规定》文件为准；②银行承兑汇票收取管理规定。银行承兑汇票的收取必须事先确认是公司可接受的“出票行”及背书次数等，同时购货方必须出具承诺函，承诺该银行承兑汇票到银行（企业）承兑、贴现、查询、托管、背书等，被银行（企业）拒绝承文档标准实用文案兑、退票或经银行验证为假票而被没收时，购货方保证偿还由此产生的欠款并支付因欠款而引起的利息（按银行同期贷款利率计算）。3）货款票据的交接。①销售业务员在收到现金后，在财务部门《收款本》上登记好实际控制人、结算单位（或系统编码）、金额，对已签收确认的款项，出纳人员将及时录入销售系统。②销售业务员在收到支票、银行汇票、银行承兑汇票后，首先交财务部作票面的初步鉴定并确定可以收取后，经办业务员在本部门《收款本》作登记，登记方式同上，必须经销售副总经理同意后，出纳方可进行资金录入工作。③销售业务员在收到客户的电汇或转帐的银行底单（要求银行印鉴清晰）的传真件后，并在其上注明“实际控制人”和“结算单位名称”或“结算单位编码”等，经销售副总经理同意后，交由财务部出纳作为资金录入的凭据。2.客户信用额度。1）客户信用的评级、评分。客户信用评价采取新客户及时评价和老客户定期评价的做法,老客户评价原则按三个月评价一次作为公司的客户评价周期。客户管理员定期组织销售部门开展客户信用评价工作，具体操作流程参照（海工公司〔2013〕16号关于印发《公司客户信用评价管理规定》的通知（附件））。文档标准实用文案2）授信额度管理。在经销售部门信用评价之后，公司办公会成员综合考虑各种因素，对客户进行最终评级、评分，并讨论审批最终授信额度。3）信用额度的使用。公司对客户进行授信，并不表示公司鼓励赊销，原则上还是应坚持“款到发货”。确实需进行赊销的，由客户管理员将经公司办公会讨论审批的最终授信额度录入销售系统，业务人员方可在信用额度范围内对客户进行赊销。4）额度限制和风险控制。为有效控制风险，客户管理员要做好额度把控工作，严格执行公司办公会审批额度，不可擅自修改客户额度。如个别业务需增加额度的，须向公司办公会说明原因，对客户当前资信状况做出解释，经公司办公会成员审批同意，方可修改信用额度。但在当次业务完成后，必须调回正常的原始授信额度。3.销售价格审批。当公司对某些产品、某此规格以增加优惠的形式进行促销或对某些重点用户增加优惠，且其结算价格及价格政策均超出公司的规定时，均由业务部门负责人在开单前向销售副总经理提出申请， 只有在销售副总经理同意后并在系统中审批执行。厂直拨业务的销售价格由价格管理员负责审核。（四）销售结算与跟踪。1.应收款跟踪。文档标准实用文案1）应收款帐追收。业务经办人每天都对本人此前发生的应收款项进行跟踪和追收，不得有丝毫的怠慢，对出现回收有阻力或超出规定的时间三个工作日不能回收的款项，必须上报部门经理和销售总监，同时说明清楚原因。2）退票及退汇的跟踪。业务经办人每天要跟踪所收款项的达帐情况，对财务部“退票”通知要及时通报到客户，并要求客户在1个工作日作出重新补款的措施。电汇及银行转帐在办理次日起计2个工作日内未达帐的，均视为“退汇”，业务经办人接到财务部通知后及时通报客户，并向客户转达银行的“退汇”原因，要求客户在付款行发出更正函或重新办理汇付。对于“退票”和“退汇”，当财务部发出通知后，对已作资金录入的将首先冲销此笔资金，待资金真正达帐后再重新录入。2.客户余款的退返。（1）余款退返的条件。a．余款退回的前提是此经营实体“实际控制人”在我司的总帐不存在欠款。b.余款原则上须退回结算单位或个人，对付款单位或个人已作代付的款项也不得退回付款单位或个人。c.原则上不受理结算单位为个人并要求款项退返个人帐户的退余款业务。 d.退款前要求客户向我公司书面提出退款申请，并加盖申请单位行政公章或财务专用章原件，对于付款单位、结算单位和退返单位一致的客户《退款申请》 ，文档标准实用文案财务在收到有效《退款申请》的传真件并经审批后可办理退款。（2）余款退返的审批。A.业务经办人核对客户的申请金额是否和业务帐上一致，并提交部门负责人审核；B.交财务部门核查该结算单位的余款是否相符，并检查该“实际控制人”属下的其它帐户是否存在欠款，给出审查后意见；C.