照片档案管理规范

照片档案管理规范

一、照片档案的定义：照片档案：国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。二、数码照片和数码照片档案的定义：数码照片是指通过扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的数码照片。三、芯页：用以固定照片、底片,并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。（有照片芯页、和底片芯页）收集范围一、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。二、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。三、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。四、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。五、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。六、其他具有保存价值的照片。收集时间一、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年。二、依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向有关档案馆移交(如重大活动档案)。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。照片档案的整理一、整理原则：照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管，有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。二、保管期限的确定：保管期限按照片、底片的价值划定的存留年限，分永久、长期、短期三种。对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。（对照片进行鉴定。剔除没有归档价值的或重复的照片，并根据照片内容划分保管期限）三、照片的整理：（一）照片的分类：应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，可按保管期限—问题—年度进行分类。（二）照片的编号：照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：格式：全宗号—保管期限代码—张号如：J015—Y—1

如采用数码相机拍摄的照片，顺序号后加“S”。

J015—Y—1S

用格式二进行编号的，底片号和照片号可以采用合一编号法。前提是照片、底片齐全如果整理的照片里，既有数码纸质照片又有传统照片，照片编号连在一起。底片编号和数码照片分别编号。底片分保管期限跨年度编流水号,电子版的数码照片在存储的时候编号与数码纸质照片的编号一致。数码纸质照片在整理时，顺序号后加“S”。

（三）单张照片说明的填写：

1、说明的格式：说明应采取横写格式，分段书写。其格式如下：题名：照片号：底片号：参见号：时间：摄影者：文字说明：

购买成品档案册的，格式已固定，只要将内容填写进去即可。2、说明的内容：题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。照片号：底片号：参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。如：文书档案J015-2005-Y-20，科技档案J015-K1.1-11??

拍摄时间:应用8位阿拉伯数字表示.1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日.

如：20070225表示拍摄时间为2007年2月25日。摄影者：一般填写个人，必要时可加单位。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未提到的内容作出补充。

其他需要说明的事项亦可在此栏表述如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。说明的位置：单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。用照片档案册的在照片档案册芯页标注的位置书写。题名：舟山市著名书法家王亚于2005年在舟山市档案馆向市馆捐赠100多幅其本人作品。照片号：J015-Y-5S底片号：参见号：光盘J015-Y-9拍摄日期：20051214摄影者：朱红英文字说明：左一为书法家王亚，左二为舟山市档案局副局长郭建明

（四）组合照片说明的填写：

1、一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

2、组合照片说明应概括揭示该照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项

3、应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

4、同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号依次采用“①”、“②”、“③”…同组中

的照片其组联符号相同。组联符号不宜越册，即一组照片一般不应分散在不同照片册内。5、整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。6、组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。（最好是放在第一张照片的上方，看起来比较直观）总说明第一组照片为1-2张，共2张。2009年6月30日下午，我局在一楼会议室召开了浙江万晟律师事务所、定海区“三联”法律服务所党支部成立大会。区委组织部副部长、区委“两新”工作委员会书记邵情与副书记王旭东分别为浙江万晟律师事务所党支部、定海区“三联”法律服务所党支部授牌。拍摄时间：20090630拍摄者：包益坎①①总说明第三组照片为5-9张，共5张。2009年2月18日，定海区召开司法行政工作会议，总结去年工作，部署今年司法行政工作。区委常委、常务副区长张立军出席会议并讲话。拍摄时间：20090218拍摄者：包益坎③③③③③注意：单张照片与组合照片穿插的情况下：1、照片号的编写连在一起2、组合照片的组号根据照片的组进行续编纸质数码照片与传统照片穿插的情况下注意：1、纸质数码照片的编号照片号后加S，照片号连在一起续编。2、底片号分保管期限跨年度编制流水号。电子版本的数码照片的底片号栏可以空缺，存储时用照片号代替，并注意照片号不足6位数的前面补零。册内目录：照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注。基本目录的条目应按照片号排序。照片号为：全宗号—保管期限代码—张号，编写照片档案基本目录即可。册内目录：册内照片目录相当于文书档案老方法和科技档案的卷内目录。以张或以组为单位著录。

