文秘管理类复习资料

精选优质文档-----倾情为你奉上精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业专心---专注---专业精选优质文档-----倾情为你奉上专心---专注---专业公文：农村信用社公文是本系统在经营管理中普遍使用的具有行政约束力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。

218、公文主要种类

公文主要种类有：（1）决定；（2）决议；（3）通告；（4）通知；（5）通报；（6）报告；（7）请示；（8）批复；（9）意见；（10）函；（11）会计纪要。

219、公文主体的组成部分

文件主体是指红色横线以下，至主题词（不含）之间的公文各要素。一般包括公文标题、主送机关、公文正文、附件标注、成文时间、印章等。

220、公文拟制的要求

起草公文要做到：（1）符合党和政府的方针、政策，符合国家的法律、法规及有关部门的规定。（2）全面、准确地反映客观实际情况，完整、准确地体现发文机关的意图，提出的措施切实可行。（3）观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨。文字精练，表述准确，标点正确，篇幅简短。（4）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（5）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（6）人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。（7）必须使用国家法定计量单位。（8）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰词色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。（9）引用公文应注明发文机关、原文件标题及原发文字号。引用顺序是：先引发文机关，后引文件标题，发文序号在文件标题后并用括号括起来。（10）在使用专用名词的简称时，应使用规范化的简称或约定俗成的简称。否则，要先用全称，再用简称，并加以注明。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时，注明准确的中文译名。（11）行文结构序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四去为“（1）”。（12）“制度”、“办法”等文件的结构一般是，第一层为“章”，第二层为“条”（“条”内结构顺序一般为“（一）”、“1”、“（1）”）。（13）送审稿一般要求打印。

221、收文办理的一般程序

收文的办理，包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办、存档等程序。

222、发文办理的一般程序

省联社发文(含党委、纪委发文，下同)的办理程序一般是：主办部(室、中心)拟稿人拟稿一承办部门负责人审核一办公室综合秘书核稿一办公室负责人核签一办公室专职秘书送分管领导签发(如须送理事长签发的，由办公室专职秘书按分管领导的意见送签)一办公室编号、打印、校对[由主办部(室、中心)负责]、盖章、分发(存档)。办理发文时，要使用统一印制的发文稿纸，按程序运转，各环节要据实填写。拟、核、签、打印、校对文稿时应健全登记签字手续。省联社主办的与其他部门联合发文，须由我联社承办部门与联合发文单位的对口职能部门沟通，取得一致的倾向性意见后拟文，按程序送核稿，经省联社领导签发后送有关部门会签；会签件返回本联社后，主办部(室、中心)将会签情况反馈给签发该文件的领导；待领导阅示后，再由主办部(室、中心)送办公室编号、打印、校对(由主办部门负责)、盖章、分发。第八部分文秘类424．金融写作需把握的原则有哪些？答：（一）真实性原则。金融写作必须立足真实。真实，是金融写作的生命，脱离了真实，再好的东西也显得苍白。（二）准确性原则。在写作中，常常会涉及到一些数字、文件名、规章制度条款引用，力求要准确，不要出现数字前后矛盾，名称错误，条款内容错误。（三）严谨性原则。金融写作一般是公文、论文、信息报道为主，这类文体，有具体的格式和要求，力求简捷，文字要精炼表达意思要一目了然，同时，遣词造句要有严谨性。（四）时效性原则。金融信息和新闻都有一定的时效性，这类稿件写作要及时，要在第一时间见报，过了一定的时效，文章再好，也没人愿意再读。425．金融写作的技巧是什么？答：（一）选好一个题目。题目在写作中相当关键，一个好的题目会给人留下一个过目不忘的印象，给人想读下去的欲望。通常有悬念型、反问型、风趣型、俚语型、偷换概念型等等，视其内容而定。（二）拟写一个提纲。提纲是文章的骨架，当你在想写一篇文章时，必须先有一个总体构思，这篇文章，有几个层次，分几个层次说，重点在哪个层次，哪个层需重点阐述，哪个层次可以一笔带过，然后按层次拟写一个提纲，组成文章的基本框架，再每个层次有针对性的拟写内容，以免前后混杂，层次不清。拟写的提纲时力求精炼，格式相同或相似，这样你的提纲就可以作为文章的小标题。（三）开篇有针对性。文章开篇，对要交待的事项，要有一个概要总括，穿针引线，进入主题，总括要有针对性，切忌千篇一律，搞形式，喊口号，使人弄不明白你究竟要说啥，要表达什么意思。（四）首尾要相呼应。文章结尾时要与文章开头相呼应，不能开头说一件事，结尾又扯到另一件事，开篇的观点又在结尾时予以证实。（五）要反复修订。文章写成后，要反复修改，检查意思表达清楚没有，语法、标点有无错误，数据引用是否正确，文中要求与政策、制度有无冲突，与以前的要求有无自相矛盾之处。426．如何提高写作质量？答：（一）要在日常中积累素材。这一点相当重要，没有素材，就写不出好文章，既使写出来也尽是空话，套话，好的素材可以使文章显得生动，真实，耐看。一是要深入生生活去发现和积累素材，闭门造车是写作的大忌，金融写作更是如此；二是在从报刊、杂志、网络等媒体搜集素材，学习别人的观点和看法，学习别人对一件事情的不同提法，对可以借鉴的素材要注意要不断积累保存，到了写作的时候可以参考；三是对以前自己写过的文章素材要注意保存，下次写作类似文章可以借鉴。（二）要有自己的观点。在实际写作过程中，有时需要对别人的观点和写法进行引用和借鉴，但切忌一味的照搬照抄，要结合当地的实际，有自己独特和认识和观点，并要用事实和有力的证据来证明这个观点的正确性。没有自己观点的文章不是好文章，全部照搬别人的观点只能给人一种似曾相识和味同嚼蜡的感觉。（三）要有创新的思路。好的文章必须要有创新，没有创新的写作没有吸引力，在写作思路上，不能囿于一种思路，一种说法，有时回想自己以前对一件具体事情的思路，再根据形势的发展换一种新的思路，换一种新的提法，特别是政策性较强的文章，要紧跟政策形势发展，与时俱进。427．如何写典型材料？答：典型材料是把先进集体或先进人物的事迹，或把犯错误党员干部、发生问题单位胡的情况加以综合整理而写成的书面材料。整理典型材料的目的在于研究问题，推动工作。因此，典型材料应确实具有典型意义。典型材料包括正面典型材料和反面典型材料。典型材料内容包括标题、正文两部分。包括单位或个人名称，典型事例的发展过程，典型事例的价值或意义，典型材料中的经验，以及有关编写者的批评、表扬、建议等。这里着重介绍一下先进典型材料的写法。先进典型材料又可分为先进事迹材料和典型经验材料。写作先进事迹材料，一般有两种情况：一是先进个人，如先进工作者、优秀党员、劳动模范等；一是先进集体或先进单位，如先进党支部、先进车间或科室，抗洪抢险先进集体等。无论是先进个人还是先进集体，他们的先进事迹，内容各不相同，因此要整理材料，不可能固定一个模式。