集团公司公文管理规定

集团公司公文管理规定1目的规范公司内的行文程序，加强对公司内文件的管理。2范围适用于集团公司内部文件、外报材料、编号下发文件。3程序活动3.1内部文件要求为提高效率、节约费用，推广无纸化办公，凡集团公司内部文件，无需领导签批意见的（包括：例行报告、报表、工作汇报等）及无需书面存档的，一律通过0A系统按流程上报或下发；上报文件需领导签批的，如可通过0A系统实现，也应通过0A系统完成。3.1.2上报文件需公司领导签批且无法通过0A系统实现的，可采用书面形式报批。3.L3内部文件格式要求3.1.3.1内部文件用纸一般采用国内通用的A4纸，应根据文件内容合理调整边距并安排版面。文件图文区用字一律使用简体中文,字体为宋体。文件应当从左至右横写、横排。文件的书写必须使用规范的汉字，不能使用异体字和繁体字。正文字体为四号字，主题部分采用加粗三号字，主题应居中。标点符号、字体、数字以及计量单位使用要准确规范。公司内部上报文件应当附有页眉，用五号字填写，内容分为以下几部分：上报部分（填写上报公司某某领导或某某具体人员）;发放部分（公文需要发放的，填写发放相关单位或具体单位名称）；份数部分（根据实际上报或发放情况填写份数）；页数部分（按文件页数标注）。3.1.3.3文件结尾应在右下方用加粗四号字标注本单位、部门简称或全称以及文件完成的时间，由本单位/部门领导审核并签字确认。文件的页码与装订。文件应当用阿拉伯码标注页码，页码号应位于文件的中下部或右下部，单页文件也可不予标注；文件一般在左上角或上方正中装订，注意装订不要压住文字，装订应符合档案保护的要求。3.2对外发送函件或报送材料要求3.2.1对外发送函件应采用集团公司统一设计的有企业标志的A4幅面信签和传真纸（在0A系统中可下载使用），格式参照本规定3.1.3,不需添加页眉页脚。对外报送或传真文件应当标明致送单位或部门的名称，并标明受致送人，外报材料内容要主题明确，落款要注明单位或部门名称、日期和联系方式等，需加注姓名的要同时明确担任的职务。除签名需手写外，一律采用打印字体。3.2.2对外发送函件需加盖公章的，需经总裁办盖章并编号后方可发送。3.2.3涉及可能发生法律纠纷的对外函件（如对外发送律师函或答复对方的律师函，涉及货款纠纷、产品质量问题等的往来函件），需经分管副总裁、法务办、总裁办审核后方可发送。3下发文件要求3.1范围规章制度、人事任免、调价通知、日常通告、临时性通知等。3.2职责集团公司所有需要下发的文件必须经总裁办审核、编号后方可下发执行。3.3格式1规章制度：参照制度模板。人事任免、调价通知、日常通告、临时性通知等均参照2内部文件格式要求。3.3.4编号3.3.4.1规章制度编号：CLGC-ZD—XXXO3.3.4.2人事任免编号：总裁办字（年号）第XXX号。3.3.4.3调价通知编号:CLGC-TJ-XXX。3.3.4.4日常通告、临时性文件等短期有效文件不需编号。3.3.5归档规章制度、人事任免及调价通知文件由总裁办统一归档。3.4文件审批程序3.4.1内部文件：单页报批文件直接传递，多页报批文件应附有《阅读文件意见表》。报批文件应明确报送范围，注明审批流程。3.4.2编号文件：按发文审批模板及流程填写和办理。3.4.3文件应当按照由下至上的顺序逐级报批，严禁越级报批。3.4.4文件接收人员需认真审核，对于不符合上报格式要求、未严格执行报批程序的文件予以退回，并不得流转至下一程序。如有特殊情况，文件签批后需要重新变更内容的，应当按照文件报批程序重新签批，严禁自行更改。3.4.5各级领导在审批文件时需遵循以下原则：及时处理，不得无故拖延审批时间；明确审批意见（“同意”、“不同意”或提出具体意见），不得未签批退回或放弃签字权利；标注签字日期。3.4.