演示文稿软件PowerPoint 2003

第五章

演示文稿软件PowerPoint2003本章内容

5.1PowerPoint2003基础

5.2

幻灯片页面内容的编辑

5.3

幻灯片页面外观的修饰

5.4演示文稿的动画效果和动作设置

5.5播放和打印演示文稿

5.6演示文稿的打包及网上发布5.1PowerPoint2003基础5.1.1PowerPoint2003的主要功能5.1.2PowerPoint2003的启动与退出5.1.3新建和打开演示文稿5.1.4PowerPoint2003视图5.1.1PowerPoint2003的主要功能

PowerPoint2003的主要功能是将各种文字、图形、图表、声音等多媒体信息以图片的形式展示出来。在PowerPoint2003中，将这种制作出的图片叫做幻灯片，而一张张幻灯片组成一个演示文稿文件，其默认文件扩展名为.ppt。PowerPoint2003提供的多媒体技术使得展示效果声形俱佳、图文并茂，它还可以通过多种途径展示创作的内容。5.1.2PowerPoint2003的启动与退出1．启动PowerPoint2003⑴单击“开始”按钮，指向“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficePowerPoint2003”，启动PowerPoint2003。

⑵单击“开始”→“运行”，在文本框中输入“Powerpnt”，用命令方式启动PowerPoint2003。⑶

若桌面上有PowerPoint的快捷图标，则双击该图标即可启动PowerPoint2003。⑷打开任意一个PowerPoint文档即可同时启动PowerPoint2003。

5.1.2PowerPoint的启动与退出2．退出PowerPoint2003⑴单击PowerPoint2003标题栏右上角的关闭按钮。⑵选择“文件”菜单中的“退出”命令。⑶双击PowerPoint2003标题栏左上角的控制菜单按钮。⑷按Alt+F4键。

5.1.3新建和打开演示文稿1．用“内容提示向导”创建演示文稿2．用“设计模板”创建演示文稿3．创建空演示文稿4.创建演示文稿的其他方法

1）根据现有的演示文稿；2）相册5．打开演示文稿6．保存演示文稿

5.1.4PowerPoint2003视图

PowerPoint2003具有四种工作视图，即普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图和备注页视图，其中前三种为主要视图。各种视图提供不同的观察侧面和功能，根据需要在各种视图模式间切换，对完成幻灯片的制作非常有帮助。还可以使用幻灯片放映按钮，使系统以全屏幕方式播放演示文稿。1.普通视图普通视图有三个工作区域：该视图有三个工作区域：左侧为选项卡，可在幻灯片文本大纲（“大纲”选项卡）和幻灯片缩略图（“幻灯片”选项卡）之间切换；右侧为幻灯片窗格，以大视图显示当前幻灯片；底部为备注窗格。拖动区边框可调整不同区的大小。

“幻灯片”选项卡：编辑时切换到此选项卡，以缩略图的方式在演示文稿中观看幻灯片。“大纲”选项卡：在“大纲”选项卡中只显示幻灯片的文本部分，不显示图形对象和色彩。可以看到每张幻灯片中的标题和文字内容，并会依照文字的层次缩排，产生整个演示文稿的纲要、大标题、小标题等。

5.1.4PowerPoint2003视图5.1.4PowerPoint2003视图1.普通视图幻灯片窗格：在窗口右侧窗格中显示当前幻灯片，在该窗格下，可以逐张为幻灯片添加标题、正文，使用绘图工具画出各种图形，增加各种艺术图片，选择颜色模式，制作图表、组织结构图，对幻灯片的内容进行编排与格式化操作，在幻灯片中添加图形、影片和声音，创建超级链接及添加动画，还可以改变幻灯片的显示比例，放大幻灯片的某部分以便做细致的修改。备注窗格：添加与每个幻灯片的内容相关的备注，并且在放映演示文稿时将它们用作打印形式的参考资料，或者创建希望让观众以打印形式或在网页上看到的备注。2.幻灯片浏览视图

在幻灯片浏览视图中，屏幕上可以同时看到演示文稿的多幅幻灯片的缩略图。这样，就可以很容易地在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片以及选择幻灯片切换效果。下图就是一个演示文稿的幻灯片浏览视图。

5.1.4PowerPoint2003视图3.幻灯片放映视图

单击幻灯片放映按钮或选择“视图”菜单中“幻灯片放映”命令可以以全屏幕方式放映幻灯片，能看到对幻灯片演示设置的各种放映效果。在放映过程中单击左键可使幻灯片前进一张，幻灯片放至最后一张后，单击左键会退出放映，退回到工作环境。任何时候按Esc键可结束放映返回PowerPoint2003主窗口。