一般来说，可大体从以下方面进行整理。(1)要拟定恰当的标题。先进事迹材料的标题，有两部分内容必不可少，一是要写明先进个人姓名和先进集体的名称，使人一眼便看出是哪个人或哪个集体、哪个单位的先进事迹。二是要概括标明先进事迹的主要内容或材料的用途。例如《王××同志端正党风的先进事迹》、《关于评选张××同志为全国新长征突击手的材料》、《关于评选××处党支部为省直机关先进党支部的材料》等。(2)正文。正文的开头，要写明先进个人的简要情况，包括：姓名、性别、年龄、工作单位、职务、是否党团员等。此外，还要写明有关单位准备授予他(她)什么荣誉称号，或给予哪种形式的奖励。对先进集体、先进单位，要根据其先进事迹的主要内容，寥寥数语即应写明，不须用更多的文字。然后，要写先进人物或先进集体的主要事迹。这部分内容是全篇材料的主体，要下功夫写好，关键是要写得既具体，又不繁琐；既概括，又不抽象；既生动形象，又很实在。总之，就是要写得很有说服力，让人一看便可得出够得上先进的结论。比如，写一位端正党风先进人物的事迹材料，就应当着重写这位同志在发扬党的优良传统和作风方面都有哪些突出的先进事迹，在同不正之风作斗争中有哪些突出的表现。又如，写一位搞改革的先进人物的事迹材料，就应当着力写这位同志是从哪些方面进行改革的，已经取得了哪些突出的成果，特别是改革前后的．经济效益或社会效益都有了哪些明显的变化。在写这些先进事迹时，无论是先进个人还是先进集体的，都应选取那些具有代表性的具体事实来说明。必要时还可运用一些数字，以增强先进事迹材料的说服力。为了使先进事迹的内容眉目清晰、更加条理化，在文字表述上还可分成若干自然段来写，特别是对那些涉及较多方面的先进事迹材料，采取这种写法尤为必要。如果将各方面内容材料都混在一起，是不易写明的。在分段写时，最好在每段之前根据内容标出小标题，或以明确的观点加以概括，使标题或观点与内容浑然一体。最后，是先进事迹材料的署名。一般说，整理先进个人和先进集体的材料，都是以本级组织或上级组织的名义；是代表组织意见的。因此，材料整理完后，应经有关领导同志审定，以相应一级组织正式署名上报。这类材料不宜以个人名义署名。428．写作典型经验材料-般包括哪些部分？答：写作典型经验材料-般包括以下几部分：(1)标题。有多种写法，通常是把典型经验高度集中地概括出来，一般不采用公文标题的写法。这种集中概括出来的标题，既包含正文中各部分典型经验的内容，又不是这些内容的简单重复，可以说就是典型经验的主题。(2)开头。一般是展示典型经验的背景材料和突出的成果。背景材料包括典型的自然情况、社会背景等，既要写出典型经验出现的环境，又不要冗长、罗唆。成果，要概括写出最为突出之点，并尽可能与背景材料相映衬。有也把成果放在材料的尾部来写，这要根据具体材料安排。(3)主体。对典型经验的具体展开，是典型经验材料的核心部分。写作这部分内容，一般是从总体上把典型经验按照一定的逻辑关系分成几个部分。几部分都是紧紧围绕标题，服务于标题，说明标题；各部分之间要有内在联系，但不能互相重复，互相包含，要相对独立地处在一个统一体内。一般来说，这部分内容的表述，应当既要有思想，又应有具体做法或实例，既要有面上的综合，又应有点上的说明，最好还要有一些必要的数字。429．写作先进典型材料，应当注意以哪些问题？答：(1)事实必须真实、可靠。先进典型材料的先进事迹是否真实，直接关系到先进典型的生命力。只有绝对真实9才能使先进典型真正具有教育人、鼓舞人的作用。因此，凡是材料中反映的先进思想、先进事迹和典型经验，一定要认真核对清楚，不允许有半点虚假、拔高或拼凑及张冠李戴的情况，不能把道听选说、未经核实的"先进事迹"和"经验"写入材料。如果确实一时难以搞清楚，宁可暂时不写，也不能勉强凑数。(2)观点和提法要分寸恰当。在叙述先进典型的先进事迹和经验时，要注意摆正先进典型和其他群众、集体的关系。许多先进个人、先进集体的事迹，都不是单枪匹马干成的，是与周围群众和其他集体、单位的大力支持分不开的。因此，讲先进典型的事迹、经验，一定要注意切不可讲那些脱离群众、脱离整体观念的过头话。否则，就不能起到先进典型的带动作用。(3)文字要朴实、简明。整理先进典型材料，主要是通过实实在在的事实说话。这就要求在语言文字的表达上，一定要善于选择那些实在、贴切的词语。不要过多选用做修饰成分或言过其实的形容词。不要讲空话、套话，硬拉架子做文章。话要说得简洁明了，凡是能用较少的话把事情说清楚的，就不要把话拉长。430．如何写调查报告？答：就是单位或个人把对某个问题调查的情况，向有关领导部门或群众报告。它是对客观存在的事物有目的进行深入细致的实地调查，通过各种方法和途径，掌握大量的情况和材料，然后作认真的分析研究，努力找出事物的本质，弄清它的发展规律，有根有据地写成的报告。调查报告所反映的对象，可以是某一事、某一人、某一单位、某一方面的情况，也可以是揭示经验或揭露问题。调查报告的种类很多，大致可以分为：典型经验的调查，揭露问题和矛盾的调查，某一事物历史沿革的调查，新情况新事物的调查，以及基本情况的调查等等。不同类型的调查报告，写法不尽相同，大体情况是：公文式标题。一般由介词"关于"加调查事由、文种组成，如《关于农村基层党组织情况的调查报告》。也有的省略介词"关于"和文种，如《农民负担情况调查》。正副式标题。正题揭示调查报告中心思想，副题说明调查的事由或调查范围，并写明"调查报告"或"调查"字样。文章式标题。这类调查报告的标题比较灵活，标题中不写出"调查报告"或"调查"的字样。有的是概括出调查报告的基本内容，如《带领村民共同致富的坚强战斗堡垒》；有的是采取提问的形式，如《这里的干群关系为什么这样好?》。（2)开头，各类调查报告的开头，主要有以下写法：第一，交代调查本身情况。包括调查的起因、调查的内容、调查的对象和范围等。第二，交代调查对象情况。包括被调查者各方面的概况或有关自然情况等。第三，对全文内容作出概括。包括点出调查报告的结论性意见或主要经验等。当然，有些调查报告可能是某两种写法的结合。也有的调查报告没有开头语，在标题下面分几部分直接写下去。(3)主体，各类调查报告的主体要解决好两个问题：第一，观点材料的组织。写任何调查报告都要确立明确的观点，全篇要确立总观点，各个组成部分也要确立服从总观点的分观点。总观点应当具有典型性、普遍性和针对性，应当反映客观事物的本质和社会现实的主流，应当具有较强的指导性和教育意义。总观点要包容分观点，分观点要说明总观点。总观点和分观点都是从调查的材料中经过分析研究而得出的，但要根据总观点和分观点去组织材料，使材料为观点服务，材料和观点有机地统一起来。第二，布局结构的安排。调查报告是文字篇幅较长的应用文体，应当精心地安排好布局结构。一般来说，调查报告的结构主要有：第一，横式结构。这种结构是把材料分成几个部分来写，每个部分观点鲜明，中心突出。采用这种结构形式，要处理好各部分之间的关系，如并列关系、因果关系、分总关系、主从关系等，都应妥善安排。第二，纵式结构。这种结构是按调查事件发生、发展的先后顺序，从头至尾加以阐明。第三，综合式结构。这种结构安排是兼有横式、纵式的特点，相互结合地安排材料。（4)结尾，不同内容的调查报告，结尾的写法也不同，一般来说，有以下主要写法：第一，针对调查的内容，提出意见或深入研究的问题。对某些问题的调查，多以表明意见、建议作为结尾；对某些新生事物的调查，多是提出有待深入研究的问题作为结尾。第二，概括全文的基本思想，深化调查报告的主题。对某些方面基本情况调查，推广某些成熟的典型经验，多采取这种写法结尾。第三，补充式结尾。有些情况和问题，与调查报告的中心内容和主旨关系不大，在正文部分没有提及，但又需要讲清的，可以在结尾处附带加以补充说明。(5)落款。写明作者名称，如果是联合调查，亦应标明。在作者名称下面写清年月日。有些调查报告有附件，应在结尾处标明附件名称、份数。431.写调查报告应注意哪些问题？