册内照片目录

照片号题名时间页号底片号备注照片册的册内备考表、册脊及排列册内备考表：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。本册情况说明内容：填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片册立册后发生或发现的问题，就由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。册脊：照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。

2、单张照片的著录：根据单张照片的说明编制照片目录。

3、一组照片为单位著录时，以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一张照片在基本内容；照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可著录多个。四、数码照片的整理：

原则：数码照片必须制成纸质照片，按双套制要求保存。（一）纸质数码照片按BG/T11821-2002《照片档案管理规范》标准整理，并在“张号”后加“S”，以区别传统照片。如：J015-Y-16S，J015表示全宗号，Y表示保管期限，16为该全宗内永久保管的数码照片顺序号，“S”代表该照片为由数码照片制成的纸质照片。（二）数码照片的存储数码照片存储为JPG或TIF为通用格式。第一种格式编照片号的（全宗号—保管期限—册号—张号）J015—Y—002—000001，第二种格式编照片号的（全宗号—保管期限—张号）J017—Y—000001

（三）数码照片在电脑上存储完毕后，还应将其和照片档案基本目录等一起刻成光盘，进行脱机保存。光盘按《电子文件归档与管理规范》进行整理归档。电子文件管理课程将具体讲到这方面的内容。一、实物档案在一个单位档案中所属的位置：**单位档案分类方案

文书DA业务DA会计DA科技DA特载DA

照片DA实物DA电子DA其他二、实物档案的概念：是指国家机关、政党、团体、企业、事业单位、个人在从事党政工作、生产经营、科学研究等活动中，形成或接受的以实物为载体并具有保存价值的历史记录。三、实物档案保管期限的划分应视所反映的内容，按照本单位制定的《机关文件材料归档范围和保管期限的规定》执行。四、实物档案的收集范围从内容来分：荣誉类、标志物类、书画类赠品类、物证类、装备类

1、荣誉类物品指单位受到表彰、奖励和个人受奖的物品。包括：锦旗、牌匾、奖状、奖杯、各种证书（聘书、任命书、荣誉证书…）等。

2、标志类物品反映单位各个时期变化的标志性物品。包括：反映单位机构变化的牌匾、印章（撤销单位和部门的作废公章）、具有纪念意义的纪念章（象征城市和单位的钥匙、牌匾等）、已经卸任的各级领导的名章。3、书画文稿及赠品类指各单位形成的和获赠的具有典型意义和保存价值的图文样品、纪念品等。包括：图书、资料、书法、绘画、雕刻等作品，题词、文稿和其他手迹等。4、物证类物品指在办理特大案件、处理重大事件、事故过程中收集的物证样品。5、装备类物品指单位在各个历史时期使用过的能反映发展变化的物品。包括办公用房等基本设施、通信设备等。一般政法机关、部队、技术部门可能会产生。五、实物档案整理：

（一）在一个全宗内按保管期限进行分类。（二）编号：每一件实物为单位整理，档号为全宗号—保管期限代码—序号，Y为永久保管，D为定期保管，序号4位阿拉伯数字组成，不足4位的前面补“0”。如：J200—Y—0001，J200为全宗号，Y为永久保管，0001为序号固定标识固定于实物档案的右上角、左下角或背面等适合的位置。在实物上固定时数字可以不补“0”如：J200—Y—1（三）排序与保管：一个全宗内的实物档案分保管期限按时间先后排列。题词、书画、奖状、证书、锦旗等折叠后放在文书档案盒内，纪念品、标志物、奖杯、奖牌等实物可另外存放于合适的箱柜内保存。（四）编目：实物档案整理