5.1.4PowerPoint2003视图

5.1.4PowerPoint2003视图4.备注页视图在“视图”菜单中单击“备注页”命令，进入备注页视图。每张备注页上方都显示小版本的幻灯片，下方显示备注窗格中的内容。在备注页视图中，可以很方便地编辑备注文本内容，也可以对文本进行格式设置。同时，表格、图表、图片等对象也可以插入到备注页中，但这些对象会在打印的备注页中显示出来，而不会在其他三种视图中显示。若要退出备注页视图，切换到其他视图即可。5.2幻灯片页面内容的编辑制作演示文稿首先要建立演示文稿，而演示文稿就是幻灯片的有序集合，所以建立演示文稿的过程就是制作一张张幻灯片的过程。本节将详细介绍如何制作幻灯片，包括新建幻灯片、在幻灯片中添加文本和图形，以及设置幻灯片的格式等。

5.2.1创建和组织幻灯片

5.2.2编辑幻灯片

5.2.3格式化幻灯片

5.2.4使用对象

5.2.5幻灯片中的其他信息

5.2.1创建和组织幻灯片

1.添加新幻灯片

1）在演示文稿中创建新幻灯片

2）将已有演示文稿的幻灯片复制到当前演示文稿2.浏览和组织幻灯片

1）浏览幻灯片

2）选择幻灯片

3）删除幻灯片

4）复制幻灯片

5）移动幻灯片

6）隐藏幻灯片5.2.2编辑幻灯片1．在普通视图中添加文字

⑴

制作标题幻灯片

⑵

建立标题和文本式幻灯片2．移动和复制幻灯片中的文本移动和复制幻灯片中的文本与在Word中移动和复制文本基本相似，只是需要区分移动和复制的文本是整个文本框还是其中的一部分。

5.2.3格式化幻灯片1．设置字体格式2．设置文本的段落格式⑴设置段落的缩进格式⑵

设置行距和段落前后的空间⑶

设置段落的对齐格式3．使用项目符号和编号

5.2.4使用对象在PowerPoint中使用图片、公式、图表、艺术字、表格等对象的操作方法与在Word、Excel中使用这些对象一样，在此不再赘述。1．插入声音和影像对象⑴

插入声音文件在幻灯片视图中选择幻灯片→“插入”菜单→“影片和声音”命令中相应的级联菜单：用户可以使用“剪辑库”中的声音或音乐；可以使用已有的声音文件；可以录制自己的声音；也可以选择CD乐曲。声音插入完成后，可根据需要选择是自动播放还是单击时播放。5.2.4使用对象⑵插入影像文件

在幻灯片视图中选择幻灯片→“插入”菜单→“影片和声音”命令中相应的级联菜单：用户可以使用“剪辑库”中的影片；可以使用文件中的影片；插入视频文件后，将会出现相应的图标，用户可根据需要选择是自动播放还是单击时播放。

5.2.4使用对象2.组织结构图在演示文稿的幻灯片中，组织结构图也较为常用，尤其在表达人事组织关系时。选择一幻灯片，单击“绘图”工具栏上的“插入组织结构图或其他图示”按钮，在“图示库”对话框中选择“组织结构图”图示，会在原幻灯片的基础上添加一个组织结构图。

5.2.5幻灯片中的其他信息1.在幻灯片中添加和更改幻灯片编号、日期、时间或页脚文本2.更改页眉页脚的位置和外观3.更改幻灯片的起始编号和大小5.3幻灯片页面外观的修饰

PowerPoint的特色之一就是可以使演示文稿的幻灯片具有统一的外观，而控制幻灯片外观的方法有多种，可以使用系统提供的预设格式，也可以让用户自定义设置格式。

5.3.1背景设置

5.3.2使用设计模板

5.3.3使用幻灯片母版

5.3.4更改配色方案

5.3.1背景设置在PowerPoint中可以更改幻灯片、备注页及讲义的背景色或背景设计。

设置幻灯片背景

1）设置单一颜色打开演示文稿，选择一幻灯片，单击“格式”菜单中的“背景”命令，打开“背景”对话框。单击“背景”对话框中的下拉列表，则弹出颜色选择框，选择配色方案中显示的八种颜色中的一种。

2）设置填充效果或图片若要设置更复杂的背景色或图案、图片效果，则单击“填充效果”选项，打开“填充效果”对话框，如图5-24所示。在这个对话框中共有底纹、纹理、图案和图片四个选项卡，分别对应着不同的背景效果。

5.3.1背景设置2.设置备注页背景打开演示文稿，选择一幻灯片，在“视图”菜单中单击“备注页”命令，窗口变成备注页视图，在“格式”菜单中单击“备注背景”命令，弹出“备注背景”对话框，可以在对话框中选择一种颜色或图案，操作方法同幻灯片背景的设置完全相同。