答：写调查报告应注意以下几个问题：（1)必须掌握大量的第一手材料。要深入群众，了解调查对象各方面的材料，包括正面的、反面的，直接的、间接的，历史的、现实的，弄清它的来龙去脉，为分析研究提供大量、可靠的事实依据。(2)要善于作认真的分析与研究。对掌握的大量材料作"去精取精、去伪存真、由此及彼、由表及里"的处理，要透过表面现象，看到事物的真面目，抓住它的本质，从而得出正确的判断和结论。(3)要选用切实、可靠的材料说明观点。调查报告所揭示的结论，必须通过对具体情况、具体事实作客观的叙述和分析很自然地得出。要善于用精确、充足的材料来说明观点。不能脱离材料空发议论；也不能只摆一大堆材料，而不提出明确的观点和结论。(4)调查报告的文字要朴素、明确、实在。要注意把说理和叙事有机地结合起来，要善于用简要的议论总结经验，阐明规律，说明政策。还要注意运用可靠的统计数字和群众语言来印证观点。关于调查报告的写法，由于调查的对象和内容的不同，写法也不完全一样。432.撰写总结应注意的问题有哪些？答：（一）首先要有实事求是的态度。工作总结中，常常出现两种倾向：一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题；另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。这两种都不是实事求是的态度。总结的特点之一“回顾的理论性”，正是反映在如实地、一分为二地分析、评价自己的工作上，对成绩，不要夸大；对问题，不要轻描淡写。（二）总结要写得有理论价值。一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么；谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。（三）总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议。433．什么叫工作总结？它的结构内容有哪些？答：工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下，肯定成绩，找出问题，归纳出经验教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，把这些用文字表述出来，就叫做工作总结。工作总结按内容可以分为工作总结、学习总结、思想总结等；按时间可分为年度总结、季度总结等；按范围可分为个人总结、党支部(小组)总结、单位总结等；按总结的内容所涉及的面又可分为全面总结、专题总结等。工作总结可不拘泥于"格式"和"框框"，但以下内容是必须包括的：(1)标题。总结的标题分为单标题和双标题两种。单标题又可分为公文式标题和文章式标题。公文式标题：单位名称十时限十总结内容十文称。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。文章式标题一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。双标题是同时使用上述两种标题，一般正题用文章式标题；副题采用公文式标题，补充说明单位、时限、内容等。(2)基本情况。应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等内容。它是工作总结的引言，便于把下面的内容引出来，只要很短的一段文字就行了。(3)工作回顾。要详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施，要写得详细、具体，对取得的成效要表达得形象、生动。在写工作回顾的过程中，还要有意识地照应到下一部分的经验教训，使之顺理成章地引出来，不至于造成前后不一的感觉。(4)经验教训。应从工作回顾中很自然地归纳提炼出采。一定要写得丰富、充实，并选用具体事例适当地展开议论。使总结出来的经验和教训，有论点，有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益。(5)结语部分。主要写明今后的打算，也只需写很短的一段话。写得长了，反而冲淡了主题。(6)总结正文写完以后，应该在正文的右下方(指横行文字)，写上总结单位的名称和总结的年月日。434．写工作总结应注意的问题是什么？答：写工作总结应注意以下几个问题：(1)总结正文，有两种不同写法，要根据实际需要选择好。一种是以工作回顾连带谈及经验教训。基本上是按工作展开的程序和步骤，分段说明每个步骤和阶段的工作倚况，夹叙夹议地引出相应的经验教训。这样写，主要着眼于工作过程的回顾。另一种写法是总结经验教训为主，用工作回顾阐明经验教训。一般是先归纳和提炼出几条经验或教训，分别展开论述，把工作过程、工作办法、取得的成效等等穿插在里面写，使经验和教训看起来更加充实。但是这样写，整个工作回顾会被拆开来分别为阐明观点服务，显得零散。为了弥补这一不足，可以在第一部分基本情况中适当加以详述，使人对工作概貌有一个总的了解。(2)总结必须实事求是。事实要准确，不能报喜不报优，不要夸大其词。(3)总结的观点要正确。一定要以党和国家的方针、政策作为衡量工作的主要标准。观点正确，是总结能否站得住的关键。同时还要注意，光有正确的观点还不够，还需要有能够说明观点的丰富的素材和具体的内容，这样的总结人家就喜欢看，看后也能有所收获。(4)写总结文字要力求准确、生动、活泼。总结是概括实践，反映客观事物的，因此用词要确切。'总结要尽可能地多用群众喜闻乐见、形象生动的语言。写总结切忌年年老一套。(5)要总结出规律性的东西。对大量材料，各种类型的矛盾，要反复分析研究，抓住其中的主要矛盾、本质特点、来龙去脉来论证其发展的趋势。435．么是述职报告？答：述职报告是对干部本职工作完成情况的检验，也是考查干部能否很好地履行职责以及是否称职一种手段。述职者要对自己在前一段时间或整个任职期内完成的工作，作一个综合的、自我评述性的汇报，突出表现德、能、勤、绩四个方面，表现履行职责的能力。述职报告能够比较全面地反映述职者的基本情况和工作能力，有利于组织或上级领导进行各方面的考核；述职报告作为重要的业绩材料，有利于群众地述职者进行监督和批评；述职报告是述职者对自身的检查，可以做到“吾日三省吾身”，能够不断提高自身素质。随着我国干部人事制度改革的不断深入，述职报告已经成为各类人才精英充分展示自己才华的一条重要渠道。436．如何写好述职报告？答：写好述职报告，应做到四要四忌。（一）要实事求是，切忌华而不实。述职报告一定要讲真话，讲实话，讲心里话。无论称职与否，都要与事实相符，既不要自吹自擂，也不要过分谦虚。述职报告一般要当众宣读，一些同志为了顾面子，获取领导和群众的好感，对自己的工作成绩大肆渲染，夸大其辞，只讲自己的优点和所取得的成绩，对工作中存在的问题和不足采取回避态度。其实，任何人无论做什么工作，即使非常尽职尽责，缺点、错误也不可避免。而且，每个人所取得的成绩并非一己之功，是全体同仁密切配合、共同努力的结果。作为一名合格的国家干部，应排除私心杂念，以群众利益为重，上不欺领导，下不瞒群众，正确处理好个人与集体、主观与客观的关系，时刻保持清醒头脑，分清功过是非，做任何事都不要抢头功，做到实事求是。在肯定自己成绩的同时，也要敢于承担责任，使述职报告真正全面地体现出自己的德、能、勤、绩四个方面的情况。（二）要突出重点、切忌报流水帐。平时的工作材料是琐碎的、分散的、零星的，述职者在动笔之前，要对材料进行筛选和整理，选择主要工作，抓住主要政绩来写，不要事无巨细，一概罗列。如果为了评功摆好，照顾各个方面的关系，把述职报告写成啰啰唆唆的“流水帐”，就会让人不知所云。述职报告的写作目的是为了说明其工作是否称职，因此，要将履行职责的过程，取得的成绩或出现的失误，及对工作的认识表述出来，要对履行职责的情况和取得的成绩进行深入的分析和研究。