公务接待工作执行规范

公务接待工作执行规范（试行）

为了使公务接待工作更加规范化、制度化，根据上级关于公务接待工作的有关规定，结合我区实际，制定我区公务接待工作执行规范如下：一、公务接待工作的分类：A类接待：上级安排的三级警卫以上的接待工作；省、市主要领导的视察；省、市人大代表、政协委员的集体视察以及区领导特别交代的重要客人。B类接待：省、市和军队接待、外事部门安排来访但没有警卫级别的国内外宾客；省、市有关部门主要领导带队的考察团；各国家级兄弟开发区领导带队的考察团；重要项目外商考察团等。C类接待：各机关、院校、社会团体联系前来参观、考察的普通团队。D类接待：区内各部门对口接待的来访团体，包括省、市有关部门的业务考察；各地、市级开发区和国家级开发区有关部门的考察团；一般客商的商务考察。二、公务接待工作执行规范：A类接待：

（一）接待工作组织架构图A类接待工作主要接待领导为区主要领导，总协调一般由党政办领导担任，下设若干个工作岗，各岗分工如下：接待岗：由外事联络接待处处（科）长牵头，负责协助总协调列出接待计划安排和分派各岗的具体任务，配备外事联络接待处工作人员2-3人。具体工作包括：与上级接待部门或交代任务领导联络，明确任务要求、时间、地点等，接待方案的策划，与参与接待各方的联络协调，各项准备工作的检查、领导现场交代事项的协调、突发事件的应对指挥等。后勤交通岗：由机关服务中心主任负责管委会大楼接待现场的准备、布置、现场服务，机关车队队长负责接待车辆的安排等。保卫岗：由区公安分局牵头，党政办行政财务保卫处、机关服务中心协助。负责与上级保卫部门保持联系、接待现场及参观路线的事前安全检查，接待工作途中的先导、现场交通指挥和安全保卫工作。设施线路保障岗：由区规划局、环境局牵头，区城管大队、土地中心、市政公司、环美中心协助。负责事前检查并保障接待当日参观路线的整洁畅通，确保各参观接待点供电、供水、通讯系统正常。宣传、卫生岗：由区宣传部、卫生局牵头，区电视中心、卫生监督所、区医院协助，负责接待工作的新闻报道、电视录相和就餐点的食品卫生检查工作、必要的医疗保健工作。秘书岗：由两委办秘书督办处（科）负责，区档案馆协助，主要负责接待会场坐席排位、文字记录、录音、新闻图片、资料的收集归档。2、接待人员要求事项：（1）所有参加接待工作的人员要着装整洁，除警卫、记者、卫生监督、医生等专业人员的职业着装外，男士要西装革履，打领带；女士要着整齐套装，佩挂工作牌或警卫工作牌。（2）参加接待工作的现场岗位人员应提前一小时进入现场，检查各个准备环节的落实情况，参加接待的领导提前半小时进场。其他专业人员的到位时间，根据工作需要定。（3）各岗配备必要的方便联络的通讯工具，保证联络畅通，但在会见场内要将手机调到震动状态。（二）接待工作流程1、准备工作：（1）方案策划。党政办外事联络接待处（科）负责拟定接待工作方案。方案包括接待工作的行程安排、出席人员、接待室、参观点、参观路线、就餐点、休息点以及工作分工等。方案以书面形式提前送达各岗负责人。（2）文字介绍材料的准备。外事联络接待处（科）根据接待方案提出文字介绍材料准备要求，现存资料由外事联络接待处收集、整理和准备；区领导口头汇报材料由政研室撰写常规通稿，相关数据以最新资料及时填补，外事联络接待处（科）协助印制；各参观点的最新资料由经发局或保税业务局提供。（3）接待现场布置。管委会大楼724、721、714、621会议室，科学城105、104等会议室为A类接待的接待室。现场布置由外事联络接待处提出要求，机关服务中心负责布置，布置的平面设计要根据不同地点相对固定样式。信息中心负责制作大屏幕欢迎辞和布置接待室电脑演示系统。（4）参观点的准备。参观点的选择根据代表团的考察主题和上级领导、区领导要求确定，具有代表性并具备必要的接待条件，外事联络接待处（科）要及时提供参观点准确信息及相关背景资料。接待方案中的参观点经区领导认可后，外事联络接待处（科）要提前一天与参观点接待负责人商定参观点内的行程安排，主陪人员、讲解人员审查相关文稿，检查参观点内的接待室布置、参观路线、内外的卫生、安全情况等。