5.3.1背景设置3．设置讲义背景打开演示文稿，在“视图”菜单上，指向“母版”，再单击“讲义母版”，窗口变成讲义母版视图，在“格式”菜单中单击“讲义背景”命令，弹出“讲义背景”对话框，具体的操作方法与上述两种背景的设置完全相同。

5.3.2使用设计模板

使用设计模板可以快速地为演示文稿提供设计完整、专业的外观。所谓设计模板，就是包含演示文稿样式、扩展名为.pot的文件，它包括项目符号和字体的类型和大小、占位符的大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版。

5.3.2使用设计模板应用设计模板单击“格式”菜单中的“幻灯片设计”命令或单击“格式”工具栏上的“幻灯片设计”按钮，任务窗格变成“幻灯片设计”窗格，在此可以使用PowerPoint提供的设计模板快速地为演示文稿选择统一的背景图案和配色方案。5.3.2使用设计模板2.创建设计模板打开现有的演示文稿，对演示文稿应用一种设计模板，再对演示文稿进行必要的更改，使其符合用户需要，然后选择“文件”菜单中的“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“文件名”文本框中键入所创建的设计模板的名字，并在“保存类型”选择框中选择“演示文稿设计模板”，为该模板选择保存的位置，最后单击对话框中的“保存”命令按钮，即可完成设计模板的创建工作。5.3.2使用设计模板3.应用自己创建的设计模板用户创建的具有个人特色的设计模板存盘后，可以应用到演示文稿中，方法是：单击“应用设计模板”任务窗格下方的“浏览”命令，会出现“应用设计模板”对话框，在“查找范围”框中确定自己创建的设计模板的存放位置，在列表框中选定设计模板文件，单击“应用”按钮，则选定的设计模板会应用到当前演示文稿中。

5.3.3使用幻灯片母版母版可分为三类：幻灯片母版、讲义母版和备注母版。幻灯片母版幻灯片母版也包括普通幻灯片母版和标题幻灯片母版，普通幻灯片母版控制的是除标题幻灯片外所有幻灯片的外观。“视图”菜单→“母版”→“幻灯片母版”，进入“幻灯片母版”视图。幻灯片母版上有五个占位符，分别用来更改文本格式、设置页眉、页脚、日期及幻灯片编号、向母版插入对象以确定幻灯片母版的版式。5.3.3使用幻灯片母版幻灯片母版

1）更改文本格式

2）设置页眉、页脚、日期及幻灯片编号

3）向母版中插入对象

4）标题幻灯片母版

5.3.3使用幻灯片母版2.讲义母版讲义母版用得的不多，主要用于控制幻灯片以讲义形式打印的格式。3.备注母版主要用于设置供演讲者备注使用的空间以及设置备注幻灯片的格式。

5.3.4更改配色方案

配色方案也是控制演示文稿外观的一个重要手段，选择“格式”菜单的“幻灯片设计”命令，在“幻灯片设计”任务窗格中单击“配色方案”命令，可以对幻灯片的文本、背景、强调文字等部分进行重新配色。注意：“幻灯片配色方案”命令的作用与当前选中的幻灯片状态有关：

1）若选择的是幻灯片母版，则单击一种方案后，将作用于全部幻灯片；若单击方案右侧的下拉按钮，执行“应用于所选母版”命令，将作用于除标题幻灯片外的所有幻灯片。

2）若选择的是普通视图，则单击一种方案后，将作用于包括标题幻灯片在内的所有幻灯片；单击方案右侧的下拉按钮，执行“应用于所选幻灯片”命令，将作用于所选幻灯片。

3)格式刷

5.4演示文稿的动画效果和动作设置在PowerPoint中，可以为幻灯片上的文本、图像和其他对象预设动画效果，并可通过动作设置和超链接技术来增强演示文稿的放映效果。

5.4.1设置幻灯片动画效果

5.4.2设置幻灯片切换效果

5.4.3超链接和动作设置5.4.1设置幻灯片动画效果使用动画方案动画方案是指系统自带的动画方式，打开相应的对话框单击即可应用，其具体操作步骤如下：（1）在幻灯片浏览视图中选择一张或多张幻灯片；（2）打开“幻灯片放映”菜单，执行“动画方案”命令；（3）在“应用于所选幻灯片”下方显示了系统自带的动画方案，单击选择一种方案，就会在所选幻灯片的左下方出现预设动画标志，单击此标志，可预览动画效果；（4）单击任务窗格下方的“应用于所有幻灯片”按钮，则将选择的动画方案应用于整个演示文稿中；（5）单击任务窗格下方的“播放”按钮，则在原视图中播放选中的幻灯片的动画效果；单击“幻灯片放映”按钮，则会切换到幻灯片放映视图，从当前幻灯片开始放映。

