建设电子文件与电子档案管理规范(20161118合肥)

建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117-2007)一、序

标准知识2023/2/5NUCAZHOUJM1、“标准”的定义标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础，以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。2023/2/5NUCAZHOUJM2、标准级别

国家标准

行业标准

地方标准

企业标准2023/2/5NUCAZHOUJM3、标准属性——强制性和推荐性

1)国家标准

强制性国家标准的代号为“GB”。

GB5XXXX——XXXX

标准发布年号标准顺序号强制性标准代号推荐性国家标准的代号为“GB/T”2023/2/5NUCAZHOUJM3、标准属性——强制性和推荐性强制性标准

城镇建设工程行业标准

CJJXX—XXXX

标准发布年号标准顺序号行业强制性标准代号

建筑工程行业标准

JGJXX—XXXX2)行业标准2023/2/5NUCAZHOUJM3、标准属性——强制性和推荐性2)行业标准推荐性标准——行业标准代号后加“T”城镇建设工程行业标准

CJJ/TXX—XXXX建筑工程行业标准

JGJ/TXX—XXXX

档案

DA/T1—20002023/2/5NUCAZHOUJM三、规范内容2023/2/5NUCAZHOUJM一总则1、制定规范的目的2、适用范围

对象——从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构范围——建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件工作——归档和管理2023/2/5NUCAZHOUJM一总则2、适用范围 与《电子文件归档与管理规范》

有区别

1．范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累．归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于国家行政机关产生的电子文件的归档及管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。2023/2/5NUCAZHOUJM二术语1、电子文件类建设电子文件建设业务管理电子文件建设工程电子文件2、档案类建设电子档案

在线归档离线归档2023/2/5NUCAZHOUJM二术语3、电子文件品质类

真实性完整性有效性元数据

4、其他

固化

迁移与转换建设电子文件归档与管理系统2023/2/5NUCAZHOUJM取消二术语5、新增电子文件管理系统：电子文件形成单位用来对电子文件的捕获、登记、分类、存储、利用、处置和维护等进行管理和控制的信息系统。业务系统：建设电子文件形成单位在开展各种业务工作时，用于处理业务工作、管理业务信息的各种专业信息系统。城建档案管理机构：管理本地区城建档案工作的专门机构与负责收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室及其他机构。单份文件：单独的一份文件，是电子文件的基本保存单位。复合文件：由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成的电子文件。2023/2/5NUCAZHOUJM二术语5、新增分类：电子文件形成单位根据机构、职能、业务、主题等因素，按照一定的结构层次，对电子文件做出的类目划分。类目：也称类，对建设电子文件按照机构、职能、业务、主题等因素划分出的、具有一定联系的一组文件。

捕获：在电子信息系统环境下，适时获取电子文件及其元数据，并将其纳入电子文件管理系统的方法和过程。分类：依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子文件进行分门别类的系统标识过程。处置：根据鉴定结果，按照电子文件处置规范或其他工具，对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。2023/2/5NUCAZHOUJM二术语5、新增移交：建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形成单位按规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程。接收：城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子档案的过程。迁移：在保证建设电子文件真实性、完整性、可用性、安全性的前提下，将文件从一个系统转移到另一个系统，或从一个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。格式转换：将电子文件从一种格式转换为另一种格式，或由专用格式转换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。电子签名数据电文中以电子形式所含、所附，用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。2.0.24电子签章electronicstamping利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果，是电子签名的一种表现形式。2.0.25城建档案信息管理系统urbanconstructionarchivesinformationmanagementsystem城建档案管理机构用于接收、存储、管理城建档案信息，并提供检索和利用的信息系统。2.0.26检测Detection按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。2023/2/5NUCAZHOUJM二术语5、新增电子签名：数据电文中以电子形式所含、所附，用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子签章：利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果，是电子签名的一种表现形式。城建档案信息管理系统：城建档案管理机构用于接收、存储、管理城建档案信息，并提供检索和利用的信息系统。检测：按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。2023/2/5NUCAZHOUJM三

基本规定1、对整体工作的要求2、各有关单位的职责电子文件形成单位档案部门工程建设单位勘察、设计、施工、监理及测量等单位城建档案管理机构2023/2/5NUCAZHOUJM三

基本规定3、电子文件——纸质文件或缩微品4、建立建设电子文件归档与管理系统5、保证真实性、完整性、有效性和安全性的措施规定6、前端控制，全过程管理与监控7、及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见2023/2/5NUCAZHOUJM三

基本规定3、电子文件——纸质文件或缩微品4、建立建设电子文件归档与管理系统5、保证真实性、完整性、有效性和安全性的措施规定6、前端控制，全过程管理与监控7、及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见2023/2/5NUCAZHOUJM四代码标识、格式与载体电子文件的形成2023/2/5NUCAZHOUJM4.1创建与保存4.2文件分类五收集与积累电子文件归档2023/2/5NUCAZHOUJM5.1归档范围5.2归档文件格式5.3捕获和固化文件类别格式文本（表格）文件OFD、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PDF/Ａ、XML、TXT、RTF图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG、PDF/A、SVG视频文件AVS、AVI、MPEG2、MPEG4音频文件AVS、WAV、AIF、MID、MP3数据库文件SQL、DDL、DBF、MDB、ORA虚拟现实/3D图像文件WRL、3DS、VRML、X3D、IFC、RVT、DGN地理信息数据文件DXF、SHP、SDB原标准格式2023/2/5NUCAZHOUJM文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP35.4整理5.5归档要求5.6检测：可用性、完整性、安全性可用性的检测

1）离线移交的存储媒体外观是否完好无损，是否可以通过I/O测试；

2）在线移交的数据包是否可以完整解包；3）电子文件格式是否符合本规范表5.2.1的规定；4）电子档案移交目录、电子档案全文是否可以正常打开和浏览；

5）电子档案元数据是否可以正常展现和浏览。完整性检测

1）电子档案移交目录的填写内容是否完整；

2）电子档案数量与移交目录中记录的数量是否一致；

3）电子档案元数据是否齐全、完整。

安全性的检测1）是否存在恶意程序，是否感染木马或病毒；2）是否存有与电子档案移交无关的数据；

3）存储媒体出厂时间是否超过使用年限。NUCAZHOUJM电子签章《注册建造师管理规定》第二十二条建设工程施工活动中形成的有关工程施工管理文件，应当由注册建造师签字并加盖执业印章。

施工单位签署质量合格的文件上，必须有注册建造师的签字盖章。《注册建造师施工管理签章文件表格》六整理、鉴定与归档

电子档案移交和接收2023/2/5NUCAZHOUJM6.1移交6.2接收

七验收与移交7.1存储与备份7.2迁移7.3安全保护7.4鉴定销毁2023/2/5NUCAZHOUJM电子档案的保管八建设电子档案管理

电子档案的利用2023/2/5NUCAZHOUJM

电子档案保管单位应建立检索系统，向利用者提供在线和离线等多方式的电子档案利用和信息服务。

当利用计算机网络发布电子档案信息或在线利用电子档案时，应遵守国家相关保密规定。

在线利用系统应设置权限控制措施，实行审批和登记程序，建立可溯源的审计跟踪记录。电子档案不得超授权范围利用、复制或公布。

电子档案保管单位应建立专门的电子档案利用数据库，与长期保存的电子档案数据库分离。入库的电子档案存储媒体不得外借，当利用时应使用复制件；脱机电子档案存储媒体不得外借；未经批准，任何单位或人员不得擅自复制、修改、转送他人。《规范》实施的思考

1.《规范》的实施是机遇更是挑战创新外部机制，开拓建设电子档案接