（5）参观路线的确定。参观路线要以能充分体现我区经济和社会发展的成就和展示各代表性企业、标志性建筑的风貌，并根据考察团的时间安排为原则灵活确定。线路确定后外事联络接待处（科）要会同先导警车提前按路线行走一遍，掌握参观路线所需要的时间，检查沿路卫生、交通等状况，确保接待时路线的整洁畅通。（6）新闻报道和记录工作的准备。区报社、电视中心要按接待方案要求安排好摄影和文字记者，党政办秘书督办处（科）要安排好笔录人员做好文字记录和录音工作。（7）先导和参观车辆的准备。先导车辆原则上安排区公安分局的警车；领导参观用车，除上级部门已有接待车辆外，区机关车队根据需要安排车况良好的接待中巴并选派素质良好的接待司机，中巴要保持整洁卫生，备矿泉水，必要时备雨伞，另安排工作车一辆随行。（8）接待礼品的准备。外事联络接待处应根据需要确定是否赠送礼品并将礼品种类和数量报批，经审定后分装备用。（9）就餐准备。外事联络接待处要提前预定适应接待的酒店及厅房，选备菜单，坐席安排表交总协调人审定并应在客人入席前一小时按序摆放好，主桌要分餐。如在区内就餐，要安排区食品卫生监督部门事先检查餐厅的卫生情况和接待日抽验食品卫生。（10）休息安排。外事联络接待处（科）根据需要提前预定客房，主要客人的房间要摆放鲜花、水果。外事联络接待处要会同公安部门、宾馆保卫部门提前检查房内设施，并将住房安排表打印备用。根据客人需要设定叫醒时间，安排区领导在叫醒时间前到场迎送，准备车辆及通知相关人员到位。所有接待准备工作原则上在接待前一天完成，一级警卫的接待，主要接待点如接待室要封场。接待工作的各项准备工作由两委办组织检查。2、接待过程：（1）迎接。主要接待领导及相关人员要提前在视察车队到达我区的第一站或我区边界方便地点迎候。（2）工作汇报或情况介绍。由主要接待领导做工作汇报或情况介绍，参与接待的区其他领导和有关部门领导参加。多媒体操作人员要提前到场，协助领导汇报。（3）参观。外事联络接待处根据安排视察的接待部门确定的主车陪同人数，安排主要接待领导上主车陪同参观，沿途介绍区容，必要时，外事联络接待处（科）人员上主车陪同并介绍沿途区容情况，其他领导分上其他参观车辆或乘坐工作车随行。（4）就餐。主桌由主要接待领导作陪，必要时安排其他领导和有关部门领导陪同，要严格控制主桌陪餐人数。主桌要实行分餐，时间以一小时左右为宜。客人入席时，外事联络接待处人员应做好引领工作；席间巡视宴会现场多次，掌握就餐情况及客人其他需求等。（5）送行。客人结束视察行程准备离开时，外事联络接待处（科）要提前安排好车队等候，并安排主要接待领导及相关人员送行。3、接待的后续工作：（1）上报信息。接待工作结束后一日内，整理报送接待信息。（2）工作总结。接待工作结束后，外事联络接待处内部要及时开会总结，好的经验要保持、推广，对接待工作中出现的问题要分析、整改，杜绝类似情况的再次发生。总结要有书面文稿。（3）资料整理。接待方案及相关资料由外事联络接待处内部存档，资料、相片、接受礼品交区档案馆保存，重要的照片可根据需要冲洗给主要接待领导留存，接待费用要及时结算报帐。B类接待：（一）接待工作组织架构图1、接待工作组织架构说明：B类接待工作主要接待领导为区分管领导，总协调一般由两委办一名分管领导担任，下设若干个工作岗，各岗分工如下：接待岗：由外事联络接待处派专人担任，协助两委办领导作好接待的安排和协调工作，配备外事联络接待处工作人员1-2人参与。具体工作包括：与上级接待部门或交代任务领导联络，明确任务要求、时间、地点等，接待方案的策划、与参与接待各方的联络协调、各项准备工作的检查、领导现场交代事项的协调、突发事件的应对指挥等。后勤交通岗：由机关服务中心领导牵头，机关车队参加。主要负责管委会大楼接待现场的准备、布置、现场服务和接待车辆的安排等。设施线路保障岗：由区规划局牵头，负责保障接待当日参观路线的整洁畅通，确保各参观接待点供电、供水、通讯系统正常。