5.4.1设置幻灯片动画效果2.自定义动画设置自定义动画必须先选择对象，对象可以是文本，也可以是图片，其操作步骤如下：（1）在普通视图下，显示要设置动画的幻灯片；（2）单击“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令；（3）在文稿窗口中选中要动态显示的对象，则此对象四周出现占位符，然后单击任务窗格中的“添加效果”按钮，在出现的下拉菜单中选择一种动画效果；（4）可以在“自定义动画”任务窗格中进一步设置各项参数，如“开始”、“方向”及“速度”选项，还可以调整所选对象内各个二级对象的动画顺序及参数；（5）对每一个需要动态显示的对象重复步骤（3）~（4）；（6）选中某对象后，单击任务窗格中的“删除”按钮，可以删除该对象自定义的动画。

5.4.2设置幻灯片切换效果幻灯片的切换效果是指前后两张幻灯片进行切换的方式。切换效果可用多种不同的技巧，将下一张幻灯片显示到屏幕上，如“水平百叶窗”、“盒状展开”等。设置切换效果的步骤如下：（1）在幻灯片浏览视图或普通视图中选择一张或多张幻灯片。（2）单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令（3）在“幻灯片切换”任务窗格中的“应用于所选幻灯片”中选择切换效果；在“速度”区中选择切换速度。（4）在“换片方式”区中，如选中“单击鼠标时”复选框，则用鼠标单击幻灯片切换到下一张幻灯片；如选中“每隔”复选框，则幻灯片按设定的时间间隔自动切换到下一张；当两个复选框都选中时，则如果设定的时间到了，就自动切换到下一张，如果设定的时间未到而用鼠标单击了幻灯片，也将切换到下一张。（5）在“声音”列表框中选择所需的声音。如果要求在幻灯片演示过程中始终留有声音，则选中“循环播放，到下一声音开始时”复选框。（6）要将切换效果应用到所有的幻灯片上，可单击“应用于所有幻灯片”按钮。

5.4.3超级链接和动作设置

利用超级链接技术和动作设置可以制作具有交互功能的演示文稿。超级链接超链接是实现从一个演示文稿或文件快速跳转到其他演示文稿或文件的捷径，通过它可以在自己的计算机上，甚至网络上进行快速切换。2.动作设置

演示文稿放映时，由演讲者操作幻灯片上的对象去完成下一步某项既定工作，称这项既定的工作为该对象的动作。

5.5播放和打印演示文稿5.5.1设置放映方式5.5.2放映演示文稿5.5.3排练计时5.5.4打印演示文稿

5.5.1设置放映方式单击“幻灯片放映”菜单的“设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框，提供了三种播放演示文稿的方式，即演讲者放映、观众自行浏览、在展台浏览，用户可根据需要进行选择。用户除了可利用“设置放映方式”对话框设置放映类型外，还可以进行一些其他设置。如：放映幻灯片、换片方式。

5.5.2放映演示文稿1.直接放映单击

“幻灯片放映”命令按钮，即可进入幻灯片放映视图，并根据设置的放映方式从当前幻灯片开始播放演示文稿。在幻灯片放映视图中，幻灯片以全屏幕方式显示，且一直保持在屏幕上，直到用户单击了鼠标或敲击了键盘上相应的键为止。2.放映过程控制的快捷菜单在幻灯片放映视图中单击鼠标右键，可弹出控制放映过程的快捷菜单，演讲者利用这些命令可以轻松控制幻灯片的放映过程。5.5.3排练计时在演示文稿的放映方面，PowerPoint还提供了“排练计时”功能。排练计时可跟踪每张幻灯片的显示时间并相应地设置计时，为演示文稿估计一个放映时间，以用于自动放映。

5.5.4打印演示文稿1.打印透明胶片通过将幻灯片打印为黑白或彩色透明胶片，可以创建使用投影机幻灯片的演示文稿。打印黑白透明胶片的具体步骤如下：（1）打开打印机，装上带有至少六张胶片的纸盒；（2）为避免打印时出现混乱，转换到普通视图，选中第一张幻灯片；（3）从“文件”菜单中选择“页面设置”命令；（4）单击“幻灯片大小”下拉列表框右侧的箭头，从中选择“投影机”，然后单击“确定”按钮，则幻灯片图像将填充到胶片页面上；（5）从“文件”菜单中选择“打印”命令；（6）在对话框的“颜色/灰度”下拉列表框中选择“纯黑白”选项（如果打印机能够处理灰色阴影，则选择“灰度”选项），PowerPoint将为演示文稿中在打印范围中指定的幻灯片打印透明胶片。

5.5.3打印演示文稿2.纸张打印输出为进一步阐