销售副总经理对客户退款原因、退款额进行核查；D.财务总监对客户款项达帐及开票结算的情况等进行核查；E、总经理对退款作出最终批示。3.付款单位和结算单位不一致时的“三个证明”规定。1）代付款证明及委托付款证明。当客户的付款单位和要求的开票结算单位不一致时，业务员在开单前要通知客户向我司提交 《代付款证明书》原件，代付款证明由付款单位出具，证明代“结算单位”支付购买钢材款项及金额并加盖“付款单位”的行政公章或财务专用章。同时业务员在开单前要通知客户向我司提交《委托付款证明书》的原件，委托付款证明由开票结算单位出具，证明委托“付款单位”支付购买钢材款项及金额并加盖“结算单位”的行政公章或财务专用章。对于付款单位或结算单位是文档标准实用文案个人的情况，均由个人签章同时提供个人的身份证复印件，代付证明和委托付款证明相匹配，缺一不可。此举只适用于货款开具普通发票的情况，增值税发票必须做到三统一（即付款单位、提货单位和开票单位三统一）。（2）现金付款证明。客户以现金支付货款的情况（仅限于不超过10万元的小额度货款），业务经办人须要求客户向我司提《现金付款证明》，现金付款证明是由结算单位出具，证明该项购买钢材的款项是用现金支付的，并加盖“结算单位”的行政公章或财务专用章。4.发票的跟踪。1）开票资料的提供。对每一个新的“结算单位”，业务经办人要求客户必须提供清晰的加盖单位印章的开票资料（传真件有效），并提交给财务部开发票人员录入税控机；对某一单位开票资料内容有更改的，业务经办人必须要求客户提供该单位及税务机关的有效证明。2）发票要素的规定。发票内容要素是非常严谨的，发票中产品名称、钢号、规格的称谓是完全符合财税的规定的，是固定从销售系统中的小类、钢号、规格中采集过来的，业务员必须在业务发生前和客户作好沟通，原则上不予更改。3）发票的领取条件。①条件一是：货款已达帐的业务；文档标准实用文案②条件二是：对于结算单位和付款单位不一致的，必须在回收了有效的代付证明、委托付款证明或现金付款证明后。③条件三是：领取发票前必须提供开票结算单位的收货证明（可以在我司提货单上加盖印章或由开票结算单位指定的货物签收人签章）。4）发票的邮寄和签收。①发票的邮寄以销售部门为单位，邮寄前制作《发票登记明细》，一式两份，记录结算单位、票号、金额，合计张数等、并由寄件人签名。《发票登记明细》中的一份由部门留存，另一份附在寄出发票上，在客户收票后作签收回传，另外，要求寄件人在信封上注明邮寄的发票号。②客户自行取发票。业务员必须确认取票人的身份后方可取票，必要时要求对方提供公司对其身份的证明及个人身份证等。取票时由业务经办人记录发票明细，并由取票人在《部门发票登记本》上签章。（5）发票特殊领取处理。①凭发票付款的情况处理。对于个别长期合作、信誉优良的大型企业（一般是大型国企或上市公司），对方提出凭发票付款的情况，我司可酌情处理。对于累计金额在300万元以下（含300万元），由销售副总经理审批，对于累计金额在300万元以上的，须提交总经理审批。文档标准实用文案②欠“三证明”时要取票的情况处理。 对于欠“三证明”取发票的情况，须由业务经办人书面出具承诺书，承诺回收时间，并由部门经理审核后提交财务总监最终审批。6）客户的跟踪①走访的制度。A.在每月 28日前，部门负责人制定出次月本部门走访的安排，并提交到销售副总经理处。B.对A类客户要求每月走访2次；对B类客户要求每月走访1次；对C类客户要求两个月访走1次。②走访的形式。A.业务经办人独立走访的形式。 一般是C类以下级别的客户；B.部门负责人带领下的走访形式。一般是 B类级别的客户或合作过程中出现异常如合作数量突然大幅增减等的客户；C.公司领导参与的走访形式。一般是 B类级别以上的客户、潜在的作为开发重点的、近期承接了工程订单的、须由公司领导敲定具体事宜的客户及业务。③明确访问的目的。④总结访问所了解到的情况及访问的效果。文档标准实用文案附件4：销售开单、仓储物流管理及统计工作指引一、目的为加强公司经营物资的购、 销、存（含在途）数据统计、仓储物流管理及其它数据的综合管理，以有效配合公司业务运行。二、范围负责所有经营品种的购销存数据、资金、实物的跟踪管理，物流管理以及协议仓库的管理。