要解释棘手问题的处理方法，特别是要交代清楚对群众迫切关心的问题是如何认识和处理的。剖析工作失误的原因，做到一切从实际出发，对得与失作出客观公正的评价，真正体现述职者的道德素质、政治理论素质、处事决断开拓进取精神。这些内容写得恰切适度，能全面反映述职者的工作能力和基本素质，让领导和群众清楚地了解述职者称职与否，从而对述职者作出恰当的评价。（三）要情理相宜，切忌考虑个人。述职报告在叙事说事过程中，要有适当的感情色彩。但是个人情感不要融入过多，以免造成不良影响。述职者要对自己以往所从事的工作进行归纳、概括、提炼，围绕履行职责的实际情况进行认真、全面的反思，肯定成绩，找出差距。要与群众面对面地交流，以坦诚的胸怀虚心听取各方面的意见。特别是工作中群众反映较大、意见较为突出的问题。另外，述职报告要如实阐述群众的反映，面对事实，将自己的真实想法公之于众，这样群众会感到亲切，而且也加深了群众对自己的理解和信任。然而，有一些竞争上一级职务的述职报告，述职者过多地考虑个人的利益，过于看重取得的政绩，热衷于锦上添花，缺乏面对错误与失败的勇气，这不仅脱离了群众，也严重违背了述职报告的宗旨。江泽民同志多次强调，共产党人要立志做大事，不要立志做大官。作为党的干部，一切从党和人民的利益出发，光明磊落,襟怀坦白，乐于奉献，这样才能更好地为群众办一些实事。（四）要语言朴实，切忌虚饰浮夸。述职者要有驾驭语言的能力，崇尚朴实，给听众以豁然开朗的感觉。朴实之美历来备受人们推崇。在述职时，用朴实的语言叙事说理，不仅缩短了与群众的距离，也密切了和群众的关系。有些同志为了显示自己才学，述职报告的语言艰深难懂，洋里洋气，群众听起来如“雾里看花”，摸不着头绪，反而弄巧成拙。述职报告实用性，决定了它的语言必须具有真理般的自然质朴。述职者面对听众文化层次有差异，这就要求叙述时语言表达通俗易懂，多采用质朴无华的群众性语言，直陈其意，决不哗众取宠，也不能用一些生僻的字眼，故作高深。437．应用文书中，公文是最讲程式化的文种。公文的程式化，在很大程度上通过书面文字材料形成的相对固定的格式以表现。公文的格式由哪些部分组成？答：法规与规章文书在文面上表现为章条式，诉讼文书和部分经济文书（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的应用文书在文面上相对来说具有较强的灵活性、多样性。一份完整的公文，由文头、主文、文尾三部分组成，公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。（一）文头格式公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。1．文件名称文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。2．发文字号发文字号又称发文号、文号、文件字号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。位于发文机关标识下空2行处、间隔线上面居中位置，紧靠间隔线。发文字号使用与正文相同的字体。发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。发文字号中三个部分的书写顺序是：先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字〔2006〕14号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。发文号中的年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。不能把“2006”简化为“06，括号须用六角括号“〔〕”，不能用半圆括号“（）”。联合行文的发文字号，只标主办机关的发文字号。发文字号的作用主要有三个：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。3．签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名。“签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。4．秘密等级（密级）秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。秘密等级标注在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，则顶格标识在版心右上角第1行。秘密标志为★，无密不标。前标密级，★后写保密期限，如“机密★5年”。5．紧急程度（急度）紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行。6．份号份号，又称份数序号，是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（二）主文部分公文的主文，包括标题、题注、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、签署、印章和成文年月日等。1．标题公文的标题即公文的名称，是公文内容和作用的高度概括。完整的公文标题由发文机关名称、公文事由（或公文主题）、公文种类三部分组成。概括事由是公文拟题的关键。事由要避免意义含混，令人不知所云，要体现概括性，不能面面俱到，臃肿庞杂。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是单位内部使用的公文，标题中可省略发文单位；二是省略事由，如《新大地公司通知》。2．题注题注即注释、说明标题的文字。它位于标题之下、主送机关以上，一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。有的题注用括号括住，有的用破折号标识。3．主送机关主送机关，又叫做“抬头”、“受文机关”或“上款”，是指公文的主要受理机关。位于正文之前，标题之下，顶格写。如主送机关不止一个时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：普发性下行文，主送机关较多，一般使用泛称，如“校各直属单位”。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。4．正文正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除个别极简短的公文外，正文内容分开头（又称原由或引据）、事项、结尾三部分。5．发至级限发至级限指文件发至层次，一般写在正文后，落款的左上方，也可将其放在主题词上面、落款的左下前部附注的位置。发至级限要用圆括号括上。6．附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。附件是公文的组成部分，指随文发送的文件、报表、材料等，作为正文的补充说明或参考材料。不是所有公文都需附件，根据需要而定。附件必须写所附内容的标题或名称，附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：⒈××××”）。附件名称后不加标点符号。“附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。有的公文是专为报送一份材料或专为批转、转发、颁发某个文件而拟制的，被批转、转发的文件是公文的主体，正文只起按语或说明、批准、发布的作用，正文文本已写清这些文件、材料的名称，因此不必再标“附件”。7．发文机关发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。