宣传岗：由区电视中心负责，做好接待工作的新闻报道工作。2、接待人员要求事项：（1）所有参加接待工作的人员除需要职业着装外要着装整齐，男士要西装革履，打领带；女士要着整齐套装，要佩挂工作牌。（2）参加接待工作的工作人员应提前半小时进入现场，领导提前十五分钟进场。（3）各岗配备必要的通讯工具，在会场内要将手机调到震动状态。（二）接待工作流程参照A类接待工作流程1、准备工作：（1）方案制作。党政办外事联络接待处（科）负责拟定接待工作计划。计划包括接待工作的行程安排、出席人员、接待会议室、参观点、参观路线、就餐点、休息点以及工作分工等。（2）文字介绍材料的准备。外事联络接待处（科）根据接待计划提出文字介绍材料准备要求，现存资料由外事联络接待处收集、整理和准备；主要接待领导汇报或介绍材料由对口业务部门安排撰写，外事联络接待处（科）协助印制；各参观点的最新情况由经发局或保税业务局提供。（3）接待现场布置。管委会大楼724、721、714、621会议室，科学城105、104等会议室为B类接待的接待室。现场布置由外事联络接待处（科）提出要求，由机关服务中心负责布置，信息中心负责制作大屏幕欢迎辞和布置会议室电脑演示系统。（4）参观点的准备。参观点的选择根据代表团的考察主题和上级领导、区领导要求确定，要有代表性并要具备必要的接待条件，外事联络接待处（科）要及时提供准确信息及相关背景资料。接待方案中的参观点经区领导认可后，外事联络接待处（科）要提前与参观点接待负责人商定参观点内的行程安排，审查相关文稿，检查参观点内的接待室布置、参观路线、内外的卫生、安全情况等。（5）参观路线的确定。参观路线要以能充分体现我区经济和社会发展的成就和展示各代表性企业、标志性建筑的风貌，并根据考察团的时间安排为原则灵活确定。线路确定后外事联络接待处要会同先导车提前按路线行走一遍，掌握参观路线所需要的时间，检查沿路卫生、交通等状况，确保接待日路线的整洁畅通。（6）新闻报道工作的准备。区电视中心要按接待方案要求安排好摄影和文字记者，做好新闻报道工作。（7）先导和参观车辆的准备。先导由机关车队安排接待司机驾驶接待车完成；领导参观用车，除上级部门已有接待车辆外，区机关车队根据需要安排车况良好的接待中巴并选派素质良好的接待司机，中巴要保持整洁卫生，备矿泉水，必要时备雨伞。（8）接待礼品的准备。外事联络接待处（科）应根据需要确定是否赠送礼品并将礼品种类和数量报批，经审定后分装备用。（9）就餐准备。外事联络接待处（科）要提前预定适应接待的酒店及厅房，选备菜单，坐席安排表交总协调人审定并应在客人入席前一小时按序摆放好，主桌要分餐。（10）休息安排。外事联络接待处（科）根据需要提前预定客房，主要客人的房间要摆放鲜花、水果。外事联络接待处（科）要会同宾馆保卫部门提前检查房内设施，并将住房安排表打印备用。根据客人需要设定叫醒时间，准备车辆及通知相关人员到位。所有接待准备工作原则上在接待前一天完成，接待工作的各项准备工作由外事联络接待处组织检查。2、接待过程：（1）迎接。区有关业务部门的领导要提前在参观车队到达我区的第一站迎候。（2）情况介绍。由主要接待领导或业务部门领导做工作汇报或情况介绍。（3）参观。安排区业务部门领导上主车陪同参观、沿途介绍区容，必要时，外事联络接待处人员上主车陪同并沿途介绍，其他人员乘坐工作车随行。（4）就餐。主要接待领导坐主桌主位，有关业务部门领导陪同，要严格控制主桌陪餐人数。主桌要实行分餐，时间以一小时左右为宜。客人入席时，外事联络接待处（科）人员应做好引领工作；席间适时巡视宴会现场，掌握就餐情况和客人其他需求等。（5）送行。客人结束视察行程准备离开时，外事联络接待处（科）要提前安排好车队等候，并安排主要接待领导或业务部门领导送行。3、接待的后续工作：（1）上报信息。接待工作结束后一日内，整理报送接待信息。（2）工作总结。接待工作结束后，外事联络接待处（科）负责该接待的同志要及时写出书面总结，好的经验要保持、推广，对接待工作中出现的问题要分析、整改，杜绝类似情况的再次发生。