三、职责（一）公司分管副总经理管理该项工作；文档标准实用文案（二）公司其他部门监督及配合该项工作；（三）资源信息部开单组负责公司销售开单控制、销售应收款跟踪、采购库存数据管理、物流管理、仓库管理以及实物库存管理。四、工作程序（一） 销售开单管理1.销售开单：开单员负责办理销售业务的开单手续，根据销售部门提交的购货确认书（以下简称“购货书”），开具有效的提货凭据。销售开单时必须对购货书的客户档案、销售方式、销售模式、资源、付款方式、价格及优惠等6个方面进行具体审核。1）客户档案的审核：开单员对每张购货书的开具，需首先审核“实际控制人”是否在销售系统中已有编号，如果不存在，需由客户管理员对新客户进行核查并编号后，方给予增加客户档案。其次审核购货书的结算单位是否已发生，如有相同的单位名称，需取已存在的财务编码（即后六位）并按实际控制人编号及部门所属加以区分。如没有相同的单位名称，须按“客户档案”的系统要求，将新单位增加到基础资料中。2）销售方式的审核：开单员对每张购货书，需进行是否为常规销售还是合同销售的确认。如属常规销售，则可执行公司当日的销售政策。如属合同销售，需提供已签定的合同文本或合同编号并经销售经理签名确认，方视为有效单据。由于合同销售属特殊约定，不执行当日公司销售价格政文档标准实用文案策，因此需要在系统中制作销售合同。3）销售模式的审核：每张购货书，开单员需确认是属于哪一种销售模式，包括仓库销售、市场临购直拨销售、厂家直拨销售、大宗委托采购直拔销售。销售类型 工作内容购货书上是否注明提货地点，客户提货方式为自提还是包运，如属自提方式，是否提供仓库销售 了提货车号、提货人姓名、身份证号。如属包运方式，是否提供了送货地点、联系人及联系电话，包运方式还需由物流管理员审核确认后方为有效购货书上是否注明供应商的名称、厂家名称。是否有采购负责人对该批临购业务进行审市场临购直拨销核确认。提货方式是否注明自提或包运的方式，针对不同方式的处理参照仓库销售的提售货处理厂直拨销售 购货书需由采购负责人签名确认，注明厂家名称送货地点、联系人及电话等大宗委托采购直 对委托采购的货物，由于只付了保证金，销售时货权归属未转移至我司，我司将以销定拔销售 进进行分批购买。购货书上需由采购员注明开某批次资源、明确实际提货仓库4）资源的审核：开单员对销售业务员提交的客户购货书中的资源要求进行库存存货确认，防止发生超库存销售情况。5）付款方式的审核：购货书是否注明付款方式，是电汇还是赊销方式。不同的付款方式，是否执行不同的价格优惠政策，因此，开单员需审核购货书的付款方式是否明确。6）价格的审核：每张购货书不同的销售方式，执行不同的销售政策，如属常规销售中仓库销售，只要注明付款文档标准实用文案方式，开单员可直接调取系统中的价格批文，再选择优惠政策，则该张购货书的价格就能直接反映。调出的价格需与购货书上的价格进行对照，审核是否有误。如有特殊优惠情况，需部门经理及公司分管领导签名确认，并由资源信息部提交审核。（7）提货单的开具：经以上几项审核完成后，开单员可根据购货书的内容在系统中将客户所需的资源产品开具并打印出来。8）提货单的盖章：打印出的仓库提货单首先由制单人签名，再送交财务部由指定签发人签名，加盖“公司提货专用章”印章，该仓库提货单方为有效提货单；9）开单员或数据管理员结束当日销售开单后，无论客户领取提单提货或我司以传真发货，均必须和发货仓库核对当日所有单据，未经核对的单据要求仓库一律不予发货，并对传真过程中不清晰的数据及时提示。（二）销售出库管理1.销售出库：开单组数据管理员负责跟踪购货书的发货情况，需将开具的提货数据录入在系统中，为销售部提供准确的数据信息，及时反馈客户的应收款状况，方便业务部门对客户数据的跟踪与核对。1）仓库销售的出库：仓提的实数是依据各个仓库所返回的提单实提数（报表形式）录入到系统中；并由数据管文档标准实用文案理员将实提数填写在提货单上。由于仓库返单存在时间及地域上的差距，为及时返馈信息，数据管理员可依据仓库每日的报表将实提数预先录入系统并填写在提单上，最后将红联（财务联）返至财务，绿联（客户联）返至业务，白联（存根联）装订保存。