若是联合行文，主办机关排列在前。8．签署签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。签署在发文机关位置、领导人职务名称后空一格书写。9．成文时间一般文件，以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。成文时间关系到公文的时效。成文时间要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。成文时间，一般位于正文尾发文机关名称下一行右侧位置，会议通过的文件，则标在公文标题下。10．印章公文，除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖印章。印章要盖得端正、合乎规范。上不压正文，下要压年、月、日。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。（三）文尾部分文尾部分格式，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。1．主题词主题词，是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。标引主题词必须使用有关主题词表（如《国务院主题词表》、《教育类公文主题词表》等）。主题词的位置在附注下方、文尾横线上端。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，词与词之间，不写标点，空1个字的间距。2．抄送单位（抄送机关）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。3．印发机关、印发日期和印数印发机关，即印发公文的机关，要写全称。印发日期，以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于末页页码上端，同置一行。前面左空1字写印发机关，最后写印发日期。印发日期右空1字。印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，写“共印××份”，用圆括号括上。4．附注附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明有关引文的出处；解释有关名词术语。发至级限，有时也以附注的形式来说明。“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。附注应当加括号标注。位置居左空2字，在成文时间下一行。5．页码页码，即公文的页码顺序，在一页公文的最下端。6．书写与用纸文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。有关公文的其他格式规定，请参见《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704－1999）。438．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。439．公文的层次和段落的含义是什么？答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。2．公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。(二)段落段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。440．划分段落的注意事项有哪些？答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。441．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。442．照应的含义是什么？它的作用是什么？答：（1）．照应的含义。照应就是文章前后内容之间的关照和呼应。它的作用是：作为一个有机的整体，文章的前后内容有着紧密的关联。缺乏内容的前后关照和脉络的前后呼应，文章就会散乱、松懈。合理地运用照应的手段，不但能使文脉贯通，结构严谨，还能使文章中某些关键的内容得到强化。443．公文中照应的常见形式主要有几种，含义是什么？答：公文中照应的常见形式。首尾照应、序列照应、注释性照应三种。什么是首尾照应？首尾照应就是结尾照应开头。如开头说“为……制定本规定”，结尾要求“本规定从×月×日起施行”。什么是序列照应？文章内容按照排定的序列依次表达时，序列的外部标志之间会产生前后呼应。如“首先……其次……最后……”，就是文章序列的外部标志，人们读到“其次”时，不可能不回想一下“首先”的内容，读到“最后”时，对前面的若干层次都会有所回顾。还有“第一……第二……第三……”，以及“一、二、三”等序码标志，都会起到这样的照应作用。序列照应不得出现错漏的现象。什么是注释性照应？在公文中，前面出现的一些概念无暇解释，可以在后面文章末尾处安排注释，一方面对前文的某些概念进行解释，一方面引导读者回顾前面的内容。例如，《监察机关实行回避制度暂行办法》(1992年11月16日监察部发布)的第十一条，就对前面涉及的“近姻亲”、“三代以内旁系血亲”、“近亲属”、“拟制血亲”四个概念的含义进行了解释。444．主次和详略的含义分别是什么？答：(一)主次。文章各部分的内容，在文章中所占的地位和所起的作用，并不完全相同，有的份量重，有份量轻；有的为主，有的为辅。分清主次，也是结构安排的一个主要环节。朱光潜先生对此也有论述：“文章不仅要分层次，尤其要分轻重。轻重犹如图画的阴阳光影，一则可以避免单调，起抑扬顿挫之致；二则轻重相形，重者愈显得重，可以产生较强烈的效果。……如果不分宾主，群龙无首，必定显得零乱芜杂。……如果有五六层意思都平铺并重，它一定平滑无力，不能说服读者。”朱光潜：《选择与安排》。在一篇文章中如何显出主次轻重？朱先生认为有两种方法，第一是在层次上显出，第二是在篇幅份量上显出。层次问题前面已有论述，这里只是再强调一下对层次之间的主次关系的把握。篇幅份量则涉及详略问题，是下面要讲的内容了。(二)详略。详是详写，略是略写。公文写作，表述观点时可详可略，叙述和引用材料时也可详可略。而且，详与略在文字上的差异是巨大的，一个事实，可以用十几个字就表达完毕，也可以用几百个字详加介绍。总的来看，公文是讲究精炼实用的文体，表达观点直接明了，叙述事实简炼清晰，一般不写细节，更不用精雕细刻的手法，与文学写作相比，公文的略写多于详写。但是，这并不意味着公文写作不分详略，就自身而言，各部分的详略安排还是十分讲究的。那么，公文写作如何掌握详略呢？具体写法必须结合实际才能确定，我们在这里只能提供两条原则。首先，以主次的地位确定详略。大多数情况下，主要观点和重要条文要详写，一般观点和次要条文要略写。其次，以典型程度确定详略。这是指材料而言。典型材料的说服力强，要表述得充分一些；非典型性的辅助性材料，则可以表述得简略一些。445．公文的开头和结尾有何哪些要求？公文开头的常见体式有哪些？答：1．公文开头的写作要求。首先是要开门见山。公文开头不能像文学作品那样极尽铺张渲染之能事，制造出特定的氛围后才切入正事或正题。公文必须开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。其次是要文笔简炼。公文开头，多数只有一个自然段，而且不能太长。最好做到不可增减一字的地步——如果增加一字，那个字必然是可有可无的；如果减少一字，则意思无法表达清楚。2．公文开头的常见体式。（1）根据式开头就是在开头表明发布公文的根据，所根据的一是上级文件，二是领导指示，三是有关规章，四是现实情况。