（3）资料整理。接待方案、总结材料等由外事联络接待处（科）内部存档，相片、接受的礼品交档案馆保存，重要照片可冲洗给相关领导，接待费用要及时结算报帐。各岗位要挑选素质较高的工作人员参与A、B类的接待工作并相对固定，外事联络接待处（科）要定期组织有关工作人员进行相关业务知识和礼仪知识培训。C类接待：（一）接待人员安排和要求。C类接待工作实行专人负责制，由外事联络接待处（科）负责此次接待的人员担任，负责整个接待工作的协调组织和联络工作，机关服务中心协助。参加接待工作的工作人员应提前半小时进入现场。所有参加接待工作的人员除需要职业着装外要着装整齐，并佩挂工作牌。（二）接待工作流程参照A类接待流程1、准备工作：（1）方案制作。外事联络接待处（科）负责拟定接待工作计划。计划包括接待工作的行程安排、出席人员、接待会议室、参观点、参观路线、就餐点、休息点以及工作分工等。（2）文字介绍材料的准备。外事联络接待处（科）根据接待计划提出文字介绍材料准备要求，并进行收集、整理和准备。（3）接待现场布置。管委会大楼719、714会议室，科学城105、104等会议室为C类接待的会议室。现场布置由外事联络接待处提出要求，由机关服务中心负责布置，信息中心负责制作大屏幕欢迎辞和布置会议室电脑演示系统。（4）参观点的准备。原则上不系统安排参观企业，应访客要求，外事联络接待处（科）可根据代表团的考察主题，选1-2个参观点供代表团参观。外事联络接待处（科）要提前与参观点接待负责人商定参观点内的行程安排。（5）参观路线的确定。参观路线要以能充分体现我区经济和社会发展的成就和展示各代表性企业、标志性建筑的风貌，并根据考察团的时间安排为原则灵活确定。（6）先导和参观车辆的准备。原则上不安排，以使用对方车辆为主，如确实需要，可安排外事联络接待处（科）工作车参与接待。（7）接待礼品的准备。外事联络接待处（科）应事先准备宣传性纪念品一份备用。接待当日如对方向我方赠送纪念品，则交我方接待领导回赠对方。（8）就餐安排。如需安排就餐，可协助对方预定适宜接待的厅房，备菜单，费用由对方自付。所有接待准备工作原则上在接待前一天完成，接待工作的各项准备工作由外事联络接待处组织检查。2、接待过程：（1）迎接。外事联络接待处（科）人员要提前在参观车队到达我区的第一站迎候。（2）情况介绍。由区业务部门领导或外事联络接待处（科）人员做情况介绍。（3）参观。由外事联络接待处（科）人员陪同参观、沿途介绍区容。（4）就餐。客人自理，必要时外事联络接待处（科）人员陪同。（5）送行。客人结束视察行程准备离开时，外事联络接待处（科）要提前安排好车队等候并送行。3、接待的后续工作：（1）工作小结。接待工作结束后，外事联络接待处（科）负责接待的同志个人要及时进行小结，好的经验要保持、推广，对接待工作中出现的问题要分析、整改，杜绝类似情况的再次发生。（2）资料整理。接待方案由外事联络接待处（科）内部存档，相片、接受的礼品交档案馆保存，接待费用要及时结算报帐。D类接待：（一）接待人员安排和要求。D类接待工作由各对口接待部门负责整个接待工作的协调组织和联络工作。如有需要，外事联络接待处和机关服务中心、信息中心、机关车队可派员协助。参加接待工作的工作人员应提前半小时进入现场。所有参加接待工作的人员要着装整洁，并佩挂工作牌。（二）接待工作流程。参照C类接待流程。1、准备工作：（1）方案制作。对口接待部门负责拟定接待工作计划。计划包括接待工作的行程安排、出席人员、接待会议室、参观点、参观路线、就餐点、休息点以及工作分工等。（2）文字介绍材料的准备。对口接待部门根据接待计划提出介绍材料准备要求，并进行收集、整理和准备。（3）接待现场布置。管委会大楼719、714会议室，科学城105、104等会议室为D类接待的会议室。会议室的预定、大屏幕欢迎辞制作和会议室电脑演示系统布置等，由对口接待部门提出要求，外事联络接待处在保障A、B类接待工作的前提下进行统筹安排，由机关服务中心和信息中心协助布置。（4）参观点的准备。原则上不系统安