待仓库返回磅码单再与出库数进行核对，磅码单由开单组保留，按日期分仓库归档备查。2）直拨销售出库：直拨单的出库包括市场临购、厂直拔和大宗委托采购的形式，这三种单据的实提数据，是由采购员负责提供。市场临购出库由采购员在开具的提货单上签名确认实提数后，交开单组数据管理员录入系统，数据管理员分别做进、出库数据录入；厂直拨出库必须由价格管理员在厂家直拨单上审核单价及采购人员签名确认实数后，方可交开单组数据管理员录入系统；大宗委托采购也由采购员在开具的提货单上签名确认实提数后，交开单组数据管理员录入系统。（但数据管理员不再做进库数据录入）（三）数据管理及仓储协调跟踪管理1.采购在途：物资在未发到指定的到货地点前（已从厂家装车或装船）经采购人员确认后由数据管理人员录入系统。2.仓储入库：数据管理员根据仓库所反馈的验收入库单，核对采购在途的到货仓库、厂家名称、车号、规格及数量是否一致，核实无误后在系统中确认入库，增加库存资源。为文档标准实用文案及时反映到货情况，数据管理员可依据仓库的日报表办理入库，待仓库返回验收入库单后再做核对。3.直拨（含厂直拨或市场临购）入库：直拨销售的特点是“以销定进”方式，为了坚持“先开单后发货”的原则，因此，容许系统在没有库存的情况下要办理开单，待货物发出后，采购情况数据（即销售情况数据）反映在系统的货物在途上。数据管理员在销售部门认同和销售数据一致的情况下，对货物在途办理入库，由于直拔仓库是虚拟的仓库，因此，在货物入库后，采销一致，库存将为零。4.库存核对：为保证公司库存帐目的清晰、准确，数据管理员需每个工作日与仓库核对库存数据、相同时间节点的出库、入库数据等。每月按不同资源、规格将本月公司采购的入库数量与仓库的收货数量进行核对，查实是否存在我方已发出，仓库未收到的情况，如有发现需及时通知采购员核实具体情况。每月的入库数量核对无误，还需核对每月的出库数量，出库数据以仓库的磅码单的重量为准， 如有不符，需核实查证，以保证双方数据的准确性、一致性。5.库存盘点：库存盘点是由于某批次货物的实物已销售完毕，入货数量与出货数量存在偏差， 为反映实际盈亏情况，需办理库存盘点，清理该批次的库存。仓储管理员每月与仓库核对账目库存，对无货的规格做及时的盈亏处理。每月除了核对账目库存以外，仓储管理员还必须对实物进行盘点，文档标准实用文案做到帐实一致。另外仓储管理员需协助财务部核对每月的财务库存（减掉未开票量）是否与业务系统的库存一致。6.实物盘点：每月末，由仓储管理员到仓库现场进行实物盘点，及时发现实物与系统数据的差异，发现问题，及时纠正。对于货物大批入库或者售罄一批货物时，仓储管理员需到仓库进行巡查实物，及时发现锈蚀货物，将货物情况反馈给业务部门，以及时作出清理。（四）报表管理收、发、存报表：仓储管理员每月底，将上月26日至当月25日结帐期的收、发、存汇总表打印出来，交财务部核对（另分管副总经理，总经理各递交一份） 。汇总表按仓库、厂家、品种、钢号、规格、数量来统计，直观反映结帐期内的入库数量、出库数量、结存数量（系统结存数量及仓库结存数量），如有差异，必须说明差异原因。每月的汇总表作为与财务部核对财务库存的依据。（五）物流管理1.为了向客户提供更好的服务，满足客户的运输需求，对于有需要的客户我司可为其提供包运服务，与物流相关的各项工作由物流管理员负责。1）物流车队的签定在签定物流车队前，物流管理员应全面掌握物流公司的实力、管理能力、运力、公司信誉，掌握了解物流公司各到文档标准实用文案货站的价格，并将相关情况上报公司领导，由公司领导决定是否与其签订运输合同。在签订运输合同的同时，必须与车队负责人签订个人财产担保协议，最大限度的避免运输风险。2）物流车队的选择与物流结算①在销售部门有包运业务时，物流管理员根据需代办运输的数量联系物流车队，洽谈运输价格，从签约的车队中选择运价便宜、服务好的车队进行货物配送， 向其发出派车函，并跟踪车队车辆调配、货物装车情况，监督物流运输过程，查询货物是否及时、 准确、安全的到达客户；在货物到达后，跟踪货物外观质量、数量等的验收情况。②在物流公司出具运输结算单后，物流管理员及时核对结算单上的重量、单价、金额等是否准确，经双方确认无误后，通知财务进行运输费用支