这类开头一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词领起，如：根据《国务院关于进一步深化农村信用社改革的通知》(国发【2003】13号)，就深化我县农村信用社改革提出如下实施意见。根据放在前面做开头的写法，在公文写作中运用得十分普遍。（2）叙述式开头。运用概括叙述的方式，把公文所指向的主要事实作一个简要的交待，然后在事实的基础上展开主体部分的表达，这就是叙述式开头。例如：自1995年国务院召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来，全国各族人民积极投身到建设有中国特色的社会主义现代化建设事业中，各项改革和建设事业取得了巨大成就，涌现出了大批品德高尚、成绩显著、贡献突出的先进模范人物。为有利于调动全国人民建设有中国特色社会主义的积极性，全面完成党的十五大提出的各项任务，国务院决定，2000年“五一”国际劳动节前后召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会。现将有关事项通知如下：——《国务院关于召开2000年全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知》，国发〔2000〕5号，国务院2000年2月15日发布。叙述式开头可以使读者对基本情况、主要事实有一个大致的了解，在此基础上，理解公文下一步展开的内容就比较容易了。（3）结论式开头。一开头就提出对某一事件或某一问题的基本认识，以此为前提布置有关工作，提出开展工作的方法、措施和要求，也是一种比较常用的公文开头方式。例如：新中国成立50年来特别是改革开放以来，我国高等教育的改革和发展取得了令人瞩目的成就。在21世纪，高等教育肩负着伟大而又光荣的历史使命，应该也必须有更大更快的发展。但是，当前高等学校后勤服务模式落后、后勤社会化改革滞后、后勤负担沉重的状况，已经成为制约高等教育发展的“瓶颈”因素。因此，进一步推进并尽快完成高等学校后勤社会化改革，关系到今后我国高等教育工作的全局，具有重要而深远的意义，任务艰巨，时间紧迫。——《关于进一步加快高等学校后勤社会化改革的意见》，教育部、国家计委、财政部、建设部、人民银行、税务总局，1999年12月14日发布。开头或肯定成绩，或指出问题，或阐明原则，或亮明态度，开宗明义，一箭中鹄。（4）目的式开头。在开头提出发布公文的动机、缘由、目的，称为目的式开头。这种开头常以“为”、“为了”等介词作为领起。例如：为了严肃财经纪律，加强廉政建设，落实行政事业性收费和罚没收入“收支两条线”管理，促进依法行政，根据法律、行政法规和国家有关规定，制定本规定。——《违反行政事业性收费和罚没收入收支两条线管理规定行政处分暂行规定》，国务院2000年2月12日发布。目的式开头也是公文写作中运用较多的一种开头方式，这跟公文的实用性强，每一篇公文总有一个明确的目的有关系。446．公文结尾的写作要求有哪些？公文结尾的常见文体式有哪些？答：1、公文结尾的写作要求：与一般文章相比，公文的结尾有特殊的要求。它不能用象征、隐喻、暗示的方法去追求“言有尽而意无穷”的韵味，而必须明确提出结论性的意见、请求或执行要求。2、一是总结式结尾。在结尾处用简洁明白的语言进行画龙点睛式的概括归纳，也就是对全文内容进行总结。二是希望式结尾。在结尾处提出希望、号召。如：“我们希望市水利局及时改变拖沓作风，并能在今年解决××水库的维修问希望式结尾。在结尾处提出希望、号召。如：“我们希望市水利局及时改变拖沓作风，并能在今年解决××水库的维修问题。”三是说明式结尾。在结尾处对与文章内容有关的事项或问题进行交待说明。如：“以上内容仅用于征求意见，不能作为执行的依据。在没有正式通知之前，必须按现行有关规定办理。”四是套语式结尾。用固定的套语作结尾，多用于请示、报告等上行文和通知、通告等普发性下行文。如：“特此报告”，“以上请示如无不妥，请予批准。”447.发文办理主要有哪些环节？答：发文办理指以本单位名义发文的办理过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。448．如何写竞职上岗演讲材料？答：竞职演讲作为一种直抒胸臆、发表政见的重要形式，越来越被党政群机关中层干部竞争上岗和企事业单位工作人员竟聘上岗所广泛应用，成为人们考察一个人综合素质的有效途径。竟职演讲应有“五忌”。一忌信口开河，杂乱无章.竞职演讲具有较强的针对性和时效性，竞职者必须在事前对要争取的职位作大量的调查研究，全面了解职位特征和胜任这一职位所应具备的素质，在所述的内容上做文章。有些竞职演讲者对自己要竞争的职位，没有一个完整清晰的认识，对一些鸡毛蒜皮的小事翻来覆去地解释，对所应从事的工作，抓不住重点，东扯葫芦西扯叶，自己说不明白，听众也搞不清楚。二忌狂妄自大，目空一切.有的竞职演讲者过高地估计了自己的能力，在谈工作优势时好提当年勇，自认为条件优越，某职位“非我莫属”，做好工作不过是“小菜一碟”；在谈工作设想时，脱离实际，来一些“海市蜃楼’’般的高谈阔论，极易引起听众的反感。三忌妄自菲薄，过分谦虚。竞职演讲要求竞职者客观公正地评价自己的竞争优势，大胆发表行之有效的“施政纲领”。但有的竞职演讲者却唯恐因自己的“标榜”，而引起评委和公众的不悦，把对自我的认识和评估弄到“水平线”以下。这种过分谦虚的表白，不仅不能反映自己真实的能力、水平和气魄，也不利于听者对你做出正确的评价。四忌吐词不清，含混模糊.竞职演讲一般要求演讲者在有限的时间内，言简意赅地把自己的基本情况。工作特点、工作设想向听众娓娓道来。但是有的竞职演讲者却不善于把握演讲的轻重缓急，虽连珠炮式地将整个演讲“一气呵成”，但因吐词不清，或语速过快，使听众不知所云。五忌服饰华丽，求新求异。登台演讲，服饰是一个人思想品德、内在修养的外在表现和自然流露。竞职演讲是一项正规、严肃的主题活动，评审员往往会以所竞争职位的需要和自己的审美观来评判演讲者。因此；演讲者的穿着应以庄重、朴素。大方为宜。有的竞职者认为穿得与众不同就会以新奇取胜，于是或服饰华丽，或不修边幅，岂不知，这样做的结果，不仅群众眼里通不过，也不会给评委留下好印象，从而使演讲的效果大打折扣。竞职演讲为广大人才提供了一个充分展示自我。表现自我的舞台，愿广大竞职者能够克服演讲中的不良倾向，客观、公正地作好自我评价，科学合理、切合实际地阐明施政方案，向公众推销一个真实、客观的自我，通过竞争找到适合自己展示才华的工作岗位。449．会议通知按形式及注意事项有哪些？答：会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。书面通知以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。墙报通知墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计（比如一些自由参会的演讲会、报告会），要安排大一点的会场才行，以免到会人数太多，会场容纳不下，造成不好的效果。450．秘书工作基本规律的具体表现有哪些？答：秘书工作规律，按研究范畴不同，有基本规律和具体规律之分。秘书工作的基本规律，是作用于秘书工作一切主要方面和主要过程的规律；秘书工作的具体规律，是作用于秘书工作某一阶段或某个方面的规律，例如，秘书写作的规律，秘书参谋的规律，秘书协调的规律，等等。秘书工作具体规律是秘书工作基本规律的具体表现，秘书工作基本规律包含、支配和制约着秘书工作的具体规律。由于秘书工作综合性较强，涉及面很广，这里仅就几种具体工作规律作些论述。办公室公文写作规律。协助领导者撰写公文是秘书工作一项经常性的重要任务。秘书工作者要顺利完成这项任务，就必须认识和掌握公文写作的规律。办公室公文写作规律具体表现为五个方面相同一的涵义。