归档软件及信息化介绍

档案管理信息系统介绍主讲：焦作市档案局技术保护科杨满玲

内容档案信息化概述电子文件及电子档案管理档案管理系统介绍第一章信息化概述

信息化是指建立在IT产业发展与IT在社会经济各部门扩散的基础之上，运用IT改造传统经济、社会结构的过程。档案信息化

档案信息化——档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。档案信息化现状行业信息化纵强横弱信息孤岛信息化三个阶段档案信息化建设内容建设内容BCDA信息资源软件系统硬件设施保障体系信息资源建设1现有馆室藏档案的数字化工作2电子文件的产生和归档等全过程的管理软件系统文档一体化系统数字档案馆和网站系统软件系统电子文件管理系统硬件设施保障体系建设保障体系人才培养标准规范安全管理第二章电子文件及电子档案管理电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件；

电子文件是由计算机交流与维护的文件；以计算机可处理形式存储的文件。国际档案理事会电子文件委员会

澳大利亚国家档案馆

美国国家档案与文件管理局

机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录电子文件依赖计算机系统存取、操作、传递和处理，并可在通讯网络上传输的文件

我国国家档案局对电子文件的描述：

以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体种类划分按文件构成特点按文件功能按信息存储载体按文件来源途径按存在目的按信息表达方式二、电子文件的种类按照文件功能划分主文件——记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件支持性文件——生成和运行主文件必须的文件按照信息存储载体划分磁盘文件——以磁盘为存储介质磁带文件——以磁带为存储介质光盘文件——以光盘为存储介质利用文件——为利用而制作、流传的文件保存文件——脱离流转过程，作为母板保存的文件备份文件——作为保存文件的复本而备存的文件按照存在目的划分按照文件来源途径划分

原生电子文件——直接生成于数字环境中的电子文件数字化的电子文件——由传统文件通过数字化而形成的电子文件按照信息表达方式划分文本文件（TEXT）数据文件（DATA）图形文件（GRAPHIC）图像文件（IMAGE）视频文件（VIDEO）声音文件（AUDIO）命令文件（PROGRAM）其他形式的电子文件：电子邮件、数据库、网页、即时通信、博客等。三、电子文件的特点1、信息的非人工识读性可以直接阅读传统纸质文件必须借助计算机来阅读

人们无法直接阅读电子文件非人工识读？计算机屏障

电子文件（客体）形成者管理者（主体）利用者计算机屏障带来的结果：

计算机成为必需工具无法及时发现文件内容的变化为什么人们无法直接阅读电子文件？因为电子文件的记录方式具有特殊性信息以数字代码序列存在，隐含特定的编码规则、压缩方法和存储逻辑。在物理层面上，信息是以磁电或光电信号等形式存在的。2、系统的依赖性电子文件应用软件平台（WORD、EXCEL、OA）系统软件平台硬件平台（计算机、网络）生存的技术环境对生成技术环境的依赖？电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的改变，可能导致文件信息的失真和处理、利用上的困难，甚至无法识读。电子文件也会“水土不服”！

所以只有依靠相应的计算机系统（软硬件）才能形成、保存、管理、利用电子文件。对其形成的最初环境有特殊依赖性，脱离有关环境就存在失真等风险。所以要保证电子文件可读的一个必要条件就是，为电子文件配备合适的系统环境。

3、信息与特定载体的可分离性

信息对于记录方式具有“游离性”，数字代码序列对于载体具有“游离性”，内容的逻辑结构与物理存储结构具有“游离性”。可分离性应作以下认识：文件内容与表达其内容的数字代码序列之间不具有固定关系数字代码序列与其存储载体之间具有不具有固定关系文件内容数字代码序列可改变载体不固定4、信息的易变性

内容容易改动、载体容易改变、生成保存环境容易改变。

5、信息存储的高密度性

自1957年硬盘诞生以来，其单位存储密度已提高了5000万倍；索尼开发的BWU-100A单面双层蓝光光盘，容量50G；存储技术的新突破，一个硬币大小的面积上将可存储250张DVD的容量。电子文件的管理目标真实性可靠性完整性可用性第三章档案管理系统介绍焦作市电子文件在线归档管理系统兰星档案管理软件档案管理软件的发展单机版管理软件

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网络版管理软件目录级检索→

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全文数据库检索单纯的档案目录管理→

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整个档案管理流程形式检索管理焦作市电子文件在线归档管理系统基于政府内网固定网址登录eg.用户：ceshi_user密码：000000专属用户密码在地址栏中输入该网址就可以进入登陆页面4:8080/esoaisapp/login.jsp该软件是通过政府内网平台来进行登录管理操作，只要能联上政府内网的各单位都可以使用。兰星归档管理系统软件对比数据存储在电脑本地磁盘上，需要档案员自己进行数据备份，特别注意更换电脑时的数据安全性。数据存储在网络服务器上，与本机无关，通过管理员的维护，最大程度上保证数据的安全。单机版网络版数据安全性运行环境简单，仅需保证最基本的计算机硬件设备，但是共享操作较复杂，不能进行远程指导。需要计算机联网，方便信息传递可以根据实际要求实现数据共享，能够实现远程