（1）起草者的思想与领导意图相同一。公文是各级机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具，是领导者行使领导职能的重要手段。公文写作任务一股由机关秘书人员承担，只要公文写作任务一下达，秘书人员必须按照领导要求努力完成。公文写作不同于其它文章的写作，是受命写作，而不是自由创作，是“要我写”而不是“我要写”，公文内容必须体现领导机关的工作意图，不允许掺杂作者个人的意见。作者思想与领导意图必须保持高度一致，才能保证公文的质量，获得领导者的认可。这就告诉我们，秘书人员在公文写作中一定要首先领会领导意图，弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素，然后再写作。领导意图还包括党和国家的方针、政策以及上级机关的指示精神，秘书人员也必须认真学习，深刻领会，只有这样，才能充分体现领导机关制发文件的工作意图。（2）写作内容与客观实际相同一。公文是在公务活动中形成，用于处理公务的文书，并具有法定的效力，因而，公文的内容必须是真实的，所提措施是可行的，不允许有半点虚构和夸张。公文起草者必须时刻牢记自己的笔下有财产万千，有人命关天，有是非曲直，有毁誉忠奸。因此，写请示和报告，必须如实反映情况，否则，就是欺骗上级组织；写决定和指示，必须符合执行单位的实际，否则，就是一纸空文，无法落实。这就要求秘书人员在动笔起草公文前必须进行调查研究，充分占有第一手材料，并且进行实事求是的分析，提出的任务措施和要求必须从受文单位的实际情况出发，做到切实可行。行文应简短，文风要朴实，做到实在、管用。（3）行文格式与发文用途相同一。公文是具有规范体式的文书，公文写作是一种规范写作。国家规定的公文格式，是为了充分体现公文的法定权威性和约束力，以便更好地实现发文目的。每种行文格式各不相同，都与发文用途密切相联。发文用途规定了行文格式，行文格式反映发文目的，为发文用途服务。例如，发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定，就要选用“命令（令）”的文种和体式；对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，就要选用“指示”的文种和体式；向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问，就要选用“报告”的文种和体式。每个文种的选用是不同的，选用什么文种主要是由行文用途所决定的。遵循这一原则，就能正确选择公文的文种和体式，明确表达发文用途，实现公文的效用；违背这一原则，就可能选错文种，用错体式，不能有效地发挥公文的作用，甚至给工作造成损失。这就要求我们，秘书写作必须熟悉党、国家和军队机关公文处理有关条例和办法，严格按照法定的格式撰写公文，不能随心所欲；必须根据发文用途和行文关系正确选择文种，采用恰当的表达体式，学会模式制作，使所写的公文既规范，又适用。（4）公文语言与行文关系相同一。公文是以书面语言为表达形式的沟通与交流工具，因此，它的语言既区别于文学作品的语言，具有明白、平实、简洁、规范等特点，又是要符合行文双方的隶属关系，根据行文关系选择公文用语。例如，“报告”、“请示”是上行文，在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、请教、礼貌，多用陈述语气；“决定”、“指示”等是下行文，在公文用语上必须体现出坚定、果断、要求，多用祈使语气；“函”是平行文，在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭，多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词，都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律，就能实现公文表达形式与内容的有机统一，有利于实现行文目的。这就要求我们，秘书在撰写公文时，一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气表达形式；否则，就有失体统，不合规范。（5）拟制速度与公文时效相同一。秘书写作往往有规定的时限要求，在一定的时间内完成写作任务，否则就难以发挥公文的作用。尤其是在紧急的情况下，更要争分夺秒，及时起草、送审和印发。否则，对上不能使机关及时了解下情；对下，不能使问题得到及时解决。公文制作速度是由公文的时效性决定的。公文的时效性越强，要求秘书的写作速度越快；必要时加班加点，按时完成。这个就要求秘书人员应当从平时注意材料积累，培养快速构思能力，学会模式制作，练就一气呵成的硬功夫，勇于吃苦耐劳，学会电脑写作等方面入手，提高快速成文能力，只有这样，才能按时完成写作任务。451．通讯写作的基本要求有哪些？答：通讯写作的基本要求有通讯是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，详细地报道新闻事件或典型人物的一种报道形式。它比消息更详细地报道具有新闻意义的事件、经验或典型人物的一种文体。通讯与消息都是新闻的主要文体，它们的共同点是都要求具有严格的真实性和及时性。不同之处是：1.选择不同，消息选择广泛，可大可小。通讯要选择含量较大的真实典型材料。2.表述详略不同，消息的内容表述简单概括。通讯内容表述比较复杂详尽，讲究场面和细节描写。3.表达方式不同，消息多用叙述，而通讯在叙述的基础上，还要运用描写、议论、抒情手段。4.结构不同，消息有固定的结构形式。通讯的结构与一般记叙文章相同，某本上按时间、逻辑及二者结合的顺序安排结构。452.通讯写作有哪些特点？答：1.现实性。通讯要求报道新近发生的有意义的事实，新时代涌现出来的新人、新事、新经验，紧密配合当前形势，为现实中心工作服务。2.形象性。通讯常采用叙述、描写、抒情、议论相结合的手法，要求对人对事进行较为具体形象的描写，人物要具有音容笑貌，事情要有始末情节，以此来感染读者。3.评论性。通讯一般采取夹叙夹议的手法，直接揭示事件的思想意义，并评说是非，议论色彩较浓，常常表现出强烈的政治倾向和流露出作者的爱憎感情。453.通讯有哪些分类？答：1.人物通讯。人物通讯是以报道各方面的先进入物为主的通讯，以表现人物为中心，从不同角度反映人物的事迹和思想，有的写一人一生的，为人物全面立传的；有写一个人的一个或几个侧向的，集中反映人物的某一思想品质；也有写群像的。2.事件通讯。事件通讯是以记写事件为中心，重点描绘社会生活中带倾向性和典型性的生动事件及具有普遍教育作用的新闻事件。它的特点是以记事为主，交代清楚事件的原委，从而表达某种思想。3.工作通讯。工作通讯又称经验通讯，是以报道先进工作经验或某项工作的成就和存在的问题为主要内容的通讯。写工作通讯要有针对性，抓住当前带有普遍性的，又需要解决的问题。介绍经验要科学、有理论根据。经验要写得具体，使人看得见，摸得着，学得到。4.概貌通讯。概貌通讯也叫风貌通讯、上题通讯、综合通讯。它是反映社会生活、风土人情、自然风光和现实中的建设成就为主的报道。这类通讯取材广泛，气势大，笔墨重，给人以完整深刻的印象。454.通讯写作有哪些要求？答：通讯写作的要求：一是选好典型，确立主题。典型是通讯的筋骨，主题是通讯的灵魂。选好典型，确立主题对通讯来说十分重要。选择什么样的典型呢？要选择那些具有代表性、具有普遍意义、具有宣传价值和教育意义的人和事，选择那些在一定时期内人们所关注的问题。确立什么样的主题呢？要确立体现时代精神，表现时代风尚的主题，确立反映人物和事物、本质和规律的主题。二是写好人物。写好人物是通汛写作的重要任务。不论是人物通讯还是事件通讯，都要把人物写好。写人离不开事，因此，写人必写事、写人物自己所做的事实的事，写能揭示人物内心世界的事。写人物还要用人物自己的语言、行为、活动来表现人物；人物要写得有血有肉，有音容笑貌，有内心活动；写事要具体形象，有原委，有情节。三是安排好结构。纵式结构，是按时间顺序、事物发展的顺序或作者对报道事物认识发展的顺序来安排结构。在这种结构里，时间发展的顺序、情节展开的顺序、作者认识事物的顺序成为行文的线索。在采用这种结构时，要详略得当，布局巧妙，富有变化，避免平铺直叙；横式结构，是指用？间变换或按照事物性质来安排材料的。这种结构概括面广，要注意不同空间的变换，恰当地安排通讯所涉及的各方面的问题。采用空间变换的方法组织结构时，要用地点的变化组织段落；按事物性质安排结构时，要围绕主题，并列地写出不同的几个侧面；纵横结合式结构，是以时间顺序为经，以空间变化为纬，把两者结合起来运用。采用这种形式，要以时空的变化组织结构。455.演讲稿写作的基本要求是是什么？答：演讲稿也叫演讲词，是指在群众集会上或会议上发表讲话的文稿。演讲稿是进行宣传经常使用的一种文体。演讲的作用是表达个人的主张与见解，介绍一些学习、工作中的情况、经验，以便互相交流思想和感情。演讲稿的主题要鲜明，例证要动人，感情要深厚，结构要清晰、完整，并注意跌宕。力求灵活、朴实、形象、幽默、并善于运用警句。456.演讲稿种类有哪些？如何写好演讲稿？答：（一）演讲稿种类有：1.叙述式：向听众陈述自己的思想、经历、事迹，转述自己看到、听到的他人的事迹或事件时使用的。叙述当中，也可夹用议论和抒情。2.议论式：摆事实、讲道理，既有事实材料，又有逻辑推断，立场坚定，旗帜鲜明。3.说明式：对听众说明事理，通过解说某个道理或某一问题来达到树立观点的目的。（二）要写好演讲稿：首先必须要了解听众对象，了解他们的心理、愿望和要求是什么，使演讲有针对性，能解决实际问题。同时，要注意讲话人的身份。不同的身份，口吻、语言应有所不同。演讲稿没有严格的、固定的格式，一般分标题和正文两部分。标题可以是：1.标明会议性质、演讲内容。2.正面提出自己的观点。3.前两者的结合。正文部分有开头，主体，结尾。开头除了对不同对象加上不同的称呼外，开头一句要开门见山提出全文的中心论点或主要内容，说明演讲意图。主体要突出和强调讲话的中心问题，不可轻重不分，面面俱到。结尾要总结全文，给听众留下深刻的印象，可以给人以启示，充满激情给人以鼓舞，提出奋斗口号，发出号召，展示美好前景等。写作要求：（1）演讲，首先要了解听众，注意听众的组成，了解他们的性格、年龄、受教育程度、出生地，分析他们的观点、态度、希望和要求。掌握这些以后，就可以决定采取什么方式来吸引听众，说服听众，取得好的效果。（2）一篇演讲稿要有一个集中、鲜明的主题。无中心、无主次、杂乱无章的演讲是没有人愿听的。一篇演讲稿只能有一个中心，全篇内容都必须紧紧围绕着这个中心去铺陈，这样才能使听众得到深刻的印象。（3）好的演讲稿，应该既有热情的鼓动，又有冷静的分析，要把抒情和说理有机地结合起来，做到动之以情，晓之以理。（4）演讲稿的语言要求做到准确、精练、生动形象、通俗易懂，不能讲假话、大话、空话，也不能讲过于抽象的话。要多用比喻，多用口语化的语言，深入浅出，把抽象的道理具体化，把概念的东西形象化，让听众听得入耳、听得明白。457.讲话稿写作的基本要求、用途范围、讲话稿和发言稿的区别、特点有哪些？如何写好？答：（一）讲话稿也称“发言稿”，是在某种特殊场合要讲话前所拟定的书面稿子。其作用是节省时间，集中、有效地围绕议题把话讲好，不至于走题或把话讲错。（二）用途：讲话稿的使用范围很广，多用于各种大小会议、广播录音、电视录像等口头表达；也可以登报印发成“书面发言”。（三）讲话稿和发言稿的区别：“讲话”和“发言”本是同义语，但由于约定俗成的原因，现在多数是把领导和主持人的发言称为“讲话”，其他个人或与会人员所说的，统称为“发言”。讲话稿一般应由讲话人自己写。只有在特殊情况下，可经过授意由别人代写，或由秘书、干事等代劳。讲话稿有详稿、略稿和腹稿之分。详稿准备较充分，只消拿到会议上去念就行了；略稿是个提纲、要点，在发言时要再作发挥；腹稿，仅仅在头脑里酝酿一下，考虑个大概，到时即席发言，然后根据别人的记录整理成书面的东西。“讲话稿”除“发言稿”这个别名外，还有演讲稿、演说稿、谈话稿、会议报告稿等。其性质与特点，都大同小异。（四）特点：文章是给人看的，讲话则是给人听的。看起来顺眼的文章，听起来不一定顺耳；看起来清楚明白的句子，说给人听，别人不一定听得懂。文章可以反复看几遍，哪句看不懂，就看哪句；听别人在会议上讲话，就不可能让别人说了一遍，又说一遍，老重复一个内容。讲话是一句接着一句的，弄不清前句的意思，后一句就难于理解了。结果，话讲得越多，别人越不听。因此，写讲话稿，就是要抓住讲话的通俗化和日语化两个特点。讲话要通俗，就是要适合人的听觉的需要，适合听众的接受水平，容易叫别人理解和接受。听报告时，听众只能发挥其听觉的作用，他们看不到实物与环境，难以知道具体的形象，只有靠讲话人的描述或讲解，才能使听众产生感情上的共鸣或逻辑上的说服力量。所以，通俗的讲话，可以补充视觉之不足。另外，通俗，不能理解为庸俗。它要求语言朴素、自然，不堆砌概念，不装腔作势。讲话要口语化，就是写的稿子，别人看起来顺眼，听起来顺耳。它的语言简短精练，形象、生动、具体，别人不仅听得明，而且印象深，记得牢。（五）写好讲话稿注意事项：1.要看听众。讲稿的效果好不好，不是撰稿人个人或少数人坐在办公室里评定的，而是要由广大的听众来打分，因此讲稿首先要考虑听讲的是什么人，这些人有什么特点，怎样才能说服他们；同时，事先要尽可能估计到，可能有人产生什么样的怀疑、提出什么样的问题；或有什么不同的议论，以便能够及时予以回答。这就要求演讲者把想和讲有机地统一起来。2.要讲人们最关心的问题。这就要求撰稿人吃透两头。一是了解上面的方针政策，二是了解听众需要解决什么问题。两头吃透了，该讲什么，不该讲什么，哪些多讲，哪些少讲心中就有数了。这样讲起来，有针对性，听众也会觉得受益匪浅，听得全神贯注。3.态度明朗、观点正确。讲话人，对所讲的问题，是赞成还是反对，是表扬还是批评，不能含糊其词、模棱两可。举例要恰当，引用材料要准确，对于有些材料要进行辨伪考信的工作，不能拿来就用。看问题要持客观态度，实事求是，不夸大，不缩小，不曲从附和，不任意上纲。4.主题要单一。一次会议总有一个主题，讲话者也往往不止一个。所以讲话，首先要围绕会议主题讲，不能离开会议主题，信口开河。现在提倡开短会，讲短话。因此，要尽量把话写得简明扼要、干净利索。话讲长了，不仅会影响讲话的效果，而且会引起人们的厌烦，不得人心。因为人持久或过度地听讲，会因听觉器官的疲劳而造成全身不舒服，必然精力分散。俗话说“话多如水”。因此，讲话要克服一种坏习惯，即一讲就长篇大论，胡拉乱扯，重复罗嗦，没完没了。要合乎口语，写讲话稿，要像说话一样简短亲切。绝不要乱抄文章上的一些洁屈聱牙的句子。具体来说，写讲话稿要从下列几方面做到口语化：1.用句要短，修饰语要少；文言句子和倒装句要尽量避免使用，以免造成听众的错觉或分散注意力。2.一些书面语言的词汇，要改用口语词汇。如“迅速”可改成“很快就”；“立即”可写成“马上”；“从而”可改成“这样就”；“连日来”可写成“这些天来”；“地处”可改成“位置在”；“备定”可写成“准备好了”等等。3.一个意思有几个词都可以表达的，要尽量选择其中一听就懂的词，如“对垒”、“交锋”就不如“比赛”通俗易懂。4.不该省的字不要省。如“同期”最好写成“同一时期”，以免发生误会。5.要分清同音的字和词。比如“全部”容易错听为“全不”；“喉头”跟“猴头”分不清，应写成“喉咙头”就好。6.方言土语要少用。听众一般都来自五湖四海，如果用方言土语多了，有些人听不懂，或者窃窃私语，也会影响会场秩序。如“假茶叶”是贵阳的土话，外地人很难知道它是指有其名而无其实的东西7.用引号表示相反意